Mekanisme Pelayanan Kemahasiswaan Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

(1)

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

PROGRAM STUDI DIII KESEKRETARIATAN MEDAN

MEKANISME PELAYANAN KEMAHASISWAAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh :

NAMA : YUNISA HUSNI

NIM : 092103068

PROGRAM STUDI : DIII KESEKRETARIATAN

Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi

Universitas sumatera Utara 2012


(2)

TANDA PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

NAMA : YUNISA HUSNI NIM : 092103068

JURUSAN : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : MEKANISME PELAYANAN KEMAHASISWAAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tanggal : 20 April 2012 Ketua Program Studi D III Kesekretariatan

(Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM) NIP. 19741012 200003 2 003

Tanggal : 20 April 2012 DEKAN,

(Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec) NIP : 19550810 198303 1 004


(3)

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS EKONOMI

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN MEDAN

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKHIR

NAMA : YUNISA HUSNI NIM : 092103068

JURUSAN : DIPLOMA III KESEKRETARIATAN

JUDUL : MEKANISME PELAYANAN KEMAHASISWAAN PADA FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Medan, 20 April 2012 Menyetujui Pembimbing

( Dra, Ulfah, MSi) NIP . 19491114 198303 2 001


(4)

KATA PENGANTAR

Bismillahirrahmanirrahiim. . .

Alhamdulillah dengan rasa syukur kehadirat Allah SWT karena atas rahmatNya,

penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini dengan sebaik – baiknya.

Tugas Akhir ini dibuat dengan tujuan untuk melengkapi salah satu syarat dalam

menyelesaikan perkuliahan pada Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa tugas akhir ini jauh dari kesempurnaan dan

masih benyak terdapat kekurangan akibat keterbatasan pengetahuan yang penulis miliki.

Untuk itu, penulis dengan kerendahan hati menerima masukan berupa saran dan kritik yang

sifatnya membangun guna perbaikan dan penyempurnaan tugas akhir ini.

Dalam penyelesaian tugas akhir ini penulis banyak mendapat bantuan dari bergbagai

pihak, baik itu berupa saran dan bimbingan. Maka pada kesempatan ini penulis ingin

mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara.

2. Ibu Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM, selaku Ketua Program Studi

DIII Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dra. Ulfah, MSi, selaku dosen pembimbing saya yang sudah memberikan

bimbingan dan arahannya dalam penulisan Tugas Akhir ini.

4. Simply dedicated to my mother, my mother, and my mother... ! Could I ask one


(5)

5. Untuk papa tersayang yang selalu dan akan selalu bangga sama aku.

6. Terspesial untuk K’ Dewi & B’ Adim yang selalu sabar , plus fatia Aiza ( belajar yg

bagus ya), K’ Ira & B’ Tavip plus Fajar Akbar Ikhbar, K’Uci & B’Agung plus

Knezia, K’ Meimi & B’ Aan , penulis ucapkan terima kasih atas dukungan dan

doanya.

7. Teruntuk satu-satunya abangku Ari, you’re my best bro.

8. My Best Friend : Citra Rubianisa ( always keep smile, OK ), Siti Fatmah ( thanks

for everything n be yourself ), Nanny Hasita ( pertahankan prinsipmu, I Luv U )

makasih telah ada & menghibur disaat tak terduga kala penulis sedih dan kesal, I

Love all of U !!

9. Seluruh Manajer McDonald Tasbi, makasi atas izin request skejulnya =) ), dan para

staf karyawannya yang masih aktif maupun alumni ( wherever u guys are...gak tau

mo bilang apa, pkoknya makasi buat semuanya ).

10.Buat para abang- abang dan temen cowokku, B’ Gea ( I know about U, it’s Ok ),

Rifki upil, B’Andi capcuzzz , B’ Tejo , B’ Boby, B’ Bonggal, Agung, B’ Bembenk,

B’ Tua, Hakim, Firman, Yudi, b’agus, b’CK dan yang lainnya Thank U for

everything.

11.Buat kakak – kakakku dan temen – temen yang lain kak Mery, kak Niyati, kak Ayi,

kak Uli ( mama Queen ), Fitri, Debi, k’icut dan yang lainnya , makasih buat

semuanya.

12.Kepada teman-teman kelompok 11 : Nitya , Hendra, Kiki, Desi dan Khairunnisa

penulis ucapkan terima kasih atas bantuan dan kerja samanya.

13.Kepada seluruh teman-teman DIII Kesekretariatan stambuk 2009 tetap semangat

dan terima kasih untuk kebersamaan selama 5 semester ini semoga kita semua


(6)

14.Buat teman-teman tercintaku yang lain ( yang gak bisa disebutin namanya satu per

satu, but i’m sure u know that I thank u ! ) makasih telah ada & menghibur disaat

tak terduga kala penulis sedih dan kesal.

15.Terakhir , especially for my “ Sem – R. H. H “ who always stand by me when I

need…..Thanx for everything that u have given to me. SHMLY...

.

Medan 20 April 2012.


(7)

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR……… i

DAFTAR ISI………. iv

DAFTAR TABEL………... vi

DAFTAR GAMBAR……….. vii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah………. 1

B. Perumusan Masalah……… 4

C. Tujuan Penelitian……… 4

D. Manfaat Penelitian……….. 4

E. Landasan Teoritis ... 5

F. Metode Penelitian………. 10

BAB II PROFIL PERGURUAN TINGGI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... 13

B. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara... 16

C. Tujuan Umum Fakultas Ekonomi USU ... 17

D. Struktur Organisasi dan Personalia... 17

E. Job Description ... 24

F. Jaringan Usaha Terkini ... 30


(8)

BAB III PEMBAHASAN

A. Mekanisme Pelayanan yang baik ... 34 B. Lembaga Kemahasiswaan ... 38 C. Pelayanan Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU ... 44

D. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Mekanisme Pelayanan Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU ... 48

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan ... 57 B. Saran ... 58


(9)

DAFTAR TABEL

Tabel Judul Halaman


(10)

DAFTAR GAMBAR

Tabel Judul Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara………. 19 Gambar 2.2 Sruktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan Fakultas


(11)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Globalisasi telah memicu peningkatan kesadaran secara global di semua sektor

kehidupan masyarakat dunia yang wujudnya dalam bentuk pergeseran cara berfikir dan

bertindak sehingga mempengaruhi semua dinamika sektor dan perilaku kehidupan

masyarakat. Salah satu pergeseran berfikir tersebut adalah tuntutan bagaimana

menyediakan mekanisme pelayanan bermutu tinggi sesuai dengan nilai-nilai dan

kebutuhan masyarakat bangsa, yang saat ini kemudian menjadi tema sentral paradigma

baru dari pelayanan (Bijah Subijanto : 2007).

Kegiatan pelayanan adalah kegiatan sadar yang dilakukan oleh seseorang dalam

memenuhi kebutuhan orang lain dengan cara yang terbaik. Melayani adalah kesediaan

seseorang untuk memberikan jasa pada orang lain. Kesediaan memberi haruslah muncul

dari sebuah kesadaran dalam diri seseorang tanpa adanya paksaan dari pihak manapun.

Agar seseorang mau melakukan secara sadar dan ikhlas dalam melakukan sesuatu

haruslah bermula dari cara pandang seseorang terhadap dirinya dan orang lain.

Pelayanan mempunyai peranan yang sangat penting dalam mendukung instansi

pemerintah atau fakultas dalam mencapai tujuannya. Pada setiap organisasi umumnya

terdapat sub-sub bagian kerja, pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

terdapat beberapa sub-sub bagian kerja, contohnya bagian Kemahasiswaaan.

Pekerjaan-pekerjaan khususnya bagian kemahasiswaan harus bebas dari cara kerja yang


(12)

sederhana. Bagian ini di khususkan untuk memberikan pelayanan kepada mahasiswa

seperti pengurusan surat aktif kuliah, penerimaan mahasiswa baru, beasiswa dan lainnya.

Tetapi dalam hal ini mekanisme pelayanan yang baik belum sesuai dengan apa yang

diharapkan mahasiswa, terhadap pelayanan yang saat ini diberikan oleh para pewagai.

Pelayanan yang baik dan berkualitas adalah pelayanan yang cepat,

menyenangkan, tidak mengandung kesalahan dan mengikuti prosedur yang telah

ditetapkan. Disamping itu terdapat juga masalah fasilitas yang sering dijumpai atau

terjadi dalam pekerjaan kantor pada bagian Kemahasiswaaan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

Adanya pelayanan yang kurang maksimal dari petugas yang akhirnya dapat

mengakibatkan adanya pandangan yang negatif dari pelayanan kemahasiswaan yaitu

diawali dengan fungsi organisasi, dan lemahnya pemahaman fungsionaris terhadap

aturan organisasi.

