1. Basis Data
Elemen ini merupakan tempat menyimpan kumpulan data yang nantinya dibutuhkan sistem.
2. Program Aplikasi
Elemen ini merupakan program yang digunakan untuk mengolah sejumlah data berupa variabel-variabel yang dibutuhkan dalam membuat suatu surat
yang nantinya menghasilkan output sesuai yang diinginkan pengguna. Dalam aplikasi ini juga terdapat antarmuka untuk masukan data-data yang berkaitan
dengan output yang nantinya dihasilkan oleh sistem.
3.2.2. Analisa Input dan Output
Dalam analisa masukan dan keluaran ini, admin pegawai Tata Usaha memberikan dua masukan yaitu masukan surat mahasiswa dan masukan surat
pegawai FTI. Inputan surat mahasiswa terdiri dari :
a. Surat TA Tugas Akhir
b. Surat PKL Praktek Kerja Lapang
c. Surat asisten laboratorium
Inputan surat pegawai FTI terdiri dari : a.
Surat perintah mengajar b.
Surat perintah dosen wali c.
Surat perintah penguji ujian lisan d.
Surat panitia seminar e.
Surat peserta seminar
f. Surat perintah panitia ujian lisan
g. Surat perintah pengawas UTS dan UAS
h. Surat DP3 Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan
i. Surat tugas pembimbing TA dan PKL
Berikut juga dijelaskan dalam bentuk gambar gambar 3.3 input berupa isi dari surat dengan memasukkan variabel-variabel yang dibutuhkan, antara lain no
surat, NPM, lampiran, jenis surat, dan hal.
Gambar 3.2 Bentuk Inputan Surat
Sistem dengan tampilan web ini memberikan output yaitu berupa data surat-surat tugas maupun surat perintah, hasil pencarian data surat yang sudah
dibuat dan di print. Berikut adalah bentuk gambar dari output surat.
Gambar 3.3 Bentuk Tampilan Output Surat
3.2.3 Spesifikasi Kebutuhan Sistem
Spesifikasi kebutuhan sistem menjelaskan mengenai pengguna sistem dan hak aksesnya. Sistem administrasi pelayanan surat ini hanya berorientasi pada
internet. Dengan demikian kebutuhan sistem hanya seperangkat PC atau laptop yang terhubung dengan jaringan internet.
3.2.3.1 Pengguna dan Hak Akses
Pengguna sistem ini terdiri dari atas Pegawai Tata Usaha, dan dekan FTI. 1.
Pegawai Tata Usaha Pegawai Tata Usaha dapat menggunakan sejumlah layanan administrasi surat
yang disediakan oleh sistem melalui internet. Layanan tersebut antara lain : Tentang petunjuk penggunaan layanan administrasi surat meliputi login
pengguna, membuat, menambah, menghapus, meng-edit surat, meng-edit informasi, dan cetak surat. Untuk bisa masuk dalam administrasi surat,
sebelumnya harus login terlebih dahulu dengan username dan password yang berbeda sesuai dengan hak akses pengguna.
2. Dekan
Dekan dalam hal ini juga sebagai pimpinan, karena semua surat harus mendapat persetujuan dari dekan. Sebelum menggunakan sistem, dekan harus
login terlebih dahulu. Dekan dapat mengetahui laporan yang ada dalam sistem, yaitu semua surat yang sudah di setujui dalam kurun waktu tertentu.
1.2.4. Perancangan Proses
Perancangan proses digunakan untuk menggambarkan sejumlah proses terstruktur dalam sistem, berorientasi pada aliran proses yang terjadi.
3.2.4.1. Use Case Diagram
Use Case diagram menggambarkan interaksi antara actor dengan proses atau sistem yang dibuat. Diagram ini menunjukkan fungsionalitas suatu sistem
atau kelas dan bagaimana sistem berinteraksi dengan dunia luar. Pada fase desain dalam pengembangan aplikasi atau sistem yang dibuat didasarkan pada kebutuhan
sistem serta permasalahan yang telah didapatkan pada tahap analisa. Gambar berikut menunjukkan bentuk dari use case diagram untuk sistem pelayanan
administrasi surat menyurat pada FTI UPN “Veteran” Jatim.
Input Data Akses Aplikasi
Cek Data
Ubah Data extend
Tata Usaha Cek Laporan
Gambar 3.4 Use Case Diagram Sistem Layanan Surat
Actor yang berinteraksi secara langsung dengan sistem ini adalah pegawai TU dan use case yang dibutuhkan oleh sistem yaitu :
a. Akses Aplikasi
Actor atau pengguna menggunakan sistem administrasi pelayanan surat menyurat dapat mengakses aplikasi untuk memulai dan menggunakan
sistem aplikasi. b.
Cek Data Actor pegawai TU salah satu proses yang dilakukan adalah cek data.
Maksud dari aktivitas ini adalah untuk melihat ataupun menge-cek data surat yang ada melalui sistem dan juga dapat melihat dalam database yang
ada. c.
