Mekanisme Pelayanan Kemahasiswaan Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
PROGRAM STUDI DIII KESEKRETARIATAN MEDAN
MEKANISME PELAYANAN KEMAHASISWAAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Oleh :
NAMA : YUNISA HUSNI
NIM : 092103068
PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN
Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi
Universitas sumatera Utara 2012
(2)
TANDA PERSETUJUAN TUGAS AKHIR
NAMA : YUNISA HUSNI NIM : 092103068
JURUSAN : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : MEKANISME PELAYANAN KEMAHASISWAAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Tanggal : 20 April 2012 Ketua Program Studi D III Kesekretariatan
(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM) NIP. 19741012 200003 2 003
Tanggal : 20 April 2012 DEKAN,
(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec) NIP : 19550810 198303 1 004
(3)
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN MEDAN
PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR
NAMA : YUNISA HUSNI NIM : 092103068
JURUSAN : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN
JUDUL : MEKANISME PELAYANAN KEMAHASISWAAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
Medan, 20 April 2012 Menyetujui Pembimbing
( Dra, Ulfah, MSi) NIP . 19491114 198303 2 001
(4)
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahiim. . .
Alhamdulillah dengan rasa syukur kehadirat Allah SWT karena atas rahmatNya,
penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan sebaik – baiknya.
Tugas Akhir ini dibuat dengan tujuan untuk melengkapi salah satu syarat dalam
menyelesaikan perkuliahan pada Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari sepenuhnya bahwa tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan dan
masih benyak terdapat kekurangan akibat keterbatasan pengetahuan yang penulis miliki.
Untuk itu, penulis dengan kerendahan hati menerima masukan berupa saran dan kritik yang
sifatnya membangun guna perbaikan dan penyempurnaan tugas akhir ini.
Dalam penyelesaian tugas akhir ini penulis banyak mendapat bantuan dari bergbagai
pihak, baik itu berupa saran dan bimbingan. Maka pada kesempatan ini penulis ingin
mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara.
2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi
DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
3. Ibu Dra. Ulfah, MSi, selaku dosen pembimbing saya yang sudah memberikan
bimbingan dan arahannya dalam penulisan Tugas Akhir ini.
4. Simply dedicated to my mother, my mother, and my mother... ! Could I ask one
(5)
5. Untuk papa tersayang yang selalu dan akan selalu bangga sama aku.
6. Terspesial untuk K’ Dewi & B’ Adim yang selalu sabar , plus fatia Aiza ( belajar yg
bagus ya), K’ Ira & B’ Tavip plus Fajar Akbar Ikhbar, K’Uci & B’Agung plus
Knezia, K’ Meimi & B’ Aan , penulis ucapkan terima kasih atas dukungan dan
doanya.
7. Teruntuk satu-satunya abangku Ari, you’re my best bro.
8. My Best Friend : Citra Rubianisa ( always keep smile, OK ), Siti Fatmah ( thanks
for everything n be yourself ), Nanny Hasita ( pertahankan prinsipmu, I Luv U )
makasih telah ada & menghibur disaat tak terduga kala penulis sedih dan kesal, I
Love all of U !!
9. Seluruh Manajer McDonald Tasbi, makasi atas izin request skejulnya =) ), dan para
staf karyawannya yang masih aktif maupun alumni ( wherever u guys are...gak tau
mo bilang apa, pkoknya makasi buat semuanya ).
10.Buat para abang- abang dan temen cowokku, B’ Gea ( I know about U, it’s Ok ),
Rifki upil, B’Andi capcuzzz , B’ Tejo , B’ Boby, B’ Bonggal, Agung, B’ Bembenk,
B’ Tua, Hakim, Firman, Yudi, b’agus, b’CK dan yang lainnya Thank U for
everything.
11.Buat kakak – kakakku dan temen – temen yang lain kak Mery, kak Niyati, kak Ayi,
kak Uli ( mama Queen ), Fitri, Debi, k’icut dan yang lainnya , makasih buat
semuanya.
12.Kepada teman-teman kelompok 11 : Nitya , Hendra, Kiki, Desi dan Khairunnisa
penulis ucapkan terima kasih atas bantuan dan kerja samanya.
13.Kepada seluruh teman-teman DIII Kesekretariatan stambuk 2009 tetap semangat
dan terima kasih untuk kebersamaan selama 5 semester ini semoga kita semua
(6)
14.Buat teman-teman tercintaku yang lain ( yang gak bisa disebutin namanya satu per
satu, but i’m sure u know that I thank u ! ) makasih telah ada & menghibur disaat
tak terduga kala penulis sedih dan kesal.
15.Terakhir , especially for my “ Sem – R. H. H “ who always stand by me when I
need…..Thanx for everything that u have given to me. SHMLY...
.
Medan 20 April 2012.
(7)
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR……… i
DAFTAR ISI………. iv
DAFTAR TABEL………... vi
DAFTAR GAMBAR……….. vii
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah………. 1
B. Perumusan Masalah……… 4
C. Tujuan Penelitian……… 4
D. Manfaat Penelitian……….. 4
E. Landasan Teoritis ... 5
F. Metode Penelitian………. 10
BAB II PROFIL PERGURUAN TINGGI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... 13
B. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... 16
C. Tujuan Umum Fakultas Ekonomi USU ... 17
D. Struktur Organisasi dan Personalia... 17
E. Job Description ... 24
F. Jaringan Usaha Terkini ... 30
(8)
BAB III PEMBAHASAN
A. Mekanisme Pelayanan yang baik ... 34 B. Lembaga Kemahasiswaan ... 38 C. Pelayanan Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU ... 44
D. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Mekanisme Pelayanan Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU ... 48
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan ... 57 B. Saran ... 58
(9)
DAFTAR TABEL
Tabel Judul Halaman
(10)
DAFTAR GAMBAR
Tabel Judul Halaman
Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara………. 19 Gambar 2.2 Sruktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan Fakultas
(11)
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Globalisasi telah memicu peningkatan kesadaran secara global di semua sektor
kehidupan masyarakat dunia yang wujudnya dalam bentuk pergeseran cara berfikir dan
bertindak sehingga mempengaruhi semua dinamika sektor dan perilaku kehidupan
masyarakat. Salah satu pergeseran berfikir tersebut adalah tuntutan bagaimana
menyediakan mekanisme pelayanan bermutu tinggi sesuai dengan nilai-nilai dan
kebutuhan masyarakat bangsa, yang saat ini kemudian menjadi tema sentral paradigma
baru dari pelayanan (Bijah Subijanto : 2007).
Kegiatan pelayanan adalah kegiatan sadar yang dilakukan oleh seseorang dalam
memenuhi kebutuhan orang lain dengan cara yang terbaik. Melayani adalah kesediaan
seseorang untuk memberikan jasa pada orang lain. Kesediaan memberi haruslah muncul
dari sebuah kesadaran dalam diri seseorang tanpa adanya paksaan dari pihak manapun.
Agar seseorang mau melakukan secara sadar dan ikhlas dalam melakukan sesuatu
haruslah bermula dari cara pandang seseorang terhadap dirinya dan orang lain.
Pelayanan mempunyai peranan yang sangat penting dalam mendukung instansi
pemerintah atau fakultas dalam mencapai tujuannya. Pada setiap organisasi umumnya
terdapat sub-sub bagian kerja, pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
terdapat beberapa sub-sub bagian kerja, contohnya bagian Kemahasiswaaan.
Pekerjaan-pekerjaan khususnya bagian kemahasiswaan harus bebas dari cara kerja yang
(12)
sederhana. Bagian ini di khususkan untuk memberikan pelayanan kepada mahasiswa
seperti pengurusan surat aktif kuliah, penerimaan mahasiswa baru, beasiswa dan lainnya.
