Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA
TAHUN 2013
101
2008, ditetapkan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta sebagai salah satu dari 127
perguruan tinggi yang ditetapkan mengikuti Site Verification dan Technical Assistance. Hasil evaluasi implementasi SPMI-PT dari Site Verification dan
Technical menempatkan
UPN ―Veteran‖ Yogyakarta pada peringkat 19 dari 62
perguruan tinggi yang dinilai telah menerapkan SPMI-PT. Selanjutnya, berdasarkan surat Ditjen Dikti Nomor: 0229D2.42010 perihal
Diseminasi Sistem Penjaminan Mutu Internal SPMI Perguruan Tinggi 2010 tanggal 3 Februari 2010 bahwa UPN ―Veteran‖ Yogyakarta dinyatakan masuk
dalam
“List 68 Perguruan Tinggi Terbaik Dalam Evaluasi SPMI Tahun 2008”.
UPN ―Veteran‖ Yogyakarta secara bertahap berkelanjutan melengkapi dokumen SPMI-PT. Untuk meningkatkan pemahaman tentang SPMI-PT, termasuk audit
akademik dan audit non-akademik, beberapa anggota BPM telah dikirim ke berbagai intitusi pendidikan, antara lain UGM, IPB, dan Kopertis Wilayah V DIY
sehingga sampai saat ini telah memiliki dari 48 auditor Audit Mutu Akademik Internal AMAI yang bersertifikat maupun mempunyai sertifikat Pelatihan SPMI
dan SPME.
4. Re-evaluasi implementasi SPMI-PT
Re- evaluasi implementasi SPMI UPN ―Veteran‖ Yogyakarta telah dilaksanakan
sesuai surat Direktur Pembelajaran dan Kemahasiswaan Dirjen Dikti tanggal 26 Januari 2012 perihal re-eval
uasi imlementasi SPMI dimana UPN ―Veteran‖ Yogyakarta merupakan salah satu dari kelompok 68 perguruan tinggi. Akan tetapi
sampai saat ini belum terbit hasil re-evaluasi implementasi SPMI dari Dirjen Dikti. Dalam re-
evaluasi SPMI UPN ―Veteran‖ Yogyakarta pada dasarnya telah memberikan konfirmasi ―Ya‖ atau bernilai ―telah melakukan‖ untuk berbagai
pernyataan yang diajukan dalam borang. Secara umum pernyataan borang
mencakup 5 bagian besar yaitu 1 kebijakan SPMI-PT 10 butir pernyataan, 2 Manual SPMI-PT 5 butir pernyataan, 3 Standar dalam SPMI-PT 46 butir
Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA
TAHUN 2013
102
pernyataan, 4 Implemenasi SPMI-PT 10 butir pernyataan, 5 Peningkatan Berkelanjutan SPMI-PT 7 butir pernyataan.
5. Komitmen implementasi Sistem Manajemen Mutu SMM ISO 9001:2008
Komitmen implementasi Sistem Manajemen Mutu SMM ISO 9001:2008 telah ditetapkan oleh top management untuk menjamin dan meningkatkan mutu secara
berkelanjutan dan sebagai tindak lanjut bahwa UPN ―Veteran‖ Yogyakarta sudah waktunya memasuki era SMM mengingat adanya sinerji dokumen antara SPMI,
SPME dan ISO. Menindaklanjuti komitmen tersebut maka telah dilaksanakan Kerjasama MoU antara PT. Panji Teknologi Consultant Services sebagai
konsultandengan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta Nomor: 25PKSUPNXII201 dan Nomor:
PTS158-PNISO2012. Sedangkan
sebagai lembaga
sertifikasi manajemen mutu direncanakan dilakukan oleh PT. British Standard Institute BSI
Jakarta. Menindaklanjuti komitmen implementasi SMM tersebut, maka diterbitkan Surat
Keputusan Rektor Nomor: SKEP130X2012 tentang Partisipasi Satuan Kerja pada Kegiatan ISO 9001:2008, Nomor: SKEP05I20013 tentang Management
Representative pada Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, dan Nomor: SKEP21II2013 tentang Komitmen Implementasi Sistem Manajemen
Mutu ISO 9001:2008. Selanjutnya telah ditetapkan bahwa tanggal 13 Maret 2013 sebagai milestone implementasi SMM ISO 9001:2008 di lingkungan UPN
―Veteran‖ Yogyakarta.
Saat ini secara bertahap sedang disusun berbagai dokumen sebagai persyaratan yang ditetapkan lembaga sertifikasi manajemen mutu meliputi Manual Mutu
1 dokumen, Prosedur Mutu 6 dokumen, Instruksi Kerja 31 dokumen, dan
Formulir disesuaikan kebutuhan satuan kerja, tetapi belum diimpementasikan. Diharapkan pada saat visitasi asesor AIPT, UPN ―Veteran‖ Yogyakarta sudah
mendapat sertifikasi ISO 9001:2008.
Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA
TAHUN 2013
103
Sampai sertifikasi tersebut telah diterima, maka UPN ―Veteran‖ Yogyakarta masih memberlakukan dokumen Sistem Penjaminan Mutu yang telah dirintis sejak tahun
2006 dan masih diimplementasikan sampai dokumen Borang Akreditasi Institusi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 2013 ini disusun. Dokumen SPMI-PT yang dimiliki
UPN ―Veteran‖ Yogyakarta SAAT INI sebanyak 36 buah sebagaimana disajikan pada tabel di bawah ini.
No. Kode Dokumen
Nama Dokumen
1 2
3
1. UPNVY-BKM-05.01.00
Buku Pedoman Pelaksanaan Jaminan Mutu Akademik UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
2. UPNVY-BKM-05.01.01
Manual Mutu Akademik UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 3.
UPNVY-BKM-05.01.02 Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu
Akademik dan Audit Mutu Akademik Internal UPN ―Veteran Yogyakarta
4. UPNVY-BPM-06.01.03
Manual Mutu Penelitian UPN ―Veteran Yogyakarta 5.
UPNVY-BPM-06.01.04 Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu
Penelitian dan Audit Mutu Penelitian Internal UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
6. UPNVY-BPM-06.01.05
Manual Mutu Pengabdian kepada Masyarakat UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
7. UPNVY-BPM-07.01.01
Kebijakan SPMI Sistem Penjaminan Mutu Internal UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
8. UPNVY-BPM-07.01.02
Manual Prosedur Penetapan Standar SPMI Sistem Penjaminan Mutu Internal UPN ―Veteran‖
Yogyakarta
9. UPNVY-BPM-07.01.03
Manual Prosedur Pelaksanaan Standar SPMI Siste
m Penjaminan Mutu Internal UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
10. UPNVY-BPM-07.01.04
Manual Prosedur Pengendalian Standar SPMI Siste
m Penjaminan Mutu Internal UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
11. UPNVY-BPM-07.01.05
Manual Prosedur Peningkatan Standar SPMI Siste
m Penjaminan Mutu Internal UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
12. UPNVY-BPM-07.01.06
Manual Mutu Sumberdaya Manusia UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA
TAHUN 2013
104 No.
Kode Dokumen Nama Dokumen
1 2
3
13. UPNVY-BPM-07.01.07
Kode Etik Auditor Mutu Akademik 14.
UPNVY-BPM-07.01.08 Manual Prosedur Imlementasi Penjaminan Mutu
Pengabdian Masyarakat dan Audit Mutu Abdikemas Internal
15. UPNVY-BPM-08.01.09
Manual Mutu Kerjasama UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
16. UPNVY-BPM-08.01.10
Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Kerjasama UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
17. UPNVY-BPM-08.01.11
Manual Mutu Sarana dan Prasarana UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
18. UPNVY-BPM-08.01.12
Manual Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
19. UPNVY-BPM-08.01.13
Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Sarana Prasarana UPN ―Veteran‖ Yogyakara dan
Audit Mutu Sarana dan Prasarana Internal
20. UPNVY-BPM-08.01.14
Instrumen Pengembangan Kurikulum Pendidikan Tinggi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
21. UPNVY-BPM-08.01.15
Manual Prosedur Pengembangan Karier dan Penilian Kinerja Sumberdaya Manusia UPN
―Veteran‖ Yogyakarta
22. UPNVY-BPM-10.01.15
Manual Prosedur Penyusunan Rencana Stratagis Tahun 2007
—20012, Rencana Operasional dan Anggaran Tahun Satker UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
23. PHKI-MM 10.01.01
Manual Mutu Sarana Prasarana 24.
PHKI-MM 10.01.02 Manual Mutu Sumberdaya Manusia
25. PHKI-MP 10.01.03
Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Sarana Prasarana dan Audit Mutu Sarana
Prasarana Internal UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
26. PHKI-MP 10.01.04
Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Sumberdaya Manusia Internal UPN ―Veteran‖
Yogyakarta
27. UPNVY-BPM-11.01.04
Revisi 01 Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu
Penelitian dan Publikasi serta Audit Mutu Penelitian dan Publikasi Internal
Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA
TAHUN 2013
105 No.
Kode Dokumen Nama Dokumen
1 2
3
28. UPNVY-BPM-11.01.08
Revisi 01 Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu
Pengabdian kepada Masyarakat dan Audit Mutu Pengabdian kepada Masyarakat
29. UPNVY-BPM-11.01.00
Revisi 01 Panduan Pelaksanaan Penjaminan Mutu UPN
―Veteran‖ Yogyakarta
30. UPNVY-BPM-11.01.10
Revisi 01 Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu
Kerjasama dan Audit Mutu Kerjasama Internal 31.