Dilihat dari program yang dicanangkan, lembaga kemahasiswaan lemah dalam

hal pengembangan kreativitas dan tidak memiliki tolak ukur yang jelas dalam menilai

suatu keberhasilan sebuah program. Anggaran juga menjadi masalah dalam sistem

pelayanan kemahasiswaan dimana minimnya anggaran untuk lembaga kemahasiswaan

dan hal ini juga tidak lepas dari peranan lembaga kemahasiswaan itu sendiri yang belum

independen dalam mengelola anggarannya. Sehingga perlunya kesadaran yang tinggi

dari pegawai untuk meningkatkan pelayanan bagi mahasiswa.

Jika dibandingkan dengan sub bagian pendidikan Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara bagian Kemahasiswaaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

sudah lebih baik karena penermpatan sumber daya yang ada sudah berdasarkan


(13)

bagian pendidikan pembagian kerja pegawai masih belum jelas masih banyak pegawai

yang merangkap beberapa tugas.

. Namun di bagian kemahasiswaan juga masih terdapat beberapa kelemahan

seperti seharusnya bagian kemahasiswaan memiliki fasilitas yang lebih dibandingkan

dengan bagian lain misalnya dalam hal penyediaan alat-alat kantor yang memadai dan

seharusnya kemahasiswaan juga dilengkapi dengan ruang tunggu mahasiswa yang cukup

memadai dibandingkan dengan sub-sub kerja bagian lain di Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara.

Oleh karena, penulis terdorong untuk mengetahui mengenai mekanisme

pelayanan kemahasiswaa,sehingga penulis tertarik untuk menulis mengenai mekanisme

pelayanan kemahasiswaan. perbandingan antara suatu kegiatan dengan hasilnya melalui

dua unsur yaitu kegiatan dan hasil dari kegiatan tersebut, maka penulis memilih judul Mekanisme Pelayanan Kemahasiswaan Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”.

B. Perumusan Masalah

Masalah pokok yang dibahas dalam tugas akhir ini adalah : “ Apakah pelayanan

kemahasiswaan pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah diilaksanakan

dengan baik sehingga dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan ?”

C. Tujuan Penelitian

Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :

a. Untuk mengetahui bagaimana mekanisme pelayanan kemahasiswaan yang


(14)

b. Menambah pengetahuan dan wawasan pemikiran penulis tentang mekanisme

pelayanan kemahasiswaan pada Fakultas Ekonomi USU.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang dapat diperoleh dari penelitian ini adalah :

a. Bagi Penulis

Untuk melatih dalam berfikir secara ilmiah serta menambah wawasan

pengetahuan di bidang manajemen pelayanan.

b. Bagi Fakultas Ekonomi

Memberikan bahan masukan penyeleksian dalam mengatasi masalah tentang

mekanisme pelayanan kemahasiswaan guna peningkatan kwalitas pelayanan

dimasa datang.

c. Bagi pembaca

Sebagai bahan untuk menambah wawasan dan pengetahuan bagi setiap

pembacanya.

d. Bagi peneliti lanjutan

Sebagai bahan pertimbangan bagi yang ingin meneliti mengenai penelitian yang

sama yaitu, Mekanisme Pelayanan Kemahasiswaan Pada Fakultas Ekonomi


(15)

pada Universitas Sumatera Utara sehingga diharapkan menghasilkan penelitian

yang lebih sempurna dan teruji.

E. Landasan Teoritis a. Definisi Pelayanan

Pelayanan adalah suatu usaha untuk membantu menyiapkan (mengurus) apa yang

diperlukan orang lain”. Pengertian lain pelayanan yaitu serangkaian kegiatan atau urutan

yang terjadi dalam interaksi langsung antara seseorang dengan orang lain atau dengan

mesin secara fisik dan menyediakan kepuasan pelanggan.

Berikut ini sejumlah pengertian pelayanan menurut beberapa pakar yang sudah

terpublikasi secara umum :

Menurut Kotler dan Tjiptono (2005 ; 16) :

Pelayanan adalah perbuatan yang dapat ditawarkan oleh suatu pihak kepada pihak lain

yang pada dasarnya bersifat intangible (tidak berwujud).

Disamping itu, menurut Menurut Swastha (2004 : 342) :

Pelayanan adalah kegiatan yang dapat diidentifikasi dan bersifat media penghubung

antara satu pihak dengan pihak lain dengan maksud dan tujuan tertentu.

Artinya bahwa pelayanan adalah sebuah aktifitas yang sifatnya sebagai penghubung

antara yang diberikan layanan (menerima layanan) dengan tujuan yang hendak dicapai.

Menurut Nitisemito (2006 : 45) :

Pelayanan adalah aktifitas yang mendukung kelancaran pemasaran produk dari


(16)

karena penilaian konsumen biasanya akan berakhir pada proses pelayanan terutama ketika

produk diterima konsumen.

Dengan demikian, maka pelayanan harus dipandang sebagai suatu manfaat bagi

semua pihak yang terlibat dalam pelayanan tersebut, yaitu pihak yang melaksanakan

pelayanan, di mana akan memperoleh imbalan jasa, seperti uang atau kepercayaan dari pihak

yang terlayani dan pihak yang terlayani, di mana akan memperoleh hasil yang diinginkan,

baik hasil dalam bentuk materi maupu n moril.

b. Definisi mekanisme pelayanan

Mekanisme pelayanan merupakan suatu proses kegiatan yang dilakukan oleh pihak

lain yang ditujukan guna memenuhi kepentingan orang dengan sistem-sistem yang ada /

ditentukan (Munir, 2000 ; 17).

Pengertian lain mekanisme pelayanan menurut James Havery (2008 : 251): adalah

prosedur logis dan rasional untuk merancang suatu rangkaian komponen melayani yang

berhubungan satu dengan yang lainnya dengan maksud untuk berfungsi sebagai suatu

kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan.

Menurut John Mc Manama ( 2007 : 84 ) : mekanisme pelayanan

adalah sebuah struktur konseptual yang tersusun dari prosedur- prosedur yang saling

berhubungan yang bekerja sebagai suatu kesatuan organik untuk mencapai pelayanan dengan

hasil yang diinginkan pelanggan secara efektif dan efisien.

Sesuai dengan sejumlah definisi diatas, maka pengertian mekanisme pelayanan dapat

dipadatkan yaitu : Sebagai suatu proses yang berlangsung secara rutin dan berkesinambungan


(17)

c. Mengukur Standar mekanisme pelayanan

Mangkunegara (2001 : 67) memberikan definisi standar mekanisme pelayanan adalah

standar tingkat pelayanan yang diberikan kepada pihak yang membutuhkan pelayanan

berdasarkan ketentuan yang telah ditetapkan dan pihak yang dilayani merasa puas dan

memberikan respon positif.

Menurut pengertian di atas, bahwa kualitas mekanisme pelayanan adalah bentuk

pelayanan yang memenuhi standar yang ditetapkan. Misalnya kualitas pelayanan bagi

perusahaan, berarti ukurannya adalah besarnya perbandingan antara output dengan input,

relatif rendahnya jumlah jam kerja digunakan, tetapi hasilnya sesuai yang direncanakan dan

kecepatan menyelesaikan pekerjaan sesuai yang ditargetkan, tetapi hasilnya memenuhi

syarat, sedangkan standar ukuran kualitas mekanisme pelayanan bagi konusmen, berarti

konsumen merasa puas atas layanan yang diberikan atau diterima dan juga adanya tingkat

kepercayaan konsumen terhadap perusahaan.

Dari hasil pengkajian ahli ekonomi mengenai pentingnya mekanisme pelayanan yang

baik dengan mewujudkan tercapainya kepuasan pelanggan , memberikan tanggung jawab

kepada setiap orang dan melakukan perbaikan pelayanan secara berkesinambungan.


(18)

Konsep menurut (Tjipto,2007 ) terdiri dari empat bidang :

a). Berfokus kepada pelanggan

Prioritas utama adalah menidentifikasi keinginan, kebutuhan dan harapan pelanggan.

Selanjutnya dirangcang sistem yang dapat memberikan jasa atau layanan tertentu yang

memenuhi keinginan pelanggan tersebut.

b). Keterlibatan pegawai secara menyeluruh

Semua pihak yang terkait dengan upaya peningkatan pelayanan hares dilibatkan secara

total menyeluruh. Karena itu, manajemen harus dapat memberikan peluang perbaikan

kualitas terhadap semua pegawai. Selain itu, kepemimpinan harus pula memberikan

kesempatan berpartisipasi kepada semua pegawai yang ada dalam organisasi, serta

memperdayakan pegawai atau karyawan dalam merancang dan memperbaiki barang, jasa,

sistem dan organisasi.

c). Sistem pengukuran

Komponen dalam sistem pengukuran terdiri dari: menyusun standar, mengidentifikasikan

ketidaksesuaian dan mengukur kesesuaiannya dengan keinginan pelanggan dan

Mengoreksi penyimpangan dan meningkatkan kinerja.

d). Perbaikan kesinambungan.