Tetapi dalam hal ini mekanisme pelayanan yang baik belum sesuai dengan apa yang
diharapkan mahasiswa, terhadap pelayanan yang saat ini diberikan oleh para pewagai.
Pelayanan yang baik dan berkualitas adalah pelayanan yang cepat,
menyenangkan, tidak mengandung kesalahan dan mengikuti prosedur yang telah
ditetapkan. Disamping itu terdapat juga masalah fasilitas yang sering dijumpai atau
terjadi dalam pekerjaan kantor pada bagian Kemahasiswaaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
Adanya pelayanan yang kurang maksimal dari petugas yang akhirnya dapat
mengakibatkan adanya pandangan yang negatif dari pelayanan kemahasiswaan yaitu
diawali dengan fungsi organisasi, dan lemahnya pemahaman fungsionaris terhadap
aturan organisasi.
Dilihat dari program yang dicanangkan, lembaga kemahasiswaan lemah dalam
hal pengembangan kreativitas dan tidak memiliki tolak ukur yang jelas dalam menilai
suatu keberhasilan sebuah program. Anggaran juga menjadi masalah dalam sistem
pelayanan kemahasiswaan dimana minimnya anggaran untuk lembaga kemahasiswaan
dan hal ini juga tidak lepas dari peranan lembaga kemahasiswaan itu sendiri yang belum
independen dalam mengelola anggarannya. Sehingga perlunya kesadaran yang tinggi
dari pegawai untuk meningkatkan pelayanan bagi mahasiswa.
Jika dibandingkan dengan sub bagian pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara bagian Kemahasiswaaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
sudah lebih baik karena penermpatan sumber daya yang ada sudah berdasarkan
(13)
bagian pendidikan pembagian kerja pegawai masih belum jelas masih banyak pegawai
yang merangkap beberapa tugas.
. Namun di bagian kemahasiswaan juga masih terdapat beberapa kelemahan
seperti seharusnya bagian kemahasiswaan memiliki fasilitas yang lebih dibandingkan
dengan bagian lain misalnya dalam hal penyediaan alat-alat kantor yang memadai dan
seharusnya kemahasiswaan juga dilengkapi dengan ruang tunggu mahasiswa yang cukup
memadai dibandingkan dengan sub-sub kerja bagian lain di Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
Oleh karena, penulis terdorong untuk mengetahui mengenai mekanisme
pelayanan kemahasiswaa,sehingga penulis tertarik untuk menulis mengenai mekanisme
pelayanan kemahasiswaan. perbandingan antara suatu kegiatan dengan hasilnya melalui
dua unsur yaitu kegiatan dan hasil dari kegiatan tersebut, maka penulis memilih judul “ Mekanisme Pelayanan Kemahasiswaan Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.
B. Perumusan Masalah
Masalah pokok yang dibahas dalam tugas akhir ini adalah : “ Apakah pelayanan
kemahasiswaan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah diilaksanakan
dengan baik sehingga dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan ?”
C. Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
a. Untuk mengetahui bagaimana mekanisme pelayanan kemahasiswaan yang
(14)
b. Menambah pengetahuan dan wawasan pemikiran penulis tentang mekanisme
pelayanan kemahasiswaan pada Fakultas Ekonomi USU.
D. Manfaat Penelitian
Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah :
a. Bagi Penulis
Untuk melatih dalam berfikir secara ilmiah serta menambah wawasan
pengetahuan di bidang manajemen pelayanan.
b. Bagi Fakultas Ekonomi
Memberikan bahan masukan penyeleksian dalam mengatasi masalah tentang
mekanisme pelayanan kemahasiswaan guna peningkatan kwalitas pelayanan
dimasa datang.
c. Bagi pembaca
Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap
pembacanya.
d. Bagi peneliti lanjutan
Sebagai bahan pertimbangan bagi yang ingin meneliti mengenai penelitian yang
sama yaitu, Mekanisme Pelayanan Kemahasiswaan Pada Fakultas Ekonomi
(15)
pada Universitas Sumatera Utara sehingga diharapkan menghasilkan penelitian
yang lebih sempurna dan teruji.
E. Landasan Teoritis a. Definisi Pelayanan
Pelayanan adalah suatu usaha untuk membantu menyiapkan (mengurus) apa yang
diperlukan orang lain”. Pengertian lain pelayanan yaitu serangkaian kegiatan atau urutan
yang terjadi dalam interaksi langsung antara seseorang dengan orang lain atau dengan
mesin secara fisik dan menyediakan kepuasan pelanggan.
Berikut ini sejumlah pengertian pelayanan menurut beberapa pakar yang sudah
terpublikasi secara umum :
Menurut Kotler dan Tjiptono (2005 ; 16) :
Pelayanan adalah perbuatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain
yang pada dasarnya bersifat intangible (tidak berwujud).
Disamping itu, menurut Menurut Swastha (2004 : 342) :
Pelayanan adalah kegiatan yang dapat diidentifikasi dan bersifat media penghubung
antara satu pihak dengan pihak lain dengan maksud dan tujuan tertentu.
Artinya bahwa pelayanan adalah sebuah aktifitas yang sifatnya sebagai penghubung
antara yang diberikan layanan (menerima layanan) dengan tujuan yang hendak dicapai.
Menurut Nitisemito (2006 : 45) :
Pelayanan adalah aktifitas yang mendukung kelancaran pemasaran produk dari
(16)
karena penilaian konsumen biasanya akan berakhir pada proses pelayanan terutama ketika
produk diterima konsumen.
Dengan demikian, maka pelayanan harus dipandang sebagai suatu manfaat bagi
semua pihak yang terlibat dalam pelayanan tersebut, yaitu pihak yang melaksanakan
pelayanan, di mana akan memperoleh imbalan jasa, seperti uang atau kepercayaan dari pihak
yang terlayani dan pihak yang terlayani, di mana akan memperoleh hasil yang diinginkan,
baik hasil dalam bentuk materi maupu n moril.
b. Definisi mekanisme pelayanan
Mekanisme pelayanan merupakan suatu proses kegiatan yang dilakukan oleh pihak
lain yang ditujukan guna memenuhi kepentingan orang dengan sistem-sistem yang ada /
ditentukan (Munir, 2000 ; 17).
Pengertian lain mekanisme pelayanan menurut James Havery (2008 : 251): adalah
prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen melayani yang
berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu
kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.
Menurut John Mc Manama ( 2007 : 84 ) : mekanisme pelayanan
adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari prosedur- prosedur yang saling
berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai pelayanan dengan
hasil yang diinginkan pelanggan secara efektif dan efisien.
Sesuai dengan sejumlah definisi diatas, maka pengertian mekanisme pelayanan dapat
dipadatkan yaitu : Sebagai suatu proses yang berlangsung secara rutin dan berkesinambungan
(17)
c. Mengukur Standar mekanisme pelayanan
Mangkunegara (2001 : 67) memberikan definisi standar mekanisme pelayanan adalah
standar tingkat pelayanan yang diberikan kepada pihak yang membutuhkan pelayanan
berdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan dan pihak yang dilayani merasa puas dan
memberikan respon positif.
Menurut pengertian di atas, bahwa kualitas mekanisme pelayanan adalah bentuk
pelayanan yang memenuhi standar yang ditetapkan. Misalnya kualitas pelayanan bagi
perusahaan, berarti ukurannya adalah besarnya perbandingan antara output dengan input,
relatif rendahnya jumlah jam kerja digunakan, tetapi hasilnya sesuai yang direncanakan dan
kecepatan menyelesaikan pekerjaan sesuai yang ditargetkan, tetapi hasilnya memenuhi
syarat, sedangkan standar ukuran kualitas mekanisme pelayanan bagi konusmen, berarti
konsumen merasa puas atas layanan yang diberikan atau diterima dan juga adanya tingkat
kepercayaan konsumen terhadap perusahaan.
