f. Setelah suarat siap dikirim, surat tersebut diberukan kepada ekpedisi
pengrim surat”.
31
b. Pengendalian Surat Biasa
Surat keluar yang akan ditujukan kepada intasi terkait juga akan melalui prosedur sebagaimana yang tekah ditetapakan. Proses pencatatan surat keluar biasa adalah sebagai
berikut: a.
“Untuk surat biasa, segala sesuatunya disiapkan oleh unit pengelola. b.
Setelah konsep selesai diketik, ditandatangani dan sebagainya, unit pengeolah mencatat surat keluar biasa tersebuat dalam dua lembar
pengantar surat biasa. c.
Suart asli dan tembusanya disampikan kepada unit kearsian dan diberi stempel dinas.
d. Tembusan dikembalikan kepada pengelolah beserta lembar pengantar
surat II. e.
Suart diberika kepada petugas pengiriman surat, kemudian petugas mengadakan prnrlitian seperlunya untuk mengetahui apakah surat
tersebut masih terdapat kekurangan”.
32
Apabila prosedur pencatatan tersebut dilakukan dengan baik maka pengedalian suarat yang akan keluar dapat dikendalikan dengan cermat dan tepat.
c. Pengendalian Surat Keluar Rahasia
Pada dasarnya surat rahasia merupakan konsep surat yang dibuat oleh atasan atau pimpinan sebuah intasi. Surat rahasia ini bersifat tertutup hanya orang yang dituju atau yang tercatum
dalam surat tersebut yang bisa membuka dan mengetahui isi surat tersebut tidak terkecuali sekertaris juga tidak dapat mengetahui dan membuka surat tersebut. Prosedur untuk
pengendalian surat rahasia ini sama dengan pengedalian surat-surat keluar yang lainya, akan tetapi yang mebedakan adalah konsep surat yang dibuat langsung oleh pimpinan.
31
Ig Wursanto, ibid, hal.164.
32
Ig Wursanto, ibid, hal165-166.
2.9. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip
Arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau akan tetapi arsip-arsip tesebut akan memberikan informasi-informasi yang terkandung didalamnya. Oleh karena itu kita wajib untuk
menjaga arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan arsip tersebut. Menurut Undang-undang nomor 7 tahun 1997 pasal 3 menyebutkan:
“Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan dan petanggung jawaban nasional tentang perencanaan dan penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan serta untuk mrnyediakan bahan pertanggung jawaban bagi
kegiatan Pemerintah”.
33
Seiring dengan berkembangnya teknologi arsip sekarang ini sudah beraneka ragam bentuknya ada yang berbetuk peta, foto-foto, gambar dan ada yang berbentuk audio visual. Oleh
karena itu dalam hal penmeliharaan dan pengamanan tidak sama dengan pemeliharaan arsip yang berbentuk kertas.
Salah satu usaha untuk menyelamatkan barang-barang yang mengadung informas yang berharga maka arsip-arsip tersebut harus dijaga dari segala bentuk kerusakan yang akan
mengakibatkan informasi yang terkandung didalam arsip tersebut musnah. “Pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga
arsip dari segala kerusakan dan kemunahan. Kerusakan dan kemusnahan datanganya dari luar arsip tersebut. Sedangkan yang dinamakan
pengamanan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga
arsip dari kehilangan maupun keruskan”.
34
2.9.1. Pemeliharaan Arsip
Usaha yang dilakukan untuk memelihara arsip berupa melidungi,mengatsi, mecegah, dan mengambil langkah-langakah serta tindakan-tindakanyang bertujuan untuk menyelamatkan
33
Hadi Abubakar, op.cit, hal.77
.
34
Ig Wursanto, op.cit, hal.220.
arsip-arsip tersebut dan menjamin kelagsungan hidup arsip dari pemusnahan yang tidak diinginkan. pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut:
1. Pengaturan Ruangan
Rauangan mrupakan hal yang paling penting dalam hal penyimapanan arsip. ruangan sangat menetukan keamanan bagi arsip arsip yang disimpan didalamnya. Ada hal-hal yang perlu
dilakukan untuk menjaga ruangan agar arsip yang berada didalamnya tetap aman. a.
“Ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip jagan terlalu lembab. Ruangan harus tetap kering, supaya ruangan tidak terlalu lemba aturlah
suhu udara dalam ruangan berkisar anatara 65ºF sampai dengan 75ºF. b.
Ruangan harus terang, dan sebaiknya menggunakan penerangan alam yaitu sinar matahari. Senar matahari selain sebagai penerangan juga
dapat membatu memusnahkan musuh-musuh kertas. c.
Ruangan harus diberi ventilasi yang secukupnya.ventilasi dapat membantu mengatur suhu udara dalam ruangan sehingga ruangan tidak
terlalu lembab. d.
Ruangan harus terhindar dari serangan api. e.
Ruangan harus terhindar dari serangan banjir. f.
Dalam hal-hal tertentu hujan periksalah ruang untuk mengetahui kemugkinan ada talang, saluran air dan atap gedung yang bocor. Apabila
terjadi kebocoran segeralah perabiki pada saat iyu juga. g.
Ruangan hendaknya harus terhindar dari serangan hama, perusak atau pemakan kertas arsip.
h. Lokasi ruangan gedung hendaknya bebas dari tempat-tempat industry
sebab polusi udara sangat berbahaya bagi kertas arsip i.
Ruangan arsip sebaiknya terpisah dengan ruang-ruangan kantor lain. j.
Ruangan penyimpanan arsip sebaiknya disesuaikan dengan bentuk arsip yang disimpan didalamnya”.
35
2. Kebersihan
Kebersihan yang dimaksud dalam hal ini adalah kebersihan ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip dan juga kebersihan kertas kertas arsip. kertas-kertas arsip yang rentan sekali
35
Ig Wursanto, ibid, hal.221-223.
rusak oleh karena itu stip hari atau paling lama satu minggu sekali harus dibersihkan supaya arsip tersebut tetap terjaga. Bebarapa kebersihan yang harus dijaga oleh petugas arsip
diantaranya adalah:
a. Kebersihan Ruangan
Perlu diusakan supaya ruangan yang digunakan untuk menyimpan arsip selalu bersih dan tidak mendatangkan serangga yang dapat merusak arsip tersebut. Membersihkan ruangan dapat
dilakukan dengan cara: 1.
“Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan alat penyedot debu atau vacuum cleaner. Pada umunya ruangan dibersihkan dengan
sapu. Cara membersihkan ruangandengan menggunakan sapu tidak efektif karena debu malah berhamburan.
2. Dilarang merokok dan memakan dalam ruangan yang digunakan untuk
menyimpan arsip”.
36
b. Kebersihan Arsip