Dengan Memandang bahwa semua pekerjaan sebagai suatu proses dan selalu

mengantisipasikan perubahan keinginan, kebutuhan dan harapan para pelanggan.

F. Metode Penelitian

a. Lokasi dan Jadwal kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi pada kantor bagain Kemahasiswaan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, Jl. T. M. Hanafiah Kampus USU Medan.


(19)

kerja dalam pekerjaan kantor. Untuk lebih jelasnya kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel

1.1 di bawah ini.

TABEL 1.1

Jadwal Penulisan Tugas Akhir

Kegiatan Minggu I Minggu II Minggu III Minggu IV

Persiapan

Pengumpulan data

Penulisan Laporan

Sumber :Penulis (2012)

b. Sumber Data

Sumber data yang menjadi pedoman bagi penulis dibagi dalam dua sumber, yaitu :

a). Data Primer

Yaitu data yang diperoleh dengan cara mendatangi langsung ke objek yang

diteliti. Dalam hal ini objek penelitian adalah pada bagian Kemahasiswaan

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dimana data yang diperoleh dari

lapangan, wawancara dan tanya jawab.

b). Data Sekunder

Yaitu data yang diperoleh dari sumber-sumber lain atau secara tidak langsung


(20)

diambil dari perusahaan maupun dari perusahaan maupun dari luar perusahaan,

seperti : buku-buku, surat kabar, literatur dan media lainnya yang relevan yang

tentunya menunjang pada pengolahan data primer yang telah dikumpulkan.

c. Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan Laporan Tugas Akhir ini dapat diuraikan sebagai

berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini, membahas latar belakang penelitian, perumusan masalah,

tujuan, manfaat penelitian, jadwal penelitian serta sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL PERGURUAN TINGGI

Dalam bab ini, membahas mengenai sejarah ringkas Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara, struktur organisasi dan Job Description, jenis kegiatan,

kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam Bab ini membahas tentang penelitian yang dilakukan penulis. Penelitian

tersebut dilakukan pada Kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara berkaitan dengan mekanisme pelayanan kemahasiswaan


(21)

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Dalam bab ini, menjelaskan tentang kesimpulan yang merupakan inti dari

pembahasan penelitian dan saran yang merupakan masukan yang membangun bagi


(22)

BAB II

PROFIL PERGURUAN TINGGI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di Kota Medan atau di luar

Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di

Darussalam (Universitas Syariah Kuala ) Kota Kutaraja (Banda Aceh), dan sebagai

Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota

Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai

nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu

tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap

berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada

waktu itu ).

Dengan perjalanan yang panjang, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

berdirilah dengan perlahan-lahan, dimana untuk pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara diwaktu itu dipercayakan kepada Prof. Tjung Ted Koei dengan jabatan

Acting dengan Kepala Biro Administrasi dipegang oleh T. Cheffudin (almarhum).

Berdasarkan program kerja yang ditetapkan semula pada sidang dewan dosen

Fakultas Hukum Universitas Sumatera Utara 21 Juli 1961, ada 4 perencanaan pedoman,

yaitu:

1) Mengenai Kurikulum dibuka 2 jurusan, yaitu:


(23)

b. Jurusan Ekonomi Perusahaan (sekarang jurusan manajemen)

2) Masalah sistem pengajaran dan ujian.

3) Tenaga pengajar untuk tahun pertama dan kedua adalah sebagai berikut:

a. Prof. Dr. Tjung Ted Koei

b. Prof. Mr. Suhunan Hamzah

c. Drs. T. M. H. L. Tobing

d. Drs. T. Mustafa

e. Drs. Aziz Siregar

f. Drs. M. A. T. Sihaloho

g. A. T. Baros

h. B. P. Hasibuan

Berhubung Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di

Kutaraja (sekarang Banda Aceh ) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan

bergabung dengan Universitas Syiah Kuala, maka memperoleh status negeri dengan

surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang

Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan

pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961

yang berlaku surat terhitung mulai 1 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No

0535/0/1983, tanggal 8 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi


(24)

No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan

Strata-1 dan Program Pendidikan Diploma III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3 ( tiga ) Departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangkan Program Diploma-III terdiri dari :

a. Jurusan Kesekretariatan

b. Jurusan Keuangan

c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima

Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

B. Visi dan Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Visi :

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah menjadi salah satu

Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan

pasar dalam persaingan global.

Misi :

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang

ilmu ekonomi, manajemen dan Akuntansi yang berorientasi pasar.

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaan


(25)

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan

pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber

pendanaan fakultas dalam status PT BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku

pelanggan ( customer ) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan

pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang

bertaraf nasional dan internasional.

C. Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan

diri terhadap perkembangan nasional dan internasioanl.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksanakan penelitian-penelitian dan

pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/

perubahan.

c. Memberikan dasar-dasar ilmiah serta pengetahuan dan metodologi penelitian

sehingga mampu menemukan, memahami, menjelaskan, dan merumuskan cara

penyelesaian masalah yang ada.

D. Struktur Organisasi dan Personalia

Struktur organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan

tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan


(26)

Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang

diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu akan

tugas,wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawaitersebut dengan sendirinya

mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan

lancer, hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan

bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk

mengatur seluruh akyivitas maupun kegiatan tersebut. Pengaturan ini dihubungkan

dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun

dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan,

sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan

koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan

perseorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian

kegiatan tertentu dan mencakup tata hubungan secara vertical melaui saluran tunggal.

Struktur organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada


(27)

Gambar 2.1

Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera utara Rektor dan

Pembantu Rektor

Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen

Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara 2011 (Data Diolah)

Dekan dan Pembantu Dekan

Dewan Pertimbangan Fakultas

Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian

Kemahasiswaan Ketua dan

Sekretaris Departemen Ketua Program

Studi Inter Departemen

Ketua Lab/Study

Bengkel Ketua Program

Studi Intra Departemen


(28)

PIMPINAN UNIVERSITAS

Rektor : Prof. Dr. dr Syahril Pasaribu,

D.T.M.&H.,MSc.(C.T.M), Sp.A.(K)

Pembantu Rektor I : Prof. Ir. Zulkifli Nasution, M.Sc., Ph.D.

Pembantu Rektor II : Prof. Dr. Ir. Armansyah Ginting, M.Eng.

Pembantu Rektor III : Prof. Dr. Nimgrum Natasya, S.H.,M.L.I

Pembantu Rektor IV : Ir. Yusuf Husni

PIMPINAN FAKULTAS EKONOMI

Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga. MEc

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak

Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, M.M., Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, M.Si.

DEWAN PERTIMBANGAN FAKULTAS

Ketua : Drs. M. Lian Dalimunthe, M.Ec. Ac

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo, SE, M.Ec

ANGGOTA

Prof. Dr. Ade Fatma Lubis, MBA, MAFIS

Prof. Dr. Ritha F. Dalimunthe, SE, M.Si

Prof. Dr. Azhar Maksum, Mec. Acc

Prof. Dr. Robinson Tarigan, MRP

Prof. Dr. Ramli, MS


(29)

Drs. Arifin Hamzah, MM, Ak

Ami Dilham, SE, M.Si

Drs. Arifin Akhmad, M.Si, Ak

Drs. Bongsu Hutagalung, SE, M.Si

PROGRAM S1

Ekonomi Pembangunan

Ketua Departemen : Wahyu Ario Pratomo, SE, Mec

Ketua Program Studi : Irsyad Lubis.M.Soc.Phd

Sekretaris Departemen : Drs. Syahrir Hakim Nasution, M.Si

Sekretaris Program Studi : Paidi Hidayat.SE.Msi

Manajemen

Ketua Departemen : Dr. Isfenti Sadalia, SE, ME

Ketua Program Studi : Dr. Endang Sulistya Rini.SE.Msi

Sekretaris Departemen : Dra. Marhayanie, M.Si

Sekretaris Program Studi : Dra. Marhayanie, M.Si

Akuntansi

Ketua Departemen : Dr. Syarifuddin Ginting S., SE., M.A.F.I.S., Ak

Ketua Program Studi : Drs. Firman Syarif .Msi.Ak

Sekretaris Departemen : Drs. Hotmal Djafar, MM, Ak


(30)

PROGRAM DIPLOMA

Keuangan

Ketua : Drs. Bongsu Hutagalung, SE, MSi

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang, SE, MSi

Akuntansi

Ketua : Drs. Rustam, M.Si, Ak

Sekretaris : Drs. Chairul Nazwar, M.Si, Ak

Kesekretariatan

Ketua : Dr. Beby Karina Fawzeea Sembiring, SE, MM

BAGIAN TATA USAHA

Kepala Bagian Tata Usaha : M. Simba Sembiring, SE, M.Si

Kasub. Keuangan : Hj. Eka Yuliana, SE

Kasub. Umum dan Perlengkapan : Ahmad Faizul, SE, M.Si

Kasub. Akademik : Hj. Fepty Aniar, SE

Kasub. Kemahasiswaan : Hj. Zailiana, S.Sos


(31)

BAGIAN KEMAHASISWAAN

Kepala Bagian Kemahasiswaan : Nina Zailiana, S.Sos

Anggota : Emma Deliana, S.Sos

Sri Wardhani, SE

Saparuddin, SE

Gambar 2.2 Struktur Organisasi Bagian Kemahasiswaan FE USU

Sumber : Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU Pudek III

Drs. Ami Dilham, M.Si

Kasubag

Zailiana, S.Sos

Pegawai

Emma Deliana, S.Sos

Pegawai

Sri Wardani, SE

Pegawai


(32)

E. Job Description

Berikut ini adalah uraian tugas dari setiap unit pada bagian tata usaha Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang terdiri dari :

a. Bagian Tata Usaha

Tugas bagian tata usaha adalah :

a). Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) bagian dan

mempersiapkan penyusunan (RKAT) bagian.

b). Menghimpun, menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan

akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni,

kepegawaian dan perlengkapan.

c). Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dibidang akademik, administrasi

umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan

perlengkapan.

d). Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian,

keuangan dan kearsipan.

e). Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi dilingkungan fakultas.

f). Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/ pelayanan

kepada masyarakat.

g). Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas.