Dari hasil pengkajian ahli ekonomi mengenai pentingnya mekanisme pelayanan yang
baik dengan mewujudkan tercapainya kepuasan pelanggan , memberikan tanggung jawab
kepada setiap orang dan melakukan perbaikan pelayanan secara berkesinambungan.
(18)
Konsep menurut (Tjipto,2007 ) terdiri dari empat bidang :
a). Berfokus kepada pelanggan
Prioritas utama adalah menidentifikasi keinginan, kebutuhan dan harapan pelanggan.
Selanjutnya dirangcang sistem yang dapat memberikan jasa atau layanan tertentu yang
memenuhi keinginan pelanggan tersebut.
b). Keterlibatan pegawai secara menyeluruh
Semua pihak yang terkait dengan upaya peningkatan pelayanan hares dilibatkan secara
total menyeluruh. Karena itu, manajemen harus dapat memberikan peluang perbaikan
kualitas terhadap semua pegawai. Selain itu, kepemimpinan harus pula memberikan
kesempatan berpartisipasi kepada semua pegawai yang ada dalam organisasi, serta
memperdayakan pegawai atau karyawan dalam merancang dan memperbaiki barang, jasa,
sistem dan organisasi.
c). Sistem pengukuran
Komponen dalam sistem pengukuran terdiri dari: menyusun standar, mengidentifikasikan
ketidaksesuaian dan mengukur kesesuaiannya dengan keinginan pelanggan dan
Mengoreksi penyimpangan dan meningkatkan kinerja.
d). Perbaikan kesinambungan.
Dengan Memandang bahwa semua pekerjaan sebagai suatu proses dan selalu
mengantisipasikan perubahan keinginan, kebutuhan dan harapan para pelanggan.
F. Metode Penelitian
a. Lokasi dan Jadwal kegiatan
Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi pada kantor bagain Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan.
(19)
kerja dalam pekerjaan kantor. Untuk lebih jelasnya kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel
1.1 di bawah ini.
TABEL 1.1
Jadwal Penulisan Tugas Akhir
Kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III Minggu IV
Persiapan
Pengumpulan data
Penulisan Laporan
Sumber :Penulis (2012)
b. Sumber Data
Sumber data yang menjadi pedoman bagi penulis dibagi dalam dua sumber, yaitu :
a). Data Primer
Yaitu data yang diperoleh dengan cara mendatangi langsung ke objek yang
diteliti. Dalam hal ini objek penelitian adalah pada bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dimana data yang diperoleh dari
lapangan, wawancara dan tanya jawab.
b). Data Sekunder
Yaitu data yang diperoleh dari sumber-sumber lain atau secara tidak langsung
(20)
diambil dari perusahaan maupun dari perusahaan maupun dari luar perusahaan,
seperti : buku-buku, surat kabar, literatur dan media lainnya yang relevan yang
tentunya menunjang pada pengolahan data primer yang telah dikumpulkan.
c. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai
berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Dalam bab ini, membahas latar belakang penelitian, perumusan masalah,
tujuan, manfaat penelitian, jadwal penelitian serta sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL PERGURUAN TINGGI
Dalam bab ini, membahas mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara, struktur organisasi dan Job Description, jenis kegiatan,
kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.
BAB III : PEMBAHASAN
Dalam Bab ini membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis. Penelitian
tersebut dilakukan pada Kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara berkaitan dengan mekanisme pelayanan kemahasiswaan
(21)
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini, menjelaskan tentang kesimpulan yang merupakan inti dari
pembahasan penelitian dan saran yang merupakan masukan yang membangun bagi
(22)
BAB II
PROFIL PERGURUAN TINGGI
A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di Kota Medan atau di luar
Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di
Darussalam (Universitas Syariah Kuala ) Kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai
Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.
Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota
Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai
nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu
tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap
berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada
waktu itu ).
Dengan perjalanan yang panjang, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
berdirilah dengan perlahan-lahan, dimana untuk pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara diwaktu itu dipercayakan kepada Prof. Tjung Ted Koei dengan jabatan
Acting dengan Kepala Biro Administrasi dipegang oleh T. Cheffudin (almarhum).
Berdasarkan program kerja yang ditetapkan semula pada sidang dewan dosen
Fakultas Hukum Universitas Sumatera Utara 21 Juli 1961, ada 4 perencanaan pedoman,
yaitu:
1) Mengenai Kurikulum dibuka 2 jurusan, yaitu:
(23)
b. Jurusan Ekonomi Perusahaan (sekarang jurusan manajemen)
2) Masalah sistem pengajaran dan ujian.
3) Tenaga pengajar untuk tahun pertama dan kedua adalah sebagai berikut:
a. Prof. Dr. Tjung Ted Koei
b. Prof. Mr. Suhunan Hamzah
c. Drs. T. M. H. L. Tobing
d. Drs. T. Mustafa
e. Drs. Aziz Siregar
f. Drs. M. A. T. Sihaloho
g. A. T. Baros
h. B. P. Hasibuan
Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di
Kutaraja (sekarang Banda Aceh ) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan
bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka memperoleh status negeri dengan
surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang
Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan
pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961
yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961.
Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No
0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi
(24)
No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan
Strata-1 dan Program Pendidikan Diploma III.
Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 ( tiga ) Departemen, yaitu :
a. Departemen Ekonomi Pembangunan
b. Departemen Manajemen
c. Departemen Akuntansi
Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :
a. Jurusan Kesekretariatan
b. Jurusan Keuangan
c. Jurusan Akuntansi
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima
Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.
B. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Visi :
Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu
Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan
pasar dalam persaingan global.
Misi :
Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang
ilmu ekonomi, manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.
b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan
(25)
c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan
pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber
pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.
d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku
pelanggan ( customer ) dan Stakeholders lainnya.
e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan
pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang
bertaraf nasional dan internasional.
C. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan
diri terhadap perkembangan nasional dan internasioanl.
b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan
pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/
perubahan.
c. Memberikan dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi penelitian
sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara
penyelesaian masalah yang ada.
D. Struktur Organisasi dan Personalia
Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan
tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan
(26)
Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang
diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu akan
tugas,wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawaitersebut dengan sendirinya
mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan
lancer, hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan
bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk
mengatur seluruh akyivitas maupun kegiatan tersebut. Pengaturan ini dihubungkan
dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun
dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.
Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan,
sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan
koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.
Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan
perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian
kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertical melaui saluran tunggal.
Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada
(27)
Gambar 2.1
Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara Rektor dan
Pembantu Rektor
Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen
Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 2011 (Data Diolah)
Dekan dan Pembantu Dekan
Dewan Pertimbangan Fakultas
Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian
Kemahasiswaan Ketua dan
Sekretaris Departemen Ketua Program
Studi Inter Departemen
Ketua Lab/Study
Bengkel Ketua Program
Studi Intra Departemen
(28)
PIMPINAN UNIVERSITAS
Rektor : Prof. Dr. dr Syahril Pasaribu,
D.T.M.&H.,MSc.(C.T.M), Sp.A.(K)
Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc., Ph.D.
Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng.
Pembantu Rektor III : Prof. Dr. Nimgrum Natasya, S.H.,M.L.I
Pembantu Rektor IV : Ir. Yusuf Husni
PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI
Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga. MEc
Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak
Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, M.M., Ak
Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si.
DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS
Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec. Ac
Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec
ANGGOTA
Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS
Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si
Prof. Dr. Azhar Maksum, Mec. Acc
Prof. Dr. Robinson Tarigan, MRP
Prof. Dr. Ramli, MS
(29)
Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak
Ami Dilham, SE, M.Si
Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak
Drs. Bongsu Hutagalung, SE, M.Si
PROGRAM S1
Ekonomi Pembangunan
Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo, SE, Mec
Ketua Program Studi : Irsyad Lubis.M.Soc.Phd
Sekretaris Departemen : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si
Sekretaris Program Studi : Paidi Hidayat.SE.Msi
Manajemen
Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME
Ketua Program Studi : Dr. Endang Sulistya Rini.SE.Msi
Sekretaris Departemen : Dra. Marhayanie, M.Si
Sekretaris Program Studi : Dra. Marhayanie, M.Si
Akuntansi
Ketua Departemen : Dr. Syarifuddin Ginting S., SE., M.A.F.I.S., Ak
Ketua Program Studi : Drs. Firman Syarif .Msi.Ak
Sekretaris Departemen : Drs. Hotmal Djafar, MM, Ak
(30)
PROGRAM DIPLOMA
Keuangan
Ketua : Drs. Bongsu Hutagalung, SE, MSi
Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi
Akuntansi
Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak
Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak
Kesekretariatan
Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM
BAGIAN TATA USAHA
Kepala Bagian Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si
Kasub. Keuangan : Hj. Eka Yuliana, SE
Kasub. Umum dan Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si
Kasub. Akademik : Hj. Fepty Aniar, SE
Kasub. Kemahasiswaan : Hj. Zailiana, S.Sos
(31)
BAGIAN KEMAHASISWAAN
Kepala Bagian Kemahasiswaan : Nina Zailiana, S.Sos
Anggota : Emma Deliana, S.Sos
Sri Wardhani, SE
Saparuddin, SE
Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan FE USU
Sumber : Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU Pudek III
Drs. Ami Dilham, M.Si
Kasubag
Zailiana, S.Sos
Pegawai
Emma Deliana, S.Sos
Pegawai
Sri Wardani, SE
Pegawai
(32)
E. Job Description
Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :
a. Bagian Tata Usaha
Tugas bagian tata usaha adalah :
a). Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) bagian dan
mempersiapkan penyusunan (RKAT) bagian.
b). Menghimpun, menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan
akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,
kepegawaian dan perlengkapan.
c). Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi
umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan
perlengkapan.
d). Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian,
keuangan dan kearsipan.
e). Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.
f). Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan
kepada masyarakat.
g). Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.
(33)
i). Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan
kegiatan fakultas.
j). Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.
b. Sub Bagian Akademik
Tugas sub bagian akademik adalah :
a). Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub babian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b). Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan
pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.
c). Melakukan administrasi akademik.
d). Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.
e). Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.
f). Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.
g). Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di
lingkungan fakultas.
h). Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan
(34)
c. Sub Bagian Umum dan Keuangan
Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :
a) Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.
b) Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di
lingkungan fakultas.
c) Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.
d) Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggung
jawaban keuangan.
e) Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas,
pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti
kebenarannya.
f) Mengoperasionalkan system informasi keuangan.
g) Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.
h) Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.
i) Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) subbagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
(35)
d. Sub Bagian Kepegawaian
Tugas sub bagian kepegawaian adalah :
a) Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b) Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian.
c) Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.
d) Melaksanakan urusan mutasi pegawai.
e) Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.
f) Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/
pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak
tetap/emeritus, izin dan cuti.
g) Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.
h) Memproses SK jabatan structural dan fungsional.
i) Memproses pelanggaran disiplin pegawai.
j) Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
e. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni
Tugas bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :
a) Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.
b) Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.
(36)
e) Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f) Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g) Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan
mahasiswa.
h) Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i) Mengoperasionalkan system kemahasiswaan dan alumni.
j) Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.
k) Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
f. Sub Bagian Perlengkapan
Tugas sub bagian perlengkapan adalah :
a) Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan
mempersiapkan penyusunan (RKAT) bagian.
b) Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.
c) Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.
d) Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan
perlengkapan.
e) Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan.
f) Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.
g) Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
(37)
g. Sub Bagian Perpustakaan/ Ruang Baca
Tugas sub bagian Perpustakaan :
a) Controller
a. Inventaris Ruang Baca/ Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU.
b. Kinerja Pegawai/Staf Administrasi Ruang Baca.
c. Proses Regristrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai jurusan.
d. Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara mempergunakan
fasilitas perpustakaan/ruang baca.
b) Laporan
a. Sesuai usul mahasiswa/staf pengajar mengajukan permohonan pembelian
buku-buku atau jurnal baru kepada Dekanat baik secara lisan/surat sebagai
proses pendukung proses belajar.
b. Perminatan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan.
c. Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar, staf
administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca tidak
sesuai dengan peraturan yang ditetapkan Dekanat.
F. Jaringan Usaha / Kegiatan
Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan
mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan
pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan
merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non – profit ( tidak
(38)
Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada
pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian
yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa
pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu
penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan yang mempunyai kuallitas yang baik dan
mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.
G. Kinerja Usaha Terkini
Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus dijlankan
sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk mencapai itu semua
begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya
agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam
mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin serta
loyalitas dalam bekerja.
Pastinya untuk mendorong tercapainya hasil yang maksimal diperlukan kinerja
yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah
menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan
berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang
bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian
kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat
agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan
(39)
agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia ( SDM ) yang benar-benar memiliki
kualitas yang baik.
Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan
hari-hari besar keagamaan ( misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’Mi’raj, dan
lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma
keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.
Untuk mencapai kinerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun
beberapa langkauh kegiatan sebagai berikut:
a. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan
dapat ditingkatkan.
b. Jumlah lulusan meningkat dan dihapkan lulus tepat waktu, serta indeks
prestasi lebih baik.
c. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu
Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian
Semester yang telah terprogram.
d. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang
baca.
e. Meningkatkan Kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru di
adakan kegiatan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan
mahasiswa baru.
f. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach,
Workshop, Seminar, dan Lokakarya.
g. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum
(40)
i. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan
oleh Departemen.
j. Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2
dan S3 baik dalam maupun di luar negeri.
k. Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima.
l. Meningkatkan kegiatan seminar, lokakarya, kuliah umum yang diadakn
Pimpinan Fakultas.
m. Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melakukan kegiatan
magang/praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang
berkualitas. Departemen menyiapkan laporan evaluasi per semester untuk
(41)
BAB III PEMBAHASAN
A. Mekanisme Pelayanan yang baik
Kegiatan pelayanan adalah suatu aktifitas untuk lebih peduli (care) pada setiap
orang yang membutuhkan kemampuan bantuan kita (petugas layanan). Empati dan
peduli yang diberikan oleh petugas layanan pada orang lain (costumer) bukan bentuk
merendahkan diri melainkan sikap mulia yang akan menempatkan posisi seseorang
(pemberi layanan) dalam tempat yang terhormat di mata orang lain (pelanggan).
Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang dilakukan
oleh suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan
harus memuat beberapa aspek, antara lain :
a. Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket informasi
yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas
b. Kesederhanaan, yaitu mencakup prosedur pelayanan dan persyaratan pelayanan
c. Kepastian, yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas pelayanan
yang jelas
d. Keadilan, yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan tanpa adanya
diskriminasi yang dapat dilihat dari materi atau kedekatan seseorang
e. Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas teknis
dan dilengkapi dengan jaminan pelayanan secara administrasi
f. Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus tanggap dan
peduli dalam memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan
(42)
Paimin Napitupulu (2009 ; 17), mengemukakan adapun ciri-ciri pelayanan yang
baik adalah :
a. Tersedianya sarana dan prasarana yang baik
Dalam melayani mahasiswa salah satu yang paling penting diperhatikan
adalah sarana dan prasarana yang dimiliki instansi seperti meja dan kursi yang
nyaman. Ventilasi udara dalam ruangan juga harus bersih, aman dan sejuk
serta suasana yang kondusif dan tidak berisik. Kelengkapan dan majunya
kecanggihan teknologi sarana dan prasarana yang digunakan mahasiswa, dan
dalam proses belajar mengajar di dalam kelas.
b. Tersedianya para staf pengajar dan staf pegawai yang baik
Kenyamanan mahasiswa diruang belajar pada umumnya tergantung dari cara
dan perilaku petugas staf pengajar memberikan motivasi dan arahan yang
menarik mahasiswa tersebut, staf pegawai yang ramah, sopan, dan menarik
dapat membuat mahasiswa menjadi lebih nyaman dalam segala hal.
Disamping itu, Staf pegawai juga harus cepat tanggap, pandai bicara,
menyenangkan serta pintar. Demikian juga cara kerja harus cepat dan cekatan
sangat perlu, hal ini akan berpengaruh untuk produktifitas yang tinggi.
c. Bertanggung jawab
Dalam melaksanakan tanggung jawab untuk melayani mahasiswa, baik
dibidang akademik dan kemahasiswaan yang memerlukan arahan dan bantuan,
diharapkan petugas agar dapat memberikan yang terbaik bagi setiap
mahasiswa. Dalam menjalankan kegiatan pelayanan, petugas harus mampu
melayani mahasiswa dari awal sampai tuntas atau selesai.
(43)
Dalam melayani mahasiswa diharapkan petugas melakukan pelayanan sesuai
dengan prosedur. Layanan yang diberikan sesuai jadwal untuk pekerjaan
tertentu dan jangan membuat kesalahan dalam arti pelayanan yang diberikan
sesuai dengan keinginan mahasiswa.
e. Mampu berkomunikasi
Petugas diharapkan mampu berkomunikasi baik lisan dan tulisan dengan baik
kepada setiap mahasiswa, artinya agar mahasiswa dengan cepat dan mudah
memahami dan mengerti informasi yang dijelaskan oleh petugas.
Berdasarkan uraian diatas terlihat jelas bahwa mekanisme pelayanan pada bagian
kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU saat ini yang diberikan oleh staf petugas masih
belum baik dan berkualitas, antara lain :
a. Penyampaian informasi yang tidak akurat dan sumber yang tidak jelas, membuat
mahasiswa selalu menjadi salah dan bingung dalam bertindak dan melakukan
sesuatu, baik dalam hal pendidikan, administrasi, dan kemahasiswaan serta
adanya sumber pada setiap bagian organisasi dan departemen yang sangat sulit
untuk diminta klarifikasi kebenaran dari informasi tersebut.
b.Penerimaan beasiswa kepada mahasiswa yang sering tidak tepat sasaran,
dikarenakan persyaratan beasiswa yang masih bersifat umum, sehingga tidak
terdapat spesifikasi khusus terhadap mahasiswa yang berprestasi dan kurang
mampu, seperti penyertaan surat keterangan tidak mampu.
c. Segala kegiatan yang dilakukan harus menunggu keputusan dari Biro Rektor
sehingga apabila ada informasi yang kurang jelas memerlukan waktu yang lama
(44)
Disamping itu terdapat masalah fasilitas yang sering dijumpai atau terjadi dalam
pekerjaan kantor yang menjadi salah satu faktor penyebab kurang baiknya mekanisme
pelayanan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :
a. Virus pada komputer yang sering mengganggu dan memperlambat pekerjaan
pegawai saat pengolahan data dan penyimpanan data yang terganggu.
b. Mesin printer tersedia cukup tetapi tidak berfungsi dengan baik, misalnya tinta
yang tidak bisa jalan.
a). Jumlah lemari untuk penyimpanan arsip yang sangat minim dan sudah sangat
tua usianya, sehingga pegawai sulit untuk mengklasifikasikan arsip lebih
terperinci.
b). Jumlah Filing Cabinet yang terbatas juga mempersulit untuk penyimpanan
arsip berdasarkan klasifikasinya.
B. Lembaga Kemahasiswaan
Lembaga kemahasiswaan merupakan wadah tempat mahasiswa
mengaktualisasikan dirinya dan sebagai wadah untuk membina persekutuan dan
membangun persekutuan tingkat tinggi. Oleh karena itu, lembaga kemahasiswaan pada
awal didirikan sudah diberikan porsi yang sangat besar dalam mengembangkan
kepribadian mahasiswa. Lembaga kemahasiswaan merupakan bagian yang tipikal
(sangat penting), yang mempunyai tujuan membantu Universitas pencapaian visi dan
misi Universitas. Oleh karena itu, tujuan lembaga kemahasiswaan adalah :
a. Menjadi wahana bagi mahasiswa untuk berperan dalam mewujudkan tujuan
(45)
b. Menjadi wahana untuk membina persekutuan dan persaudaraan untuk
kesejahteraan mahasiswa.
c. Menjadi wahana untuk mempersiapkan calon-calon pemimpin yang kritis–
analitis–objektif, kreatif-inovatif, adaptif, dinamis, dedikatif dan trampil, yang
religius.
d. Menjadi saluran bicara mahasiswa untuk menyalurkan aspirasi yang konstruktif
dan bertanggung jawab, yang hidup dalam kalangan mahasiswa.
Berdasarkan hal tersebut diatas, lembaga kemahasiswaan sebagai sarana
tempat mahasiswa mengaktualisasikan dirinya, mempunyai peran yang sangat besar
dalam memperjuangkan aspirasi mahasiswa. Konteks lembaga kemahasiswaan pada saat
ini, banyak mengalami pergeseran dan bermunculan suara-suara yang menginginkan
agar lembaga kemahasiswaan melihat ulang formatnya. Hal ini disadari lembaga
kemahasiswaan tidak sesuai lagi dengan konteks saat ini dan sudah tidak mampu
menjaring aspirasi mahasiswa.
Oleh karena itu ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melihat
format lembaga kemahasiswaan saat ini, dapat dikategorikan dalam tiga bahagian yaitu :
a. Organisasi
Dari sisi organisasi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu
sebagai berikut :
a). Lemahnya pemahaman fungsionaris maupun anggota lembaga kemahasiswaan
terhadap aturan-aturan organisasi.
b). Aturan-aturan lembaga kemahasiswaan sebagai norma-norma yang mengatur
lembaga kemahasiswaan terdapat banyak kelemahan didalamnya.
c). Sesuai dengan reformasi yang terus berkembang, lembaga kemahasiswaan
(46)
d). Pada saat ini, lembaga kemahasiswaan cenderung berorientasi dalam
melaksanakan program maupun kegiatan, daripada melakukan fungsi / tugas-tugas
lain yang seharusnya juga merupakan tugas lembaga kemahasiswaan.
e). Periode yang tidak simultan juga turut mempengaruhi kinerja lembaga
kemahasiswaan
f). Universitas dan fakultas kurang memberikan dukungan kepada lembaga
kemahasiswaan dalam melaksanakan program maupun kegiatannya.
b. Program
Dari sisi program, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu sebagai
berikut :
a). Akibat minim pemahaman fungsionaris akan aturan-aturan, lembaga
kemahasiswaan atau fakultas lebih berorientasi pada pencapaian kompetensi
humanistik skill daripada profesional skill.
b). Lembaga kemahasiswaan pada saat ini sangat lemah dalam hal kreativitas
penyediaan program, sehingga cenderung mengikuti atau mengulang
program-program terdahulu.
c). Lembaga kemahasiswaan tidak mempunyai tolak ukur yang jelas dalam menilai
keberhasilan sebuah program maupun kegiatan.
d). Program lembaga kemahasiswaan cenderung tidak simultan dengan program
Universitas maupun fakultas.
c. Anggaran
Ada dua hal yang harus diperhatikan dalam melihat konteks anggaran yang
ada didalam lembaga kemahasiswaan yaitu :
a). Minimnya anggaran lembaga kemahasiswaan
(47)
d. Advokasi
Salah satu tugas lembaga kemahasiswaan dalam melayani mahasiswa adalah
melakukan pembelaan terhadap mahasiswa dalam bidang akademik maupun non
akademik. Namun tugas pembelaan tersebut kurang optimal oleh lembaga
kemahasiswaa. Paling tidak ada tiga hal yang menjadi persoalan dalm Lembaga
kemahasiswaan yaitu :
a). lembaga kemahasiswaan kurang memahami peran pembelaan yang harus
dilaksanakan.
b). Mahasiswa kurang mengoptimalkan lembaga kemahasiswaan.
c). Fakultas maupun Universitas tidak memahami peran dan fungsi lembaga
kemahasiswaan dalam melakukan advokasi bagi mahasiswa.
