Tidak semua jenis surat yang masuk akan dicatat dengan menggunakan kartu kendali, hanya beberapa surat saja yaitu surat yang tergolong penting dan surat-surat yang intesistas
penggunaanya sering yaitu surat rutin atau surat biasa hanya di tulis dalam lembar pengatar biasa.
2.8. Pengurusan dan Pengendalian Surat Keluar
Setiap surat yang masuk kedalam sebuah kantor, lembaga baik lembaga swasta maupun lembaga pemerintah merupakan hal yang sangat penting. Surat bisa dijadikan sebagai bahan
dokumentasi, bahan informasi dan sabagainya. Oleh karena itu harus mendapatkan penanganan yang baik dari setiap petugas. Begitu juga dengan surat yang keluar harus diurus dengan cermat
dan tepat. “Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap tanggal, nomor,
tersetempel dan telah ditangani oleh pejabat yang berwenanang yang dibuat oleh suatu intasi yang akan ditujukan kepada intasi yang lain”.
28
2.8.1. Pengurusan Surat Keluar
Pengurusan sebuah surat yang keluar tergantung dengan besar kecilnya suatu kantor atau lemabaga yang didirikan. Untuk kantor yang kecil pengurusan surat keluar cukup diserahkan
kepada pegawai saja, karena kegiatan yang terselenggara didalam kantor atau lembaga tidak terlalu kompleks. Sedangkan kantor yang besar harus melibatkan beberapa pegawai itupun
pegawai yang akan megurus suart yang keluar dilakukan leh pegawai yang berbeda-beda, karena kegiatan yang terjadi didalamnya sangat kompleks. Pada dasarnya kegiatan untuk menagani
surat yang akan keluar ada tiga pokok yaitu: a.
“Pembuatan konsep surat
28
Ig Wursanto, ibid, hal.144.
Pembuatan konsep surat yaitu adalah konsep yang dibuat oleh pimpinan itu sendiri, konsep yang dibuat oleh bawahan dan konsep yang dibuat
oleh seketaris.
Konsep yang dibuat oleh pimpinan
Biasanya seorang pemimpin yang akan melakukan kegiatan surat menyurat biasanya membuat konsep sendiri yang nantinya akan
diserahkan kepada juru tik atau sekertarisnya untuk diketik dalam bentuk yang telah ditentukan didalam kantor tersebut. Cara membuat konsep
surat semacam ini mengandung bebarapa keuntunagn dan kelemahan. Keuntungan yang diperoleh antara lain adalah:
1. Proses pembuatan surat akan berjalan lebih cepat dan tepat karena
segala sesuatunya dilakukan oleh pimpinan. Bawahan tinggal mengetik sesuai dengan pbentuk yang di berlaukan didalamkantor tersebut.
2. Tidak membuang waktu, karena tidak diperlukan persetujuan terlebih
dahulu.
Konsep Surat Dibuat Oleh Bawahan Konsep surat ini atasan atau pimipinan akan memberikan tugas kepada
bahawan. Konsep surat dibuat berdasarkan kepada petunjuk lisan atau tertulis. Setalah konsep ini dibuat diserahkan kepada kepada pimpinan
yang bersangkutan, barulah konsep itu diketik. Setelah melalui beberapa prosedur suarat akan ditandtangani kepada pimpinan yang bersangkutan.
Konsep Surat yang Dibuat Dengan Cara Mendikte
Cara dalam membuat konsep surat ialah secara langsung dan tidak langsung.
1. Mendikte secara langsung
Dikatakan mendite secara langsung pabila pada waktu mendikte pimpinan bertatap muka dengan bawahan yang ditugaskan untuk
membuat kinsep.
2. Mendikte secaara tidak langsung
Dalam hal ini pimpinan dapat merekam dikte konsep didalam sebuah media kemudian hasil tersebut diberikan kepada bawahan untuk mengetik
konsep tersebut.
b. Pengetikan konsep surat
Pengetikan onsep surat memlaului beberapa konsep sebagai berikut” 1.
Persetujuan konsep surat, pimpinan membubuhi para pada tanggal pada konsep surat
2. Pengiriman konsep surat, surat-surat yang telah disetujui akan dikirim
kepada unit pengetikan 3.
Penarikan hasil pengetikan, setelah hasil ketikan tersebut selesai maka akan dilakukan pemeriksaansebelum surat tersebut dikembalikan kepada
peimpinan. 4.
Penandatanganan surat, setelh konsep dinyatakan benar, konsep surat tersebut akan dikembalikan kepada pimpinan untuk ditandatangani
kepada pimpinan yang berweanang.
c. Pengiriman surat, setelah suart ditadatangani, diperiksa dan benar
sesuuai dengan keiginan pimpinan maka surat tersebut akan dikirim kepada intasi yang akan dituju”.
29
2.8.2. Pengendalian Surat Keluar
