commit to user
Bagian ini juga bertanggungjawab membuat jurnal pencatatan persediaan. Jurnal pencatatan hutang. Jurnal pengeluaran kas, jurnal
pembelian dan membuat Laporan Keuangan setiap tutup buku. 5.
Bagian maintenancepemeliharaan Bagian ini berfungsi melakukan pemeliharaan alat-alat
produksi pemliharaan mesin produksi perusahaan.
C. Dokumen yang digunakan
Dari hasil dokumenarsip di lokasi pengamatan penulis memperoleh dokumen-dokumen yang digunakan dalam pengadaan suku
cadang mesin produksi di PT Kusumahadi Santosa yaitu : 1.
Surat Pengantar Pesanan Form ini merupakan form untuk mengajukan pembelian
barang suku cadang. 2.
Surat Permintaan Penawaran Harga Form ini merupakan form yang dikirim ke supplier untuk
mengajukan penawaran harga. Untuk mendapatkan kesepakatan mengenai harga dan kualitas produk. Kemudian bagian logistic
akan mengirim kontrak pembelian ke supplier yang dipilih untuk melakukan transaksi.
3. Surat Permintaan Pembelian Barang Suku Cadang
Form ini merupakan form yang dikirim ke bagian Logistik atau pengadaan sebagai dasar untuk melakukan pembelian barang
Suku Cadang berdasarkan kebutuhan barang yang harus tersedia di gudang dan surat permintaan pembelian ini di otorisasi oleh
bagian gudang kemudian dikirimkan ke bagian pengadaan atu logistic.
4. Purchase Order Pesanan Pembelian PO
Form ini merupakan form yang dikirim ke supplier sebagai bukti pembelian barang suku cadang. Form ini dibuat oleh bagian
logistic atau pengadaan setelah mendapat Surat Permintaan
commit to user
Pembelian Barang suku cadang dari bagian Produksi. Di dalam PO ini terdapat nomor urut pesanan, alamat supplier, tanggal
pemesanan, harga satuan, jenis pesanan, syarat pembayaran dengan potongan harga, nama dan tandatangan manajer pengadaan atau
logistik. 5.
Faktur Penjualan Form ini diterima bagian logistic atau pengadaan
bersamaan dengan penerimaan barang dari supplier. Form ini dibuat oleh supplier dan digunakan sebagai bukti pembelian barang
suku cadang yang dikirim ke bagian keuangan. 6.
Tanda Terima Barang Form ini merupakan bukti bahwa barang suku cadang
yang dipesan atau dibeli telah diterima. Form ini dibuat oleh bagian pengadaan setelah menerima barang dari supplier dan
mendapat otorisasi dari pihak yang berwenang atau pejabat yang lebih tinggi sebelum dikirim ke bagian keuangan.
7. Laporan Penerimaan Barang
Form ini merupakan laporan yang dibuat oleh bagian pengadaan atau logistik untuk dikirim ke bagian keuangan. Form
ini digunakan sebagai bukti bahwa telah terjadi transaksi pembelian barang suku cadang. Bagian keuangan mengecek form
ini sebelum dilakuakan pembayaran pleh bagian pengajuan rencana bayar.
8. Bukti Pengeluaran Surat Tanda Terima Pembayaran
Form ini merupakan form yang digunakan untuk mengeluarkan kas atau melakukan pembayaran. Form ini dibuat
oleh Bagian Rencana Bayar untuk melakukan pembayaran. Form ini digunakan sebagai bukti bahwa telah dilakukan pembayaran.
9. Surat Jalan Barang
Surat ini dibuat oleh pengirim barang dan ditandatangani oleh pengirim barang. Form ini digunakan sebagai bukti bahwa
commit to user
barang telah diterima. Form ini kemudian dikirim ke bagian keuangan bersama dokumen lain untuk dicekm oleh bagian
keuangan.
D. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
