Bagian Perencanaan Pengendalian Produksi Dan Iventory PPPI

BAB III KEGIATAN DI INDUSTRI FARMASI

3.1. Keterlibatan Dalam Produksi

3.1.1. Bagian Perencanaan Pengendalian Produksi Dan Iventory PPPI

PPPI merupakan bagian yang bertanggung jawab dalam perencanaan dan pengendalian bahan produksi dan inventori serta menjadi penghubung antara bagian marketing dan produksi. Tugas dan fungsi dari PPPI adalah : a. Mengevaluasi dan mengkonfirmasi pesanan dari pemasaran unit lain. b. Menghitung dan merencanakan kebutuhan bahan baku kemasan. c. Mengendalikan stok bahan baku kemasan agar efektif dan efisien. d. Merencanakan dan membuat jadwal produksi per triwulan untuk seluruh item. e. Mengendalikan proses produksi agar efektif, efisien, dan sesuai jadwal. f. Menyiapkan laporan Managerial per bulan. Berdasarkan struktur organisasi, PPPI membawahi 2 bagian yaitu : 1 Bagian Perencanaan dan Pengendalian Bahan a. Supervisor pengendalian bahan b. Supervisor perencanaan bahan 2 Bagian Perencanaan dan Pengendalian Produksi a. Supervisor pengendalian produksi b. Supervisor perencanaan produksi

1. Bagian Perencanaan dan Pengendalian Bahan.

Tugas bagian ini merencanakan dan mengendalikan persediaan bahan yang di butuhkan untuk proses produksi, bekerja sama dengan bagian pemasaran yang mengacu pada Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan RKAP . Dalam hal perencanaan bahan PPPI berkoordinasi dengan 4 bagian lain yaitu bagian produksi, bagian pengelolaan mutu, bagian penyimpanan dan bagian pembelian. Perencanaan harus dilakukan secara efisien, beberapa strategi dalam system perencanaan bahan baku dan bahan kemasan adalah sebagai berikut : a. Penentuan kuantum stok ditetapkan berdasarkan hasil produksi tahun sebelumnya dibagi 12 bulan dan stok minimum adalah persediaan untuk tiga bulan. b. Penentuan jumlah ditentukan dengan cara RE Order Level ROL , yaitu kuantum yang menyebutkan waktu dilakukan order kembali. c. Jadwal penerimaan pesanan untuk bahan kemasan adalah 40 hari dari tanggal SPPB Surat Permohonan Pemesanan Bahan dan untuk bahan baku adalah 3 bulan dari tanggal SPPB. d. Jumlah yang di butuhkan termasuk untuk buffer stock, bila kurang akan dibuatkan SPPB Surat Permohonan Pemesanan Bahan . Jumlah permintaan pemesanan barang dari pemasaran akan menjadi bahan pertimbangan, sehingga akan ada beberapa kemungkinan yaitu : a. Pesanan di penuhi 100 karena bahan baku tersedia, SDM mencukupi dan kapasitas mesin besar. b. Pesanan tidak dipenuhi sama sekali karena bahan baku kosong atau mesin produksi rusak. c. Pesanan dipenuhi sebagian atau kurang dari 100 karena keterbatasan bahan dan kapasitas produksi. d. Jumlah pesanan dapat ditambah atau dikurangi, hal tersebut terjadi karena adanya beberapa factor, yaitu kapasitas produksi terbatas, stok obat di pasaran masih banyak, serta bahan baku tidak lengkap. Sesuai dengan pemesanan, maka bagian perencanaan dan pengendalian bahan membuat surat permohonan pemesanan barang SPPB dengan melampirkan spesifikasi bahan dan untuk bahan pengemas disertai contohnya yang kemudian dikirim kebagian pembelian. Untuk pembelian produk local dilakukan oleh bagian pembelian plant Jakarta, sedangkan untuk produk impor dilakukan oleh bagian pembelian kantor pusat yang akan mengkoordinir bagian pembelian ini di seluruh Indonesia. Untuk pengendalian stok bahan dilakukan pengecekan jumlah pemakaian per hari perhitungan dengan cermat pada saat pembuatan SPPB dan mengatur jadwal kedatangan bahan yang akan dipesan sesuai jadwal.

2. Bagian Perencanaan dan Pengendalian Produksi

Tugas utama bagian perencanaan dan pengendalian produksi PP Produksi adalah merencanakan dan mengendalikan proses produksi, agar berjalan lancer dan berkesinambungan. Dilakukan berdasarkan konfirmasi dan dibuat jadwal produksi per minggu dalam satu triwulan. Bila bahan – bahan yang di perlukan untuk produksi telah di terima, maka langkah – langkah selanjutnya adalah : a. Mengevaluasi pesanan dengan mengkonfirmasi Bagian Perencanaan Bahan, Bagian Laboratorium Pengujian dan Bagian Produksi. b. Mengkonfirmasi bagian pemasaran maksimal lima hari kerja. c. Membuat rencana penurunan SPK Surat Perintah Kerja , dimana rencana ini harus di sesuaikan dengan kesiapan bahan dan mesin, SPK diturunkan ke bagian produksi setiap minggu. d. Mengevaluasi SPK apakah SPK tersebut belum, sedang atau sudah di jalankan. Supervisor PP Produksi memonitor perkembangan proses produksi, untuk memudahkan monitoring, maka SPK yang di keluarkan harus diperiksa kelengkapannya, antara lain : 1. Bon Penyerahan Bahan Baku BPBB dari penimbangan sentral PS ke produksi. 2. Bon I sampai ke Bon IV adalah bon penyerahan produk setengah jadi BPPSJ , yaitu : • Bon I dari produksi ke KIP. • Bon II dari KIP ke produksi. • Bon III dari produksi ke KIP. • Bon IV dari KIP ke pengemasan. 3. Bon V adalah bon penyerahan produk jadi BPPJ dari pengemasan ke bagian penyimpanan. 4. Khusus untuk tablet salut terdapat : • Bon IA dari proses massa ke KIP. • Bon IIA dari KIP ke proses. • Bon IB dari cetak ke KIP. • Bon IIB dari KIP ke coating. Setiap minggu dilakukan evaluasi kegiatan produksi dan setiap bulan dibuat laporan evaluasi ke bagian pemasaran, apakah kegiatan produksi memenuhi target atau tidak.

3.2. Bagian Penyimpanan