Alamari arsip merupakan tempat penyimpanan arsip secara tertutup, sehingga arsip- arsip yang berada didalamnya tidak bisa berhunbugan dengan udara yang berasal dari luar hal ini dapat
mengakibatkan arsip yang berada didalamnya mudah lemebab dan dapat mengakibatkan kerusakan pada arsip. untuk menjaga arsip yang berada didalamnya supaya tidak rusak maka
petugas kearsipan harus melakukan beberapa tindakan supaya arsip tersebut aman dan tidak rusak. Hal yang perlu dilakukan oleh petugas arsip diantaranya adalah:
a. “Almari arsip harus sering dibuka, untuk menjaga tingkat kelembabanya
b. Menyusun arsip yang berada di dalamnya secara renggang untuk
memudahkan pengambilan arsip sewaktu arsip tersebut diperlukan. c.
Apabila lemari arsip terbuat dari kayu, hendaknya diolesi dengan dieldrin d.
Untuk menjaga tingkat kelembaban didalam lemari, bisa menggunakan kapur barus”.
40
Oleh karena itu penjagaan arsip harus diperhatikan dengan cermat dan teliti supaya kelangsungan hidup arsip dapat terjaga. Membersihkan arsip bisa dilakukan seminggu sekali
akan tetapi lebih bagus lagi apabila pengecekan atau pengontrolan akan arsip dilakukan setiap hari.
2.9.2. Faktor –Faktor Penyebab Kerusakan Arsip
Arsip apabila tidak dijaga dan diamankan akan menimbulkan suatu masalah. Masalah yang dapat terjadi akibat kurangnya penjagaan arsip adalah arsip tersebut akan rusak atau hilang
akibat faktor-faktor yang dapat mengakibatkan arsip tersebut rusak. Ada dua faktor yang menimbulkan kerusakan arsip yang pertama adalah faktor yang berasal
dari dalam atau internal dan yang kedua adalah faktor yang berasal dari luar atau ekternal. Bulletin Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 1 tahun 1972 tentang pemeliharaan dan
40
Ig Wursanto, ibid, hal. 225-226.
penjagaan arsip telah diberikan pedoman tentang faktor-faktor yang menyebabkan kerusakan sebagai berikut:
1. “Kerusakan yang disebabkan dari dalam atau faktor internal. Kerusakan
yang bersal dari dalam dapat berasal dari unsure-unsur kertas tinta dan lem.
a. Kertas
Bahan baku kertas : kertas dibuat dari bahan-bahan seperti kapas, flas
kayu dan lain-lain. Daribahan apaun kertas yang dibuat akan mengudang beberapa sifat pengawet dan penghancur ketas itu sendiri.
Air : air yang digunakan dalam proses pembuatan kertas memungkinkan
air yang tidak bersih sehingga kertas mengadung bakteri-bakteri yang dapat menghancurkan kertas
Bahan lapisan kertas: untuk membuat kertas mnejadi halus maka bahan
yang digunakan seperti kanji, cuka dan garam mineral akan menimbulkan masalah tersendiri.
b. Tinta
Tinta adalah alat tata usaha yang berupa cairan dalam berbagai warna yang dipergunakan untuk membubuhkan tulisan di atas kertas. Hal-hal
yang perlu diketahui dalam penggunaan tinta adalah sebagai berikut :
Pergunakanlah tinta yang berkualitas baik tidak mudah luntur.
Pergunakanlah tinta yang menggunkan bahan alami yang tidak menimbulkan kerusakan pada kertas.
c. Pasta atau Lem
Pasta atau lem digunakan sebagai bahan perekat. Menurut bahan baku yang dipergunakan lem ada beberapa macam
Lem yang terbuat dari tepung.
Lem yang terbuat dari getah arab.
Lem sintetis terutama polven acetat.
Agar kertas-kertas arsip tidak mudah rusak maka gunakanlah lem tau perekat yang baik, jangan menggunakan lem yang berbahan dari getah
arab.
2. Kerusakan akibat serangan dari luar
Keusakan akibat dari luar misalnya:
Kelembaban udara.
Udara yang terlalu kering.
Sinar matahari.
Kekotoran udara.
Debu.
Jamur dan sejenisnya.
Rayap.
Gagat”.
41
2.10. Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
