Sistem Audit Internal Program peningkatan kompetensi manajerial

Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA TAHUN 2013 82

2.3.4. Sistem Audit Internal

Unit kerja yang bertanggung jawab atas sistem audit internal adalah Badan Penjaminan Mutu BPM sebagai unit kerja independen yang bertanggung jawab langsung kepada Rektor. Berdasakan Surat Keputusan Ketua YKPP Nomor: KEP17YKPPIII2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja UPN ―Veteran‖ Yogyakarta Bab IV pasal 10, BPM mempunyai tugas pokok dan fungsi sebagaimana disajikan pada sub-subbab 2.1.2. Struktur Organisasi. Sistem audit internal sudah ditetapkan dan dimplementasi melalui dokumen mutu Nomor: UPNVY-BPM-11.01.16 tentang Panduan Pelaksanaan Penjaminan Mutu Akademik yang berisi antara lain: 1 Bab VII : Prosedur audit mutu akademik internal 2 Bab IX : Prosedur audit mutu penilaian dan publikasi internal 3 Bab X : Prosedur audit pengabdian kepada masyarakat 4 Bab XI : Prosedur audit mutu kerjasama 5 Bab XII : Prosedur evaluasi beban kerja dosen 6 Bab XIII : Prosedur audit kinerja manajemen 7 Bab XIV : Prosedur audit sumberdaya manusia 8 Bab XV : Prosedur audit keuangan internal 9 Bab XVI : Prosedur audit sarana dan prasarana 10 Bab XV : Prosedur evaluasi staf akademik Dokumen-dokumen atau instrumen survei yang selalu rutin dilaksanakan setiap semester danatau tahun telah mempunyai kriteria dan instrumen penilaian, dan ditetapkan melalui Surat Keputusan Rektor meliputi: 1 Nomor: SKEP176XII2012 tentang Instrumen Tingkat Kepuasan Wisudawan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. 2 Nomor: SKEP191XII2011 tentang Instrumen Pengukuran Kepuasan Dosen Terhadap Manajemen UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA TAHUN 2013 83 3 Nomor: SKEP263XII2010 tentang Instrumen Pengukuran Kepuasan Tenaga Kependidikan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. 4 Nomor: SKEP14I2009 tentang Instrumen Audit Internal Kerjasama di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. 5 Nomor: SKEP174XII2007 tentang Instrumen Audit Internal Keuangan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. 6 Nomor: SKEP181I2009 tentang Instrumen Audit Internal Penelitian dan Publikasi di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. 7 Nomor: SKEP264XII2010 tentang Instrumen Pengukuran Kepuasan Mahasiswa UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. 8 Nomor: SKEP182XII2009 tentang Instrumen Audit Internal Pengabdian kepada Masyarakat di Lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. Target Sistem Manajemen Mutu difokuskan pada dua hal yaitu bidang akademik dan bidang non-akademik, sehingga struktur organisasi BPM sesuai Surat Keputusan Ketua YKPP Nomor: KEP17YKPPIII2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja UPN ―Veteran‖ Yogyakarta susunan sebagai berikut. Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA TAHUN 2013 84 Ketua Sekretaris Tim monitoring proses pembelajaran Auditor keuangan Auditor penelitian Asesor LKD Auditor pengabdian kepada masyarakat Dokumen-dokumen survei Auditor kerjasama Auditor AMAI Kapus Akademik Kapus. Non-akademik Kabid. penjaminan mutu proses pembelajaran Kabid. penjaminan mutu penelitian dan pengabdian masyarakat Kabid. penjaminan mutu keuangan dan sarana prasarana Kabid. penjaminan mutu sumberdaya manusia Struktur Organisasi Sistem Penjaminan Mutu BPM Sumber: KEP17YKPPIII2008 Kegiatan SPMI-PT, khususnya AMAI, masing-masing satuan kerja telah dievaluasi secara internal oleh 48 Auditor Internal bidang akademik dan non-akademik yang memiliki berlisensi mendapat pelatihan sebagai auditor dari UGM, IPB dan Tim penjaminan mutu FakPPS Tim penjaminan mutu Prodi Kelompok auditor non-akademik Kelompok auditor akademik Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA TAHUN 2013 85 lembaga kompeten lainnya. Masing-masing satuan kerja akan diaudit oleh 3 tiga auditor internal atau sesuai kebutuhan dan kompetensi dengan memegang azas fairness yaitu auditor tidak boleh mempunyai konflik kepentingan dengan auditee.Kegiatan audit dan monitoring dilakukan enam bulan atau setahun sekali tergantung jenisnya. Untuk meningkatkan kepedulian terhadap SPMI, maka UPN ―Veteran‖ Yogyakarta telah memberikan Program Hibah Kompetisi Internal PHKI sebesar 100 juta, yaitu program studi yang memiliki kinerja SPMI yang baik mendapat dana hibah 50 juta terbaik pertama SPMI, 30 juta terbaik kedua SPMI, dan 20 juta terbaik ketiga SPMI untuk terus mempertahankan dan meningkatkan kinerja SPMI. Berbagai kegiatan SPMI dilakukan sebagai bentuk quality assurance disajikan pada tabel di bawah ini. No. Kegiatan Audit Ruang