2. Mendorong mereka untuk berprestasi tinggi, dan
3. Mempertahankan karyawan yang produktif dan berkualitas agar tetap setia.
E. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi 2001:12 sebagai berikut “Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang untuk
menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya” Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan harus dirancang untuk
membayar gaji dan upah secara tepat waktu, menyediakan data-data yang berguna bagi kebutuhan pengambilan keputusan manajemen, serta untuk memenuhi
peraturan pemerintah. Setiap dokumen yang berhubungan dengan penggajian dan pengupahan harus dijaga dan disimpan secara lengkap dan baik untuk mencegah
timbulnya berbagai masalah di masa mendatang. Bagan alir dokumen sistem penggajian dan pengupahan dapat dilihat pada lampiran 2 dan 3.
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi 2001:374 adalah:
1. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah,
2. Kartu jam hadir,
3. Kartu jam kerja,
4. Daftar gaji dan daftar upah,
5. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah,
6. Surat pernyataan gaji dan upah,
7. Amplop gaji dan upah, dan
8. Bukti kas keluar.
Adapun dokumen-dokumen tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: 1.
Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah Dokumen-dokumen ini dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-
surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan, seperti surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah,
penurunan pangkat, pemberhentian sementara skorsing, pemindahan, dan lainnya. Tembusan dari dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat
daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah. 2.
Kartu jam hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir
setiap karyawan di perusahaan, dapat berupa daftar hadir biasa, atau berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu.
3. Kartu jam kerja
Kartu jam kerja digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik untuk mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen
ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah, lalu dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk
distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan. 4.
Daftar gaji dan upah Dokumen yang berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi
potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan lainnya.
5. Rekap daftar gaji dan daftar upah
Merupakan dokumen ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Distribusi biaya tenaga kerja dilakukan oleh
fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap gaji dan upah. 6.
Surat pernyataan gaji dan upah Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan
dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang berpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi
setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan.
7. Amplop gaji dan upah
Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah tersebut
terdapat informasi nama karyawan, nomor identifikasi karyawan, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu.
8. Bukti kas keluar
Merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah
yang diterima dari fungsi pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen-dokumen tersebut di atas dihasilkan oleh berbagai fungsi yang
terkait dengan sistem penggajian dan pengupahan. Fungsi-fungsi tersebut adalah sebagai berikut:
1. Fungsi Kepegawaian
Fungsi kepegawaian bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru,
membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan.
2. Fungsi Pencatat Waktu
Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern
yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji dan upah.
3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah
Fungsi pembuat daftar gaji dan upah bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan
berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar tersebut diserahkan oleh fungsi
pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah
kepada karyawan. 4.
Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul
dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun.
5. Fungsi Keuangan
Fungsi keuangan bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank, memasukkan uang
tunai ke amplop gaji dan upah setiap karyawan, serta membagikan kepada karyawan.
Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah adalah: 1.
Jurnal umum 2.
Kartu harga pokok produk 3.
Kartu biaya 4.
Kartu penghasilan karyawan Adapun catatan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Jurnal Umum
Jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan. Dokumen sumber untuk
pencatatan ke dalam jurnal adalah bukti kas keluar. Jurnal untuk mencatat biaya gaji dibuat dalam empat tahap berikut:
a. Tahap pertama. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar, bagian utang
kewajiban gaji mencatat ke dalam register bukti kas keluar sebagai berikut:
Gaji dan Upah xxx
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xxx
b. Tahap kedua. Berdasarkan bukti memorial, bagian jurnal mencatat
distribusi biaya gaji ke dalam jurnal umum berikut:
Biaya Overhead Pabrik Sesungguhnya xxx
Biaya Administrasi dan Umum xxx
Biaya Pemasaran xxx
Gaji dan Upah xxx
c. Tahap Ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap
“lunas” oleh fungsi keuangan, bagian jurnal mencatat pembayaran gaji ke dalam register cek sebagai berikut:
Bukti Kas Keluar yang Akan Dibayar xxx
Kas xxx
d. Tahap Keempat. Berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekap
daftar gaji, bagian kartu biaya mencatat biaya tenaga kerja ke dalam buku pembantu.
