commit to user
“setelah dibuatkan pesanan pembelian kemudian dilakukan pengecekan spesifikasi barang apakah sesuai dengan PPBSKB dan
mintakan persetujuan Manajer”. Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui bahwa Kasie
Pengadaan memeriksa spesifikasi barang, kualitas dan harga pada pesanan pembelian, kemudian mencocokkan dengan Surat
Kebutuhan Bulanan dan Permintaan Pembelian Barang, apabila sudah sesuai maka mintakan persetujuan dari Manajer Pengadaan.
Manajer Pengadaan
memeriksa pesanan
pembelian dan
membubuhkan tandatangan. Apabila tidak sesuai maka kembali dibuatkan pesanan pembelian.
7. Kasie Pengadaan Fungsional II Pengadaan
Berikut wawancara dengan Ibu Suci selaku staff bagian pengadaan di PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan, “apabila Pesanan
Pembelian sudah disetujui apakah langsung dikirim ke supplier ?”.
wawancara VII, 5 Maret 2012.
“iya, untuk lembar satu langsung dikirim ke supplier via fax dan lembar 2, 3, 4 disitribusikan ke Administrasi Logistik, Gudang dan
arsip Bagian Pengadaan”. Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui bahwa Kasie
Pengadaan mendistribusikan pesanan pembelian yang sudah disetujui, yaitu:
a. Lembar 1 untuk supplier kirim via faximile
b. Lembar 2 untuk Administrasi LogistikPengadaan
c. Lembar 3 untuk Gudang
d. Lembar 4 untuk arsip pengadaanlogistik
8. Kasie Pengadaan atau Fungsional II Pengadaan
Berikut wawancara dengan Ibu Suci selaku staff bagian pengadaan di PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan, “tahap apa saja
yang dilakukan setelah barang datang ?”. wawancara VIII, 5 Maret
2012.
commit to user
“setelah barang datang, bagian pengadaan membuat tanda terima barang dan laporan penerimaan barang. Tanda Terima barang
dibu
at rangkap 2, yaitu untuk bagian keuangan dan gudang”
Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui bahwa Kasie Pengadaan menerima barang dari supplier, kemudian bagian
pengadaan ini akan membuat tanda terima barang dan laporan penerimaan barang. Tanda terima barang ini dibuat rangkap dua,
lembar pertama dikirim ke bagian keuangan dan lembar kedua dikirim ke bagian gudang bersama dengan barang suku cadang
untuk disimpan di gudang.
9. Bagian Gudang
Berikut wawancara dengan Ibu Suci selaku staff bagian pengadaan di PT Kusumahadi Santosa dengan pertanyaan, “apabila barang
sudah sampai di gudang, apakah langsung didistribusikan ke user
?”. wawancara IX, 5 Maret 2012. “tidak, sebelum barang sampai ke user, bagian Gudang menerima
tanda terima barang bersama barang tersebut dan dilakukan pencatatan kemudian didistribusikan ke user
”.
Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui bahwa Bagian Gudang menerima Tanda Terima Barang bersama dengan barang suku
cadang, kemudian disimpan di gudang. Bagian ini juga bertanggung jawab untuk mencatat setiap barang yang digunakan
atau dikeluarkan dari gudang, setelah dilakukan pencatatan kemudian distribusikan barang ke User.
Berikut petikan wawancara dengan Ibu Suci selaku Staff Bagian Pengadaan di PT Kusumahadi Santos
a dengan pertanyaan “bagaimana sistem pembelian di dalam prosedur pengadaan suku cadang mesin
produksi di PT Kusumahadi Santosa?”. Wawancara X, 10 Maret 2012.
commit to user
Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui bahwa sistem pembelian atau pengadaan pada PT Kusumahadi Santosa adalah sistem
pembelian kredit dan tunai. Pada pembelian tunai, system yang digunakan sama dengan sistem pembelian kredit. Pembelian tunai mempunyai jatuh
tempo kurang dari 7 hari, sedangkan pembelian kredit mempunyai jatuh tempo lebih dari 7 hari.
Empat fungsi penting dalam prosedur pembelian atau pengadaan barang suku cadangm adalah fungsi pembelian atau pengadaan, fungsi
penerimaan, fungsi gudang dan fungsi akuntansi. Pada PT Kusumahadi Santosa hanya ada tiga fungsi, yaitu Fungsi Logistik yang bertanggung
jawab pada pembelian dan penerimaan barang suku cadang, fungsi gudang yang bertanggungjawab pada penyimpanan barang suku cadang
dan fungsi akuntansi yang bertanggungjawab pada pencatatan setiap transaksi yang berhubungan dengan pembelian barang
B. Fungsi dari bagian-bagian yang terlibat