UPNVY-BPM-11.01.16 Kebijakan SPMI UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
32. UPNVY-BPM-11.01.17
Manual Prosedur Monitoring Proses Pembelajaran UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
33. UPNVY-BPM-11.01.02
Revisi 01 Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu
Pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
34. UPNVY-BPM-11.01.18
Buku Pedoman Pengembangan Suasana Akademik 35.
UPNVY-BPM-12.01.19 Manual Prosedur Penilaian Indeks Kinerja Dosen
IKD UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 36.
UPNVY-BPM-12.01.20 Instruksi Kerja Penerimaan Tamu
37. UPNVY-BPM-12.01.21
Manual Prosedur Permohonan Dispensasi Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru
38. UPNVY-BPM-12.01.22
Manual Prosedur Evaluasi Studi dan Putus Studi Program Diploma
39. UPNVY-BPM-12.01.23
Manual Prosedur Evaluasi Studi dan Putus Studi Program Sarjana
40. UPNVY-BPM-12.01.24
Manual Prosedur Tata Cara Penyelenggaraan Beasiswa Bagi Putra Putri Anggota TNI dan PNS di
Lingkungan Kemhan yang Melaksanakan Pendidikan di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
41. UPNVY-BPM-12.01.25
Manual Prosedur Tata Cara Penyiapan Dokumen Akreditasi Program Studi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta
42. UPNVY-BPM-12.01.26
Manual Mutu Tata Cara Pendaftaran Wisuda
Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA
TAHUN 2013
106
Melengkapi dokumen tentang Sistem Penjaminan Mutu pada tersebut di atas,
maka telah ditetapkan Standar Mutu, Sasaran Mutu, dan Capaian Mutu melalui
6 enam Surat Keputusan Rektor yaitu SKEP140X2012, SKEP140X2012, SKEP140X2012, SKEP139X2012, SKEP137X2012, dan SKEP143X2012.
Pada dasarnya Standar Mutu yang ditetapkan sepenuhnya mengacu pada tujuh Standar Borang Akreditasi sebagaimana tercantum pada Buku III Pedoman
Penyusunan Borang, sehingga secara otomatis dokumen tersebut berfungsi
sebagai SPMI sekaligus sebagai SPME.
2.4.3. Monitoring Dan Evaluasi Penjaminan Mutu, Serta Tindak Lanjutnya
Monitoring dan evaluasi ditetapkan melalui dokumen mutu Nomor: UPNVY-BPM- 11.01.16 tentang Panduan Pelaksanaan Penjaminan Mutu maupun Kegiatan
Sistem Penjaminan Mutu Internal, telah dilaksanakan secara reguler setiap semester atau setiap tahun yang telah terdokumentasi, disosialisasikan, dan
ditindaklanjuti dengan baik dalam bidang: 1 pendidikan, 2 penelitian, 3 pengabdian kepada masyarakat, 4 sarana dan prasarana, 5 keuangan,
6 manajemen, 7 audit mutu kerjasama, dan 8 sumberdaya manusia. Hasil kegiatan monevin selanjutnya dilaporkan kepada Rektor untuk mendapat tindak
lanjut.
1. Pendidikan
Monitoring dan evaluasi bidang pendidikan dilakukan dalam bentuk: 1 Montoring Proses Pembelajaran yang dilaksanakan pada bulan Januari dan Juli, 2 Audit
Mutu Akademik yang dilaksanakan pada bulan September. Berkaitan monitoring dan evaluasi pendidikan, maka telah diterbitkan Surrat
Keputusan Rektor: 1 Nomor: SKEP73V2010 tentang tentang Tim Pelaksana Penjaminan Mutu tingkat Fakultas dan tingkat Program Studi. Tim tersebut akan
bertindak sebagai penghubung antara BPM dengan dengan Fakultas dan Program Studi terkait sistem penjaminan mutu, dan 2 Nomor: SKEP03I2012
Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu
BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA
TAHUN 2013
107
tentang Tim Monitoring dan Evaluasi Penyusunan Laporan Semester EPSBED UPN ―Veteran‖ Yogyakarta, 3 Nomor: SPRIN162-0XI2012 tentang Pelatihan
Auditor Internal ISO 9001:2008. Auditor internal diharapkan akan menjadi tulang
punggung kegiatan monitoring dan evaluasi Sistem Manajemen Mutu, dan 4 Nomor: SKEP21II2013 tentang Komitmen Implementasi Sistem Manajemen
Mutu SMM ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007. Dalam surat keputusan tersebut mencantumkan struktur organisasi SMM dan Management Representative
masing-masing FakultasProgram Studi.
2. Penelitian