2.3.3 Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi, baik yang ditulis dari perseorangan, instansi, lembaga, maupun organisasi.
Contoh dari surat resmi adalah : Surat undangan, surat pemberitahuan, dan surat edaran.
Ciri-ciri surat resmi, seperti berikut : a.
Menggunakan kepala surat jika yang mengeluarkannya adalah lembaga atau organisasi.
b. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal.
c. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim atau resmi.
d. Menggunakan bahasa dengan ragam resmi atau baku
e. Menggunakan capstempel jika berasal dari sebuah organisasi atau lembaga resmi.
f. Penulisan surat mengikuti format surat tertentu tidak bebas.
2.4 Surat Mahasiswa
Dalam hal ini, maksud dari surat mahasiswa adalah surat yang diperuntukkan untuk mahasiswa saja. Surat bagi mahasiswa diantaranya adalah surat PKL Praktek
Kerja Lapang, surat TA Tugas Akhir, dan surat asisten laboratorium.
2.4.1 Surat PKL Praktek Kerja Lapang
PKL atau Praktek Kerja Lapang harus ditempuh oleh semua mahasiswa Fakultas Teknologi Industri UPN “Veteran” Jatim dalam setiap perkuliahan yang di
tempuhnya. PKL dapat dilakukan oleh mahasiswa yang sudah menempuh program
SKS kira-kira 110 SKS. Biasanya PKL dilakukan dalam perusahaan atau instansi milik pemerintah maupun swasta dengan menyelesaiakan tugas-tugas yang diberikan
oleh pihak perusahaan dengan mempresentasikan tugas yang diberikan tersebut kepada dosen penguji yang telah ditentukan. Seperti dengan TA, mahasiswa juga
akan diberikan dosen pembimbing untuk membantu dalam mengerjakan tugas yang diberikan oleh perusahaan atau instansi tersebut.
Dalam menempuh PKL mahasiswa dapat melakukan perorangan atau secara berkelompok tergantung mahasiswa tersebut mengajukan dan tergantung dari pihak
perusahaan. Prosedur untuk mengurus PKL dapat mengajukan permohonan surat ke Tata Usaha FTI UPN dengan mengisi surat tempat alamat perusahaan atau instansi,
dengan mengisi nama mahaiswa dan NPM yang nantinya akan dibuatkan permohonan surat dan proposal pleh pegawai Tata Usaha FTI ke perusahaan atau
instansi yang akan dijadikan tempat PKL. Kemudian pihak perusahaan atau instansi tersebut akan memberikan balasan apakah mahasiswa tersebut dapat diterima atau di
tolak dengan alasan tertentu tergantung dari kebijakan perusahaan atau instansi tersebut.
PKL atau Praktek Kerja Lapang merupakan tahap yang harus ditempuh mahasiswa sebelum mengambil Tugas Akhir. PKL juga sebagai latihan untuk
membantu mahasiswa dalam menyelelesaikan Tugas Akhir karena dalam PKL dalam penyelesaiannya tidak jauh berbeda dengan Tugas Akhir.
2.4.2 Surat TA Tugas Akhir
Tugas Akhir adalah tahap yang harus ditempuh oleh mahasiswa tingkat akhir sebelum mahasiswa akan diwisuda. Tugas Akhir juga merupakan termasuk dalam
kuliah yang bobot SKS adalah 4 SKS. Selain halnya dengan PKL, Tugas Akhir juga bisa dapat dikerjakan dengan secara berkelompok atau perorangan tapi, bobot dari
TA lebih berat dibandingkan dengan PKL dalam pengerjaannya. Dalam pengerjaannya, TA dikerjakan dalam berbagai tahap yaitu ketika mahasiswa sudah
dapat menyelesaikan laporan TA pada BAB I, II III dan sudah siap maka mahasiswa dapat mempresentasikan TA pada dosen yang sudah ditentukan yang
kemudian pada BAB IV dan V maka mahasiswa juga akan mempresentasikan lagi TA yang dikerjakan. Setelah itu mahasiswa dapat mengikuti ujian lisan yang nantinya
merupakan tahap mahasiswa tersebut akan di wisuda. Supaya dapat mengajukan Tugas Akhir, mahasiswa dapat mengajukan
persyaratan judul TA pada PIA di masing-masing jurusan. Setelah judul yang di ajukan dapat disetujui maka mahasiswa yang bersangkutan dapat melengkapi sarat-
sarat yang ada dalam formulir pengejuan judul TA misalnya tanda tangan persetujuan dari Kajur Sekjur, dosen pembimbing I dan II yang nantinya akan ditandatangani
juga oleh PIA. Berikut adalah contoh bentuk surat keluar untuk tujuan mengambil data atau literatur.
Gambar 2.1. Bentuk Surat Keluar
Setelah semua persyaratan sudah dilengkapi maka mahasiswa dapat meminta surat penugasan buat dosen pembimbing pada Tata Usaha FTI UPN supaya dosen
juga dapat bekerja untuk membantu menyelesaikan TA yang akan dikerjakan oleh mahasiswa. Dalam hal ini, surat ini disebut surat perintah atau surat keluar yang
tujuannya untuk mencari dan mengambil data. Selain itu juga jika mahasiswa mengalami kesulitan dan membutuhkan data pada suatu perusahaan atau instansi
maka mahasiswa juga bisa meminta surat ini yang intinya supaya mahasiswa yang
bersangkutan supaya diperbolehkan mengambil data atau meminta keterangan tentang TA yang sedang dikerjakan agar membantu dalam pengerjaannya.
2.4.3 Surat Asisten Laboratorium
Kategori