(33)

i). Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan

kegiatan fakultas.

j). Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

b. Sub Bagian Akademik

Tugas sub bagian akademik adalah :

a). Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub babian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b). Mengumpulkan dan mengolah data di bidang pendidikan, penelitian, dan

pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c). Melakukan administrasi akademik.

d). Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

e). Menghimpun dan mengklasifikasi data pencapaian target kurikulum.

f). Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g). Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di

lingkungan fakultas.

h). Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan


(34)

c. Sub Bagian Umum dan Keuangan

Tugas sub bagian umum dan keuangan adalah :

a) Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

b) Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas, dan pertemuan ilmiah di

lingkungan fakultas.

c) Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

d) Melakukan penerimaan, penyimpanan, pembukuan, pengeluaran dan pertanggung

jawaban keuangan.

e) Melakukan pembayaran gaji, honorarium, lembur, vakansi, perjalanan dinas,

pekerjaan borongan, dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti

kebenarannya.

f) Mengoperasionalkan system informasi keuangan.

g) Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

h) Menyusun laporan kerja sebagian dan mempersiapkan laporan bagian.

i) Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) subbagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.


(35)

d. Sub Bagian Kepegawaian

Tugas sub bagian kepegawaian adalah :

a) Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b) Menyusun konsep juklak/juknis di bidang kepegawaian.

c) Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.

d) Melaksanakan urusan mutasi pegawai.

e) Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

f) Memproses penetapan angka kredit jabatan fungsional, usul kenaikan jabatan/

pangkat, surat keputusan mengajar, pengangkatan guru besar tetap/tidak

tetap/emeritus, izin dan cuti.

g) Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai.

h) Memproses SK jabatan structural dan fungsional.

i) Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

j) Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

bagian.

e. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni

Tugas bagian kemahasiswaan dan alumni adalah :

a) Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b) Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.


(36)

e) Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f) Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

g) Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir, dan layanan kesejahteraan

mahasiswa.

h) Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

i) Mengoperasionalkan system kemahasiswaan dan alumni.

j) Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.

k) Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

bagian.

f. Sub Bagian Perlengkapan

Tugas sub bagian perlengkapan adalah :

a) Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) sub bagian dan

mempersiapkan penyusunan (RKAT) bagian.

b) Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c) Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan.

d) Melakukan penyimpanan dokumen dan surat dibidang kerumahtanggaan dan

perlengkapan.

e) Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan, dan keamanan lingkungan.

f) Melakukan urusan pengelolahan barang perlengkapan.

g) Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan


(37)

g. Sub Bagian Perpustakaan/ Ruang Baca

Tugas sub bagian Perpustakaan :

a) Controller

a. Inventaris Ruang Baca/ Perpustakaan Fakultas Ekonomi USU.

b. Kinerja Pegawai/Staf Administrasi Ruang Baca.

c. Proses Regristrasi buku, jurnal, majalah sampai tersusun di rak sesuai jurusan.

d. Kunjungan belajar mahasiswa dan staf pengajar serta cara mempergunakan

fasilitas perpustakaan/ruang baca.

b) Laporan

a. Sesuai usul mahasiswa/staf pengajar mengajukan permohonan pembelian

buku-buku atau jurnal baru kepada Dekanat baik secara lisan/surat sebagai

proses pendukung proses belajar.

b. Perminatan perlengkapan harian kepada sub bagian perlengkapan.

c. Permintaan pembuatan surat teguran dari Dekan kepada staf pengajar, staf

administrasi yang mempergunakan fasilitas perpustakaan/ruang baca tidak

sesuai dengan peraturan yang ditetapkan Dekanat.

F. Jaringan Usaha / Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan

mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian / pelayanan masyarakat dan

pembinaan civitas akademika. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan

merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non – profit ( tidak


(38)

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Medan lebih berorientasi pada

pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian

yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan, serta melakukan kegiatan sosial berupa

pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi yaitu

penyelenggaraan pendidikan, pengadaan penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan yang mempunyai kuallitas yang baik dan

mampu bersaing dilapangan kerja nantinya.

G. Kinerja Usaha Terkini

Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus dijlankan

sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk mencapai itu semua

begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya

agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam

mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin serta

loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong tercapainya hasil yang maksimal diperlukan kinerja

yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah

menyelenggarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan

berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang

bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian

kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat

agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan


(39)

agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia ( SDM ) yang benar-benar memiliki

kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksanakan fakultas, seperti perayaan

hari-hari besar keagamaan ( misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’Mi’raj, dan

lain-lain) sehingga para civitas akademika selalu memiliki nilai-nilai dan norma-norma

keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

Untuk mencapai kinerja Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara menyusun

beberapa langkauh kegiatan sebagai berikut:

a. Peningkatan proses belajar mengajar, silabus metode dan alat yang digunakan

dapat ditingkatkan.

b. Jumlah lulusan meningkat dan dihapkan lulus tepat waktu, serta indeks

prestasi lebih baik.

c. Melakukan inovasi database Mahasiswa, Kartu Rencana Mahasiswa, Kartu

Hasil Studi, Jadwal Kuliah, Jadwal Ujian Mid Semester, dan Jadwal Ujian

Semester yang telah terprogram.

d. Memperbaiki ruang kuliah Mahasiswa dan Dosen, Departemen dan Ruang

baca.

e. Meningkatkan Kompetensi Mahasiswa, setiap penerimaan mahasiswa baru di

adakan kegiatan kepemimpinan Mahasiswa untuk kegiatan perkenalan dengan

mahasiswa baru.

f. Dosen muda diwajibkan untuk mengikuti Program Pekerti Applied Approach,

Workshop, Seminar, dan Lokakarya.

g. Mata kuliah yang diberikan kepada mahasiswa harus sesuai dengan kurikulum


(40)

i. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat yang harus dirapatkan

oleh Departemen.

j. Memberi dorongan kepada Dosen muda untuk melanjutkan program studi S2

dan S3 baik dalam maupun di luar negeri.

k. Meningkatkan jumlah mahasiswa yang diterima.

l. Meningkatkan kegiatan seminar, lokakarya, kuliah umum yang diadakn

Pimpinan Fakultas.

m. Memberi bimbingan kepada mahasiswa dalam melakukan kegiatan

magang/praktek kerja lapangan agar dapat menghasilkan lulusan yang

berkualitas. Departemen menyiapkan laporan evaluasi per semester untuk


(41)

BAB III PEMBAHASAN

A. Mekanisme Pelayanan yang baik

Kegiatan pelayanan adalah suatu aktifitas untuk lebih peduli (care) pada setiap

orang yang membutuhkan kemampuan bantuan kita (petugas layanan). Empati dan

peduli yang diberikan oleh petugas layanan pada orang lain (costumer) bukan bentuk

merendahkan diri melainkan sikap mulia yang akan menempatkan posisi seseorang

(pemberi layanan) dalam tempat yang terhormat di mata orang lain (pelanggan).