Lingkup Tujuan Waktu 1 2 3 4 5 Akademik 1. Monitoring Proses Pembelajaran Monitoring parameter standar mutu proses pembelajaran dan sub parameter terkait  Mengetahui pelaksanaan penjaminan mutu akademik  Memberi motivasi Timlak Penjaminan Mutu Akademik dan Fakultas  Membangun komitmen bersama atas pelaksanaan penjaminan mutu Januari dan Juli 2. Audit Mutu Akademik Internal AMAI  Mengecek hasil tindak lanjut AMAI tahun sebelumnya  Memastikan keberadaan dokumen akademik dan mutu di Prodi  Memastikan kesesuaian pelaksanaan standar mutu akademik Memastikan konsistensi pelaksanaan, pencapaian standar mutu akademik dan evaluasi standar mutu yang ditetapkan Surat Keputusan Rektor September 3. Audit Mutu Penelitian dan Publikasi Internal AMPPI  Tindak lanjut hasil AMPPI  Pelaksanaan kagiatan penelitian  Mengecek tindak lanjut hasil AMPPI yang lalu  Memastikan kesesuaian pelaksanaan kegiatan Penelitian dan Publikasi Mei Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA TAHUN 2013 86 No. Kegiatan Audit Ruang Lingkup Tujuan Waktu 1 2 3 4 5 dan publikasi LPPM  Keberadaan dokumen mutu di LPPM dengan SPM-PT  Mengecek keberadaan dokumen mutu 4. Audit Mutu Pengabdian kepada Masyarakat Internal AMPMI  Tindak lanjut hasil audit mutu AMPMI  Pelaksanaan kegiatan pengabdian kepada masyarakat di LPPM  Keberadaan dokumen mutu  Melakukan verifikasi Permintaan Tindakan Koreksi PTK yang lalu  Memastikan kesesuaian pelaksanaan kegiatan dengan SPMI-PT  Memastikan keberadaan dokumen mutu  Memastikan kesesuaian pelaksanaan kegiatan dengan dokumen di LPPM Mei 5. Audit Mutu Kerjasama  Memastikan keberadaan dokumen mutu  Memastikan kesesuaian pelaksanaan kerjasama dengan peraturan Universitas. Menjamin kepatuhan, kepastian dan relevansi sesuai dokumen kerjasama. Mei Non-akademik 1. Audit Keuangan  Pelaksanaan PKRA  Dokumen keuangan Mengetahui tingkat ketercapaian program kerja dan serapan anggaran serta kepatuhan terhadap indeks keuangan Juni- Agustus 2. Penilaian Kinerja Pegawai dan Pejabat Struktural  Prestasi kerja  Ketaatan dan kedisiplinan  Loyalitas  Prakarsa  Kerjasama dan komunikasi  Kejujuran  Tanggung jawab  Kepemimpinan  Kompetensi jabatan Mengetahui kinerja pegawai yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan karir pegawai dan pengembangan pegawai April- Mei 3. Laporan Kinerja Dosen LKD Pelaksanaan tridarma pergruan tinggi sesuai Mengetahui kinerja dosen sesuai beban kerja yang telah ditetapkan Januari- Februari dan Juli- Agustus Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA TAHUN 2013 87 No. Kegiatan Audit Ruang Lingkup Tujuan Waktu 1 2 3 4 5 instrumen Kemendikbud 4. Rapor Kinerja Dosen RKD  LKD  Penilaian Persepsional Atatan PA  Penilaian Persepsional Mahasiswa PM Membuat Rapor Kinerja Dosen RKD Januari- Februari dan Juli- Agustus 5. Penilaian Kepuasan Dosen terhadap Manajemen  Kebijakan umum  Kegiatan tridarma  Kegiatan penunjang Mengetahui tingkat kepuasan dosen terhadap manajemen Maret- April 6. Penilaian Kepuasan Pegawai Kependidikan terhadap Manajemen  Kebijakan umum Mengetahui tingkat kepuasan tenaga kependidikan terhadap manajemen Maret 7. Penilaian Kepuasan Mahasiswa  Kegiatan akademik  Fasiltas kampus  Kegiatan pengembangan mahasiswa  Pelayanan administrasi akademik Mengetahui tingkat kepuasan mahasiswa terhadap manajemen Maret BPM sebagai unit quality assurance QA mempunyai kuwajiban untuk memastikan implementasi Sistem Manajemen Mutu SMM yang dirancang dapat dicapai melalui serangkaian siklus Plan Do Check Action PDCA, dimana saat ini telah memasuki siklus keenam dan mempunyai serangkaian kegiatan terstruktur. Secara umum struktur kegiatan audit dan monitoring: 1 Penerbitan Surat Perintah Rektor tentang kegiatan audit dan monitoring yang akan dilakukan. Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA TAHUN 2013 88 2 Mengadakan Rapat Koordinasi Teknis Rakornis atas kegiatan audit dan monitoring yang akan dilakukan, dan menjelaskan ruang lingkup dan tujuan audit. 3 Manajer audit menyusun daftar auditor dan jadwal pelaksanaan audit harus mendapat persetujuan auditor dan auditee. 4 Melakukan desk evaluation atas dokumen berdasarkan laporan pencapaian target mutu semester gasal dan genap yang diajukan oleh auditee. 5 Pelaksanaan audit, menemukan ketidaksesuaian Kts mayor, Kts minor, observasi Obs dan pemeriksaan permintaan tindakan koreksi audit yang lalu. 6 Penyusunan laporan audit dari tim auditor. 7 Pelaporan pencapaian standar mutu akademik ke Rektor. 8 Masing-masing satuan kerja melakukan Rapat Tinjauan Manajemen atau sebutan lain misal: rapat koordinasi teknis, rapat internal, dll.

2.3.5. Sistem Audit Eksternal