Dalam melihat permasalahan dan konteks lembaga kemahasiswaan saat ini,
tidak hanya ke-4 hal diatas yang menjadi persoalan yang dihadapi lembaga
kemahasiswaa. Masih banyak persoalan-persoalan yang tidak mampu dijawab oleh
lembaga kemahasiswaan saat ini. Lembaga kemahasiswaaan pada saat ini, dihadapkan
pada persoalan-persoalan lain seperti : krisis kepercayaan oleh mahasiswa terhadap
lembaga kemahasiswaan, dan model struktur yang tidak akomodatif.
Lembaga kemahasiswaan sebagai wadah tempat mahasiswa mengembangkan
kepribadian dan tempat membina persekutuan dikalangan mahasiswa, sebenarnya
mempunyai peran dan fungsi yang sangat strategis dalam pengembangan sebuah
Universitas maupun Perguruan Tinggi.
Lembaga kemahasiswaan pada saat ini, merupakan salah satu penentu mutu
sebuah perguruan tinggi. Indikator dalam mengukur keberhasilan mahasiswa adalah
sejauh mana lembaga kemahasiswaan mampu mengembangkan program maupun
(48)
Lembaga kemahasiswaan mempunyai peranan dalam melakukan perencanaan,
pelaksanaan, evaluasi kebijakan-kebijakan yang ada pada lembaga kemahasiswaan.
Oleh karena itu, kontrol terhadap pihak Universitas dan yayasan sangat dibutuhkan
dalam mengembangkan dan menjamin mutu berkelanjutan yang ada di Universitas
ini. Hal yang perlu diperhatikan untuk melihat prospek lembaga kemahasiswaan
kedepannya seperti akreditasi nasional. Dimana memberikan point penilaian sebesar
5% kepada kegiatan kemahasiswaan (hal ini menduduki posisi nomor dua setelah
tenaga kerja dosen).
Keinginan masyarakat agar mahasiswa berperan sebagai saluran bicara
mahasiswa yang kritis dalam memperjuangkan aspirasi masyarakat juga merupakan
hal yang penting . Oleh karena itu peranan lembaga kemahasiswaan tidak hanya
berperan untuk dirinya sendiri, tetapi peranan dan kehadirannya juga untuk
masyarakat sekitarnya.
Adapun tugas dari bagian Lembaga kemahasiswaan adalah :
a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan sub bagian dan mempersiapkan
penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan bagian.
b. Mengumpulakan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.
c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.
d. Melakukan urusan pemberi izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.
e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.
f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.
g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan kemahasiswaan.
h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.
i. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.
(49)
k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan
bagian.
C. Pelayanan Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU
Selain dididik untuk mengembangkan kemampuan akademisnya, mahasiswa
juga diberi kesempatan untuk mengembangkan aspirasi, harapan, minat, kegemaran
dan perilaku agar menjadi lulusan plus. Yang dimaksud dengan lulusan plus adalah
lulusan yang memiliki intelektual (IQ) yang bagus, kehidupan sosial ( EQ ) yang
matang serta beragama dan beretika ( SQ ) secara mantap. Pengembangan tersebut
dilakukan dalam wadah organisaasi yang diharapkan dapat menjadi sarana dan
wahana pengembangan diri mahasiswa. Pengembangan tersebut diarahkan untuk
perluasan wawasan dan peningkatan kecendikiawanan serta integritas kepribadian
untuk mencapai tujuan pendidikan tinggi.
Mahasiswa yang berprestasi dalam berbagai kejuaraan, Rektor memberikan
penghargaan berupa piagam penghargaan sebagai mahasiswa berprestasi dan
sejumlah uang sesuai SK Rektor. Pemberian penghargaan ini diberikan pada
peringatan dies natalis USU. Penghargaan ini merupakan bentuk kebanggaan
almamater pada mahasiswanya dan diharapkan akan memacu semangat mahasiswa
yang lain untuk mengukir prestasi yang membanggakan almamaternya.
Selain itu diadakannya program beasiswa, baik pada program Diploma (D-III)
dan program Srata 1 (S-1). Program beasiswa ini diharapkan dapat menjadi motivasi
dalam meningkatkan semangat belajar dan sedikit banyaknya dapat membantu
mahasiswa dalam mengiurangi beban orang tua dalam membayar SPP di setiap
(50)
Adapun pelayanan yang diberikan Fakultas Ekonomi USU sebagai penyaluran
bakat atau kemampuan dari mahasiswa tersebut adalah :
a. Bidang Minat dan Kegemaran
Dilingkungan Fakultas Ekonomi USU terdapat pengembangan minat dan
kegemaran mahasiswa baik bidang olahraga, bidang seni maupun bidang yang lain
yang mendukung pengembangan minat dan kegemaran mahasiswa. Melalui
pelayanan ini maka diharapkan mahasiswa Fakkultas Ekonomi USU ikut
berpartisipasi dan mengukir prestasinya di bidang olahraga dan seni baik di tingkat
regional, nasional maupun internasional.
b. Bidang Penalaran dan Keilmuan
Di bidang penalaran dan keilmuan, Fakultas Ekonomi USU selalu mendorong
agar mahasiswa berperan serta pada berbagai kegiatan kompetitif di tingkat lokal,
regional, nasional maupun internasional yang bersifat rutin maupun insidentil. Untuk
kegiatan yang rutin, misalnya Pekan Ilmiah Mahasiswa Nasional (PIMNAS), telah
dibuat penjadwalan yang pasti selama satu tahun.
Selain berpartisipasi dan berprestasi di tingkat lokal, regional dan nasional,
bidang penalaran dan keilmuan mahasiswa juga mengadakan beberapa kegiatan
seperti seminar, workshop, pelatihan dan beberapa kejuaraan ilmiah. Kegiatan
tersebut dilaksanakan melibatkan mahasiswa Fakultas Ekonomi USU. Selain dapat
mengembangkan kemampuan berpikir ilmiah mahasiswa, kegiatan yang melibatkan
external stakeholder (praktisi dan pelajar) seperti yang sudah dilakukan selama ini
juga bermanfaat untuk promosi memperkenalkan Fakultas Ekonomi Universitas
(51)
Dengan semakin dikenalnya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
maka diharapkan kepercayaan masyarakat untuk melanjutkan pendidikan di Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara makin meningkat.
c. Bantuan Untuk Beasiswa
Untuk meringankan beban biaya pendidikan, Fakultas Ekonomi USU bekerja
sama dengan berbagai instansi memberikan bantuan beasiswa. Kategori penerima
beasiswa terdiri atas : mahasiswa berprestasi, mahasiswa berprestasi tetapi kurang
mampu, dan mahasiswa yang kurang mampu. Dengan demikian bagi mahasiswa
penerima beasiswa yang berprestasi akademik tinggi, setelah lulus dapat segera
diserap oleh instansi pemberi beasiswa.
Pemberian beasiswa kepada mahasiswa di pergruan tinggi merupakan
perwujudan dari partisipasi masyarakat, instansi, pemerintah, perusahaan-perusahaan
swasta dalam ikut serta membangun bangsa khususnya dalam bidang pendidikan.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat beberapa instansi
pemerintah ( BUMN ) dan perusahaan swasta yang menyalurkan bantuan beasiswa
kepada USU. Mahasiswa yang mendapatkan beasiswa dari berbagai macam beasiswa
(52)
D. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Mekanisme Pelayanan Bagian Kemahasiswaan
Faktor-faktor yang mempengaruhi mekanisme pelayanan bagian kemahasiswaan
yaitu :
a. Fasilitas
Pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
terdapat beberapa fasilitas kerja yang berguna untuk membantu para pegawai dalam
mengerjakan pekerjaannya, dan untuk mambantu produktivitas kerja para karyawan atau
pegawai bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
Beberapa fasilitas yang terdapat pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara adalah :
a). Komputer dan perangkatnya
Komputer adalah salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data
dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komput er
sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor sehingga dapat
menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan
berguna untuk mendukung tugas-tugas pegawai di kantor.
