1.4 Struktur Organisasi Perpustakaan
Fungsi struktur organisasi adalah untuk mengetahui secara jelas pembagian kerja, fungsi dan wewenang dari masing-masing pegawai yang ada pada organisasi yang
bersangkutan. Pengelompokkan kerja Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Propinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
Gambar 1 Struktur Organisasi Bapan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Propinsi Sumatera Utara
Sub Bidang Arsip In-Aktif
Sub Bidang Arsip Aktif
Sub Bidang Tata Usaha
Kearsipan Bidang Arsip
Bidang Pembinaan
Sub Bidang Kelembagaan
Sub Bidang SDM
Sub Bidang Pengolahan
Bidang Pengadaan,
Pengolahan Deposit
Sub Bidang Deposit
Bidang Pelayanan
Perpustakaan
Sub Bidang Pelayanan
Sub Bidang Otomasi
Multimedia KEPALA BADAN
Sub Bagian Tata Usaha
Sekretariat
Sub Bagian Hukum Keuangan
Sub Bagian Keuangan
Kelompok Fungsional Pustakawan
Arsiparis
Universitas Sumatera Utara
1.5 Tugas Pokok dan Fungsi Masing-Masing Bidang
Tugas pokok dan fungsi masing-masing bidang yang dimiliki Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Propinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Sekretariat
Sekretariat, yang dipimpin oleh seorang Sekretaris dan berkedudukan Eselon IIIA, mempunyai tugas dalam pengolahan dan pengurusan kerumahtanggaanumum, keuangan
dan organisasi dan hukum. Untuk melaksanakan tugas pokok tersebut, sekretaris menyelenggarakan fungsi :
a. Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pengololaan dan pengurusan kerumahtanggaanumum, surat menyurat, administrasi kepegawaian,
keuangan, kelembagaan dan ketatalaksanaan pembinaan produk hukum. b. Pengkoordinasian perumusan rencanaprogram jangka menengah dan tahunan
Badan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan. c. Pelaksanaan pengelolaan dan pengurusan kerumahtanggaanumum, surat
menyurat, administrasi kepegawaian, keuangan, kelembagaan dan ketatalaksanaan dan pembinaan produk-produk hukum.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
e. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Kepala Badan sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan.
Untuk menjalankan tugas pokok dan fungsi tersebut sekretaris dibantu oleh 3 kepala sub bagian yaitu :
1 Kepala Sub Bagian Tata Usaha 2 Kepala Sub Bagian Keuangan
3 Kepala Sub Bagian Organisasi dan Hukum
2. Bidang Pelayanan Perpustakaan
Bidang pelayanan dipimpin oleh seorang kepala bidang yang berkedudukan Eselon IIIA. Bidang pelayanan memiliki tugas menyelenggarakan pelayanan informasi dan
kerjasama antar perpustakaan.
Universitas Sumatera Utara
Untuk menjalankan tugas tersebut kepala bidang pelayanan memiliki fungsi : a. Penyempurnaan dan penyusunan standar layanan kepustakaan, pelestarian bahan
pustaka, penerapan otomasi, layanan internet, kerjasama antar perpustakaan serta standar pelaksanaan tugas-tugas badan.
b. Perencanaan program jangka panjang, menengah dan tahunan dalam bidang layanan perpustakaan.
c. Pelaksanaan pengkoordinasian dan pengendalian pelayanan perpustakaan, pelestarian bahan pustaka, penerapan otomasi, layanan internet, serta kerjasama
antar perpustakaan. d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan, sesuai bidang tugas
dan fungsinya. e. Pemberian masukan yang perlu kepada kepala badan, sesuai bidang tugas dan
fungsinya. f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya
kepada kepala badan sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan. Di dalam menjalankan fungsi tersebut kepala bidang dibantu oleh dua orang kepala
sub bidang yaitu : 1 Kepala Sub Bidang Pelayanan
2 Kepala Sub Bidang Otomasi dan Multimedia Sampai sekarang ini Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Propinsi
Sumatera Utara memiliki 6 enam ruang pelayanan : 1. Ruang Layanan Umum
2. Ruang Layanan Referensi 3. Ruang Layanan Anak
4. Ruang Layanan Remaja 5. Ruang Layanan Deposit
6. Ruang Layanan MultimediaAudio Visual dan Internet Masing-masing ruang pelayanan dilengkapi dengan koleksi bahan pustaka yang
secara keseluruhan jumlahnya mencapai 55.000 judul dan 165.000 eksemplar.
Universitas Sumatera Utara
3. Bidang Pengadaan, Pengolahan dan Deposit
Bidang pengadaan, pengolahan dan deposit dipimpin oleh seorang kepala bidang yang berkedudukan Eselon IIIA. Bidang ini mengemban tugas mengembangkan dan
mengolah bahan pustaka dan menyelenggarakan pelayanan deposit dalam rangka pelestarian budaya Sumatera Utara.
