commit to user
barang telah diterima. Form ini kemudian dikirim ke bagian keuangan bersama dokumen lain untuk dicekm oleh bagian
keuangan.
D. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Berikut petikan wawancara dengan Ibu Suci selaku Staff Bagian Pengadaan di PT Kusumahadi Sa
ntosa dengan pertanyaan “bagaimana sistem otorisasi di dalam prosedur pengadaan suku cadang mesin produksi
di PT Kusumahadi Santosa?”. Wawancara XII, 12 Maret 2012. Dari hasil wawancara diatas dapat diketahui bahwa sistem otorisasi
dan prosedur pencatatan pengadaan di PT Kusumahadi Santosa dilakukan oleh pihak-pihak yang berwenang untuk menyetujui transaksi tersebut
dilaksanakan dan dalam hal ini adalah transaksi pembelian, adapun prosedur pencatatan dan otorisasi di PT Kusumahadi Santosa adalah
sebagai berikut :
a. Surat Permintaan Pembelian Barang dibuat dan diotorisasi oleh
bagian gudang. b.
Purchase Order PO dibuat dan diotorisasi oleh bagian pengadaan atau logistic.
c. Tanda Terima Barang yang telah distempel dilakukan oleh bagian
gudang. d.
Bukti Pembayaran transfer bank dilakukan oleh bagian akuntansi. e.
Pencatatan Jurnal Pembelian dilakukan oleh bagian akuntansi. Pembelian atau pengadaan barang suku cadang di PT
Kusumahadi Santosa dilakukan oleh bagian Logistik atau pengadaan setelah mendapat permintaan pembelian barang dari bagian Produksi.
Fungsi produksi ini melakukan permintaan pembelian setelah mendapat Surat Pengantar Pesanan dan harus diotorisasikan oleh fungsi RANDAL.
Otorisasi ini dimaksudkan agar pembelian yang tidak sesuai dengan produksi bisa bisa dihindari.
Kontrak pembelian yang dikirim ke supplier sudah diotorisasi oleh Manajer Logistik. Otorisasi ini bertujuan agar Manajer Logistik dapat
commit to user
melakukan pengecekan apakah pembelian barang suku cadang sudah sesuai dengan permintaan dari Fungsi Produksi.
Laporan Penerimaan Barang yang dibuat oleh Fungsi Logistik diotorisasi oleh Manajer Logistik sebagai bukti bahwa barang benar-benar
diterima. Bukti nini digunakan oleh Fungsi Hutang dalam melakukan otorisasi dan pengecekan hutang mana yang disetujui untuk dibayar.
Bukti pengeluaran dibuat oleh Fungsi Pengajuan Rencana Bayar setelah semua dokumen diperiksa dan mendapat otorisasi dari Fungsi
Hutang. Otorisasi ini dimaksudkan agar dokumen yang tidak sesuai satu dengan yang lain bisa dikembalikan ke Fungsi Logistik untuk di cek ulang.
Semua pencatatan Hutang di PT Kusumahadi Santosa didasarkan pada Kontrak Pembelian, Laporan Penerimaan Barang dan Faktur dari supplier,
sehingga apabila terjadi penyelewengan atau kesalahan pada Fungsi Hutang bisa diketahui dari dokumen-dokumen tersebut.
Jurnal Pencatatan Hutang dan Jurnal Pengeluaran Kas diotorisasi oleh Manajer Akuntansi, sehingga apabila terjadi kesalahan dapat
diketahui dan data atau catatan di dalam Jurnal Pencatatan Hutang dan Jurnal Pengeluaran Kas dapat dipertanggungjawabkan oleh Manajer
Akuntansi.
E. Praktek yang sehat
