Prosedur dalam pembuatan surat tugas ini tidak jauh berbeda dengan Tugas Akhir. Setelah mahasiswa sudah mendapat persetujuan dari instansi atau perusahaan
maka mahasiswa dapat mengerjakan tugas yang diberikan selama PKL. Untuk penyempurnaan penyelesaian tugas tersebut maka dibutuhkan seorang pembimbing.
Surat yang sudah dibuat oleh pegawai Tata Usaha FTI UPN maka sudah bisa diberikan kepada dosen yang bersangkutan dan dapat langsung mengerjakan dan
menyelesaikan tugas yang diberikan oleh perusahaan atau instansi dengan baik.
2.6 PHP HyperText Preprocessor
PHP adalah bahasa scripting language yang dirancang secara khusus untuk penggunaan pada web. PHP adalah tool Anda untuk pembuatan halaman web
dinamis, kaya akan fitur yang membuat perancangan web dan pemrograman lebih mudah, PHP pertama kali dibuat oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1995. pada waktu
itu PHP masih bernama FI Form Interpreted, yang wujudnya berupa sekumpulan script yang digunakan untuk mengolah data form dari web. Dia juga menyebutnya
sebagai tools Professional Home Page. PHP juga mendukung penggunaan database seperti MySQL, PostgreSQL, mSQL, Oracle. Untuk dapat menjalankan PHP melalui
browser, maka diharuskan terlebih dahulu terpasang web server misalnya Apache, karena PHP adalah server side scripting language, artinya adalah scripting language
yang dijalankan pada sisi server. Pada PHP tersedia untuk hampir semua platform termasuk Linux dan Windows. Seperti halnya dengan program open source lainnya,
PHP dibuat dibawah lisensi GNU General Public Lisence.
PHP dapat digunakan bersama dengan HTML sehingga memudahkan dalam membangun aplikasi web. PHP juga dapat digunakan untuk melakukan perubahan
database, menciptakan database dan mengerjakan perhitungan matematika. Kode program PHP dapat ditulis menyatu dengan tag HTML dalam file. Kode PHP diawali
dengan tag
?
atau
?php
dan ditutup dengan tag
?.
Tag tersebut disisipkan diantara tag
body
dengan tag
body
dalam tag HTML. Isi dari tag PHP merupakan script dari PHP yang akan diproses. Web server akan menjalankan PHP
untuk menerjemahkan bagian halaman tersebut. Dengan kata lain PHP mengolah data, MySQL adalah pusat data, dan HTML menampilkan data. PHP memiliki
kelebihan antara lain : a.
Bahasa pemrograman PHP adalah sebuah bahasa script yang tidak melakukan sebuah kompilasi dalam penggunaannya.
b. Web server yang mendukung PHP dapat ditemukan dimana-mana dari mulai IIS
sampai dengan apache, dengan konfigurasi yang relatif mudah. c.
Dalam sisi pemahaman, PHP adalah bahasa scripting yang mirip dengan C++. d.
Merupakan open source, artinya anda bisa mendapatkannya tanpa harus membayarnya.
e. Aman, pengguna tidak melihat kode PHP, karena kode yang ditampilkan pada
browser adalah kode HTML.
2.7 MySQL
MySQL adalah sebuah program pembuat database yang bersifat open source, artinya siapa saja boleh menggunakannya dan tidak dicekal. MySQL
sebenarnya produk yang berjalan pada platform Linux. Karena sifatnya yang open source, MySQL dapat dijalankan pada semua platform baik Windows maupun Linux.
MySQL termasuk jenis RDBMS Relational Database Management System. Selain itu, MySQL juga merupakan program pengakses database yang bersifat
jaringan sehingga dapat digunakan untuk aplikasi multi user banyak pengguna. Saat ini database MySQL telah digunakan hampir oleh semua programmer database,
apalagi dalam pemrograman web. Kelebihan lain dari MySQL adalah dapat menggunakan bahasa Query standar yang dimiliki SQL. Perangkat Lunak tersebut
dikembangkan oleh perusahaan di Swedia yaitu MySQL AB. MySQL tersedia sebagai perangkat lunak gratis dibawah lisensi GNU General Public Lisence GPL,
tetapi mereka juga menjual dibawah lisensi komersial untuk kasus-kasus dimana penggunaannya tidak cocok dengan penggunaan GPL.
Terdapat beberapa API Aplication Programming Interface tersedia yang memungkinkan aplikasi-aplikasi computer yang ditulis dalam berbagai bahasa
pemrograman untuk dapat mengakses basis data MySQL antara lain : bahasa pemrograman C, C++, C, bahasa pemrograman Eiffel, smaltak, java, Lisp, PHP.