Pada prinsipnya dapat disimpulkan bahwa pelayanan yang baik yang dilakukan

oleh suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta termasuk bidang ketata usahaan

harus memuat beberapa aspek, antara lain :

a. Keterbukaan, yaitu adanya informasi pelayanan yang berupa loket informasi

yang dimilikinya dan terpampang dengan jelas

b. Kesederhanaan, yaitu mencakup prosedur pelayanan dan persyaratan pelayanan

c. Kepastian, yaitu menyangkut informasi waktu, biaya dan petugas pelayanan

yang jelas

d. Keadilan, yaitu memberi perhatian yang sama terhadap pelanggan tanpa adanya

diskriminasi yang dapat dilihat dari materi atau kedekatan seseorang

e. Keamanan dan kenyamanan hasil produk pelayanan memenuhi kualitas teknis

dan dilengkapi dengan jaminan pelayanan secara administrasi

f. Perilaku petugas pelayanan menyenangkan pelanggan, yaitu harus tanggap dan

peduli dalam memberikan pelayanan dengan tidak mempersulit pelanggan


(42)

Paimin Napitupulu (2009 ; 17), mengemukakan adapun ciri-ciri pelayanan yang

baik adalah :

a. Tersedianya sarana dan prasarana yang baik

Dalam melayani mahasiswa salah satu yang paling penting diperhatikan

adalah sarana dan prasarana yang dimiliki instansi seperti meja dan kursi yang

nyaman. Ventilasi udara dalam ruangan juga harus bersih, aman dan sejuk

serta suasana yang kondusif dan tidak berisik. Kelengkapan dan majunya

kecanggihan teknologi sarana dan prasarana yang digunakan mahasiswa, dan

dalam proses belajar mengajar di dalam kelas.

b. Tersedianya para staf pengajar dan staf pegawai yang baik

Kenyamanan mahasiswa diruang belajar pada umumnya tergantung dari cara

dan perilaku petugas staf pengajar memberikan motivasi dan arahan yang

menarik mahasiswa tersebut, staf pegawai yang ramah, sopan, dan menarik

dapat membuat mahasiswa menjadi lebih nyaman dalam segala hal.

Disamping itu, Staf pegawai juga harus cepat tanggap, pandai bicara,

menyenangkan serta pintar. Demikian juga cara kerja harus cepat dan cekatan

sangat perlu, hal ini akan berpengaruh untuk produktifitas yang tinggi.

c. Bertanggung jawab

Dalam melaksanakan tanggung jawab untuk melayani mahasiswa, baik

dibidang akademik dan kemahasiswaan yang memerlukan arahan dan bantuan,

diharapkan petugas agar dapat memberikan yang terbaik bagi setiap

mahasiswa. Dalam menjalankan kegiatan pelayanan, petugas harus mampu

melayani mahasiswa dari awal sampai tuntas atau selesai.


(43)

Dalam melayani mahasiswa diharapkan petugas melakukan pelayanan sesuai

dengan prosedur. Layanan yang diberikan sesuai jadwal untuk pekerjaan

tertentu dan jangan membuat kesalahan dalam arti pelayanan yang diberikan

sesuai dengan keinginan mahasiswa.

e. Mampu berkomunikasi

Petugas diharapkan mampu berkomunikasi baik lisan dan tulisan dengan baik

kepada setiap mahasiswa, artinya agar mahasiswa dengan cepat dan mudah

memahami dan mengerti informasi yang dijelaskan oleh petugas.

Berdasarkan uraian diatas terlihat jelas bahwa mekanisme pelayanan pada bagian

kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU saat ini yang diberikan oleh staf petugas masih

belum baik dan berkualitas, antara lain :

a. Penyampaian informasi yang tidak akurat dan sumber yang tidak jelas, membuat

mahasiswa selalu menjadi salah dan bingung dalam bertindak dan melakukan

sesuatu, baik dalam hal pendidikan, administrasi, dan kemahasiswaan serta

adanya sumber pada setiap bagian organisasi dan departemen yang sangat sulit

untuk diminta klarifikasi kebenaran dari informasi tersebut.

b.Penerimaan beasiswa kepada mahasiswa yang sering tidak tepat sasaran,

dikarenakan persyaratan beasiswa yang masih bersifat umum, sehingga tidak

terdapat spesifikasi khusus terhadap mahasiswa yang berprestasi dan kurang

mampu, seperti penyertaan surat keterangan tidak mampu.

c. Segala kegiatan yang dilakukan harus menunggu keputusan dari Biro Rektor

sehingga apabila ada informasi yang kurang jelas memerlukan waktu yang lama


(44)

Disamping itu terdapat masalah fasilitas yang sering dijumpai atau terjadi dalam

pekerjaan kantor yang menjadi salah satu faktor penyebab kurang baiknya mekanisme

pelayanan pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut :

a. Virus pada komputer yang sering mengganggu dan memperlambat pekerjaan

pegawai saat pengolahan data dan penyimpanan data yang terganggu.

b. Mesin printer tersedia cukup tetapi tidak berfungsi dengan baik, misalnya tinta

yang tidak bisa jalan.

a). Jumlah lemari untuk penyimpanan arsip yang sangat minim dan sudah sangat

tua usianya, sehingga pegawai sulit untuk mengklasifikasikan arsip lebih

terperinci.

b). Jumlah Filing Cabinet yang terbatas juga mempersulit untuk penyimpanan

arsip berdasarkan klasifikasinya.

B. Lembaga Kemahasiswaan

Lembaga kemahasiswaan merupakan wadah tempat mahasiswa

mengaktualisasikan dirinya dan sebagai wadah untuk membina persekutuan dan

membangun persekutuan tingkat tinggi. Oleh karena itu, lembaga kemahasiswaan pada

awal didirikan sudah diberikan porsi yang sangat besar dalam mengembangkan

kepribadian mahasiswa. Lembaga kemahasiswaan merupakan bagian yang tipikal

(sangat penting), yang mempunyai tujuan membantu Universitas pencapaian visi dan

misi Universitas. Oleh karena itu, tujuan lembaga kemahasiswaan adalah :

a. Menjadi wahana bagi mahasiswa untuk berperan dalam mewujudkan tujuan


(45)

b. Menjadi wahana untuk membina persekutuan dan persaudaraan untuk

kesejahteraan mahasiswa.

c. Menjadi wahana untuk mempersiapkan calon-calon pemimpin yang kritis–

analitis–objektif, kreatif-inovatif, adaptif, dinamis, dedikatif dan trampil, yang

religius.

d. Menjadi saluran bicara mahasiswa untuk menyalurkan aspirasi yang konstruktif

dan bertanggung jawab, yang hidup dalam kalangan mahasiswa.

Berdasarkan hal tersebut diatas, lembaga kemahasiswaan sebagai sarana

tempat mahasiswa mengaktualisasikan dirinya, mempunyai peran yang sangat besar

dalam memperjuangkan aspirasi mahasiswa. Konteks lembaga kemahasiswaan pada saat

ini, banyak mengalami pergeseran dan bermunculan suara-suara yang menginginkan

agar lembaga kemahasiswaan melihat ulang formatnya. Hal ini disadari lembaga

kemahasiswaan tidak sesuai lagi dengan konteks saat ini dan sudah tidak mampu

menjaring aspirasi mahasiswa.

Oleh karena itu ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam melihat

format lembaga kemahasiswaan saat ini, dapat dikategorikan dalam tiga bahagian yaitu :

a. Organisasi

Dari sisi organisasi, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu

sebagai berikut :

a). Lemahnya pemahaman fungsionaris maupun anggota lembaga kemahasiswaan

terhadap aturan-aturan organisasi.

b). Aturan-aturan lembaga kemahasiswaan sebagai norma-norma yang mengatur

lembaga kemahasiswaan terdapat banyak kelemahan didalamnya.

c). Sesuai dengan reformasi yang terus berkembang, lembaga kemahasiswaan


(46)

d). Pada saat ini, lembaga kemahasiswaan cenderung berorientasi dalam

melaksanakan program maupun kegiatan, daripada melakukan fungsi / tugas-tugas

lain yang seharusnya juga merupakan tugas lembaga kemahasiswaan.

e). Periode yang tidak simultan juga turut mempengaruhi kinerja lembaga

kemahasiswaan

f). Universitas dan fakultas kurang memberikan dukungan kepada lembaga

kemahasiswaan dalam melaksanakan program maupun kegiatannya.

b. Program

Dari sisi program, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan yaitu sebagai

berikut :

a). Akibat minim pemahaman fungsionaris akan aturan-aturan, lembaga

kemahasiswaan atau fakultas lebih berorientasi pada pencapaian kompetensi

humanistik skill daripada profesional skill.

b). Lembaga kemahasiswaan pada saat ini sangat lemah dalam hal kreativitas

penyediaan program, sehingga cenderung mengikuti atau mengulang

program-program terdahulu.

c). Lembaga kemahasiswaan tidak mempunyai tolak ukur yang jelas dalam menilai

keberhasilan sebuah program maupun kegiatan.

d). Program lembaga kemahasiswaan cenderung tidak simultan dengan program

Universitas maupun fakultas.

c. Anggaran

Ada dua hal yang harus diperhatikan dalam melihat konteks anggaran yang

ada didalam lembaga kemahasiswaan yaitu :

a). Minimnya anggaran lembaga kemahasiswaan


(47)

d. Advokasi

Salah satu tugas lembaga kemahasiswaan dalam melayani mahasiswa adalah

melakukan pembelaan terhadap mahasiswa dalam bidang akademik maupun non

akademik. Namun tugas pembelaan tersebut kurang optimal oleh lembaga

kemahasiswaa. Paling tidak ada tiga hal yang menjadi persoalan dalm Lembaga

kemahasiswaan yaitu :

a). lembaga kemahasiswaan kurang memahami peran pembelaan yang harus

dilaksanakan.

b). Mahasiswa kurang mengoptimalkan lembaga kemahasiswaan.

c). Fakultas maupun Universitas tidak memahami peran dan fungsi lembaga

kemahasiswaan dalam melakukan advokasi bagi mahasiswa.

