BAB II LANDASAN TEORI
Arsip selama ini hanya dipandang sebagai tumpukan kertas yang tidak ada arti dan maknanya. Karena itu banyak orang yang beranggapan bahwa arsip hanya bagian dari masa lalu
dan tidak ada hubunganya dengan masa depan. Padahal arsip merupakan catatan yang berbentuk tulisan yang berisi tentang keterangan-keterangan mengenai sebuah objek. Arsip juga sangat
berperan peting dalam kegiatan adminitrasi suatu lemaba atau organisasi baik organisasi swasta maupun pemerintah. Penyelenggaraan kearsipan dengan baik dan benar merupakan aset bagi
sebuah organisasi. Sewaktu menyelenggarakan kearsipan juga harus memperhatikan sistem yang digunakan artinya tidak hanya terpaku dengan satu sistem saja.
2.1. Konsep Sistem
Pada sebuah organisasi terdapat beberapa fungsi yang dimana fungsi- fungsi tersebut memiliki aktifitas dan deskripsi kerja masing-masing.diantara fungsi-fungsi tersebut salah
satunya adalah fungsi adminitrasi perkantoran yang sebagian besar menghasilkan data atau informasi. Data akan dirubah menjasi sebuah informasi yang nantinya akan diinformasikan
menjadi sebuah keputusan. Untuk menjadikan data menjadi sebuah informasi maka suatu orhanisasi akan menggunakan sistem. Sistem dapat mengolah data menjadi sebuah informasi,
sehingga dapat membatu seseorang untuk mengambil sebuah keputusan. Untuk melihat lebih jelasnya lagi tentang sistem dapat di ilustrasikan dengan gambar sebagai berikut.
SISTEM PROSEDUR
SUB SISTEM METODE
Gambar 2.1.
Desain sebuah Sitem
Gambar 2.1. diatas mengilustrasikan bahwa sistem terdiri dari beberapa bagian yaitu: Sistem itu sendiri, subsistem,prosedur dan metode yang membantu sebuah tujuan organisasi.
“sistem terdiri dari subsitem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat prosedur diperlukan untuk
melengkapi beberapa prosed pekerjaan, maka metode berisi tentang aktifitas iprasional atau teknis yang akan menjelaskanya. Jadi dapat
disimpulkan organisasi sebuah sebagai sebuah sistem merupakan kesatuan, dimana bagian terkecil dari sistem metode atau prosedur
maupun subsitem merupakan penjabaran dari beberapa sistem
organisasi yang digunakan.”.
1
Sebuah sistem yang baik akan membantu pengolahan data dengan baik pula. Menurut Mcleod dan Scheel sebuah sistem yang baik memeiliki karateristik sebagai berikut :
a. “Fleksibel. Walaupun sistem yang efektif adalah sistem yang tersetruktur
dan terorganisir dengan baik namun sebaiknya cukup fleksibel agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang serin berubah.
b. Mudah diadaptasikan. Sistem yang baik juga harus mudah diadaptasikan
dengan kondidsi baru tanpa mengubah sistem yang lama maupun mengganggu fungsi utamanya.
c. Sistematis. Agar berfungsi secaraefektif hendaknya sistem yang ada
hendaknya bersifat logis dan sistematis yaitu: sistem yang dibuat tidak akan mempersulit aktifitas pekerjaan yang telah ada.
d. Fungsional. Sistem yang efektif harus dapat memebantu mencapai tujuan
yang telah ditentukan. e.
Sederhana. Sebuah sistem harusnya lebih sederhana sehingga lebih mudah dipahami dan dilaksanakan.
1
Badri Munir Sukoco, Manajemen Adminitrasi perkantoran Moderen, Erlangga, Surabaya, 2007, hal.31.
f. Pemanfaatan sumber daya yang optimal. Sistem yang dirancang dengan
baik akan menjadikan penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat optimal peng
gunaanya.”.
2
Secara umum sistem yang baik memiliki beberapa unsur. Menurut Laudon dan Odgers sistem memeliki unsur sebagai berikut :
a. “Input. Aliran sistem dimulai oleh input dari beberapa jenis sumber daya.
b. Processing. Perubahan input menjadi output yang diinginkan dilakukan
pada saat pemrosesan yang melibatkan metode dan prosedur dalam sistem.
c. Output. Setelah memlalui pemrosesan, input akan menjadi output, berupa
informasi pada sebuah kertas atau dokumenyang tersimpan secara elektronik.
d. Feedback. Pemeberian umpan balik mutlak diperlukan oleh sebuah
sistem, karena hal itu akan membantu organisasi untuk mengevaluasi dan memperbaiki sistem yang sudah ada sekarang.
e. Pengawasaan. Seperti halnya elemen yang lain pengawasan juga
memiliki dimensi internal dan ekternal. Dimensi internal tersebut merupakan kebijakan dari perusahaan dan prosedur sistem yang harus
ditaati. Dimensi ekternal melibatkan Negara, peraturan pemerintah dan regulasi yang berdampak pada kebijakan sistem.”.
3
2.2. Arsip