Sebuah antarmuka ODBC memanggil MyODBC yang memungkinkaan setiap bahasa pemrograman yang mendukung ODBC untuk berkomunikasi dengan basis data
MySQL. Kebanyakan kode sumber MySQL dalam ANSI C. SQL adalah suatu bahasa permintaan yang telah distandarkan untuk semua
program pengakses database seperti Oracle, PostgreSQL, SQL Server, dan lain-lain. Ada beberapa fungsi yang digunakan dalam pembuatan aplikasi antara PHP dan
MySQL. Fungsi tersebut sangat erat kaitannya dengan query SQL. Di dalam MySQL
tersedia query untuk membuat fungsi search, jumlah, update, ataupun edit data dari database, namun pada script PHP dapat langsung ditulis melalui script query Mysql
dengan code select, insert, delete, update, dan sintax-sintax lainnya. Dengan kata lain MySQL adalah sebuah sistem manajemen database. Database adalah merupakan
sekumpulan data yang terstruktur untuk menambah, mengakses, dan memproses data yang tersimpan dalam database komputer, dibutuhkan sebuah sistem database
manajemen seperti MySQL. Sejak komputer menjadi alat yang sangat bagus untuk menangani sejumlah besar data, sebagai utility yang stand-alone atau sebagai bagian
dari suatu aplikasi. Selain itu MySQL juga memiliki beberapa keistimewaan, antara
lain : a. Portability
MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem operasi seperti Windows, Linux, FreeBSD, Mac Os X Server, Solaris, Amiga, dan masih banyak lagi.
b. Open Source MySQL didistribusikan secara open source gratis, dibawah lisensi GPL
sehingga dapat digunakan secara cuma-cuma. c. Multiuser
MySQL dapat digunakan oleh beberapa user dalam waktu yang bersamaan tanpa mengalami masalah atau konflik.
d. Performance tuning MySQL memiliki kecepatan yang menakjubkan dalam menangani query
sederhana, dengan kata lain dapat memproses lebih banyak SQL persatuan waktu.
e. Column types MySQL memiliki tipe kolom yang sangat kompleks, seperti signed unsigned
integer, float, double, char, text, date, timestamp, dan lain-lain. f. Command dan functions
MySQL memiliki operator dan fungsi secara penuh yang mendukung perintah dan Where dalam query.
g. Security MySQL memiliki beberapa lapisan sekuritas seperti level subnetmask, nama
host, dan izin akses user dengan sistem perizinan yang mendetail serta password terenkripsi.
h. Scalability dan limits MySQL mampu menangani database dalam skala besar, dengan jumlah records
lebih dari 50 juta dan 60 ribu tabel serta 5 milyar baris. Selain itu batas indeks yang dapat ditampung mencapai 32 indeks pada tiap tabelnya.
i. Connectivity MySQL dapat melakukan koneksi dengan client menggunakan protokol TCPIP,
Unix soket UNIX, atau Named Pipes NT. j. Localisation
MySQL dapat mendeteksi pesan kesalahan pada client dengan menggunakan lebih dari dua puluh bahasa. Meskipun demikian, bahasa Indonesia belum
termasuk didalamnya.
k. Interface MySQL memiliki interface antar muka terhadap berbagai aplikasi dan bahasa
pemrograman dengan menggunakan fungsi API Application Programming Interface.
l. Clients dan tools MySQL dilengkapi dengan berbagai tool yang dapat digunakan untuk
administrasi database, dan pada setiap tool yang ada disertakan petunjuk online. m. Struktur tabel
MySQL memiliki struktur tabel yang lebih fleksibel dalam menangani ALTER TABLE, dibandingkan database lainnya semacam PostgreSQL ataupun Oracle.
30
BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1. Analisa Sistem
Sistem ini berbasis web dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP. Sistem ini menyediakan ini mengatur surat keluar untuk mahasiswa dan pegawai
di lingkungan FTI yang dikelola oleh bagian Tata Usaha dimana sistem yang sebelumnya menggunakan teknologi scan atau copy untuk berkas surat yang
sudah dicetak dan diatur dalam sebuah rak. Sistem ini nantinya akan memberikan layanan kepada pengguna sistem dalam hal administrasi surat menyurat yang ada
di lingkungnan FTI khususnya dalam hal cetak atau print surat dan arsip surat. Surat yang sudah dicetak akan secara otomatis tersimpan dalam database agar
mempermudah dalam hal arsip data. Dalam sistem ini tersedia fasilitas lihat untuk surat bagi dekan yang berfungsi untuk menge-cek surat-surat yang baru ditanda
tangani oleh dekan. Data surat yang sudah di cetak nantinya akan langsung masuk dan disimpan dalam database sebagai arsip data.
Sistem ini melibatkan pengguna dalam penggunaannya yaitu pegawai Tata Usaha FTI yang berperan sebagai administrator dan dekan yang mempunyai hak
untuk melihat proses cek atau lihat surat keluar. Administrator bertugas untuk melakukan input, edit, hapus, cari, dan print surat. Untuk proses klasifikasi surat
dilakukan berdasarkan jenis kebutuhan surat mahasiswa dan pegawai FTI itu sendiri.
