2. Pengiriman konsep surat, surat-surat yang telah disetujui akan dikirim
kepada unit pengetikan 3.
Penarikan hasil pengetikan, setelah hasil ketikan tersebut selesai maka akan dilakukan pemeriksaansebelum surat tersebut dikembalikan kepada
peimpinan. 4.
Penandatanganan surat, setelh konsep dinyatakan benar, konsep surat tersebut akan dikembalikan kepada pimpinan untuk ditandatangani
kepada pimpinan yang berweanang.
c. Pengiriman surat, setelah suart ditadatangani, diperiksa dan benar
sesuuai dengan keiginan pimpinan maka surat tersebut akan dikirim kepada intasi yang akan dituju”.
29
2.8.2. Pengendalian Surat Keluar
Seperti halnya surat-surat yang masik didalam kantor harus dikendalikan, surat keluar juga harus dikendalikan, supaya terorganisir dengan baik. Pengendalian surat keluar juga dibedakan
menjadi: 1.
Pengendalian surat keluar penting. 2.
Pengendalian surat keluar biasa, dan 3.
Pengendalian surat keluar rahasia. a.
Pengendalian surat keluar penting
Menurut asas yang dipergunakan, pengurusan surat menyurat di bedakan menjadi sistem sentralisasi dan desentralisasi. Sistem tersebut akan digunakan tergantung dengan besar atau
kecilnya sebuah kantor dan kegiatan yang terjadi didalamnya.
1. Sistem Sentralisasi
Sistem sentarlisasi ini adalah sistem yang memusatka pengendalian surat yang keluar dan surat masuk. Sistem ini biasanya memusat kan kantor Tata Usaha sebagai pengedali surat yang akan
29
Ig Wursanto, ibid, hal 146-148.
masuk dan surat yang akan keluar. Dengan demikian pencatatan surat juga di sentralkan pada unit kearsipan dengan prosedur sebagai berikut:
a. “konsep surat tetap dibuat oleh unit pengelolah.
b. Setelah konsep surat di ketik dan ditandatangani oleh pejabat yang
berwenag, kemudian surat tersebut diserahkan kepada unit kearsipan. c.
Oleh unit kearsipan surat tersebut diberi nomor dan dicatat dalam kartu kendali rangkap tiga.
d. Setelah dicatat kartu kendali II dan III beserta tembusanya, kemudian
diserahkan pada unit pengelola e.
Setelah diadakan pemeriksaan seperlunya, kartu kendali diparaf oleh pengelola.
f. Kartu kendali II diserahkan kepada pencatat untuk diserahkan kepada
unit kearsipan untuk disimpan, sedangkan kartu kendali I disimpan oleh pencatat.
g. Setelh surat sipa dikirim maka surat akan diserahkan kepada ekpedisi
pengrim surat seperti kurir atau melalui pos”.
30
2. Sitem Desentralisasi
Sistem ini biasanya akan meberikan kewenangan kepada unit kerja untuk mengendalikan surat masuk dan surat keluar yang terjadi di dalam inntasi atau kantor yang terkait. Dalam sistem
desentralisasi prosedur yang dilakukan untuk pencatatan adalah sebagai berikut: a.
“Masing-masing unit kerja membuat konsep surat-sendiri sendiri. b.
Setelah konsep selesai diketik dan di tandatangani, masing-masing unit kerja mencatat masing-masing surat didalam kartu kendali rangkap III.
c. Setelah kartu kendali diisi, kartu kendali diserahkan kepada pencatat.
d. Setelah dibubuhi cap, maka kartu II dan III disampaikan kepada
pengelola. e.
Kartu kendali II langsung dikembalikan kepada pencatat dan langsung diteruskan kepada unit kearsipan unit penyimpanan untuk disimpan
sebagai pengganti arsip.
30
Ig Wursanto, ibid, hal. 162-163.
f. Setelah suarat siap dikirim, surat tersebut diberukan kepada ekpedisi
pengrim surat”.
31
b. Pengendalian Surat Biasa