Jurnal untuk mencatat biaya upah dibuat dalam empat tahap sebagai berikut: a.
Tahap Pertama. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar, dicatat oleh bagian utang kewajiban upah ke dalam register bukti kas keluar:
Gaji dan Upah xxx
Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xxx
b. Tahap Kedua. Berdasarkan bukti memorial, bagian jurnal mencatat distribusi biaya gaji ke dalam jurnal umum berikut:
Barang dalam Proses-Biaya Tenaga Kerja xxx
Biaya Overhead Pabrik yang Sesungguhnya xxx
Biaya Administrasi dan Umum xxx
Biaya Pemasaran xxx
Gaji dan Upah xxx
c. Tahap Ketiga. Berdasarkan dokumen bukti kas keluar yang telah dicap
“lunas” oleh fungsi keuangan. Bagian jurnal mencatat pembayaran upah karyawan ke dalam register cek sebagi berikut:
Bukti Kas Keluar yang akan Dibayar xxx
Kas xxx
d. Tahap keempat. Berdasarkan bukti memorial yang dilampiri dengan rekap
daftar upah, bagian kartu biaya mencatat tenaga kerja ke dalam dua buku pembantu: kartu harga produk dan kartu biaya.
2. Kartu harga pokok produk
Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. Dokumen sumber untuk pencatatan ke
dalam buku pembantu ini adalah rekap daftar upah. 3.
Kartu biaya Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan
biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.
4. Kartu penghasilan karyawan
Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini
dipakai sebagai dasar perhitungan PPh Pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Selain itu kartu ini digunakan juga sebagai tanda terima gaji dan
upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan.
Menurut Mulyadi 2001:385 sistem penggajian dan pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut: 1.
Prosedur pencatatan waktu hadir. 2.
Prosedur pembuatan daftar gaji. 3.
Prosedur distribusi biaya gaji. 4.
Prosedur pembuatan bukti kas keluar. 5.
Prosedur pembayaran gaji. Sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini:
1. Prosedur pencatatan waktu hadir.
2. Prosedur pencatatan waktu kerja.
3. Prosedur pembuatan daftar upah.
4. Prosedur distribusi biaya upah.
5. Prosedur pembuatan bukti kas keluar.
6. Prosedur pembayaran upah.
Setiap prosedur tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Prosedur pencatatan waktu hadir
Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan
daftar hadir. Pencatatan dapat menggunakan daftar hadir biasa yang harus ditandatangani oleh karyawan setiap hadir dan pulang, atau menggunakan
kartu hadir yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu.
2. Prosedur pencatatan waktu kerja Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan,
pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan di fungsi produksi sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang
diproduksi. 3. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah
Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah karyawan diselenggarakan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Data yang digunakan antara lain adalah
surat – surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan
sebelumnya, dan daftar hadir. 4. Prosedur distribusi biaya gaji dan upah
Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen- departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Hal ini dimaksudkan untuk
pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk. 5. Prosedur pembayaran gaji dan upah
Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk
menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji dan upah. Jika
jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar pay master.
Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang efektif dalam perusahaan sangat penting. Hal ini disebabkan beberapa alasan berikut ini:
1. Karyawan sangat sensitif terhadap kesalahan-kesalahan dalam penggajian dan
pengupahan atau hal-hal yang tidak wajar. Untuk itu gaji dan upah harus dibayarkan secara akurat dan tepat waktu.
2. Penggajian dan pengupahan merupakan hal yang diatur oleh Peraturan
Pemerintah. 3.
Penggajian dan pengupahan serta pajak gaji dan upah yang berkaitan memiliki pengaruh yang signifikan terhadap laba bersih sebagian besar perusahaan.
Sistem akuntansi penggajian harus didesain untuk memenuhi peraturan pemerintah dan juga kebutuhan informasi pihak manajemen. Catatan penggajian
yang tidak lengkap atau salah tidak hanya akan mempersulit pengambilan keputusan, tetapi juga dapat mengakibatkan denda dan penahanan. Jadi, desain
sistem penggajian yang efisien dan efektif adalah hal yang sangat penting.
F. Sistem Pengendalian Intern Gaji dan Upah
Kategori