transaksi membubuhkan tanda tangan sebagai bukti pertanggung jawaban pemakaian wewenang atas pelaksaaan yang terjadi.
b. Merekam transaksi bisnis perusahaan. Semua data yang diperlukan untuk
identifikasi transaksi direkam pertama kali dalam formulir. c.
Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan. Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi
perlu ditulis dalam suatu formulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan.
d. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam
organisasi yang sama atau ke organisasi yang lain. Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan
menjadi dua macam, yaitu dokumen sumber source document dan dokumen pendukung supporting document. Dokumen sumber adalah dokumen yang
digunakan sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu, sedangkan dokumen pendukung adalah dokumen yang melampiri dokumen
sumber sebagai sahnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber.
2. Catatan-catatan
Catatan yang digunakan terdiri atas jurnal, buku besar dan buku besar pembantu.
a. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan perusahaan.
Salah satu cara untuk memproses data secara lebih efisien pada sistem
akuntansi manual adalah dengan memperluas jurnal umum dua kolom menjadi jurnal dengan banyak kolom jurnal multikolom. Setiap kolom
pada jurnal multikolom digunakan hanya untuk menampung transaksi yang mempengaruhi akun tertentu. Jurnal multikolom hanya memadai bagi
perusahaan kecil, sedangkan bagi perusahaan besar penggunaannya tidak praktis. Oleh karena itu, penggunaan jurnal multikolom digantikan dengan
beberapa jurnal khusus special journal. Setiap jurnal khusus dirancang untuk mencatat satu jenis transaksi yang terjadi berulang-ulang. Jurnal
khusus adalah suatu metode untuk mengikhtisarkan transaksi, yang merupakan bagian mendasar dari setiap sistem akuntansi. Jurnal khusus
yang lazim digunakan untuk mencatat transaksi oleh perusahaan jasa berskala kecil dan menengah adalah:
1. Jurnal pendapatan revenue journal digunakan hanya untuk mencatat pendapatan jasa secara kredit fees earned on account. Penjualan
produk dicatat pada jurnal penjualan yang mirip dengan jurnal pendapatan.
2. Jurnal penerimaan kas cash receipt journal digunakan untuk mencatat semua transaksi yang melibatkan penerimaan kas, termasuk penjualan
tunai dan penerimaan tagihan. 3. Jurnal pembelian purchases journal digunakan untuk merancang
semua pembelian secara kredit purchases on account.
4. Jurnal pembayaran kas cash payment journal digunakan untuk mencatat semua transaksi yang melibatkan pembayaran kas, antara lain
pembelian tunai. Dalam jurnal terdapat kegiatan peringkasan data, yang hasilnya
peringkasannya berupa jumlah rupiah transaksi tertentu kemudian diposting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar.
b. Buku besar
Buku besar utama primary ledger, yang menampung semua akun neraca dan laporan laba rugi disebut sebagai buku besar umum general ledger.
Buku besar umum terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.
Rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsur- unsur informasi yang disajikan dalam laporan keuangan.
c. Buku besar pembantu
