2.7. Pengurusan dan Pengendalian Surat Masuk
Surat masuk merupakan sarana komunikasi yang berbentuk tulisan yang diterima oleh intasi atau lemabaga baik lembaga swasta maupun lembaga pemerintah. Surat tersebut bersalal dari
perorangan atau dari intasi yang terkait. “pengurusan dan pengendalian surat masuk adalah proses kegiatan
mencatat surat-surat masuk dan keluar dengan buku matau kartu kendali”.
26
Surat yang telah masuk di dalam suatu lembaga atau intasi akan digolongkan berdasarkan jenis. Ada 4 jenis surat yaitu surat penting, surat rutin atau surat biasa, surat rahasia dan surat
pribadi. a.
“Surat penting adalah surat yang mengemukakan masalah-masalah pokok yang mempengaruhi langsung atau tidak langsung berhasil atau tidanya
tujuan organisasi. Ciri-ciri surat penting adalah:
Surat tersebut tidak dapat diganti dengan surat lain atau tebusan.
Apabila isi surat tidak dapat diketahui oleh yang bersangkutan maka akan menimbulkan kerugian karena isi yang terkandung dalam surat tersebut
tidak terdapat didalam surat yang lain.
Surat tersebut mengandung kepentingan-kepentingan yang mengikat sehingga memerlukan tindak lanjut yang harus dilaksanakan.
b. Suarat rutin biasa adalah surat yang tergolong penting bukan rahasia
dan bukan surat pribadi. Ciri-ciri surat biasa adalah:
Isinya tidak mengikat, sehingga tidak memerlukan adanya tindak lanjut
Tidak akan menimbulkan kerugian bagi kepentingan organisasi apabila pengurusanya terlambat
Mengandung informasi yang sifatnya umum
Mudah mencari gantinya apabila surat itu hilang
Diperlukan dalam waktu yang relative singkat
c. Surat rahasia adalah surat yang harus disampaikan kepada pimpinan
yang bersangkutan dalam keadaan masih tertutup sehingga surat tersebut tidak boleh dibuka oleh penerima surat.
d. Surat pribadi adalah surat yang di sampulnya tercantum nama-nama
pribadi orang yang bersangkutan, walaupun disertai jabatan for mlnya”.
27
26
Ig Wursanto, op.cit, hal.108
.
27
Ig Wursanto,ibid,hal.109-109.
Tidak semua jenis surat yang masuk akan dicatat dengan menggunakan kartu kendali, hanya beberapa surat saja yaitu surat yang tergolong penting dan surat-surat yang intesistas
penggunaanya sering yaitu surat rutin atau surat biasa hanya di tulis dalam lembar pengatar biasa.
2.8. Pengurusan dan Pengendalian Surat Keluar
Kategori