2.5. Organisasi dan Manajemen
2.5.1. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan gambaran mengenai pembagian tugas serta
tanggung jawab kepada individu maupun bagian tertentu dari organisasi.
Organisasi dapat diartikan sebagai kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu atau beberapa tujuan tertentu. Sedangkan ditinjau dari segi badan
dan struktur, organisasi dapat diartikan sebagai gambaran secara skematis tentang hubungan–hubungan kerja sama dari orang-orang yang terdapat dalam rangka
usaha untuk mencapai suatu tujuan. Bentuk struktur organisasi yang digunakan pada PT. Prabu Jaya adalah
bentuk lini dan fungsional dimana merupakan campuran struktur organisasi lini dan struktur organisasi fungsional. Pada struktur organisasi di PT. Prabu Jaya,
komisaris membawahi direktur utama dan direktur utama membawahi direktur operasional. Direktur operasional membawahi beberapa departemen dan pimpinan
departemen tersebut membawahi pekerja. Struktur organisasi PT. Prabu Jaya dapat dilihat pada Gambar 2.1.
Universitas Sumatera Utara
Komisaris
Direktur Utama
Direktur Operasional
Manajer Personalia Manajer Keuangan
dan Pembukuan Manajer Logistik
Manajer Penjualan Manajer Produksi
Chief Financing
Staf Financing
Chief Accounting
Staf Accounting
Chief Pembelian
Staf Pembelian
Chief Gudang
Staf Pergudangan
Satpam Umum
Staf Personalia
Chief Adm Export
Staf Adm Export
Chief Penjualan
Staf Penjualan
Chief Solid Door
Tenaga Kerja
Chief Flooring
Tenaga Kerja
Chief Door Jamb
Tenaga Kerja
STRUKTUR ORGANISASI PT. PRABU JAYA
= lini = fungsional
Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT. Prabu Jaya
Universitas Sumatera Utara
2.5.2. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab
Adapun pembagian tugas dan tanggung jawab pada masing-masing jabatan di PT Prabu Jaya ini adalah:
1. Komisaris.
Komisaris merupakan pimpinan puncak dari PT Prabu Jaya yang bertugas untuk memonitor jalannya seluruh pergerakan perusahaan.
2. Direktur Utama.
Direktur utama bertanggung jawab langsung kepada komisaris. Dalam melaksanakan tugasnya, direktur utama membawahi direktur operasional.
Direktur utama bertugas untuk memonitor jalannya operasional perusahaan. 3.
Direktur Operasional. Direktur operasional bertanggung jawab langsung kepada direktur utama.
Dalam melaksanakan tugasnya, direktur operasional membawahi lima manajer, yaitu manajer keuangan dan pembukuan, manajer logistik, manajer
penjualan, manajer personalia dan manajer produksi. Direktur operasional bertugas untuk mengatur operasional perusahaan.
4. Manager Produksi.
Manager produksi bertanggung jawab langsung kepada direktur operasional. Manager produksi bertugas dalam memonitor pekerjaan seluruh karyawan
produksi agar menghasilkan kualitas produk sesuai dengan standar yang diinginkan perusahaan dan bertanggung jawab dalam masalah produksi.
Dalam melaksanakan pekerjaannya, manager produksi dibantu oleh beberapa chief atau supervisor sesuai dengan divisi masing-masing yakni bagian solid
Universitas Sumatera Utara
door, bagian flooring dan bagian door jambpulai. Adapun jumlah pekerja untuk bagian produksi ini berjumlah lebih kurang 200 orang.
5. Manager Penjualan.
Manager penjualan bertanggung jawab langsung kepada direktur operasional. Manager penjualan bertugas untuk memonitor aktivitas penjualan yang
berhubungan dengan buyer pembeli dan bekerja sama dengan bagian produksi dalam menghasilkan produk sesuai yang diinginkan buyer. Divisi
penjualan terdiri atas dua bagian, yaitu bagian administrasi ekspor yang mengurusi dokumen-dokumen ekspor impor dan bagian penjualan yang
berhubungan langsung dengan buyer. 6.
Manager Personalia Manager personalia bertanggung jawab langsung kepada direktur operasional.
Manajer personalia bertugas untuk menentukan tugas-tugas para karyawan yang bekerja di perusahaan serta memberikan penilaian terhadap prestasi
kerja karyawan. Selain itu, manager personalia juga merencanakan dan mengorganisasi kebutuhan tenaga kerja di masing-masing bagian. Dalam
melaksanakan pekerjaannya, manager logistik dibantu oleh satpam dan staf personalia.
7. Manager Logistik.
Manager logistik bertanggung jawab langsung kepada direktur operasional. Manager logistik bertugas untuk memonitor aktivitas pembelian dan
persediaan barang di gudang seperti pengadaan sparepart mesin dan bahan pembantu produksi. Dalam melaksanakan pekerjaannya, manager logistik
Universitas Sumatera Utara
dibantu oleh beberapa chief atau supervisor yakni chief pembelian dan chief gudang.
