Re-evaluasi implementasi SPMI-PT Pendidikan

Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA TAHUN 2013 101 2008, ditetapkan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta sebagai salah satu dari 127 perguruan tinggi yang ditetapkan mengikuti Site Verification dan Technical Assistance. Hasil evaluasi implementasi SPMI-PT dari Site Verification dan Technical menempatkan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta pada peringkat 19 dari 62 perguruan tinggi yang dinilai telah menerapkan SPMI-PT. Selanjutnya, berdasarkan surat Ditjen Dikti Nomor: 0229D2.42010 perihal Diseminasi Sistem Penjaminan Mutu Internal SPMI Perguruan Tinggi 2010 tanggal 3 Februari 2010 bahwa UPN ―Veteran‖ Yogyakarta dinyatakan masuk dalam “List 68 Perguruan Tinggi Terbaik Dalam Evaluasi SPMI Tahun 2008”. UPN ―Veteran‖ Yogyakarta secara bertahap berkelanjutan melengkapi dokumen SPMI-PT. Untuk meningkatkan pemahaman tentang SPMI-PT, termasuk audit akademik dan audit non-akademik, beberapa anggota BPM telah dikirim ke berbagai intitusi pendidikan, antara lain UGM, IPB, dan Kopertis Wilayah V DIY sehingga sampai saat ini telah memiliki dari 48 auditor Audit Mutu Akademik Internal AMAI yang bersertifikat maupun mempunyai sertifikat Pelatihan SPMI dan SPME.

4. Re-evaluasi implementasi SPMI-PT

Re- evaluasi implementasi SPMI UPN ―Veteran‖ Yogyakarta telah dilaksanakan sesuai surat Direktur Pembelajaran dan Kemahasiswaan Dirjen Dikti tanggal 26 Januari 2012 perihal re-eval uasi imlementasi SPMI dimana UPN ―Veteran‖ Yogyakarta merupakan salah satu dari kelompok 68 perguruan tinggi. Akan tetapi sampai saat ini belum terbit hasil re-evaluasi implementasi SPMI dari Dirjen Dikti. Dalam re- evaluasi SPMI UPN ―Veteran‖ Yogyakarta pada dasarnya telah memberikan konfirmasi ―Ya‖ atau bernilai ―telah melakukan‖ untuk berbagai pernyataan yang diajukan dalam borang. Secara umum pernyataan borang mencakup 5 bagian besar yaitu 1 kebijakan SPMI-PT 10 butir pernyataan, 2 Manual SPMI-PT 5 butir pernyataan, 3 Standar dalam SPMI-PT 46 butir Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA TAHUN 2013 102 pernyataan, 4 Implemenasi SPMI-PT 10 butir pernyataan, 5 Peningkatan Berkelanjutan SPMI-PT 7 butir pernyataan.

