Warren, Reeve, dan Fess 2005:226 mengemukakan bahwa: “Sistem akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan,
mengikhtisarkan, dan melaporkan informasi operasi dan keuangan sebuah perusahaan.”
Mulyadi 2001:3 mendefinisikan sebagai berikut: “Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, cacatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian
rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”
Dari definisi sistem akuntansi tersebut dapat disimpulkan bahwa unsur- unsur suatu sistem akuntansi adalah:
1. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi, serta merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam
organisasi ke dalam catatan. Dalam sistem akuntansi secara manual, media yang digunakan untuk merekam data transaksi keuangan adalah formulir yang
dibuat dari kertas. Dalam sistem akuntansi dengan komputer digunakan berbagai macam media utnuk memasukkan data ke dalam sistem pengolahan
data seperti: papan ketik keyboard, optical and magnetic characters and code, mice, voice, dan touch sensors.
Adapun manfaat formulir antara lain: a.
Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. Dalam formulir, setiap orang yang bertanggung jawab atas terjadinya
transaksi membubuhkan tanda tangan sebagai bukti pertanggung jawaban pemakaian wewenang atas pelaksaaan yang terjadi.
b. Merekam transaksi bisnis perusahaan. Semua data yang diperlukan untuk
identifikasi transaksi direkam pertama kali dalam formulir. c.
Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan. Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi
perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan.
d. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam
organisasi yang sama atau ke organisasi yang lain. Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan
menjadi dua macam, yaitu dokumen sumber source document dan dokumen pendukung supporting document. Dokumen sumber adalah dokumen yang
digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu, sedangkan dokumen pendukung adalah dokumen yang melampiri dokumen
sumber sebagai sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber.
2. Catatan-catatan
Catatan yang digunakan terdiri atas jurnal, buku besar dan buku besar pembantu.
a. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan perusahaan.
Salah satu cara untuk memproses data secara lebih efisien pada sistem
akuntansi manual adalah dengan memperluas jurnal umum dua kolom menjadi jurnal dengan banyak kolom jurnal multikolom. Setiap kolom
pada jurnal multikolom digunakan hanya untuk menampung transaksi yang mempengaruhi akun tertentu. Jurnal multikolom hanya memadai bagi
perusahaan kecil, sedangkan bagi perusahaan besar penggunaannya tidak praktis. Oleh karena itu, penggunaan jurnal multikolom digantikan dengan
beberapa jurnal khusus special journal. Setiap jurnal khusus dirancang untuk mencatat satu jenis transaksi yang terjadi berulang-ulang. Jurnal
khusus adalah suatu metode untuk mengikhtisarkan transaksi, yang merupakan bagian mendasar dari setiap sistem akuntansi. Jurnal khusus
yang lazim digunakan untuk mencatat transaksi oleh perusahaan jasa berskala kecil dan menengah adalah:
1. Jurnal pendapatan revenue journal digunakan hanya untuk mencatat pendapatan jasa secara kredit fees earned on account. Penjualan
produk dicatat pada jurnal penjualan yang mirip dengan jurnal pendapatan.
2. Jurnal penerimaan kas cash receipt journal digunakan untuk mencatat semua transaksi yang melibatkan penerimaan kas, termasuk penjualan
tunai dan penerimaan tagihan. 3. Jurnal pembelian purchases journal digunakan untuk merancang
semua pembelian secara kredit purchases on account.
4. Jurnal pembayaran kas cash payment journal digunakan untuk mencatat semua transaksi yang melibatkan pembayaran kas, antara lain
pembelian tunai. Dalam jurnal terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasilnya
peringkasannya berupa jumlah rupiah transaksi tertentu kemudian diposting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar.
b. Buku besar
Buku besar utama primary ledger, yang menampung semua akun neraca dan laporan laba rugi disebut sebagai buku besar umum general ledger.
Buku besar umum terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.
Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur- unsur informasi yang disajikan dalam laporan keuangan.
c. Buku besar pembantu
Buku besar pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam
buku besar. Setiap buku besar pembantu diwakili dalam buku besar umum oleh suatu akun perangkum yang disebut akun pengendali controlling
account. Oleh karena itu, hasil penjumlahan atas saldo pada buku besar pembantu harus sama dengan saldo pada akun pengendali yang
bersesuaian. Dengan demikian, buku besar pembantu dapat dianggap sebagai buku besar kedua yang mendukung akun pengendali pada buku
besar umum. Buku besar dan buku besar pembantu merupakan catatan
akuntansi akhir karena setelah data akuntansi keuangan dicatat pada buku- buku tersebut, proses akuntansi yang selanjutnya adalah penyajian laporan
keuangan.
3. Laporan
Laporan merupakan hasil akhir proses akuntansi. Laporan berisi informasi keluaran sistem akuntansi ini merupakan laporan keuangan yang dapat berupa
neraca, laporan laba rugi, laporan ekuitas pemilik, laporan arus kas, dan catatan atas laporan keuangan. Seluruh laporan keuangan harus diidentifikasi
dengan nama perusahaan, jenis laporan, dan tanggal atau periode waktu laporan tersebut. Data yang terdapat dalam laporan laba rugi, laporan ekuitas
pemilik, dan laporan arus kas digunakan untuk periode waktu tertentu. Sementara data yang disajikan dalam neraca adalah untuk tanggal tertentu.
Menurut Firdaus A. Dunia 2005:91 sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip – prinsip dasar berikut ini:
1. Keseimbangan manfaat dan biaya. Oleh karena informasi khusus yang
dihasilkan oleh suatu sistem akuntansi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan biasanya mahal maka dalam menyusun suatu sistem
akuntansi harus mempertimbangkan keseimbangan antara manfaat dengan biaya.
2. Laporan yang efektif. Sistem akuntansi menghasilkan laporan. Agar
laporan tersebut dapat digunakan secara efektif, maka laporan tersebut harus disusun tepat waktu, dapat dimengerti, dan dalam bentuk yang
ringkas.
3. Dapat menyesuaikan dengan kebutuhan masa yang akan datang. Suatu
sistem akuntansi harus fleksibel, sehingga dapat menyesuaikan dengan lingkungan yang selalu berubah. Dalam lingkungan yang selalu berubah
maka informasi yang dibutuhkan juga berubah. Oleh karena itu sistem akuntansi harus dapat menyediakan informasi tersebut.
4. Pengendalian internal yang memadai. Sistem akuntansi harus dapat
membantu manajemen dalam merencanakan dan mengendalikan operasi perusahaan.
Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi menurut Mulyadi 2001:19 adalah sebagai berikut:
1. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
2. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah
ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya.
3. Untuk memperbaiki tingkat keandalan realibility informasi akuntansi
dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggung jawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan.
4. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan
akuntansi.
Dalam sistem akuntansi yang baik akan terdapat cara-cara pengendalian intern yang berjalan dengan sendirinya sehingga dapat meningkatkan mutu
informasi, meningkatkan pengawasan internal check, melindungi harta benda perusahaan dan meningkatkan kepercayaan terhadap catatan akuntansi.
B. Pengertian dan Tujuan Pengendalian Intern
Pengendalian internal menurut Warren, Reeve, dan Fess 2005:227 adalah “Kebijakan dan prosedur yang melindungi aktiva perusahaan dari kesalahan
penggunaan, memastikan bahwa informasi usaha yang disajikan akurat dan meyakinkan bahwa hukum serta peraturan perusahaan telah diikuti.”
Menurut Mulyadi 2001 : 163 mendefinisikan sistem pengendalian intern sebagai berikut: “Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode
dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan
mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.”