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
terdapat 4 (empat) PC unit computer yang disediakan, yang berada di ruang
kemahasiswaan. Kegunaan komputer pada bagian kemahasiswaan adalah untuk
mengetik data-data mahasiswa dan menyimpan arsip atau dokumen mahasiswa yang
(53)
b). Printer
Printer merupakan fasilitas kantor yang digunakan untuk mencetak hasil
pengetikan, baik itu berbentuk data, laporan, maupun surat-surat yang diketik melalui
komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui denagn jelas dan
melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin fotocopy.
Pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universiats Sumatera Utara
terdapat 4 (empat) unit mesin printer yang berada pada ruang kemahasiswaan. Kegunaan
printer pada bagian kemahasiswaan yaitu untuk mencetak hasil-hasil ketikan berupa
dokumen yang telah dibuat sebelumnya.
c). Filling Cabinet
Filling cabinet adalah peralatan kantor yang biasanya berbentuk persegi empat
panjang yang diletakkan secara vertikal dan digunakan untuk menyimpan berkas-berkas
atau arsip-arsip. Adapun yang tersimpan di dalam filling cabinet adalah surat keterangan
aktif kuliah, riset mata kuliah mahasiswa, surat keterangan mahasiswa yang ingin riset
survey.
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
terdapat 2 (dua) filling cabinet. Filling cabinet dapat menyimpan berkas-berkas sehingga
penyusunannya tersusun rapi dan terstruktur akan tetapi filling cabinet hanya dapat
menyimpan berkas-berkas dalam jumlah terbatas.
d). Lemari Besi
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
(54)
dokumen penting lainnya. Adapun isi lemari besi adalah kartu registrasi mahasiswa/i dari
angkatan 2000 sampai dengan 2011.
e). Lemari Kayu
Pada bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara terdapat 3(tiga) lemari
kayu. Lemari kayu yang terdapat pada bagian Kemahasiswaan adalah untuk menyimpan
data beasiswa dan untuk menyimpan surat masuk dan surat keluar dan sebagian lagi
digunakan untuk menyimpan piagam dan piala.
f). Meja
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Eknomi Universitas Sumatera Utara
terdapat 9 ( sembilan ) meja. Yang terdiri dari 4 (empat) meja kaca yaitu meja staf
pegawai pada bagian Kemahasiswaan, meja Kasubag, meja Ruang Tamu, meja
Komputer dan 4 (empat) komputer serta 1 (satu) set meja tamu.
Meja adalah sebagian prasarana perkantoran yang harus dimiliki untuk
mempermudah pekerjaan pegawai atau karyawan. Tetapi yang harus dipertimbangkan
bahwa permukaan meja tidak boleh terlalu besar agar segala sudut dapat dijangkau
dengan tangan orang yang mempergunakannya.
g). Kursi
Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara
terdapat 11 (sebelas) kursi. Diantaranya adalah 8 (delapan) kursi yang digunakan untuk
kerja pegawai, sementara 2 (dua) set atau 4 (empat) kursi lainnya sebagai kursi untuk
(55)
Walaupun fasilitas pada Kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU
sudah cukup tersedia tetapi masih ada kekurangan-kekurangan yang menyebabkan
lambatnya pelayanan yaitu :
a. Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak.
b. Masih banyak folder-folder dengan nama masalah yang sama.
c. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip yang
tercampur adukkan sehingga pada saat pencarian masih agak sulit menemukannya.
d. Masih ada file-file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok masalahnya tidak
mencakup dari file tersebut.
h. Susahnya mencapai kembali arsip yang diperlukan.
i. Yang mengetahui letak dari arsip-arsip hanya arsiparis itu pun terkadang masih
harus mencari dengan membongkar beberapa arsip baru dapat ditemukan.
b. Lingkungan Kerja dan Iklim Kerja
Lingkungan kerja sangat penting di perhatikan seperti :
a). Ruang kerja yang kondusif
Ruangan tenang yang tidak terganggu suara bising dari luar.
b). Sistem informasi kurang memadai.
Tidak efektif dan efisien dalam menggunakan mesin printer yang tidak
berfungsi dengan baik.
Pemakaian ruang juga selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor
berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari
(56)
para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak
guna tercapainya suatu mekanisme pelayanan yang baik dan berkualitas.
Memungkinkan pemakaian ruang keja secara efisien merupakan salah satu tujuan
dari pengaturan tata ruang kantor. Pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi
USU dalam rangka mendukung penerapkan mekanisme pelayanan yang baik dalam
pekerjaan kantor maka hal tesebut dapat dilihat dari :
a) Tata ruang kantor yang dipergunakan pada kantor bagian Kemahasiswaan
Fakultas Ekonomi USU dilengkapi dengan Air Conditioner (AC). Pengaturan
ruangan dilakukan sedemikian rupa sehingga lalu lintas warkat dapat ditempuh
dengan jarak yang singkat.
b) Berkas atau file-file yang tidak terpakai lagi segera dibuang. Misalnya, arsip-arsip
yang dianggap tidak perlu lagi segera dimusnahkan.
c) Alat atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai yang
menggunakannya. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai adalah
alat-alat tulis. Pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU alat-alat-alat-alat
tulis secara umum setiap pegawai meletakkannya diatas meja kerja mereka dengan
rapi.
c. Sumber Daya Pegawai itu Sendiri
Dalam bagian kemahasiswaan pegawai memiliki produktivitas kerja yang baik,
hal-hal yang bersumber dari pegawai itu sendiri antara lain :
a). Pendidikan
Bagian kemahasiswaan semua pegawainya memiliki predikat S1.
b). Kompetensi
(57)
c). Motivasi
Para pegawai di bagian kemahasiswaan memiliki semangat dalam melakukan
tujuan dimana dapat member kemudahan mahasiswa untuk mengurus kepentingan di
setiap semester perkuliahan yang berjalan di fakultas, seperti :
a. Surat aktif kuliah.
b. Membuat surat ijin dalam pengambilan beasiswa untuk mahasiswa.
c. Membuat surat riset survey mahasiswa S1.
d. Mengurus kegiatan mahasiswa.
e. Mendata mahasiswa wisuda.
f. Merekapitulasi daftar mahasiswa yang masih aktif.
g. Mengurus data mahasiswa baru dalam registrasi manual
d. Disiplin Kerja
Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja
merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi tanggung jawab
pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang, karena apabila kewenangan
tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang, dan tidak akan
tercapai tujuan yang diharapkan (Fathoni, 2006 : 6). Pelaksanaan disiplin kerja
pegawai pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU yang saya lihat sudah
baik, karena selama saya mengikuti kegiatan magang para pegawai sangat aktif dan
disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka.
(58)
Displin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah :
a). Hari Senin s/d Kamis jam kerja mulai pukul 08.00-14.00 wib
b). Hari Jumat jam kerja mulai puku l 08.00-11.00 wib
c). Hari Sabtu jam kerja mulai pukul 08.00-13.00 wib
Para pegawai yang bekerja di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU
sudah taat dengan peraturan yang ada. Komunikasi antara pimpinan dengan para
pegawai juga terlihat baik. Pimpinan melihat secara langsung apakah kedisiplinan
sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran
kepada pegawai yang bekerja malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam
kerja. Jadi komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin hubungan kerja yang
baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan
seefisien mungkin.