8. Manajer Keuangan dan Pembukuan
Manajer keuangan dan pembukuan bertanggung jawab langsung kepada direktur operasional. Manajer keuangan dan pembukuan bertugas untuk
memonitor semua arus keuangan perusahaan baik dari pengeluaran ataupun pemasukan. Bagian ini melakukan rekapitulasi keuangan dan laporan
penjualan dan penerimaan uang serta melaporkan secara rutin hasil kerja mereka kepada pimpinan perusahaan. Dalam melaksanakan pekerjaannya,
manager logistik dibantu oleh beberapa chief atau supervisor yakni chief financing dan chief accounting.
9. Chief Financing.
Chief financing bertanggung jawab langsung kepada manajer keuangan dan pembukuan. Chief financing bertugas untuk mengatur finansial perusahaan
yang mencakup pembukuan kas, penutupan kas setiap tahun dan pekerjaan finansial lainnya. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief financing dibantu
oleh staf finance. 10.
Chief Accounting Chief accounting bertanggung jawab langsung kepada manajer keuangan dan
pembukuan. Chief accounting bertugas untuk mengatur proses arus kas keluar dan masuk di dalam perusahaan serta membuat laporan keuangan yang
akan direkapitulasi sebagai pembukuan oleh bagian finance. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief accounting dibantu oleh staf accounting.
Universitas Sumatera Utara
11. Chief Pembelian
Chief pembelian bertanggung jawab langsung kepada manager logistik. Chief pembelian bertugas untuk mengatur proses pembelian di dalam perusahaan
dimana proses ini berkaitan langsung dengan konsumen atau perusahaan pemesan produk PT Prabu Jaya. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief
pembelian dibantu oleh staf pembelian. 12.
Chief Gudang Chief gudang bertanggung jawab langsung kepada manager logistik. Chief
gudang bertugas untuk mengatur proses penyimpanan bahan baku ataupun produk jadi yang siap dipasarkan dimana produk atau bahan dikelompokkan
sesuai dengan karakter produk atau bahan yang ditentukan. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief gudang dibantu oleh staf pergudangan.
13. Chief Adm. Export
Chief adm. export bertanggung jawab langsung kepada manager penjualan. Chief adm. export bertugas untuk mengatur proses ekspor produk ke luar
negeri mulai dari proses transportasi, pembayaran ataupun pertemuan. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief adm. export dibantu oleh staf adm. export.
14. Chief Penjualan
Chief penjualan bertanggung jawab langsung kepada manager penjualan. Chief penjualan bertugas untuk mengatur proses penjualan baik secara lokal
maupun internasional. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief penjualan dibantu oleh staf penjualan.
Universitas Sumatera Utara
15. Chief Solid Door
Chief solid door bertanggung jawab langsung kepada manager produksi. Chief solid door bertugas untuk mengatur proses pembuatan solid door.
Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief solid door dibantu oleh para tenaga kerja.
16. Chief Flooring
Chief flooring bertanggung jawab langsung kepada manager produksi. Chief flooring bertugas untuk mengatur proses pembuatan flooring. Dalam
melaksanakan pekerjaannya, chief flooring dibantu oleh para tenaga kerja. 17.
Chief Door Jamb Chief door jamb bertanggung jawab langsung kepada manager produksi.
Chief door jamb bertugas untuk mengatur proses pembuatan door jamb. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief door jamb dibantu oleh para tenaga
kerja. 18.
Staf Finance. Staf finance bertanggung jawab langsung kepada chief financing. Staf finance
bekerja di dalam bidang finansial atau masalah pembukuan keuangan yang terjadi pada perusahaan.
19. Staf Accounting.
Staf accounting bertanggung jawab langsung kepada chief accounting. Staf accounting bekerja di dalam bidang akuntansi atau pelaporan arus masuk dan
keluar kas di dalam perusahaan.
Universitas Sumatera Utara
20. Staf Pembelian.
Staf pembelian bertanggung jawab langsung kepada chief pembelian. Staf pembelian bertugas melayani proses pembelian oleh konsumen dan mengatur
semua proses pembelian dengan prosedur yang ditentukan. 21.
Staf Pergudangan. Staf pergudangan bertanggung jawab langsung kepada chief gudang. Staf
pergudangan bertugas untuk mengawasi proses masuk dan keluar bahan atau produk dari gudang.
22. Staf Adm.Export.
Staf adm.export bertanggung jawab langsung kepada chief adm.export. Staf adm.export bekerja di bidang ekspor produk.
23. Staf Penjualan.
Staf penjualan bertanggung jawab langsung kepada chief penjualan. Staf penjualan bekerja di bidang penjualan produk sekaligus juga bisa melakukan
promosi produk. 24.
Staf Personalia Staf personalia bekerja di dalam bidang personalia perusahaan. Staf
personalia bertanggung jawab langsung kepada manager personalia. 25.
SatpamUmum Satpam umum bertugas untuk menjaga dan mengawasi keamanan dan
ketertiban umum di lingkungan perusahaan. Satpam bertanggung jawab langsung terhadap manager personalia.
Universitas Sumatera Utara
26. Tenaga Kerja.
Tenaga kerja bertanggung jawab langsung kepada chief solid door, chief flooring, dan chief door jamb. Tenaga kerja bekerja di bidang produksi.
2.5.3. Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja