Map Folder Guide Alat-Alat Kearsipan

yang harus di inaktif, maka arsip tersebut dimasukan kedalam boks atau kardus khusus arsip dan disimpan di rak.

2.5. Alat-Alat Kearsipan

Kearsipan merupakan kegiatan administrasi arau ketatausahaan oleh karena itu alat-alat yang digunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sama besar dengan alat-alat yang digunakan pada kegiatan administrasi yang lainya. Alat-alat yang digunakan dalam kegiatan administrasi meliputi : map, folder, guide, filling cabinet, lemari, rak dan rotary filling.

2.5.1. Map

Kata map berasal dari bahasa belanda yang berarti “berkas” akan tetepi sekarang ini banyak yang mengganti kata “berkas “dengan “warkat atau arsip” pada dasarnya berkas dan warkat atu arsip memiliki arti yang sama yaitu sama-sama gambaran yang merangkan tentang sebuah objek dan berfungsui sebagai sumber dokumentasi dan informasi. “Map adalah kertas atu karton yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Map meiliki 4 macam bentuk dan ukuran sesuai dengan fungsi dan cara mempergunakanya yaitu: map biasa, map tali, map tebal dan map jepitan”. 14 14 Ig wursanto, op.cit, hal.32.

2.5.2. Folder

Selain map alat yang digunakan dalam kegiatankearsipan adalah folder. Bentuk dari folder itu sendiri merupakan lipatan kertas yang berbentuk segi empat panjang. “folder juga merupakan bentuk wadah dari file atau berkas apabila didalamnya berisikan suatu himpunan arsip dari suatu persoalan tunggal. Bentuk folder seperti stopmap folio akan tetepi folder dilengkapi dengan daun penutup atau map jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab yaitu bagian yang menonjol dari folder”. 15 Biasanya folder disimpan jadi satu dengan guide-giude nya di dalam lemari arsip atau tempat- tempat yang lainya yang digunakan untuk menyimpan arsip.

2.5.3. Guide

Guide atau penyekat antar folder yang diletakan pada tempat yang digunakan untuk menyimpan arsip biasanya setiap laci atau filling cabinet terdapat 10 guide. “Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai petunjuk atau sekat pemisah dalam penyimpanan arsip. guide terdiri dari 2 bagian bagia yang menonjol disebut dengan tab atau tab guide, tab guide berguna untuk mencantunkan kode-kode atau indeks klasifikasi dan badan guide. Satu guide hanya memiliki satu tab”. 16 Dengan demikian kedudukan guide sangat bermacam-macam sesuai dengan tingkat kepeluanya. Selain sebagai alat penyekat atau pembatas folder guide juga berfungsi sebgai penunjuk main subjek, sub subjek dan sub-sub subjek. 15 Ig wursanto, ibid, hal.36-37. 16 Ig Wursanto, ibid, hal.38-39.

2.5.4. Filling Cabinet