Dalam melihat permasalahan dan konteks lembaga kemahasiswaan saat ini,

tidak hanya ke-4 hal diatas yang menjadi persoalan yang dihadapi lembaga

kemahasiswaa. Masih banyak persoalan-persoalan yang tidak mampu dijawab oleh

lembaga kemahasiswaan saat ini. Lembaga kemahasiswaaan pada saat ini, dihadapkan

pada persoalan-persoalan lain seperti : krisis kepercayaan oleh mahasiswa terhadap

lembaga kemahasiswaan, dan model struktur yang tidak akomodatif.

Lembaga kemahasiswaan sebagai wadah tempat mahasiswa mengembangkan

kepribadian dan tempat membina persekutuan dikalangan mahasiswa, sebenarnya

mempunyai peran dan fungsi yang sangat strategis dalam pengembangan sebuah

Universitas maupun Perguruan Tinggi.

Lembaga kemahasiswaan pada saat ini, merupakan salah satu penentu mutu

sebuah perguruan tinggi. Indikator dalam mengukur keberhasilan mahasiswa adalah

sejauh mana lembaga kemahasiswaan mampu mengembangkan program maupun


(48)

Lembaga kemahasiswaan mempunyai peranan dalam melakukan perencanaan,

pelaksanaan, evaluasi kebijakan-kebijakan yang ada pada lembaga kemahasiswaan.

Oleh karena itu, kontrol terhadap pihak Universitas dan yayasan sangat dibutuhkan

dalam mengembangkan dan menjamin mutu berkelanjutan yang ada di Universitas

ini. Hal yang perlu diperhatikan untuk melihat prospek lembaga kemahasiswaan

kedepannya seperti akreditasi nasional. Dimana memberikan point penilaian sebesar

5% kepada kegiatan kemahasiswaan (hal ini menduduki posisi nomor dua setelah

tenaga kerja dosen).

Keinginan masyarakat agar mahasiswa berperan sebagai saluran bicara

mahasiswa yang kritis dalam memperjuangkan aspirasi masyarakat juga merupakan

hal yang penting . Oleh karena itu peranan lembaga kemahasiswaan tidak hanya

berperan untuk dirinya sendiri, tetapi peranan dan kehadirannya juga untuk

masyarakat sekitarnya.

Adapun tugas dari bagian Lembaga kemahasiswaan adalah :

a. Menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan sub bagian dan mempersiapkan

penyusunan rencana kerja dan anggaran tahunan bagian.

b. Mengumpulakan dan mengolah data dibidang kemahasiswaan dan alumni.

c. Melakukan administrasi kemahasiswaan.

d. Melakukan urusan pemberi izin / rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.

e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan kemahasiswaan.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

i. Melakukan penyajian informasi dibidang kemahasiswaan dan alumni.


(49)

k. Menyusun laporan kerja sub bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

bagian.

C. Pelayanan Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU

Selain dididik untuk mengembangkan kemampuan akademisnya, mahasiswa

juga diberi kesempatan untuk mengembangkan aspirasi, harapan, minat, kegemaran

dan perilaku agar menjadi lulusan plus. Yang dimaksud dengan lulusan plus adalah

lulusan yang memiliki intelektual (IQ) yang bagus, kehidupan sosial ( EQ ) yang

matang serta beragama dan beretika ( SQ ) secara mantap. Pengembangan tersebut

dilakukan dalam wadah organisaasi yang diharapkan dapat menjadi sarana dan

wahana pengembangan diri mahasiswa. Pengembangan tersebut diarahkan untuk

perluasan wawasan dan peningkatan kecendikiawanan serta integritas kepribadian

untuk mencapai tujuan pendidikan tinggi.

Mahasiswa yang berprestasi dalam berbagai kejuaraan, Rektor memberikan

penghargaan berupa piagam penghargaan sebagai mahasiswa berprestasi dan

sejumlah uang sesuai SK Rektor. Pemberian penghargaan ini diberikan pada

peringatan dies natalis USU. Penghargaan ini merupakan bentuk kebanggaan

almamater pada mahasiswanya dan diharapkan akan memacu semangat mahasiswa

yang lain untuk mengukir prestasi yang membanggakan almamaternya.

Selain itu diadakannya program beasiswa, baik pada program Diploma (D-III)

dan program Srata 1 (S-1). Program beasiswa ini diharapkan dapat menjadi motivasi

dalam meningkatkan semangat belajar dan sedikit banyaknya dapat membantu

mahasiswa dalam mengiurangi beban orang tua dalam membayar SPP di setiap


(50)

Adapun pelayanan yang diberikan Fakultas Ekonomi USU sebagai penyaluran

bakat atau kemampuan dari mahasiswa tersebut adalah :

a. Bidang Minat dan Kegemaran

Dilingkungan Fakultas Ekonomi USU terdapat pengembangan minat dan

kegemaran mahasiswa baik bidang olahraga, bidang seni maupun bidang yang lain

yang mendukung pengembangan minat dan kegemaran mahasiswa. Melalui

pelayanan ini maka diharapkan mahasiswa Fakkultas Ekonomi USU ikut

berpartisipasi dan mengukir prestasinya di bidang olahraga dan seni baik di tingkat

regional, nasional maupun internasional.

b. Bidang Penalaran dan Keilmuan

Di bidang penalaran dan keilmuan, Fakultas Ekonomi USU selalu mendorong

agar mahasiswa berperan serta pada berbagai kegiatan kompetitif di tingkat lokal,

regional, nasional maupun internasional yang bersifat rutin maupun insidentil. Untuk

kegiatan yang rutin, misalnya Pekan Ilmiah Mahasiswa Nasional (PIMNAS), telah

dibuat penjadwalan yang pasti selama satu tahun.

Selain berpartisipasi dan berprestasi di tingkat lokal, regional dan nasional,

bidang penalaran dan keilmuan mahasiswa juga mengadakan beberapa kegiatan

seperti seminar, workshop, pelatihan dan beberapa kejuaraan ilmiah. Kegiatan

tersebut dilaksanakan melibatkan mahasiswa Fakultas Ekonomi USU. Selain dapat

mengembangkan kemampuan berpikir ilmiah mahasiswa, kegiatan yang melibatkan

external stakeholder (praktisi dan pelajar) seperti yang sudah dilakukan selama ini

juga bermanfaat untuk promosi memperkenalkan Fakultas Ekonomi Universitas


(51)

Dengan semakin dikenalnya Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

maka diharapkan kepercayaan masyarakat untuk melanjutkan pendidikan di Fakultas

Ekonomi Universitas Sumatera Utara makin meningkat.

c. Bantuan Untuk Beasiswa

Untuk meringankan beban biaya pendidikan, Fakultas Ekonomi USU bekerja

sama dengan berbagai instansi memberikan bantuan beasiswa. Kategori penerima

beasiswa terdiri atas : mahasiswa berprestasi, mahasiswa berprestasi tetapi kurang

mampu, dan mahasiswa yang kurang mampu. Dengan demikian bagi mahasiswa

penerima beasiswa yang berprestasi akademik tinggi, setelah lulus dapat segera

diserap oleh instansi pemberi beasiswa.

Pemberian beasiswa kepada mahasiswa di pergruan tinggi merupakan

perwujudan dari partisipasi masyarakat, instansi, pemerintah, perusahaan-perusahaan

swasta dalam ikut serta membangun bangsa khususnya dalam bidang pendidikan.

Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terdapat beberapa instansi

pemerintah ( BUMN ) dan perusahaan swasta yang menyalurkan bantuan beasiswa

kepada USU. Mahasiswa yang mendapatkan beasiswa dari berbagai macam beasiswa


(52)

D. Faktor-faktor Yang Mempengaruhi Mekanisme Pelayanan Bagian Kemahasiswaan

Faktor-faktor yang mempengaruhi mekanisme pelayanan bagian kemahasiswaan

yaitu :

a. Fasilitas

Pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

terdapat beberapa fasilitas kerja yang berguna untuk membantu para pegawai dalam

mengerjakan pekerjaannya, dan untuk mambantu produktivitas kerja para karyawan atau

pegawai bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Beberapa fasilitas yang terdapat pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara adalah :

a). Komputer dan perangkatnya

Komputer adalah salah satu alat elektronik yang berfungsi untuk mengolah data

dengan menggunakan suatu program tertentu untuk menghasilkan informasi. Komput er

sangat berperan penting untuk mengerjakan tugas-tugas kantor sehingga dapat

menghasilkan pekerjaan yang efektif dan efisien. Komputer sangat dibutuhkan dan

berguna untuk mendukung tugas-tugas pegawai di kantor.

Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

terdapat 4 (empat) PC unit computer yang disediakan, yang berada di ruang

kemahasiswaan. Kegunaan komputer pada bagian kemahasiswaan adalah untuk

mengetik data-data mahasiswa dan menyimpan arsip atau dokumen mahasiswa yang


(53)

b). Printer

Printer merupakan fasilitas kantor yang digunakan untuk mencetak hasil

pengetikan, baik itu berbentuk data, laporan, maupun surat-surat yang diketik melalui

komputer. Melalui printer hasil ketikan dapat dicetak dan diketahui denagn jelas dan

melalui printer juga data-data dapat diperbanyak selayaknya mesin fotocopy.

Pada bagian kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universiats Sumatera Utara

terdapat 4 (empat) unit mesin printer yang berada pada ruang kemahasiswaan. Kegunaan

printer pada bagian kemahasiswaan yaitu untuk mencetak hasil-hasil ketikan berupa

dokumen yang telah dibuat sebelumnya.

c). Filling Cabinet

Filling cabinet adalah peralatan kantor yang biasanya berbentuk persegi empat

panjang yang diletakkan secara vertikal dan digunakan untuk menyimpan berkas-berkas

atau arsip-arsip. Adapun yang tersimpan di dalam filling cabinet adalah surat keterangan

aktif kuliah, riset mata kuliah mahasiswa, surat keterangan mahasiswa yang ingin riset

survey.

Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

terdapat 2 (dua) filling cabinet. Filling cabinet dapat menyimpan berkas-berkas sehingga

penyusunannya tersusun rapi dan terstruktur akan tetapi filling cabinet hanya dapat

menyimpan berkas-berkas dalam jumlah terbatas.

d). Lemari Besi

Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara


(54)

dokumen penting lainnya. Adapun isi lemari besi adalah kartu registrasi mahasiswa/i dari

angkatan 2000 sampai dengan 2011.

e). Lemari Kayu

Pada bagian Kemahasiswaan Universitas Sumatera Utara terdapat 3(tiga) lemari

kayu. Lemari kayu yang terdapat pada bagian Kemahasiswaan adalah untuk menyimpan

data beasiswa dan untuk menyimpan surat masuk dan surat keluar dan sebagian lagi

digunakan untuk menyimpan piagam dan piala.

f). Meja

Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Eknomi Universitas Sumatera Utara

terdapat 9 ( sembilan ) meja. Yang terdiri dari 4 (empat) meja kaca yaitu meja staf

pegawai pada bagian Kemahasiswaan, meja Kasubag, meja Ruang Tamu, meja

Komputer dan 4 (empat) komputer serta 1 (satu) set meja tamu.

Meja adalah sebagian prasarana perkantoran yang harus dimiliki untuk

mempermudah pekerjaan pegawai atau karyawan. Tetapi yang harus dipertimbangkan

bahwa permukaan meja tidak boleh terlalu besar agar segala sudut dapat dijangkau

dengan tangan orang yang mempergunakannya.

g). Kursi

Pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

terdapat 11 (sebelas) kursi. Diantaranya adalah 8 (delapan) kursi yang digunakan untuk

kerja pegawai, sementara 2 (dua) set atau 4 (empat) kursi lainnya sebagai kursi untuk


(55)

Walaupun fasilitas pada Kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU

sudah cukup tersedia tetapi masih ada kekurangan-kekurangan yang menyebabkan

lambatnya pelayanan yaitu :

a. Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak.

b. Masih banyak folder-folder dengan nama masalah yang sama.

c. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip yang

tercampur adukkan sehingga pada saat pencarian masih agak sulit menemukannya.

d. Masih ada file-file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok masalahnya tidak

mencakup dari file tersebut.

h. Susahnya mencapai kembali arsip yang diperlukan.

i. Yang mengetahui letak dari arsip-arsip hanya arsiparis itu pun terkadang masih

harus mencari dengan membongkar beberapa arsip baru dapat ditemukan.

b. Lingkungan Kerja dan Iklim Kerja

Lingkungan kerja sangat penting di perhatikan seperti :

a). Ruang kerja yang kondusif

Ruangan tenang yang tidak terganggu suara bising dari luar.

b). Sistem informasi kurang memadai.

Tidak efektif dan efisien dalam menggunakan mesin printer yang tidak

berfungsi dengan baik.

Pemakaian ruang juga selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor

berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari


(56)

para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak

guna tercapainya suatu mekanisme pelayanan yang baik dan berkualitas.

Memungkinkan pemakaian ruang keja secara efisien merupakan salah satu tujuan

dari pengaturan tata ruang kantor. Pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi

USU dalam rangka mendukung penerapkan mekanisme pelayanan yang baik dalam

pekerjaan kantor maka hal tesebut dapat dilihat dari :

a) Tata ruang kantor yang dipergunakan pada kantor bagian Kemahasiswaan

Fakultas Ekonomi USU dilengkapi dengan Air Conditioner (AC). Pengaturan

ruangan dilakukan sedemikian rupa sehingga lalu lintas warkat dapat ditempuh

dengan jarak yang singkat.

b) Berkas atau file-file yang tidak terpakai lagi segera dibuang. Misalnya, arsip-arsip

yang dianggap tidak perlu lagi segera dimusnahkan.

c) Alat atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai yang

menggunakannya. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai adalah

alat-alat tulis. Pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU alat-alat-alat-alat

tulis secara umum setiap pegawai meletakkannya diatas meja kerja mereka dengan

rapi.

c. Sumber Daya Pegawai itu Sendiri

Dalam bagian kemahasiswaan pegawai memiliki produktivitas kerja yang baik,

hal-hal yang bersumber dari pegawai itu sendiri antara lain :

a). Pendidikan

Bagian kemahasiswaan semua pegawainya memiliki predikat S1.

b). Kompetensi


(57)

c). Motivasi

Para pegawai di bagian kemahasiswaan memiliki semangat dalam melakukan

tujuan dimana dapat member kemudahan mahasiswa untuk mengurus kepentingan di

setiap semester perkuliahan yang berjalan di fakultas, seperti :

a. Surat aktif kuliah.

b. Membuat surat ijin dalam pengambilan beasiswa untuk mahasiswa.

c. Membuat surat riset survey mahasiswa S1.

d. Mengurus kegiatan mahasiswa.

e. Mendata mahasiswa wisuda.

f. Merekapitulasi daftar mahasiswa yang masih aktif.

g. Mengurus data mahasiswa baru dalam registrasi manual

d. Disiplin Kerja

Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja

merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi tanggung jawab

pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang, karena apabila kewenangan

tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang, dan tidak akan

tercapai tujuan yang diharapkan (Fathoni, 2006 : 6). Pelaksanaan disiplin kerja

pegawai pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU yang saya lihat sudah

baik, karena selama saya mengikuti kegiatan magang para pegawai sangat aktif dan

disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka.


(58)

Displin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah :

a). Hari Senin s/d Kamis jam kerja mulai pukul 08.00-14.00 wib

b). Hari Jumat jam kerja mulai puku l 08.00-11.00 wib

c). Hari Sabtu jam kerja mulai pukul 08.00-13.00 wib

Para pegawai yang bekerja di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU

sudah taat dengan peraturan yang ada. Komunikasi antara pimpinan dengan para

pegawai juga terlihat baik. Pimpinan melihat secara langsung apakah kedisiplinan

sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran

kepada pegawai yang bekerja malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam

kerja. Jadi komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin hubungan kerja yang

baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan

seefisien mungkin.

Absensi kehadiran para pegawai juga sangat mempengaruhi kelancaran

pekerjaan pegawai. Dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai, langkah-langkah

yang perlu dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai adalah berupa : kenaikan

pangkat, kenaikan gaji berkala, liburan bersama dan lain-lain. Organisasi

mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu

meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan

dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan

diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di Fakultas

Ekonomi USU memahami apa yang diharapkan dari organisasi dimasa yang akan

datang.

Tujuan kedisiplinan adalah : ”untuk mengoreksi penampilan kerja pegawai dan


(59)

yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur” (Subekti,

2008).

Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai

berikut:

a) Pekerjaan jadi lebih cepat selesainya.

b) Pada waktu jam kerja pegawai tidak bermalas-malasan.

c) Pegawai lebih semangat dalam kerjanya karena ada peningkatan prestasi kerja

yang berpengaruh pada peningkatan jabatan.


(60)

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari hasil penelitian pada Bagian

Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

1. Mekanisme Pelayanan untuk mahasiswa di Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara belum baik disebabkan karena kurang maksimalnya kerja pegawai

dalam melayani mahasiswa misalnya dalam hal pelayanan kebutuhan

kemahasiswaan yang terkadang membingungkan dan lambat prosesnya.