5. Komitmen implementasi Sistem Manajemen Mutu SMM ISO 9001:2008

Komitmen implementasi Sistem Manajemen Mutu SMM ISO 9001:2008 telah ditetapkan oleh top management untuk menjamin dan meningkatkan mutu secara berkelanjutan dan sebagai tindak lanjut bahwa UPN ―Veteran‖ Yogyakarta sudah waktunya memasuki era SMM mengingat adanya sinerji dokumen antara SPMI, SPME dan ISO. Menindaklanjuti komitmen tersebut maka telah dilaksanakan Kerjasama MoU antara PT. Panji Teknologi Consultant Services sebagai konsultandengan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta Nomor: 25PKSUPNXII201 dan Nomor: PTS158-PNISO2012. Sedangkan sebagai lembaga sertifikasi manajemen mutu direncanakan dilakukan oleh PT. British Standard Institute BSI Jakarta. Menindaklanjuti komitmen implementasi SMM tersebut, maka diterbitkan Surat Keputusan Rektor Nomor: SKEP130X2012 tentang Partisipasi Satuan Kerja pada Kegiatan ISO 9001:2008, Nomor: SKEP05I20013 tentang Management Representative pada Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008, dan Nomor: SKEP21II2013 tentang Komitmen Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008. Selanjutnya telah ditetapkan bahwa tanggal 13 Maret 2013 sebagai milestone implementasi SMM ISO 9001:2008 di lingkungan UPN ―Veteran‖ Yogyakarta. Saat ini secara bertahap sedang disusun berbagai dokumen sebagai persyaratan yang ditetapkan lembaga sertifikasi manajemen mutu meliputi Manual Mutu 1 dokumen, Prosedur Mutu 6 dokumen, Instruksi Kerja 31 dokumen, dan Formulir disesuaikan kebutuhan satuan kerja, tetapi belum diimpementasikan. Diharapkan pada saat visitasi asesor AIPT, UPN ―Veteran‖ Yogyakarta sudah mendapat sertifikasi ISO 9001:2008. Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA TAHUN 2013 103 Sampai sertifikasi tersebut telah diterima, maka UPN ―Veteran‖ Yogyakarta masih memberlakukan dokumen Sistem Penjaminan Mutu yang telah dirintis sejak tahun 2006 dan masih diimplementasikan sampai dokumen Borang Akreditasi Institusi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 2013 ini disusun. Dokumen SPMI-PT yang dimiliki UPN ―Veteran‖ Yogyakarta SAAT INI sebanyak 36 buah sebagaimana disajikan pada tabel di bawah ini. No. Kode Dokumen Nama Dokumen 1 2 3 1. UPNVY-BKM-05.01.00 Buku Pedoman Pelaksanaan Jaminan Mutu Akademik UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 2. UPNVY-BKM-05.01.01 Manual Mutu Akademik UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 3. UPNVY-BKM-05.01.02 Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Akademik dan Audit Mutu Akademik Internal UPN ―Veteran Yogyakarta 4. UPNVY-BPM-06.01.03 Manual Mutu Penelitian UPN ―Veteran Yogyakarta 5. UPNVY-BPM-06.01.04 Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Penelitian dan Audit Mutu Penelitian Internal UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 6. UPNVY-BPM-06.01.05 Manual Mutu Pengabdian kepada Masyarakat UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 7. UPNVY-BPM-07.01.01 Kebijakan SPMI Sistem Penjaminan Mutu Internal UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 8. UPNVY-BPM-07.01.02 Manual Prosedur Penetapan Standar SPMI Sistem Penjaminan Mutu Internal UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 9. UPNVY-BPM-07.01.03 Manual Prosedur Pelaksanaan Standar SPMI Siste m Penjaminan Mutu Internal UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 10. UPNVY-BPM-07.01.04 Manual Prosedur Pengendalian Standar SPMI Siste m Penjaminan Mutu Internal UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 11. UPNVY-BPM-07.01.05 Manual Prosedur Peningkatan Standar SPMI Siste m Penjaminan Mutu Internal UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 12. UPNVY-BPM-07.01.06 Manual Mutu Sumberdaya Manusia UPN ―Veteran‖ Yogyakarta Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA TAHUN 2013 104 No. Kode Dokumen Nama Dokumen 1 2 3 13. UPNVY-BPM-07.01.07 Kode Etik Auditor Mutu Akademik 14. UPNVY-BPM-07.01.08 Manual Prosedur Imlementasi Penjaminan Mutu Pengabdian Masyarakat dan Audit Mutu Abdikemas Internal 15. UPNVY-BPM-08.01.09 Manual Mutu Kerjasama UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 16. UPNVY-BPM-08.01.10 Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Kerjasama UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 17. UPNVY-BPM-08.01.11 Manual Mutu Sarana dan Prasarana UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 18. UPNVY-BPM-08.01.12 Manual Prosedur Penerimaan Mahasiswa Baru UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 19. UPNVY-BPM-08.01.13 Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Sarana Prasarana UPN ―Veteran‖ Yogyakara dan Audit Mutu Sarana dan Prasarana Internal 20. UPNVY-BPM-08.01.14 Instrumen Pengembangan Kurikulum Pendidikan Tinggi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 21. UPNVY-BPM-08.01.15 Manual Prosedur Pengembangan Karier dan Penilian Kinerja Sumberdaya Manusia UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 22. UPNVY-BPM-10.01.15 Manual Prosedur Penyusunan Rencana Stratagis Tahun 2007 —20012, Rencana Operasional dan Anggaran Tahun Satker UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 23. PHKI-MM 10.01.01 Manual Mutu Sarana Prasarana 24. PHKI-MM 10.01.02 Manual Mutu Sumberdaya Manusia 25. PHKI-MP 10.01.03 Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Sarana Prasarana dan Audit Mutu Sarana Prasarana Internal UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 26. PHKI-MP 10.01.04 Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Sumberdaya Manusia Internal UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 27. UPNVY-BPM-11.01.04 Revisi 01 Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Penelitian dan Publikasi serta Audit Mutu Penelitian dan Publikasi Internal Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA TAHUN 2013 105 No. Kode Dokumen Nama Dokumen 1 2 3 28. UPNVY-BPM-11.01.08 Revisi 01 Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Pengabdian kepada Masyarakat dan Audit Mutu Pengabdian kepada Masyarakat 29. UPNVY-BPM-11.01.00 Revisi 01 Panduan Pelaksanaan Penjaminan Mutu UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 30. UPNVY-BPM-11.01.10 Revisi 01 Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Kerjasama dan Audit Mutu Kerjasama Internal 31. UPNVY-BPM-11.01.16 Kebijakan SPMI UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 32. UPNVY-BPM-11.01.17 Manual Prosedur Monitoring Proses Pembelajaran UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 33. UPNVY-BPM-11.01.02 Revisi 01 Manual Prosedur Implementasi Penjaminan Mutu Pelaksanaan Audit Mutu Akademik Internal UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 34. UPNVY-BPM-11.01.18 Buku Pedoman Pengembangan Suasana Akademik 35. UPNVY-BPM-12.01.19 Manual Prosedur Penilaian Indeks Kinerja Dosen IKD UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 36. UPNVY-BPM-12.01.20 Instruksi Kerja Penerimaan Tamu 37. UPNVY-BPM-12.01.21 Manual Prosedur Permohonan Dispensasi Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru 38. UPNVY-BPM-12.01.22 Manual Prosedur Evaluasi Studi dan Putus Studi Program Diploma 39. UPNVY-BPM-12.01.23 Manual Prosedur Evaluasi Studi dan Putus Studi Program Sarjana 40. UPNVY-BPM-12.01.24 Manual Prosedur Tata Cara Penyelenggaraan Beasiswa Bagi Putra Putri Anggota TNI dan PNS di Lingkungan Kemhan yang Melaksanakan Pendidikan di UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 41. UPNVY-BPM-12.01.25 Manual Prosedur Tata Cara Penyiapan Dokumen Akreditasi Program Studi UPN ―Veteran‖ Yogyakarta 42. UPNVY-BPM-12.01.26 Manual Mutu Tata Cara Pendaftaran Wisuda Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA TAHUN 2013 106 Melengkapi dokumen tentang Sistem Penjaminan Mutu pada tersebut di atas, maka telah ditetapkan Standar Mutu, Sasaran Mutu, dan Capaian Mutu melalui 6 enam Surat Keputusan Rektor yaitu SKEP140X2012, SKEP140X2012, SKEP140X2012, SKEP139X2012, SKEP137X2012, dan SKEP143X2012. Pada dasarnya Standar Mutu yang ditetapkan sepenuhnya mengacu pada tujuh Standar Borang Akreditasi sebagaimana tercantum pada Buku III Pedoman Penyusunan Borang, sehingga secara otomatis dokumen tersebut berfungsi sebagai SPMI sekaligus sebagai SPME.

