BAB III PEMBAHASAN
A. Mekanisme Pelayanan yang baik
Kegiatan pelayanan adalah suatu aktifitas untuk lebih peduli care pada setiap orang yang membutuhkan kemampuan bantuan kita petugas layanan. Empati dan
peduli yang diberikan oleh petugas layanan pada orang lain costumer bukan bentuk merendahkan diri melainkan sikap mulia yang akan menempatkan posisi seseorang
pemberi layanan dalam tempat yang terhormat di mata orang lain pelanggan. Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang dilakukan
oleh suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan harus memuat beberapa aspek, antara lain :
a. Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket informasi yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas
b. Kesederhanaan, yaitu mencakup prosedur pelayanan dan persyaratan pelayanan c. Kepastian, yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas pelayanan
yang jelas d. Keadilan, yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan tanpa adanya
diskriminasi yang dapat dilihat dari materi atau kedekatan seseorang e. Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas teknis
dan dilengkapi dengan jaminan pelayanan secara administrasi f. Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus tanggap dan
peduli dalam memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan untuk mencari keuntungan pribadi
Universitas Sumatera Utara
Paimin Napitupulu 2009 ; 17, mengemukakan adapun ciri-ciri pelayanan yang baik adalah :
a. Tersedianya sarana dan prasarana yang baik Dalam melayani mahasiswa salah satu yang paling penting diperhatikan
adalah sarana dan prasarana yang dimiliki instansi seperti meja dan kursi yang nyaman. Ventilasi udara dalam ruangan juga harus bersih, aman dan sejuk
serta suasana yang kondusif dan tidak berisik. Kelengkapan dan majunya kecanggihan teknologi sarana dan prasarana yang digunakan mahasiswa, dan
dalam proses belajar mengajar di dalam kelas. b. Tersedianya para staf pengajar dan staf pegawai yang baik
Kenyamanan mahasiswa diruang belajar pada umumnya tergantung dari cara dan perilaku petugas staf pengajar memberikan motivasi dan arahan yang
menarik mahasiswa tersebut, staf pegawai yang ramah, sopan, dan menarik dapat membuat mahasiswa menjadi lebih nyaman dalam segala hal.
Disamping itu, Staf pegawai juga harus cepat tanggap, pandai bicara, menyenangkan serta pintar. Demikian juga cara kerja harus cepat dan cekatan
sangat perlu, hal ini akan berpengaruh untuk produktifitas yang tinggi. c. Bertanggung jawab
Dalam melaksanakan tanggung jawab untuk melayani mahasiswa, baik dibidang akademik dan kemahasiswaan yang memerlukan arahan dan bantuan,
diharapkan petugas agar dapat memberikan yang terbaik bagi setiap mahasiswa. Dalam menjalankan kegiatan pelayanan, petugas harus mampu
melayani mahasiswa dari awal sampai tuntas atau selesai. d. Mampu melayani secara tepat dan cepat
Universitas Sumatera Utara
Dalam melayani mahasiswa diharapkan petugas melakukan pelayanan sesuai dengan prosedur. Layanan yang diberikan sesuai jadwal untuk pekerjaan
tertentu dan jangan membuat kesalahan dalam arti pelayanan yang diberikan sesuai dengan keinginan mahasiswa.
e. Mampu berkomunikasi Petugas diharapkan mampu berkomunikasi baik lisan dan tulisan dengan baik
kepada setiap mahasiswa, artinya agar mahasiswa dengan cepat dan mudah memahami dan mengerti informasi yang dijelaskan oleh petugas.
Berdasarkan uraian diatas terlihat jelas bahwa mekanisme pelayanan pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU saat ini yang diberikan oleh staf petugas masih
belum baik dan berkualitas, antara lain : a. Penyampaian informasi yang tidak akurat dan sumber yang tidak jelas, membuat
mahasiswa selalu menjadi salah dan bingung dalam bertindak dan melakukan sesuatu, baik dalam hal pendidikan, administrasi, dan kemahasiswaan serta
adanya sumber pada setiap bagian organisasi dan departemen yang sangat sulit untuk diminta klarifikasi kebenaran dari informasi tersebut.
b.Penerimaan beasiswa kepada mahasiswa yang sering tidak tepat sasaran, dikarenakan persyaratan beasiswa yang masih bersifat umum, sehingga tidak
terdapat spesifikasi khusus terhadap mahasiswa yang berprestasi dan kurang mampu, seperti penyertaan surat keterangan tidak mampu.
c. Segala kegiatan yang dilakukan harus menunggu keputusan dari Biro Rektor sehingga apabila ada informasi yang kurang jelas memerlukan waktu yang lama
untuk mengklarifikasinya.
Universitas Sumatera Utara
Disamping itu terdapat masalah fasilitas yang sering dijumpai atau terjadi dalam pekerjaan kantor yang menjadi salah satu faktor penyebab kurang baiknya mekanisme
pelayanan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut : a. Virus pada komputer yang sering mengganggu dan memperlambat pekerjaan
pegawai saat pengolahan data dan penyimpanan data yang terganggu. b. Mesin printer tersedia cukup tetapi tidak berfungsi dengan baik, misalnya tinta
yang tidak bisa jalan. a. Jumlah lemari untuk penyimpanan arsip yang sangat minim dan sudah sangat
tua usianya, sehingga pegawai sulit untuk mengklasifikasikan arsip lebih terperinci.
b. Jumlah Filing Cabinet
yang terbatas juga mempersulit untuk penyimpanan
arsip berdasarkan klasifikasinya.
B. Lembaga Kemahasiswaan
Kategori