commit to user
Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan sebuah bentuk rencana yang berkaitan dengan penetapan cara pakai sebagai
pedoman dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang telah ditetapkan dalam proses perencanaan. Dikatakan sebagai pedoman karena dalam prosedur
menguraikan cara yang tepat untuk menyelesaikan kegiatan tersebut serta urut-urutan dari kegiatan itu secara kronologis. Prosedur merupakan suatu
bentuk rencana yang berkaitan dengan penetapan cara bertindak dan berperilaku di masa mendatang. Ketetapan ini dipakai sebagai pedoman dalam
pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang telah ditetapkan dalam proses perencanaan.
B. Pengadaan
Pengadaan barang dan Jasa pada hakikatnya merupakan upaya pihak pengguna untuk mendapatkan atau mewujudkan barang dan jasa yang
diinginkannya dengan menggunakan metode dan proses tertentu agar tercapai kesepakatan harga, waktu dan kesepakatan lainnya Adrian Sutedi 2009:3.
Metode yang digunakan dalam pengadaan barang adalah dengan cara tawar-menawar antara pihak penyedia barang dengan pihak pengguna
sehingga terjadi kesepakatan diantara kedua belah pihak. Dalam pengadaan barang dapat dilakukan dengan 2 cara, antara lain :
1. Pengadaan Barang dengan cara lelang
Yaitu dengan cara pihak pengguna menyampaikan daftar barang yang akan dibeli tidak hanya pada satu penyedia barang tetapi pada beberapa
penyedia barang, sehingga pihak pengguna dapat memilih harga penawaran yang paling murah yang diberikan oleh pihak penyedia barang.
2. Pengadaan Barang dengan cara pemesanan
Yaitu dengan cara pihak pengguna memesan barang bergerak atau barang yang tidak bergerak dengan memberikan daftar barang kepada satu
penyedia barang yang kemudian terjadi tawar-menawar harga barang yang dipesan antara pihak pengguna dengan pihak penyedia barang sehingga
terjadi kesepakatan diantara kedua belah pihak.
commit to user
Muhammad Ichram Mukmin 1992:68 mengemukakan bahwa pengadaan adalah segala usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan
terhadap barang dan jasa dalam batas peraturan perundang-undangan yang berlaku.
Muhammad Ichram Mukmin 1992:72 juga mengemukakan cara dalam pengadaan barang adalah sebagai berikut :
1. Pembelian
2. Penyewaan
3. Peminjaman
4. PemberianHibah
5. PenukaranBarter
6. Pembuatan
7. Sewa-Beli
8. Leasing
Untuk dapat dilaksanakan fungsi pembelian pengadaan ini dengan efektif dan efisien, dibutuhkan adanya kemampuan dari para petugas
pengadaan barang. Hal ini karena tidaklah tepat apa yang dikatakan orang, bahwa efektifnya pembelian dilakukan apabila bahan-bahan dan perlengkapan
yang dibeli pada harga yang berada dibawah harga yang telah ditentukan. Hal ini mungkin sebaliknya, karena faktor-faktor lain disamping harga, seperti
kualitas, tanggal penyerahan dan nama supplier barang-barang tersebut. Pembelian barang yang tidak memenuhi syarat dapat merugikan perusahaan.
Masalah-masalah pokok perencanaan pengadaan menurut Muhammad Ichram Mukmin 1992:78 adalah sebagai berikut :
1. Apa yang dibutuhkan WHAT?
2. Berapa yang dibutuhkan dan berapa harga yang dibutuhkan HOW
MANY and HOW MUCH? 3.
Kapan dibutuhkan WHEN?
commit to user
4. Dimana dibutuhkan WHERE?
5. Siapa yang mengadakan dan siapa yang menggunakan WHO?
6. Bagaimana cara pengadaan WHY?
Hal tersebut dapat dimengerti karena hakekat dari perencanaan adalah suatu kegiatan yang dapat dilaksanakan dengan sadar untuk terlaksananya
suatu tujuan yang sistematis dan rasional, sehingga mendapat perhitungan- perhitungan yang diperlukan sesuai dengan usaha dan tujuan. Akan tetapi
tidak lepas juga dari anggaran dana yang tersedia. Berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia No. 18 Tahun
2000, pasal 12 ayat 2, bahwa metode pengadaan barangjasa pemborongan dan jasa lainnya dilaksanakan melalui :
1. Pelelangan, yaitu serangkaian kegiatan untuk menyediakan
kebutuhan barangjasa denga cara menciptakan persaingan yang sehat diantara penyedia barangjasa yang setara dan memenuhi
syarat, berdasarkan metode dan tata cara tertentu yang telah ditetapkan dan diikuti oleh pihak-pihak yang terkait secara taat
azas seghingga terpilih penyedia barang yang baik. 2.