Absensi kehadiran para pegawai juga sangat mempengaruhi kelancaran
pekerjaan pegawai. Dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai, langkah-langkah
yang perlu dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai adalah berupa : kenaikan
pangkat, kenaikan gaji berkala, liburan bersama dan lain-lain. Organisasi
mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu
meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan
dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan
diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di Fakultas
Ekonomi USU memahami apa yang diharapkan dari organisasi dimasa yang akan
datang.
Tujuan kedisiplinan adalah : ”untuk mengoreksi penampilan kerja pegawai dan
(59)
yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur” (Subekti,
2008).
Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai
berikut:
a) Pekerjaan jadi lebih cepat selesainya.
b) Pada waktu jam kerja pegawai tidak bermalas-malasan.
c) Pegawai lebih semangat dalam kerjanya karena ada peningkatan prestasi kerja
yang berpengaruh pada peningkatan jabatan.
(60)
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari hasil penelitian pada Bagian
Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Mekanisme Pelayanan untuk mahasiswa di Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara belum baik disebabkan karena kurang maksimalnya kerja pegawai
dalam melayani mahasiswa misalnya dalam hal pelayanan kebutuhan
kemahasiswaan yang terkadang membingungkan dan lambat prosesnya.
2. Penyampaian informasi yang ditujukan kepada mahasiswa umumnya tidak akurat
yaitu penyajian informasi yang masih lambat disampaikan ke penerima misalnya
dalam hal pendidikan yaitu lambatnya informasi mengenai adanya suatu
olimpiade atau perlombaan yang akan diikuti mahasiswa.
3. Penerimaan beasiswa kepada mahasiswa relatif tidak tepat sasaran. Masih
kurangnya transparansi beasiswa yang disebabkan minimnya informasi yang
diberikan kepada mahasiswa perihal beasiswa tersebut.
4. Fasilitas kerja yang ada pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah
tergolong lengkap tetapi beberapa teknologi yang tidak uptodate yaitu tidak
mengikuti perkembangan sesuai dengan kemajuan teknologi karna masih
menggunakan mesin mesin yang sudah lama atau tua yang menyebabkan
(1)
Walaupun fasilitas pada Kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia tetapi masih ada kekurangan-kekurangan yang menyebabkan lambatnya pelayanan yaitu :
a. Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak. b. Masih banyak folder-folder dengan nama masalah yang sama.
c. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip yang tercampur adukkan sehingga pada saat pencarian masih agak sulit menemukannya. d. Masih ada file-file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok masalahnya tidak
mencakup dari file tersebut.
h. Susahnya mencapai kembali arsip yang diperlukan.
i. Yang mengetahui letak dari arsip-arsip hanya arsiparis itu pun terkadang masih harus mencari dengan membongkar beberapa arsip baru dapat ditemukan.
b. Lingkungan Kerja dan Iklim Kerja
Lingkungan kerja sangat penting di perhatikan seperti :
a). Ruang kerja yang kondusif
Ruangan tenang yang tidak terganggu suara bising dari luar.
b). Sistem informasi kurang memadai.
Tidak efektif dan efisien dalam menggunakan mesin printer yang tidak berfungsi dengan baik.
Pemakaian ruang juga selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari mesin yang digunakan di kantor sampai perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga
(2)
para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu mekanisme pelayanan yang baik dan berkualitas.
Memungkinkan pemakaian ruang keja secara efisien merupakan salah satu tujuan dari pengaturan tata ruang kantor. Pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dalam rangka mendukung penerapkan mekanisme pelayanan yang baik dalam pekerjaan kantor maka hal tesebut dapat dilihat dari :
a) Tata ruang kantor yang dipergunakan pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilengkapi dengan Air Conditioner (AC). Pengaturan ruangan dilakukan sedemikian rupa sehingga lalu lintas warkat dapat ditempuh dengan jarak yang singkat.
b) Berkas atau file-file yang tidak terpakai lagi segera dibuang. Misalnya, arsip-arsip yang dianggap tidak perlu lagi segera dimusnahkan.
c) Alat atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai yang menggunakannya. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai adalah alat-alat tulis. Pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU alat-alat-alat-alat tulis secara umum setiap pegawai meletakkannya diatas meja kerja mereka dengan rapi.
c. Sumber Daya Pegawai itu Sendiri
Dalam bagian kemahasiswaan pegawai memiliki produktivitas kerja yang baik, hal-hal yang bersumber dari pegawai itu sendiri antara lain :
a). Pendidikan
(3)
c). Motivasi
Para pegawai di bagian kemahasiswaan memiliki semangat dalam melakukan tujuan dimana dapat member kemudahan mahasiswa untuk mengurus kepentingan di setiap semester perkuliahan yang berjalan di fakultas, seperti :
a. Surat aktif kuliah.
b. Membuat surat ijin dalam pengambilan beasiswa untuk mahasiswa. c. Membuat surat riset survey mahasiswa S1.
d. Mengurus kegiatan mahasiswa.
e. Mendata mahasiswa wisuda.
f. Merekapitulasi daftar mahasiswa yang masih aktif.
g. Mengurus data mahasiswa baru dalam registrasi manual
d. Disiplin Kerja
Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi tanggung jawab pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang, karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan (Fathoni, 2006 : 6). Pelaksanaan disiplin kerja pegawai pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU yang saya lihat sudah baik, karena selama saya mengikuti kegiatan magang para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja pegawai membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.
(4)
Displin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah :
a). Hari Senin s/d Kamis jam kerja mulai pukul 08.00-14.00 wib b). Hari Jumat jam kerja mulai puku l 08.00-11.00 wib
c). Hari Sabtu jam kerja mulai pukul 08.00-13.00 wib
Para pegawai yang bekerja di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah taat dengan peraturan yang ada. Komunikasi antara pimpinan dengan para pegawai juga terlihat baik. Pimpinan melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Jadi komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin hubungan kerja yang baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin.
Absensi kehadiran para pegawai juga sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai. Dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai, langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai adalah berupa : kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, liburan bersama dan lain-lain. Organisasi mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di Fakultas Ekonomi USU memahami apa yang diharapkan dari organisasi dimasa yang akan datang.
(5)
yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur” (Subekti, 2008).
Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut:
a) Pekerjaan jadi lebih cepat selesainya.
b) Pada waktu jam kerja pegawai tidak bermalas-malasan.
c) Pegawai lebih semangat dalam kerjanya karena ada peningkatan prestasi kerja yang berpengaruh pada peningkatan jabatan.
(6)
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari hasil penelitian pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :
1. Mekanisme Pelayanan untuk mahasiswa di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara belum baik disebabkan karena kurang maksimalnya kerja pegawai dalam melayani mahasiswa misalnya dalam hal pelayanan kebutuhan kemahasiswaan yang terkadang membingungkan dan lambat prosesnya.
2. Penyampaian informasi yang ditujukan kepada mahasiswa umumnya tidak akurat yaitu penyajian informasi yang masih lambat disampaikan ke penerima misalnya dalam hal pendidikan yaitu lambatnya informasi mengenai adanya suatu olimpiade atau perlombaan yang akan diikuti mahasiswa.
3. Penerimaan beasiswa kepada mahasiswa relatif tidak tepat sasaran. Masih kurangnya transparansi beasiswa yang disebabkan minimnya informasi yang diberikan kepada mahasiswa perihal beasiswa tersebut.
4. Fasilitas kerja yang ada pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah tergolong lengkap tetapi beberapa teknologi yang tidak uptodate yaitu tidak mengikuti perkembangan sesuai dengan kemajuan teknologi karna masih menggunakan mesin mesin yang sudah lama atau tua yang menyebabkan pekerjaan karyawan sedikit terhambat seperti mesin printer.