Universitas Teknologi Industri ”Veteran” Jawa Timur. Sistem ini digunakan untuk mengelola surat supaya informasi terkandung didalamya dapat dipergunakan lebih
baik di lingkungan Tata Usaha FTI UPN ”Veteran” Jatim.
1.2. Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan sebelumnya, terdapat beberapa permasalahan, diantaranya sebagai berikut :
a. Bagaimana membuat suatu sistem administrasi surat menyurat. b. Bagaimana mencegah duplikasi surat keluar.
c. Bagaimana membuat laporan surat keluar. d. Bagaimana membuat pengarsipan surat menyurat pada Fakultas Teknologi
Industri Universitas Pembangunan Nasional “Veteran” Jatim.
1.3. Batasan Masalah
Batasan masalah yang digunakan meliputi: a. Pengguna dari sistem ini adalah pegawai Tata Usaha Fakultas dan pimpinan
dalam hal ini adalah dekan Fakultas. b. Ruang lingkup yang digunakan hanya mengenai layanan administrasi surat
dalam hal cetak yang ada di Fakultas Teknologi Industri UPN “Veteran” Jatim.
c. Lampiran-lampiran surat dibuat diluar sistem dan dibuat secara manual. d. Surat bagi mahasiswa membahas : Surat TA, PKL, surat asisten laboratorium.
e. Surat untuk dosen dan pegawai : Surat perintah mengajar, surat perintah dosen wali, surat perintah penguji ujian lisan, surat panitia seminar, surat
peserta seminar, surat perintah panitia ujian lisan, surat perintah pengawas UTS dan UAS, surat tugas pembimbing TA, pembimbing PKL, surat
keterangan masih kuliah, surat keterangan tanggung jawab keluarga untuk
minta tunjangan.
1.4. Tujuan
Tujuan dibuatnya sistem ini adalah merancang dan membuat sistem administrasi surat menyurat dalam Tata Usaha Fakultas Teknologi Industri UPN
“Veteran” Jatim. Dan dengan adanya sistem layanan surat ini diharapkan dapat memudahkan para pengguna dalam mengurus surat yang ada di Fakultas.
1.5. Manfaat
Manfaat yang diperoleh dari pembuatan sistem ini adalah diantaranya mengoptimalkan ruang kerja yang terbatas dalam Tata Usaha FTI, mempermudah
pegawai dikjar dalam pendataan surat, mempermudah penyampaian informasi data surat terhadap pihak-pihak yang bersangkutan, dan juga agar semua data
surat yang diperoleh menjadi lebih akurat.
1.6. Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian yang digunakan dalam mengerjakan tugas akhir ini antara lain adalah :
a. Studi Literatur
Yaitu melakukan pengamatan terhadap permasalahan layanan administrasi surat yang sebenarnya terjadi di FTI UPN “Veteran” Jatim serta browsing internet,
mempelajari dan membaca buku-buku yang ada kaitannya dengan permasalahan yang dihadapi.
b. Analisa Perancangan dan Implementasi.
1. Melakukan analisa terhadap data-data yang telah dikumpulkan dan disesuaikan dengan sistem yang akan dibuat.
2. Melakukan perancangan terhadap aplikasi yang di buat, meliputi : •
Pembuatan Use Case, untuk memberikan gambaran tentang cara kerja sistem yang akan dibuat.
• Perancangan Software
Perancang software pendukung Sistem Pelayanan Administrasi Surat Menyurat.
• Pembuatan Software
Pembuatan software untuk realisasi dari perancangan sistem yang telah dibuat sebelumnya.
• Uji Coba dan Evaluasi Sistem.
Merupakan langkah-langkah untuk menguji sistem yang telah dibuat. Langkah-langkah pengujian ini dilakukan berulang-ulang hingga dicapai
suatu sistem sesuai kebutuhan yang diharapkan. •
Penulisan Tugas Akhir. Merupakan langkah akhir dari perancangan sistem administrasi surat
menyurat, yaitu berupa penyusunan laporan mulai dari latar belakang permasalahan sampai dengan evaluasi sistem yang akan dijelaskan oleh
penulis dalam tahap dokumentasi ini.
1.7 Sistematika Penulisan
