Fasilitas Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Mekanisme Pelayanan Bagian

D. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Mekanisme Pelayanan Bagian

Kemahasiswaan Faktor-faktor yang mempengaruhi mekanisme pelayanan bagian kemahasiswaan yaitu :

a. Fasilitas

Pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat beberapa fasilitas kerja yang berguna untuk membantu para pegawai dalam mengerjakan pekerjaannya, dan untuk mambantu produktivitas kerja para karyawan atau pegawai bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Beberapa fasilitas yang terdapat pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah : a. Komputer dan perangkatnya Komputer adalah salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komput er sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor sehingga dapat menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan berguna untuk mendukung tugas-tugas pegawai di kantor. Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 4 empat PC unit computer yang disediakan, yang berada di ruang kemahasiswaan. Kegunaan komputer pada bagian kemahasiswaan adalah untuk mengetik data-data mahasiswa dan menyimpan arsip atau dokumen mahasiswa yang penting. Universitas Sumatera Utara b. Printer Printer merupakan fasilitas kantor yang digunakan untuk mencetak hasil pengetikan, baik itu berbentuk data, laporan, maupun surat-surat yang diketik melalui komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui denagn jelas dan melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin fotocopy. Pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universiats Sumatera Utara terdapat 4 empat unit mesin printer yang berada pada ruang kemahasiswaan. Kegunaan printer pada bagian kemahasiswaan yaitu untuk mencetak hasil-hasil ketikan berupa dokumen yang telah dibuat sebelumnya. c. Filling Cabinet Filling cabinet adalah peralatan kantor yang biasanya berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal dan digunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip-arsip. Adapun yang tersimpan di dalam filling cabinet adalah surat keterangan aktif kuliah, riset mata kuliah mahasiswa, surat keterangan mahasiswa yang ingin riset survey. Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 2 dua filling cabinet. Filling cabinet dapat menyimpan berkas-berkas sehingga penyusunannya tersusun rapi dan terstruktur akan tetapi filling cabinet hanya dapat menyimpan berkas-berkas dalam jumlah terbatas. d. Lemari Besi Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara memiliki 5 lima lemari besi yang berguna untuk menyimpan data-data mahasiswa dan Universitas Sumatera Utara dokumen penting lainnya. Adapun isi lemari besi adalah kartu registrasi mahasiswai dari angkatan 2000 sampai dengan 2011. e. Lemari Kayu Pada bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara terdapat 3tiga lemari kayu. Lemari kayu yang terdapat pada bagian Kemahasiswaan adalah untuk menyimpan data beasiswa dan untuk menyimpan surat masuk dan surat keluar dan sebagian lagi digunakan untuk menyimpan piagam dan piala. f. Meja Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Eknomi Universitas Sumatera Utara terdapat 9 sembilan meja. Yang terdiri dari 4 empat meja kaca yaitu meja staf pegawai pada bagian Kemahasiswaan, meja Kasubag, meja Ruang Tamu, meja Komputer dan 4 empat komputer serta 1 satu set meja tamu. Meja adalah sebagian prasarana perkantoran yang harus dimiliki untuk mempermudah pekerjaan pegawai atau karyawan. Tetapi yang harus dipertimbangkan bahwa permukaan meja tidak boleh terlalu besar agar segala sudut dapat dijangkau dengan tangan orang yang mempergunakannya. g. Kursi Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat 11 sebelas kursi. Diantaranya adalah 8 delapan kursi yang digunakan untuk kerja pegawai, sementara 2 dua set atau 4 empat kursi lainnya sebagai kursi untuk tamu. Universitas Sumatera Utara Walaupun fasilitas pada Kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia tetapi masih ada kekurangan-kekurangan yang menyebabkan lambatnya pelayanan yaitu : a. Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak. b. Masih banyak folder-folder dengan nama masalah yang sama. c. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip yang tercampur adukkan sehingga pada saat pencarian masih agak sulit menemukannya. d. Masih ada file-file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok masalahnya tidak mencakup dari file tersebut. h. Susahnya mencapai kembali arsip yang diperlukan. i. Yang mengetahui letak dari arsip-arsip hanya arsiparis itu pun terkadang masih harus mencari dengan membongkar beberapa arsip baru dapat ditemukan.

b. Lingkungan Kerja dan Iklim Kerja