3.2. Perancangan Sistem
Pada perancangan sistem berisikan penjelasan mengenai cara kerja secara umum, kebutuhan pengguna baik itu pegawai Tata Usaha maupun dekan. Untuk
fungsionalitas sistem, maka perlu adanya penjabaran mengenai proses dan alurnya. Rancangan use case diagram, activity diagram, sequence diagram
dimodelkan dengan software Rational Rose 2000 Enterprise Edition, hingga dibuat antarmuka dari aplikasi. Diharapkan dapat memperjelas dan memberi
petunjuk pada aplikasi yang dibangun dan dikembangkan.
3.2.1. Deskripsi Umum Sistem
Secara umum, proses bisnis yang terjadi dalam sistem ini dapat dijelaskan melalui gambar berikut ini Gambar 3.1. Sistem ini hanya membutuhkan PC atau
laptop untuk mengakses dan menggunakan sistem ini nantinya dalam penggunaannya akan dihubungkan dalam data yang ada dalam Fakultas Teknologi
Industri UPN “Veteran” Jatim. Deskripsi sistem terdiri dari antarmuka pengguna dengan laptop atau PC untuk akses sistem. Modul administrator yang terdapat
web dari sistem serta modul database yang terdapat database MySql sebagai penyimpanan data-data. Untuk pembuatan surat dengan cara memasukkan data
yang dibutuhkan untuk melengkapi isi dari surat yang akan di cetak.
Gambar 3.1 Struktur Sistem Administrasi Pelayanan Surat
Proses yang terjadi dari gambar diatas dapat dijelaskan sebagai berikut : Suatu administrator atau pegawai TU memanipulasi, input surat yang telah
dirancang dalam file-file PHP yang ada pada sistem administrasi pelayanan surat dan yang terkait dengannya. Modul administrator web mengirim informasi ini ke
antarmuka pengguna. Pengguna mem-browse informasi surat yang diperoleh melalui web browser dan umpan balik data ke server web dan menyimpan data
tersebut di dalam sistem database MySql melalui komponen yang disediakan oleh Apache server dan konektor database yang dirancang. Di dalam database MySql,
semua data dihubungkan dengan Fakultas Teknologi Industri UPN “Veteran” Jatim dan disimpan pada tabel yang berbeda.
Dalam pembuatan sistem aplikasi ini, terdapat beberapa elemen dasar, antara lain :
1. Basis Data
Elemen ini merupakan tempat menyimpan kumpulan data yang nantinya dibutuhkan sistem.
2. Program Aplikasi
Elemen ini merupakan program yang digunakan untuk mengolah sejumlah data berupa variabel-variabel yang dibutuhkan dalam membuat suatu surat
yang nantinya menghasilkan output sesuai yang diinginkan pengguna. Dalam aplikasi ini juga terdapat antarmuka untuk masukan data-data yang berkaitan
dengan output yang nantinya dihasilkan oleh sistem.
3.2.2. Analisa Input dan Output
Kategori