55
E. Cara Mengelola Komunkasi
Bagaimana mengelola komunikasi yang baik adalah hal yang sangat penting yang harus diperhatikan oleh pemimpin ataupun karyawan yang ada di
dalam sebuah perusahaan atau institusi. Dengan dibangunnya komunikasi yang baik antara seluruh lapisan karyawan di suatu perusahaan maka tujuan dari
perusahaan tersebut akan lebih mudah untuk dicapai. Pengelolaan komunikasi berkaitan dengan hal-hal yang bersifat rutin
sebagai kejadian yang biasa terjadi, dan yang bersifat khusus incidental dan perlu penanganan yang bersifat khusus. Ada dua hal yang perlu diperhatikan
dalam mengelola komunikasi menurut Purwanto 2006 : 46, yaitu, pertama bagaimana menangani pesan-pesan yang bersifat rutin, kedua bagaimana
menangani krisis komunikasi. Dalam suatu perusahaan biasanya volume pesan-pesan tertulis lebih
banyak tetapi bagaimana cara untuk memaksimumkan manfaat benefit dari kegiatan komunikasi dengan biaya cost tertentu. Untuk dapat memaksimumkan
manfaat dan meminimkan biaya tersebut, seorang pemimpin perusahaan haruslah memperhatikan berbagai hal berikut :
a. Penanganan pesan-pesan rutin
a Mengurangi jumlah pesan
Arus pesan dalam suatu perusahaan yang disampaikan secara lisan maupun tertulis perlu dikelola dengan baik. Perusahaan juga perlu
menghitung berapa rata-rata biaya yang diperlukan untuk mencatat, mengetik, mengedit dan mengirimkan surat serta berapa lama sebuah surat
56 bisnis dapat diselesaikan. Pada PT. MNC Sky Vision Medan penulis
menilai masih banyak jumlah memo yang berlebihan dan tidak berguna, dan terkadang masih sering diadakan rapat pertemuan yang sia-sia karena
permasalahan yang dibahas tetap tidak menemukan pemecahan dari masalah tersebut. Contohnya seperti pertemuan yang diadakan pada hari
sabtu yang diadakan oleh Team Leader Customer Service yang diadakan untuk membahas kinerja yang sudah dilakukan oleh custumer service di
perusahaan tersebut. Pada dasarnya melakukan evaluasi kerja sangat perlu dilakukan untuk menjadikan tolak ukur kinerja karyawannya, akan tetapi
kurang tepat jika dilakukan pada hari sabtu dikarenakan tidak semua customer service yang bekerja pada PT. MNC Sky Vision hadir untuk
bekerja seperti hari biasanya. b
Instruksi yang jelas Kesalahan dalam memberi instruksi dapat menyebabkan macetnya
komunikasi. Seorang pemimpin mempunyai tanggung jawab khusus untuk membuat setiap orang dalam perusahaan tau apa yang harus dilakukan.
Pada PT. MNC Sky Vision Medan salah satu contoh yang dapat diambil adalah instruksi dari team leader customer service kepada bawahannya
custumer service yang sering kali kurang jelas dan dapat menggangu produktifitas kerja. Sering terjadi kesalahpahaman dari apa yang
dimaksudkan oleh team leader kepada custumer servicenya sehingga pesan yang disampaikan salah diartikan oleh customer service di perusahaan
tersebut. Seorang pemimpin atau manajer seharusnya tetap berkomunikasi
57 dengan stafnya secara keseluruhan, untuk menjaga hubungan dengan staf,
dan untuk memberikan umpan balik feedback terhadap perkembangan suatu pesan. Sepeti pada bagian Admin Sales penjualan , sangat jarang
merasakan terjadinya kesalahpahaman yang dapat menghambat produktifitas kerja karyawannya. Instruksi yang jelas dan komunikasi yang
baik terjalin pada bagian Sales. Admin sales pada PT. MNC Sky Vision Medan mampu menjaga hubungan yang baik pada bawahannya sehingga
bawahannya pun mampu memberikan feedback yang baik. Hal ini sangat diperlukan dalam meningkatkan produktifitas kerja pada karyawan PT.
MNC Sky Vision KPU Medan. c
Mendelegasikan wewenang Tujuan perusahaan dalam keseluruhan dapat tercapai bila atasan
mempunyai kepercayaan bahwa orang lain dapat mengerjakan pekerjaan yang dibebankan terhadap mereka. Penulis merasakan bahwa pemimpin
PT. MNC Sky Vision Medan sangat mengerti keinginan karyawan yang juga sangat menginginkan dukungan dan kepercayaan atas pekerjaan yang
diberikan terhadap atasannya. Pemimpin perusahaan tersebut menyadari bahwa dengan cara mendelegasikan wewenang kepada setiap
karyawannya dapat meningkatkan kepercayaan diri karyawannya dikarenakan meraka memiliki rasa dipercaya dan dihargai. Hal ini sangat
berpengaruh terhadap semangat kerja karyawan yang dapat meningkatkan produktifitas kerjanya terhadap perusahaan tersebut. Pada divisi HRO
memberikan wewenang kepada setiap Admin untuk mengatur bawahannya
58 dalam melaksanakan apa-apa saja tugas yang harus dikerjakan dalam satu
minggu dan HRO menerima pertanggung jawaban pada akhir minggu dari Admin yang diberikan wewenang oleh HRO. Delegasi dari atasan kepada
bawahan adalah proses yang diperlukan agar organisasi dapat berfungsi lebih efisien.
d Melatih petugas
Perusahaan dianjurkan untuk menyelenggarakan pelatihan keterampilan berkomunikasi bagi orang-orang yang pekerjaantugasnya berhubungan
erat dengan masalah komunikasi. Pelatihan ini mencakup paling tidak preferensi gaya organisasi dan falsafah-falsafah komunikasi. pemimpin
PT. MNC Sky vision sering mengadakan pelatihan pada divisi Customer Care Representatif untuk mengasah kemampuan dalam berkomunikasi,
dikarenakan pada divisi inilah yang paling sering frekuensinya berhadapan atau berkomunikasi secara langsung dengan pelanggan PT. MNC Sky
Vision Medan. Pemimpin sadar betul bahwa bagaimana cara customer care melayani pelanggan menjadi bagian yang paling vital pada
perusahaan yang bergerak di bidang penjualan jasa televisi berbayar tersebut. Semakin baik komunikasi yang dilakukan karyawan sebuah
perusahaan semakin baik pula tingkat produktifitas yang dihasilkan perusahaan tersebut.
b. Penanganan krisis komunikasi
Kategori