Pemilihan langsung, yaitu jika cara pelelangan sulit dilaksanakan atau tidak menjamin pencapaian sasaran, dilaksanakan dengan cara
membandingkan penawaran dari beberapa penyedia barangjasa yang memenuhi syarat melalui Permintaan Harga Utang Price
Quotation atau permintaan teknis dan harga serta dilakukan
negosiasi secara bersaing, baik dilaksanakan untuk teknis maupun harga, sehingga melalui harga yang wajar dan secara teknis dapat
dipertanggungjawabkan. 3.
Swakelola, yaitu pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan, dikerjakan dan diawasi sendiri dengan menggunakan tenaga sendiri
atau untuk borongan tenaga.
commit to user
Pengadaan barang dan jasa harus dilaksanakan berdasarkan prinsip- prinsip pengadaan yang dipraktikkan secara nasional dan internasional, yaitu
prinsip efisiensi, efektivitas, persaingan sehat, keterbukaantransparansi, tidak diskriminasi dan akuntabilitas. Hal ini sesuai dengan ketentuan dalam Keppres
No. 80 Tahun 2003 Pasal 3 huruf a sampai dengan huruf f dengan penjelasan sebagai berikut:
a. Efisien, prinsip efisien berarti pengadaan barang dan jasa harus
diusahakan dengan menggunakan dana dan daya terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-
singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan. b.
Efektif, prinsip efektif dalam pengadaan barang dan jasa harus didasarkan pada kebutuhan yang telah ditetapkan sasaran yang
ingin dicapai dan dapat memberikan manfaat yang tinggi dan sebenar-benarnya sesuai dengan sasaran yang dimaksud.
c. Persaingan sehat, prinsip persaingan sehat dalam pengadaan barang
dan jasa adalah diberinya kesempatan kepada semua penyedia barang dan jasa yang setara dan memenuhi persyaratan sesuai
dengan ketentuan untuk menawarkan barang dan jasanya berdasarkan etika dan norma pengadaan yang berlaku dan tidak
terjadi kecurangan dan praktik KKN. d.
Terbuka Transparansi, prinsip terbuka dalam pengadaan barang dan jasa adalah memberikan semua informasi dan ketentuan
mengenai pengadaan barang dan jasa, termasuk syarat teknis administrasi pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi,
penetapan calon penyedia barang dan jasa yang sifatnya terbuka kepada peserta penyedia barang dan jasa yang berminat serta bagi
masyarakat luas pada umumnya. e.
Tidak Diskriminatif Adil, yaitu pemberian perlakuan yang sama kepada semua calon penyedia barang dan jasa, dan tidak
commit to user
mengarang untuk member keuntungan kepada pihak tertentu dengan cara danatau alasan apa pun.
f. Akuntabilitas, yaitu adanya pertanggungjawaban pelaksanaan
pengadaan barang dan jasa laporan kepada para pihak yang terkait dan masyarakat berdasarkat etika, norma dan ketentuan
perundang-undangan yang berlaku. Dalam arti bahwa pengadaan barang dan jasa harus mencaoai sasaran, baik secara fisik maupun
keuangannya serta manfaat atas pengadaan tersebut terhadap tugas umum pemerintahan danatau pelayanan masyarakat sesuai dengan
prinsip-prinsipo serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang dan jasa.
Etika pengadaan barang dan jasa sebagaimana diatur dalam Keppres No. 80 Tahun 2003 Pasal 5 butir s sampai dengan h, adalah sebagai berikut :
a. Melaksanakan tugas secara tertib, disertai tanggung jawab untuk
mencapai sasaran kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan pengadaan barang dan jasa.
b. Bekerja secara professional dan mandiri atas dasar kejujuran serta
kerahasiaan dokumen pengadaan barang dan jasa yang seharusnya dirahasiakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam
pengadaan barang dan jasa. c.
Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung untuk mencegah dan menghindari terjadinya persaingan yang tidak
sehat. d.
Menerima dan bertanggungjawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan para pihak.
e. Menghindari dan mencegah pertentangan kepentingan para pihak
terkait, langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan barang dan jasa conflict of interest.
f. Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran
keuangan Negara dalam pengadaan barang dan jasa.
commit to user
g. Mengindari dan mencegah penyalahgunaan wewenang seperti
kolusi dengan tujuan untuk kepentingan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan
keuangan negara. h.
Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk member atau menerima hadiah, imbalan berupa apa saja kepada
siapa pun yang diketahui atau patut diduga berkaitan dengan pengadaan barang dan jasa.