2.4.3. Monitoring Dan Evaluasi Penjaminan Mutu, Serta Tindak Lanjutnya

Monitoring dan evaluasi ditetapkan melalui dokumen mutu Nomor: UPNVY-BPM- 11.01.16 tentang Panduan Pelaksanaan Penjaminan Mutu maupun Kegiatan Sistem Penjaminan Mutu Internal, telah dilaksanakan secara reguler setiap semester atau setiap tahun yang telah terdokumentasi, disosialisasikan, dan ditindaklanjuti dengan baik dalam bidang: 1 pendidikan, 2 penelitian, 3 pengabdian kepada masyarakat, 4 sarana dan prasarana, 5 keuangan, 6 manajemen, 7 audit mutu kerjasama, dan 8 sumberdaya manusia. Hasil kegiatan monevin selanjutnya dilaporkan kepada Rektor untuk mendapat tindak lanjut.

1. Pendidikan

Monitoring dan evaluasi bidang pendidikan dilakukan dalam bentuk: 1 Montoring Proses Pembelajaran yang dilaksanakan pada bulan Januari dan Juli, 2 Audit Mutu Akademik yang dilaksanakan pada bulan September. Berkaitan monitoring dan evaluasi pendidikan, maka telah diterbitkan Surrat Keputusan Rektor: 1 Nomor: SKEP73V2010 tentang tentang Tim Pelaksana Penjaminan Mutu tingkat Fakultas dan tingkat Program Studi. Tim tersebut akan bertindak sebagai penghubung antara BPM dengan dengan Fakultas dan Program Studi terkait sistem penjaminan mutu, dan 2 Nomor: SKEP03I2012 Standar 2 : Tata Pamong, Kepemimpinan, Sistem Pengelolaan, dan Penjaminan Mutu BORANG AKREDITASI INSTITUSI UPN ”VETERAN” YOGYAKARTA TAHUN 2013 107 tentang Tim Monitoring dan Evaluasi Penyusunan Laporan Semester EPSBED UPN ―Veteran‖ Yogyakarta, 3 Nomor: SPRIN162-0XI2012 tentang Pelatihan Auditor Internal ISO 9001:2008. Auditor internal diharapkan akan menjadi tulang punggung kegiatan monitoring dan evaluasi Sistem Manajemen Mutu, dan 4 Nomor: SKEP21II2013 tentang Komitmen Implementasi Sistem Manajemen Mutu SMM ISO 9001:2008 dan IWA 2:2007. Dalam surat keputusan tersebut mencantumkan struktur organisasi SMM dan Management Representative masing-masing FakultasProgram Studi.

2. Penelitian