Unsur pokok sistem pengendalian tersebut disajikan pada Gambar 1 berikut ini
:
Organisasi yang memisahkan tanggung jawab dan wewenang
secara tegas
Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern
Praktik yang sehat
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya
Gambar 2.1 :Unsur Pokok Sistem Pengendalian Intern Sumber :Mulyadi, 2001. Sistem Akuntansi, Edisi Ketiga, Cetakan Ketiga,
Salemba Empat, Jakarta, hal 165
Unsur-unsur tersebut dapat diuraikan sebagai berikut:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara
tegas.
Struktur organisasi merupakan rerangka framework pembagian tanggung jawab fungsional kepada unit-unit organisasi yang dibentuk untuk
melaksanakan kegiatan-kegiatan pokok perusahaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dalam organisasi didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi
akuntansi. b.
Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
Tujuan dari pemisahan fungsi ini adalah untuk membangun dan menciptakan internal check atau mekanisme saling uji antar fungsi yang saling dipisahkan.
Struktur organisasi harus dilengkapi dengan uraian tugas job description yang mengatur tugas, hak, dan wewenang masing-masing pejabat beserta
seluruh jajarannya sesuai fungsinya. Uraian tugas tersebut harus didukung oleh petunjuk prosedur procedure manual dalam bentuk peraturan-peraturan
pelaksanaan tugas disertai dengan penjelasan mengenai pihak-pihak yang berwenang untuk mengesahkan suatu kegiatan. Agar prosedur dan peraturan-
peraturan tersebut ditaati dengan mudah dapat digunakan bagan alir prosedur dan didukung oleh formulir-formulir.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya
Setiap transaksi terjadi atas dasar otorisasi pejabat yang berwenang untuk menyetujui transaksi tersebut. Oleh karena itu, dalam organisasi harus dibuat
sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi.
3. Praktik yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak
diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Beberapa cara yang umumnya digunakan adalah:
a. Pengunaan formulir bernomor urut cetak yang pemakaiannya harus
dipertanggung jawabkan oleh pihak yang berwenang. b.
Pemeriksaan mendadak c.
Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi , tanpa ada campur tangan dari
orang atau unit organisasi lain. d.
Perputaran jabatan job rotation e.
Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak f.
Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya
g. Pembentukan unit organisasi yang bertugas untuk mengecek
efektivitas unsur-unsur sistem pengendalian intern yang lain.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
