commit to user
Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui bahwa sistem pembelian atau pengadaan pada PT Kusumahadi Santosa adalah sistem
pembelian kredit dan tunai. Pada pembelian tunai, system yang digunakan sama dengan sistem pembelian kredit. Pembelian tunai mempunyai jatuh
tempo kurang dari 7 hari, sedangkan pembelian kredit mempunyai jatuh tempo lebih dari 7 hari.
Empat fungsi penting dalam prosedur pembelian atau pengadaan barang suku cadangm adalah fungsi pembelian atau pengadaan, fungsi
penerimaan, fungsi gudang dan fungsi akuntansi. Pada PT Kusumahadi Santosa hanya ada tiga fungsi, yaitu Fungsi Logistik yang bertanggung
jawab pada pembelian dan penerimaan barang suku cadang, fungsi gudang yang bertanggungjawab pada penyimpanan barang suku cadang
dan fungsi akuntansi yang bertanggungjawab pada pencatatan setiap transaksi yang berhubungan dengan pembelian barang
B. Fungsi dari bagian-bagian yang terlibat
Berikut petikan wawancara dengan Ibu Suci selaku Staff Bagian Pengadaan di PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan “bagian atau
fungsi apa saja yang terkait dalam prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi di PT Kusumahadi Santosa?”. Wawancara XI, 10 Maret 2012.
“fungsi yang terkait dalam prosedur ini adalah fungsi pengadaan
pembelian, fungsi gudang, fungsi hutang, fungsi akuntansi dan bagian pemeliharaan”.
Dari hasil wawancara diatas, penulis memperoleh keterangan bahwa fungsi atau bagian yang terlibat di dalam prosedur pengadaan suku cadang
mesin produksi di PT Kusumahadi Santosa adalah sebagai berikut : 1.
Fungsi pengadaanpembelian Bagian ini berfungsi melakukan pengadaan barang suku
cadang yang diperlukan bagi perusahaan. Bagian pengadaan ini berfungsi memperoleh informasi tentang harga suku cadang mesin
produksi, menentukan supplier yang dipilih dalam pengadaan suku
commit to user
cadang, membuat kontrak pembelian yang akan dikirim ke supplier dan menerima barang dari supplier, kemudian bagian pengadaan ini
akan membuat tanda terima barang dan laporan penerimaan barang. Tanda terima barang ini dibuat rangkap dua, lembar pertama dikirim
ke bagian keuangan dan lembar kedua dikirim ke bagian gudang bersama dengan barang suku cadang untuk disimpan di gudang.
Bagian ini juga bertanggung jawab untuk melakukan pencatatan pembelian barang suku cadang.
2. Fungsi Gudang
Bagian ini bertanggungjawab untuk menerima Tanda Terima Barang bersama dengan barang suku cadang, kemudian disimpan di
gudang. Bagian ini juga bertanggung jawab untuk mencatat setiap barang yang digunakan atau dikeluarkan dari gudang.
3. Fungsi Hutang
Bagian ini bertanggungjawab untuk melakukan pengecekan dan memberikan otorisasi pada pembelian atau pengadaan barang
suku cadang. Bagian ini juga bertanggungjawab memberikan otorisasi atas pengeluaran kas untuk membayar hutang dari pembelian
barang suku cadang. 4.
Fungsi Akuntansi Bagian akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian atau
pengadaan adalah fungsi pencatat hutang dan fungsi pencatat persediaan. Dalam sistem pembelian, fungsi pencatat hutang
bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian kedalam bukti kas keluar dan untuk menyelenggarakan arsip dokumen sumber bukti
kas keluar yang berfungsi sebagai catatan hutang atau
menyelenggarakan kartu hutang sebagai buku pembantu hutang. Sedangkan fungsi pencatat persediaan bertanggung jawab untuk
mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.
commit to user
Bagian ini juga bertanggungjawab membuat jurnal pencatatan persediaan. Jurnal pencatatan hutang. Jurnal pengeluaran kas, jurnal
pembelian dan membuat Laporan Keuangan setiap tutup buku. 5.
Bagian maintenancepemeliharaan Bagian ini berfungsi melakukan pemeliharaan alat-alat
produksi pemliharaan mesin produksi perusahaan.
C. Dokumen yang digunakan
