2. Penggunaan model atau bentuk.
3. Penggunaan kode dan notasi.
4. Pemakaian bahasa yang khas.
5. Pencantuman tanda tangan dan stempel organisasi.
Dengan demikian arti dari administrasi surat adalah kegiatan yang dilakukan oleh suatu badan atau organisasi dalam memanajemen suatu surat yang bersifat
ketatausahaan.
2.3 Jenis-Jenis Surat
Jenis-jenis dari surat dibedakan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas dan surat resmi.
2.3.1 Surat Pribadi
Merupakan surat yang dibuat atas nama pribadi atau perorangan yang berisi kepentingan pribadi. Umumnya surat pribadi menggunakan bahasa yang tidak formal
dan tidak baku. Bentuk surat pribadi lebih bebas dengan gaya bahasa yang dibuat sendiri karena menggunakan bahasa yang tidak baku. Surat pribadi biasanya berupa
perkenalan, permintaan maaf, ucapan terima kasih ataupun berita keluarga. Dalam surat pribadi terdapat unsure-unsur didalamnya diantaranya adalah :
a. Tempat dan tanggal
b. Alamat surat
c. Salam pembuka
d. Isi surat pembuka, inti, dan penutup
e. Salam penutup
f. Nama pengirim surat beserta tanda tangan
2.3.2 Surat Dinas
Macam surat yang lain adalah surat dinas yang merupakan surat yang berisi hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan kedinasan. Umumnya menggunakan
bahasa yang formal dan baku dan pada umumnya dikeluarkan oleh lembaga pemerintah atau swasta. Diantara contoh dari surat dinas adalah surat undangan untuk
dinas, surat pemberitahuan, surat permohonan, surat perjanjian, surat tugas, ataupun surat lamaran pekerjaan. Dalam hal ini surat-surat yang ada dalam sistem ini dapat
dikategorikan dalam surat dinas. Unsur-unsur yang terdapat dalam surat dinas biasanya adalah :
a. Menggunakan kop atau kepala surat dan instansi atau lembaga yang
bersangkutan. b.
Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal. c.
Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku atau resmi, seperti : dengan hormat, hormat kami.
d. Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi.
e. Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat.
f. Format surat tertentu. Jika berasal dari instansi pemerintahan biasanya
menggunkan format surat resmi Indonesia baru.
2.3.3 Surat Resmi
Surat resmi adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi, baik yang ditulis dari perseorangan, instansi, lembaga, maupun organisasi.
Contoh dari surat resmi adalah : Surat undangan, surat pemberitahuan, dan surat edaran.
Ciri-ciri surat resmi, seperti berikut : a.
Menggunakan kepala surat jika yang mengeluarkannya adalah lembaga atau organisasi.
b. Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal.
c. Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim atau resmi.
d. Menggunakan bahasa dengan ragam resmi atau baku
e. Menggunakan capstempel jika berasal dari sebuah organisasi atau lembaga resmi.
f. Penulisan surat mengikuti format surat tertentu tidak bebas.
2.4 Surat Mahasiswa