Ubah Data Selain cek data, pengguna dalam hal ini adalah pegawai TU dapat juga
melakukan ubah data. Tujuan dari ubah data untuk merubah isi dari surat- surat ketika akan melakukan cetak surat.
d. Input Data
Input data aktivitasnya dilakukan oleh pegawai TU. Agar sistem dapat untuk cetak data atau surat, maka sebelumnya actor pegawai TU
mengisikan format dari surat yang akan di cetak.
3.2.4.2 Activity Diagram
Sub bagian ini merupakan activity diagram untuk use case yang sebelumnya telah dijelaskan. Dalam hal ini activity diagram menjelaskan actor
atau pengguna pegawai TU dan Dekan sebagai pimpinan. Activity diagram menggambarkan berbagai alur aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang,
bagaimana masing-masing alur berawal, decision yang mungkin terjadi, dan bagaimana mereka berakhir.
3.2.4.2.1 Activity Diagram Berdasarkan Pegawai TU
Actor pegawai TU sebagai administrator yang dapat merubah, meng-input- kan, dan menghapus data. Actor pegawai TU dapat dijelaskan dalam activity
diagram berikut :
Mulai
Activity diagram diatas menjelaskan tentang salah satu proses yaitu untuk cetak surat dengan actor pegawai TU. Sistem dimulai dengan login terlebih
dahulu dengan memasukkan username dan password. Setelah login pengguna dapat melakukan proses-proses yang ada misalkan edit, delete, dan update surat.
Dalam activity diagram hanya menjelaskan proses surat cetak surat. Proses cetak surat dilakukan dengan memasukkan data yang diperlukan dalam kelengkapan isi
surat. Setiap surat yang sudah di cetak akan langsung masuk dalam database yang ada yang nantinya akan menjadi acuan dalam membuat laporan surat.
3.2.4.2.2 Activity Diagram Berdasarkan Dekan
Dekan dalam hal ini sebagai pemimpin sekaligus pengguna. Karena surat- surat harus mendapat persetujuan dari dekan, maka dekan dapat mengetahui surat-
surat yang sudah ditanda tanganinya berdasarkan kurun waktu tertentu. Berikut adalah activity diagram untuk dekan.
Gambar 3.6 Activity Diagram Berdasarkan Dekan
Dalam menggunakan sistem aplikasi ini dekan terlebih dahulu login dengan memasukkan username dan password.
3.2.4.3 Sequence Diagram
Sequence diagram menunjukkan bagaimana objek-objek berinteraksi untuk menyajikan kronologis sebuah use case. Penjelasan alur pada sequence
diagram hampir sama dengan activity diagram. Interaksi dalam sequence diagram terdiri dari actor pegawai TU, tampilan sistem, sistem, database, dan pegawai
TU. Bentuk dari sequence diagram seperti gambar berikut :
Gambar 3.7 Sequence Diagram Sistem
Secara global actor pegawai TU memasukkan data berpupa username dan password. Dalam hal ini actor pegawai TU memasukkan format, kerangka
atau bentuk contoh surat dalam sistem surat. Pegawai TU juga nantinya akan cek data ke database dan nantinya akan membuat laporan surat yang sudah di cetak
kepada pimpinan dalam hal ini dekan.
3.2.5 Perancangan Data
Pada perancangan data ini menjelaskan tentang rancangan data dari sistem aplikasi yang akan dibuat dengan menggunakan class diagram. Untuk lebih
jelasnya akan dijelaskan berikut ini :
3.2.5.1 Class Diagram
Class diagram menggambarkan interaksi antas class serta atribut-atribut yang melekat pada class tersebut. Class diagram pada sistem ini
merepresentasikan rancangan basis data yang nantinya akan digunakan oleh sistem ini.
Gambar 3.8 Class Diagram Sistem
3.2.6 Perancangan Tabel
Dari perancangan data dengan class diagram tersebut didapatkan rancangan tabel dari sistem. Berikut adalah tabel-tabel tersebut :
1. Tabel Admin
Tabel ini untuk menyimpan data dari Admin petugas TU.
Tabel 3.1 Tabel Admin
No. Nama Fields
Type Panjang
Not Null
Keterangan
2. Tabel Kategori
Tabel ini untuk menyimpan data dari kategori surat.
Tabel 3.2. Tabel Surat Kategori
No. Nama Fields
Type Panjang
Not Null
Keterangan
3. Tabel Permohonan
Merupakan tabel yang berisi data dari permohonan suatu surat. Baik surat mahasiswa maupun surat untuk dosen. Berikut tabel permohonan.
Tabel 3.3. Tabel Permohonan
No. Nama Fields
Type Panjang
Not Null
Keterangan
4. Tabel Surat
Tabel ini berisi data dari surat dalam Tata Usaha FTI UPN “Veteran” Jatim.
Tabel 3.4. Tabel Surat
No. Nama Fields
Type Panjang
Not Null
Keterangan
5. Tabel Config
Tabel config terdapat seperti dibawah ini.
Tabel 3.5. Tabel Config
No. Nama Fields
Type Panjang
Not Null
Keterangan
3.2.7 Perancangan Antarmuka
