Pedoman Tekhnis
Pasal 14 Pedoman Tekhnis
(1) Surat KOPRI memiliki kop surat sendiri,tetapi wajib mengetahui ketua umum dimasing-masing level kepengurusan PMII.
a. Dalam penbuatan surat resmi organisasi yang harus diperhatikan adalah konde atau sandi yang terkandung dalam nomor surat. Pembatasan pada setiap item kode atau sandi ditandai dengan titik dan bukan dengan garis a. Dalam penbuatan surat resmi organisasi yang harus diperhatikan adalah konde atau sandi yang terkandung dalam nomor surat. Pembatasan pada setiap item kode atau sandi ditandai dengan titik dan bukan dengan garis
1. Nomor Surat.
2. Tingkat kepengurusan
a) Pengurus Besar di singkat KOPRI PB PMII
b) Pengurus koordinator Cabang disingkat PKC
c) Pengurus cabang disingkat PC.
3. Jenis da kode surat untuk semua tingkat kepengurusa KOPRI:
a) Internal,(Umum dan khusus),dengan Kode : 01
b) Eksternal (umum dan khusus),dengan kode: 02
4. Penandatangan Surat untuk semua tingkat kepengurusan KOPRI
a) Keabsahan surat merujuk ayat 1 pasal 14
b) Jika penandatangan surat adalah ketua dan sekertaris,ditan dai dengan kode: D-I
c) Jika penandatangan surat adalah ketua dan wakil seker taris,ditandai dengan kode:D-II
d) Jika penandatangan surat adalah wakil ketua dan wakil sekertaris,ditandai dengan kode: E-1.
e) Jika penandatangan surat adalah wakil ketua dan seker taris,ditandai dengan kode:E-II
f) Jika penandatangan surat adalah ketua dan seker taris,bendahara dan wakil bendahara ditandai dengan kode: F-I
g) Jika penandatangan surat adalah ketua,wakil sekertaris,dan bendahara/wakil Bendahara,ditandai dengan kode: F-II
h) Jika penandatangan surat adalah ketua sendiri ,ditandai dengan kode: D-0
Contoh:
A. Surat Pengurus Besar
Nomor : 001.PB.-XVIII.01-001.D-1.KOPRI.PB PMII.12.2015
: Nomor urut surat keluar
KOPRI-PB : Pengurus Besar XVIII
: Periode ke 18
02 : Jenis surat internal khusus
: Nomor urut surat jenis tersebut
A-1
: Ditanda tangani ketua dan sekertaris
12 : Bulan ditetapkannya surat
: Tahun pembuatan surat
B. Surat pegurus koordinator cabang
Nomor :027.KOPRI-PKC/XII.Y-0.01.D-II.12.2015
: Nomor urut surat keluar
KOPRI-PKC : Pengurus koordinator cabang XII
: Periode ke pengurusan
Y-0
: Kode korcab sulawesi selatan
01 : Jenis surat internal(Umum dan khusus)
0-18
: Nomor urut surat jenis tersebut
D-II
: Ditandatangani ketua dan wakil sekertaris
12 : Bulan ditetapkannya surat
: Tahun pembuatan surat
C. Surat pengurus Cabang.
Nomor : 035.KOPRI-PC./XVI.Y-01.02-022.B-I.12.2015
: Nomor urut surat keluar
KOPRI-PC : Pengurus cabang XVI
: Periode ke pengurusan
02 : Jenis surat internal(Umum dan khusus)
: Nomor urut surat jenis tersebut
D-1
: Ditandatangani ketua dan sekertaris UMUM
12 : Bulan ditetapkannya surat
: Tahun pembuatan surat
- Seluruh jenis surat keluar yang dikirim melewati hirarki organisasi secara vertikal, wajib memberikan tembusan. - Untuk Surat Kepanitiaan sedapat berpedoman pada tata cara penomoran surat sebagaimana tercantum pada pedoman tekhnis - Penandatanganan seluruh jenis surat-surat harus menggunakan tinta warna hitam
(2) Stempel
a. Pembubuhan stempel organisasi pada surat resmi organisasi diusa hakan sedapat mungkin agar tertera ditengah – tengah antara dua tandatangan pengurus dan tidak menutupi nama pengurus yang bertandatangan.
b. Pengurus yang berwenang stempel organisasi adalah Ketua atau Sekretaris (untuk PB ), Ketua atau Sekretaris ( untuk Koorcab/ Cabang) dan Ketua atau Sekretaris (untuk Komisariat dan Rayon).
c. Pembuatan stempel kepanitiaan harus mencantumkam lambang PMII disebelah kiri dan tulisan yang menunjukan jenis kepanitiaan disebelah kanan, dengan ukuran yang serasi dan seimbang. Contoh:
A. Stempel KOPRI PB PMII :