Seluruh pembelian bahan dalam suatu perusahaan dilaksanakan oleh DepartemenDivisi Logistik. Untuk memperoleh laporan pertanggungjawaban
yang lengkap mengenai penggunaan seluruh bahan-bahan yang dibeli, diperlukan prosedur yang sistematis. Sehingga proses pembelian, pemakaian
maupun pemanfaatannya dapat dilaksanakan secara tepat dan optimal.
commit to user
Berikut adalah bagan Prosedur Perolehan Bahan dalam suatu perusahaan menurut Freddy Rangkuti 2002:113 :
Surat permintaan bahan Dept. Akuntansi untuk
nomor perkiraan
Dept. pembelian mengeluarkan surat
permintaan pembelian pada:
1. Penjualan 2. Dept. Akuntansi
3. Dept. Penerimaan 4. Pegawai Buku Besar
Bahan 5. Dept. Bahan
6. Kopi Arsip Penjual
mengembalikan kopi tanda terima,
mengirimkan bahan dan mengirimkan
faktur
Dept. Penerimaan mengeluarkan laporan
penerimaan kepada :
1. Dept. Pembelian 2. Arsip Sendiri
3. Kopi kepada
Dept. Pemeriksaan mendistribusikan
kepada:
1. Arsip sendiri 2. Dept. Akuntansi
3. Dept. Bahan
Dept. Bahan Pegawai gudang
menyimpan bahan dalam lokasi yang tepat
Dept. Akuntansi menggunakan :
1. Faktur pesanan pembelian
2. Laporan penerimaan dan
pemeriksaan untuk persetujuan
faktur, pembayaran
disetujui dan bukti pembayaran
disiapkan.
Manajer Keuangan Bendahara untuk
pembayaran
Pegawai Buku Besar Bahan membukukan
jumlah dan nilai uang bahan pada
kartu-kartu buku besar bahan
commit to user
Berdasarkan bagan tersebut diatas menurut Freddy Rangkuti 2002:112-114, proses pengadaan barang dengan cara pembelian dimulai
dari Departemen Pembelian Logistik yang tugasnya adalah : 1.
Menerima surat permintaan pembelian barang bahan. 2.
Mencari informasi mengenai harga, jumlah, sumber penjual, jadwal penyerahan dsb.
3. Mengeluarkan surat permintaan pembelian kepada enam divisi
Penjualan, Dept. Akuntansi, Dept. Penerimaan, Pegawai Buku Besar Bahan, Dept. Bahan, Kopi Arsip
Prosedur pengadaan dengan cara pembelian tersebut diatas, harus diketahui oleh semua departemen dengan dilengkapi formulir-formulir yang
formatnya telah dibakukan dan disetujui bersama. Formulir-formulir tersebut adalah :
1. Surat permintaan pembelian purchase requisition
Surat permintaan bahan ini berasal dari: a.
Bagian Gudang. b.
Pemegang Buku Besar Bahan. c.
Supervisorpenyedia dari departemen penelitian engineering dsb.
d. Semua pihak yang terlibat didalam pemakain bahan.
2. Pesanan Pembelian purchase order
Pesanan pembelian ini ditandatangani oleh pejabat departemen pembelian logistik untuk memberikan wewenang secara tertulis
kepada supplier atau penjual untuk menyediakan sejumlah barang tertentu yang dipesan sesuai dengan persyaratan yang telah
disepakati jumlah, spesifikasi, jadwal pengiriman harga. 3.
Laporan penerimaan Laporan penerimaan ini berisi tentang nomor pesanan pembelian,
nana supplier, perincian mengenai transportasi, jumlah dan jenis
commit to user
barang yang diterima. Laporan ini harus ditandatangani oleh Departemen Pemeriksaan.
4. Persetujuan Faktur
Pada umumnya faktur diterima bersamaan dengan datangnya barang, selanjutnya setelah barang diperiksa sesuai dengan laporan
penerimaan barang, maka berkas-berkas ini dikirim ke Departemen Akuntansi sebagai ;laporan penerimaan dan pemeriksaan barang
yang telah disetujui. Dari beberapa pendapat diatas dapat penulis simpulkan bahwa yang
dimaksud dengan pengadaan adalah suatu aktivitas atau kegiatan untuk memenuhi kebutuhan barang guna kelancaran dalam proses produksi yang
dalam pelaksanaan pengadaan tersebut berdasarkan peraturan yang berlaku dan jumlah, kualitas yang tepat dengan harga yang menguntungkan.
Tujuan pengadaan adalah menyampaikan barang jadi dan bermacam- macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan.
Pemyelenggaraan pengadaan memberikan kegunaan utility waktu dan tempat.
C. Suku Cadang Spare Part