Untuk melaksanakan tugas tersebut kepala bidang pengadaan, pengolahan dan deposit menyelenggarakan fungsi :
a. Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pustaka karya intelektual, artistik tercetak dan terekam yang diterbitkan Propinsi dalam dan luar negeri
serta evaluasi serah simpan karya cetak, rekam dan standar pelaksanaan tugas- tugas badan.
b. Perncanaan, pelaksanaan, pengkoordinasian dan pengendalian rencana jangka tahunan dan menengah ke dalam bidang pengadaan, pengolahan bahan pustaka
dan deposit, sesuai ketentuan standar yang ditetapkan. c. Penyelenggaraan pengembangan dan pengolahan bahan pustaka karya
intelektual, artistik tercetak dan terekam, lokal maupun luar negeri serta serah simapan karya cetak dan rekam, sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan.
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala badan, sesuai bidnag tugas dan fungsinya.
e. Pemberian masukan yang perlu kepada kepala badan, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
f. Pelaporan dan pertanggungjawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada kepala badan sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan.
Dalam melaksankan tugas dan fungsinya kepala bidang pengadaan, pengolahan dan deposit dibantu oleh dua orang kepala sub bidnag yaitu :
1 Kepala Sub Bidang Pengadaan dan Pengolahan Bahan Pustaka 2 Kepala Sub Bidang Deposit
Jenis pekerjaan rutin yang ditangani para pustakawan pada bidang ini meliputi: 1. Seleksi bahan pustaka
2. Pengadaan bahan pustaka 3. Klasifikasi kompleks
4. Katalogisasi kompleks
Universitas Sumatera Utara
5. Pembuatan inti sari karangan indikatifinformative 6. Pengalihan informasi bahan pustaka dengan otomasi
7. Kelengkapan bahan pustaka
4. Bidang Pembinaan
Bidang pembinaan dipimpin oleh seorang kepala bidang yang berkedudukan Eselon IIIA. Tugas bidang tersebut adalah menyelenggarakan pembinaan sumber daya
manusia dan kelembagaan perpustakaan di Propinsi Sumatera Utara. Untuk melaksanakan tugas tersebut kepala bidang memiliki fungsi :
a. Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pembinaanbimbingan, permasyarakatan dan penyuluhan, dokumentasi, informasi dan semua jenis
perpustakaan, pembinaan pustakawan, pembinaan kelembagaan perpustakaan serta pendidikan dan pelatihan tenaga teknis perpustakaan dan penyusunan
standar pelaksanaan tugas-tugas badan. b. Perncanaan program tahunan dan jangka menengah dalam bidang pembinaan
perpustakaan sesuai standar dan ketetapan yang berlaku. c. Pelaksanaan, pengkoordinasian, pengendalian, pembinaanbimbingan,
pemasyarakatan dan penyuluhan dokumentasi dan informasi, pembinaan pustakwan, pembinaan kelembagaan, serta pembinaan dan pelatihan tenaga
teknis perpustakaan sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan Di dalam menjalankan tugas dan fungsinya kepala bidnag pembinaan dibantu oleh
dua orang kepala sub bidang yaitu : 1 Kepala Sub Bidang Sumber Daya Manusia
2 Kepala Sub Bidang Kelembagaan Dalam rangka melaksanakan tugas dan fungsi yang diemban bidang pembinaan
melaksanakan beberapa program dan kegiatan, diantaranya :
Universitas Sumatera Utara
Tabel 1 Program dan Kegiatan Bidang Pembinaan
No Kegiatan
Volume 1
Lomba Pemilihan Perpustakaan terbaik 1 kali
2 Lomba Pemilihan Pustakawan Teladan
2 kali 3
Pembinaan semua jenis perpustakaan di Sumatera Utara
4 kali
4 Bimbingan Teknis Perpustakaan
3 kali 5
Rapat kerja Perpustakaan di Sumatera Utara 1 kali
6 Pemantapan Pemberdayaan Perpustakaan Sekolah
se-Sumatera Utara 3 kali
7 Sosialisasi Jabatan Fungsional Pustakawan
1 kali 8
Penyuluhan dan Pemasyarakatan Perpustakaan di Kabupaten
6 kali
Sumber : Laporan Program Bidang Pembinaan Tahun 2005
Demi kelancaran dan terlaksananya program dan kegiatan pada bidang pembinaan ditempatkan 12 orang pustakawan.
5. Bidang Arsip
Bidang arsip dipimpin oleh seorang kepala bidang yang berkedudukan Eselon IIIA. Tugas bidang arsip adalah melaksanakan pengelolaan dan pembinaan arsip daerah.
Untuk melaksanakan tugas tersebut kepala bidang arsip melaksanakan fungsi yaitu :
a. Penyempurnaan dan penyusunan standar pelaksanaan pengelolaan arsip in aktif, arsip statis dan pembinaan kearsipan serta standar pelaksanaan tugas-tugas
badan. b. Perencanaan program tahunan dan program jangka menengah dalam bidang
pembinaan arsip daerah sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan. c. Pelaksanaan, pengkoordinasian dan pengendalian pengelolaan arsip in aktif,
arsip statis dan pembinaan kearsipan sesuai standar dan ketentuan yang ditetapkan.
Universitas Sumatera Utara
d. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala bdan, sesuai bidang tugas dan fungsinya
1.6 Profil Perpustakaan
Kategori