Walaupun fasilitas pada Kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia tetapi masih ada kekurangan-kekurangan yang menyebabkan
lambatnya pelayanan yaitu : a. Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak.
b. Masih banyak folder-folder dengan nama masalah yang sama. c. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip yang
tercampur adukkan sehingga pada saat pencarian masih agak sulit menemukannya. d. Masih ada file-file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok masalahnya tidak
mencakup dari file tersebut. h. Susahnya mencapai kembali arsip yang diperlukan.
i. Yang mengetahui letak dari arsip-arsip hanya arsiparis itu pun terkadang masih harus mencari dengan membongkar beberapa arsip baru dapat ditemukan.
b. Lingkungan Kerja dan Iklim Kerja
Lingkungan kerja sangat penting di perhatikan seperti : a. Ruang kerja yang kondusif
Ruangan tenang yang tidak terganggu suara bising dari luar. b. Sistem informasi kurang memadai.
Tidak efektif dan efisien dalam menggunakan mesin printer yang tidak berfungsi dengan baik.
Pemakaian ruang juga selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari
mesin yang digunakan di kantor sampai perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga
Universitas Sumatera Utara
para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu mekanisme pelayanan yang baik dan berkualitas.
Memungkinkan pemakaian ruang keja secara efisien merupakan salah satu tujuan dari pengaturan tata ruang kantor. Pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
USU dalam rangka mendukung penerapkan mekanisme pelayanan yang baik dalam pekerjaan kantor maka hal tesebut dapat dilihat dari :
a Tata ruang kantor yang dipergunakan pada kantor bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi USU dilengkapi dengan Air Conditioner AC. Pengaturan ruangan dilakukan sedemikian rupa sehingga lalu lintas warkat dapat ditempuh
dengan jarak yang singkat. b
Berkas atau file-file yang tidak terpakai lagi segera dibuang. Misalnya, arsip-arsip yang dianggap tidak perlu lagi segera dimusnahkan.
c Alat atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai yang
menggunakannya. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai adalah alat- alat tulis. Pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU alat-alat
tulis secara umum setiap pegawai meletakkannya diatas meja kerja mereka dengan rapi.
c. Sumber Daya Pegawai itu Sendiri
Dalam bagian kemahasiswaan pegawai memiliki produktivitas kerja yang baik, hal- hal yang bersumber dari pegawai itu sendiri antara lain :
a. Pendidikan
Bagian kemahasiswaan semua pegawainya memiliki predikat S1.
b. Kompetensi
