2.5.9. Rotary Filling
Rotary filling merupakan peralatan kearsipan yang praktis karena alat tersebut dapat memutar roda kartu dan akatu-kartu trsebut dapat diambil dengan mudah. Selain itu rotary filling
dapat diletakkan diatas meja dan dapat menyimpan kartu sebanyak 150.000 lembar. “rotary filling adalah peralatan yang dapat berputar, yang dupergunakan
untuk menyimpanwarkat-warkat atau arsip terutama yang berupa kartu. Rotary filling medelnya bermacam-
macam”.
22
2.5.10. Cardex Card Index
“Cardex adalah alat yang digunakan untuk menyimpan warkat-warkat atau arsip dengan menggunakan laci yang ditaruk memanjang”
Kartu –kartu yang akan disimpan di dalam cardex akan diberi tanda atau kode supaya pada
saat proses pencarian kemabali kartu tersebuat tidak memkan waktu yang lama.
23
2.6. Pencarian Dokumen
Pencarian dokumen dalam rangka untuk menemukan kembali dokumen yang telah disimpan merupakan hal yang paling penting didalam tata kearsipan. Sistem yang digunakan utuk
menyimpan dokumen sangat berpengaruh terhadap lama atau tidaknya proses pencarian dokumen tersebut. Sistem kearsipan yang baik akan sangat membatu proses pencarian
dokumen. “pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan didalam bidang
kearsipan yang bertujuan menemukan kembali warkat atau arsip karena akan dipergunakan dalam penyelenggaraan adminitrasi. Sedangkan yang
dimaksud dengan menemukan warkat arsip adalah memastikan dimana warkat atau asrip yang akan digunakan itu disimpan, dalamkelompok
berkas apa, disusun menurut sistem apa dan bagaimana cara
mengembalikanya”.
22
Ig wursanto, ibid, hal.59
.
23
Ig Wursanto, ibid, hal.187.
Menemukan arsip yang telah dicari bukan berarti menemukan bentuk fisik arsip tersebut melainkan meneukan informasi apa yang terkandung didalam arsip tersebut. Sebelum meminjam
arsip harus melapor kepada pegawai kearsipan, setelah melapor petugas kearsipan akan memeberikan kartu peminjam arsip.
“Kartu peminjam arsip berisi tentang ketengan-keterang yang menyebutkan tentang:
a. Nama atau subjek
b. Perihal
c. Isi surat yang menyangkut tentang permasalahan
d. Asal surat
e. Tanggal surat
f. Ciri-ciri surat dan nomor surat”.
24
Dengan mencatum ketrangan-ketarang tersebut petugas arsip akan lebih mudah mencari arsip yang dipinjam apabila arsip tersebut akan dipinjam oleh orang lain. Selain itu ada bebarapa
syarat yang harus diatati supaya penemuan kembali arsip tersebut dapat dilakukan dengan mudah,
a. “kebutuhan si pemakai arsip harus diteli terlebih dahulu dan sistemnya
harys mudah diningat. Mislkan untuk berkas kepegawaian sebaiknya ditata berdasarkan nama pengawai tersebut dan tidak didasarkan pada
nomor pegawai.
b. Harus didasarkan pada kegiatanya sebuah intasi atau lembaga yang
bersangkutan , maka disusunlah indek sebgai tanda pengenal. c.
Sistem penemuan kembali harus logis, konsiten dan mudah diingat. d.
Sistem penemuan harus ditunjang dengan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan penataan berkas.
e. Dan syarat yang terpentin adalah harus ditunjang oleh ptenaga yang
terlatih dan harus mempunyai daya tangkap yang tinngi , cepat, tekun, suka bekerja, suka bekerja dengan detail tentang informasi”.
25
24
Ig Wursanto, ibid, hal.187.
25
Hadi Abu Bakar, Pola Kearsipan Moderen Sistem Kartu Kendali, Djambatan, Jakarta, 1985, hal 75.
2.7. Pengurusan dan Pengendalian Surat Masuk
Kategori