Setelah itu dilakukan perhitungan periode permintaan T yaitu membagikan antara jumlah periode per tahun dengan nilai f.
T = =
Dari hasil perhitungan , didapatkan pemesanan dilakukan setiap 2 bulan. Ukuran lot pemesanan adalah kebutuhan bahan untuk 2 bulan yaitu 120 ton
kayu.
Tabel 5.1. Kebijakan Inventori dengan Metode POQ Periode
1 2
3 4
5 6
7 8
9 10
11 12
Permintaan
60 60
60 60
60 60
60 60
60 60
60 60
Ukuran Lot 120
120 120
120 120
120
POR 120
120 120
120 120
120
Biaya pemesanan = 6 x Rp 100.000,- = Rp 600.000,- Biaya bahan baku = 720 x Rp 600.000 = Rp 432.000.000 ,-
Biaya penyimpanan = 0.05 x Rp 432.000.000 = Rp 21.600.000,- + Total Biaya
= Rp 454.200.000,-
5.3. Perancangan Sistem
5.3.1. Analisis Struktur Sistem
Dari latar belakang dan pengumpulan data untuk perancangan sistem informasi persediaan bahan baku di PT. Prabu Jaya maka usulan perbaikan sistem
awal yang diberikan adalah sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
1. Menerima Order
Data order dari konsumen yang masih disimpan dalam bentuk arsip pada bagian penjualan diubah menjadi data terkomputerisasi yang lebih aman dan
mudah untuk diakses oleh user lain. Setiap data order yang masuk diberi kode order. Data order dibuat dalam form sales order untuk diteruskan kepada
direktur oleh manajer penjualan dan disetujui. Form sales order kemudian diteruskan kepada bagian produksi untuk diproses lebih lanjut.
2. Pemeriksaan Stok Gudang
Pada sistem awal, pemeriksaan stok gudang dilakukan secara manual oleh bagian produksi. Dengan adanya database gudang, bagian produksi dapat
langsung mengetahui jumlah stok dan melakukan perhitungan bahan yang dibutuhkan. Hasil perhitungan persediaan diperiksa oleh manajer produksi.
Setelah disetujui, bagian produksi kemudian membuat form permintaan bahan baku untuk diteruskan kepada direktur oleh manajer produksi dan disetujui.
3. Permintaan Bahan Baku
Form permintaan bahan yang telah disetujui diteruskan ke bagian gudang. Bagian gudang merespon permintaan bagian produksi dengan mengeluarkan
form pengeluaran bahan yang telah disetujui direktur melalui manajer logistik. Jika bahan tidak mencukupi, bagian gudang meneruskan form permintaan
bahan kepada bagian pembelian untuk diproses. 4.
Pembelian Bahan Baku
Universitas Sumatera Utara
Bagian pembelian membuat purchase order form permintaan bahan baku dilampirkan untuk disetujui direktur melalui manajer logistik. Setelah
disetujui, bagian pembelian melakukan order bahan. Purchase order ini dibuat rangkap 3 yaitu untuk bagian penerimaan, bagian keuangan dan arsip.
5. Penerimaan Bahan Baku
Proses penerimaan bahan baku sama seperti proses di sistem awal. Agar lebih efisien, bagian penerimaan tidak perlu memberikan slip pembayaran kepada
pemasok dimana bagian keuangan telah memiliki purchase order yang telah disetujui direktur. Bagian penerimaan hanya perlu melakukan konfirmasi
penerimaan bahan baku via telepon kepada bagian keuangan dan bagian gudang. Bagian gudang melakukan update stok gudang setelah menerima
bahan baku. 6.
Pembayaran Bahan Baku Bagian keuangan membuat form pembayaran setelah dikonfirmasikan oleh
bagian penerimaan barang dan diteruskan kepada direktur melalui manajer keuangan untuk disetujui. Setelah disetujui, pembayaran dapat dilakukan.
Untuk meningkatkan efisiensi dan keamanan bagi pihak perusahaan dan pemasok, proses pembayaran dilakukan melalui transfer via bank sehingga
pemasok tidak perlu lagi mendatangi bagian keuangan. Adapun sistem persediaan bahan baku usulan dapat dilihat pada Gambar 2.2
berikut:
Universitas Sumatera Utara
Gambar 5.2 Rich Picture Sistem Persediaan Bahan Baku Usulan
Universitas Sumatera Utara
Secara umum, kebutuhan sistem informasi persediaan bahan baku PT. Prabu Jaya adalah sebagai berikut:
1. Memerlukan sistem informasi berbasis komputer yang dihubungkan melalui
jaringan LAN Local Area Network yang dapat menunjang kelancaran aliran informasi antar departemen yang berhubungan dengan persediaan bahan baku.
2. Kebutuhan user terhadap data dan laporan dapat kita lihat pada Tabel 5.1.
Universitas Sumatera Utara
Tabel 5.2. Kebutuhan Data Setiap User
No Nama
Sistem Persediaan Bahan Baku Usulan
Direktur Manajer
Penjualan Manajer
Logistik Manajer
Keuangan Manajer
Produksi Bagian
Penjualan Bagian
Gudang Bagian
Pembelian Bagian
Penerimaan Bahan
Bagian Keuangan
Bagian Produksi
1 Form Sales Order
v v
2 Form Permintaan Bahan Baku
v v
v v
v 3
Form Purchase Order v
v v
v v
4 Form Pengeluaran Bahan
v v
5 Form Pembayaran
v v
6 Master Bahan Baku
v 7
Master Produk Jadi v
8 Master Supplier
v 9
Master Konsumen v
10 Perhitungan Bahan v
v 11 Penerimaan Bahan
v 12 Laporan Persediaan Bahan Baku
v 13 Stok Bahan Baku
v v
v v
v
Universitas Sumatera Utara
Terminal setiap user pada bagian persediaan bahan baku PT. Prabu Jaya dapat dilihat pada Gambar 5.7.
Gambar 5.3. Terminal User Sistem Persediaan Bahan Baku PT. Prabu Jaya
Dari analisis kebutuhan data yang diuraikan di atas, maka kebutuhan user sesuai dengan terminal user dapat dilihat pada Gambar 5.4.
Universitas Sumatera Utara
Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku
PT. Prabu Jaya
Direktur Manajer Penjualan
Manajer Logistik Manajer Keuangan
Bagian Penjualan Bagian Pembelian
Bagian Keuangan
Laporan Pembelian
Form Sales Order Master Supplier
Form Purchase Order
Master Konsumen Form Purchase
Order Form Sales Order
Form Pembayaran Laporan
Persediaan Bahan Baku
Stok Bahan Baku Purchase Order
Form Pengeluaran Bahan
Stok Bahan Baku Form Pembayaran
Bagian Gudang Form Pengeluaran
Bahan Master Bahan
Baku Master Produk
Jadi Stok Bahan Baku
Manajer Produksi
Stok Bahan Baku Perhitungan Bahan
Form Permintaan Bahan Baku
Bagian Produksi Form Permintaan
Bahan Baku Perhitungan Bahan
Bagian Penerimaan Bahan Baku
Penerimaan Bahan Baku
Stok Bahan Baku
Gambar 5.4. Kebutuhan User Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku di PT. Prabu Jaya
Universitas Sumatera Utara
5.3.2. Desain