2. Penyampaian informasi yang ditujukan kepada mahasiswa umumnya tidak akurat

yaitu penyajian informasi yang masih lambat disampaikan ke penerima misalnya

dalam hal pendidikan yaitu lambatnya informasi mengenai adanya suatu

olimpiade atau perlombaan yang akan diikuti mahasiswa.

3. Penerimaan beasiswa kepada mahasiswa relatif tidak tepat sasaran. Masih

kurangnya transparansi beasiswa yang disebabkan minimnya informasi yang

diberikan kepada mahasiswa perihal beasiswa tersebut.

4. Fasilitas kerja yang ada pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah

tergolong lengkap tetapi beberapa teknologi yang tidak uptodate yaitu tidak

mengikuti perkembangan sesuai dengan kemajuan teknologi karna masih

menggunakan mesin mesin yang sudah lama atau tua yang menyebabkan


(1)

Walaupun fasilitas pada Kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah cukup tersedia tetapi masih ada kekurangan-kekurangan yang menyebabkan lambatnya pelayanan yaitu :

a. Kurangnya pemeliharaan arsip secara khusus agar arsip tersebut tidak rusak. b. Masih banyak folder-folder dengan nama masalah yang sama.

c. Pembagian pokok masalah masih kurang jelas dan masih terdapat arsip yang tercampur adukkan sehingga pada saat pencarian masih agak sulit menemukannya. d. Masih ada file-file yang tidak diarsipkan ke folder karena pokok masalahnya tidak

mencakup dari file tersebut.

h. Susahnya mencapai kembali arsip yang diperlukan.

i. Yang mengetahui letak dari arsip-arsip hanya arsiparis itu pun terkadang masih harus mencari dengan membongkar beberapa arsip baru dapat ditemukan.

b. Lingkungan Kerja dan Iklim Kerja

Lingkungan kerja sangat penting di perhatikan seperti :

a). Ruang kerja yang kondusif

Ruangan tenang yang tidak terganggu suara bising dari luar.

b). Sistem informasi kurang memadai.

Tidak efektif dan efisien dalam menggunakan mesin printer yang tidak berfungsi dengan baik.

Pemakaian ruang juga selalu dikaitkan dengan tata ruang. Tata ruang kantor berupa pengaturan dan penyusunan seluruh peralatan dan perlengkapan kantor mulai dari mesin yang digunakan di kantor sampai perabot kantor pada tempat yang tepat, sehingga


(2)

para pegawai dapat bekerja dengan baik, nyaman, leluasa, dan bebas untuk bergerak guna tercapainya suatu mekanisme pelayanan yang baik dan berkualitas.

Memungkinkan pemakaian ruang keja secara efisien merupakan salah satu tujuan dari pengaturan tata ruang kantor. Pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dalam rangka mendukung penerapkan mekanisme pelayanan yang baik dalam pekerjaan kantor maka hal tesebut dapat dilihat dari :

a) Tata ruang kantor yang dipergunakan pada kantor bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU dilengkapi dengan Air Conditioner (AC). Pengaturan ruangan dilakukan sedemikian rupa sehingga lalu lintas warkat dapat ditempuh dengan jarak yang singkat.

b) Berkas atau file-file yang tidak terpakai lagi segera dibuang. Misalnya, arsip-arsip yang dianggap tidak perlu lagi segera dimusnahkan.

c) Alat atau perlengkapan kantor letaknya dekat dengan pegawai yang menggunakannya. Misalnya, benda-benda kecil yang sering dipakai adalah alat-alat tulis. Pada kantor Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU alat-alat-alat-alat tulis secara umum setiap pegawai meletakkannya diatas meja kerja mereka dengan rapi.

c. Sumber Daya Pegawai itu Sendiri

Dalam bagian kemahasiswaan pegawai memiliki produktivitas kerja yang baik, hal-hal yang bersumber dari pegawai itu sendiri antara lain :

a). Pendidikan


(3)

c). Motivasi

Para pegawai di bagian kemahasiswaan memiliki semangat dalam melakukan tujuan dimana dapat member kemudahan mahasiswa untuk mengurus kepentingan di setiap semester perkuliahan yang berjalan di fakultas, seperti :

a. Surat aktif kuliah.

b. Membuat surat ijin dalam pengambilan beasiswa untuk mahasiswa. c. Membuat surat riset survey mahasiswa S1.

d. Mengurus kegiatan mahasiswa.

e. Mendata mahasiswa wisuda.

f. Merekapitulasi daftar mahasiswa yang masih aktif.

g. Mengurus data mahasiswa baru dalam registrasi manual

d. Disiplin Kerja

Disiplin kerja dalam organisasi sangat memegang peranan penting. Disiplin kerja merupakan ketaatan, kepatuhan untuk mengikuti aturan yang menjadi tanggung jawab pegawai. Disiplin sangat berkaitan dengan wewenang, karena apabila kewenangan tidak dijalankan dengan semestinya maka disiplin itu akan hilang, dan tidak akan tercapai tujuan yang diharapkan (Fathoni, 2006 : 6). Pelaksanaan disiplin kerja pegawai pada bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU yang saya lihat sudah baik, karena selama saya mengikuti kegiatan magang para pegawai sangat aktif dan disiplin dalam melakukan pekerjaannya masing-masing sesuai dengan tugas mereka. Disiplin kerja pegawai membuat mereka dapat mencapai prestasi kerja yang optimal.


(4)

Displin kerja di Fakultas Ekonomi USU adalah :

a). Hari Senin s/d Kamis jam kerja mulai pukul 08.00-14.00 wib b). Hari Jumat jam kerja mulai puku l 08.00-11.00 wib

c). Hari Sabtu jam kerja mulai pukul 08.00-13.00 wib

Para pegawai yang bekerja di Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi USU sudah taat dengan peraturan yang ada. Komunikasi antara pimpinan dengan para pegawai juga terlihat baik. Pimpinan melihat secara langsung apakah kedisiplinan sudah terlaksana dengan baik. Pimpinan dapat secara langsung memberikan teguran kepada pegawai yang bekerja malas-malasan dan yang tidak bekerja pada saat jam kerja. Jadi komunikasi antara pimpinan dengan pegawai terjalin hubungan kerja yang baik yang pada akhirnya pelaksanaan pekerjaan dapat dilakukan seefektif dan seefisien mungkin.

Absensi kehadiran para pegawai juga sangat mempengaruhi kelancaran pekerjaan pegawai. Dalam rangka meningkatkan kinerja pegawai, langkah-langkah yang perlu dilakukan untuk diperhatikan terhadap pegawai adalah berupa : kenaikan pangkat, kenaikan gaji berkala, liburan bersama dan lain-lain. Organisasi mengharapkan langkah-langkah peningkatan kerja tersebut dapat membantu meningkatkan loyalitas dan dedikasi pegawai sehingga mereka mampu menghasilkan dan memberikan prestasi kerja yang optimal. Bagi pegawai yang tidak disiplin akan diberikan suatu peringatan. Dengan demikian setiap pegawai yang ada di Fakultas Ekonomi USU memahami apa yang diharapkan dari organisasi dimasa yang akan datang.


(5)

yang pantas ditetapkan sebagai kebutuhan terhadap peraturan dan prosedur” (Subekti, 2008).

Adapun manfaat kedisiplinan bagi Fakultas Ekonomi USU adalah sebagai berikut:

a) Pekerjaan jadi lebih cepat selesainya.

b) Pada waktu jam kerja pegawai tidak bermalas-malasan.

c) Pegawai lebih semangat dalam kerjanya karena ada peningkatan prestasi kerja yang berpengaruh pada peningkatan jabatan.


(6)

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Adapun kesimpulan yang dapat diambil dari hasil penelitian pada Bagian Kemahasiswaan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai berikut :

1. Mekanisme Pelayanan untuk mahasiswa di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara belum baik disebabkan karena kurang maksimalnya kerja pegawai dalam melayani mahasiswa misalnya dalam hal pelayanan kebutuhan kemahasiswaan yang terkadang membingungkan dan lambat prosesnya.

2. Penyampaian informasi yang ditujukan kepada mahasiswa umumnya tidak akurat yaitu penyajian informasi yang masih lambat disampaikan ke penerima misalnya dalam hal pendidikan yaitu lambatnya informasi mengenai adanya suatu olimpiade atau perlombaan yang akan diikuti mahasiswa.

3. Penerimaan beasiswa kepada mahasiswa relatif tidak tepat sasaran. Masih kurangnya transparansi beasiswa yang disebabkan minimnya informasi yang diberikan kepada mahasiswa perihal beasiswa tersebut.

4. Fasilitas kerja yang ada pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sudah tergolong lengkap tetapi beberapa teknologi yang tidak uptodate yaitu tidak mengikuti perkembangan sesuai dengan kemajuan teknologi karna masih menggunakan mesin mesin yang sudah lama atau tua yang menyebabkan pekerjaan karyawan sedikit terhambat seperti mesin printer.