Struktur Organisasi Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

2.5. Organisasi dan Manajemen

2.5.1. Struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan gambaran mengenai pembagian tugas serta tanggung jawab kepada individu maupun bagian tertentu dari organisasi. Organisasi dapat diartikan sebagai kelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu atau beberapa tujuan tertentu. Sedangkan ditinjau dari segi badan dan struktur, organisasi dapat diartikan sebagai gambaran secara skematis tentang hubungan–hubungan kerja sama dari orang-orang yang terdapat dalam rangka usaha untuk mencapai suatu tujuan. Bentuk struktur organisasi yang digunakan pada PT. Prabu Jaya adalah bentuk lini dan fungsional dimana merupakan campuran struktur organisasi lini dan struktur organisasi fungsional. Pada struktur organisasi di PT. Prabu Jaya, komisaris membawahi direktur utama dan direktur utama membawahi direktur operasional. Direktur operasional membawahi beberapa departemen dan pimpinan departemen tersebut membawahi pekerja. Struktur organisasi PT. Prabu Jaya dapat dilihat pada Gambar 2.1. Universitas Sumatera Utara Komisaris Direktur Utama Direktur Operasional Manajer Personalia Manajer Keuangan dan Pembukuan Manajer Logistik Manajer Penjualan Manajer Produksi Chief Financing Staf Financing Chief Accounting Staf Accounting Chief Pembelian Staf Pembelian Chief Gudang Staf Pergudangan Satpam Umum Staf Personalia Chief Adm Export Staf Adm Export Chief Penjualan Staf Penjualan Chief Solid Door Tenaga Kerja Chief Flooring Tenaga Kerja Chief Door Jamb Tenaga Kerja STRUKTUR ORGANISASI PT. PRABU JAYA = lini = fungsional Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT. Prabu Jaya Universitas Sumatera Utara

2.5.2. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

Adapun pembagian tugas dan tanggung jawab pada masing-masing jabatan di PT Prabu Jaya ini adalah: 1. Komisaris. Komisaris merupakan pimpinan puncak dari PT Prabu Jaya yang bertugas untuk memonitor jalannya seluruh pergerakan perusahaan. 2. Direktur Utama. Direktur utama bertanggung jawab langsung kepada komisaris. Dalam melaksanakan tugasnya, direktur utama membawahi direktur operasional. Direktur utama bertugas untuk memonitor jalannya operasional perusahaan. 3. Direktur Operasional. Direktur operasional bertanggung jawab langsung kepada direktur utama. Dalam melaksanakan tugasnya, direktur operasional membawahi lima manajer, yaitu manajer keuangan dan pembukuan, manajer logistik, manajer penjualan, manajer personalia dan manajer produksi. Direktur operasional bertugas untuk mengatur operasional perusahaan. 4. Manager Produksi. Manager produksi bertanggung jawab langsung kepada direktur operasional. Manager produksi bertugas dalam memonitor pekerjaan seluruh karyawan produksi agar menghasilkan kualitas produk sesuai dengan standar yang diinginkan perusahaan dan bertanggung jawab dalam masalah produksi. Dalam melaksanakan pekerjaannya, manager produksi dibantu oleh beberapa chief atau supervisor sesuai dengan divisi masing-masing yakni bagian solid Universitas Sumatera Utara door, bagian flooring dan bagian door jambpulai. Adapun jumlah pekerja untuk bagian produksi ini berjumlah lebih kurang 200 orang. 5. Manager Penjualan. Manager penjualan bertanggung jawab langsung kepada direktur operasional. Manager penjualan bertugas untuk memonitor aktivitas penjualan yang berhubungan dengan buyer pembeli dan bekerja sama dengan bagian produksi dalam menghasilkan produk sesuai yang diinginkan buyer. Divisi penjualan terdiri atas dua bagian, yaitu bagian administrasi ekspor yang mengurusi dokumen-dokumen ekspor impor dan bagian penjualan yang berhubungan langsung dengan buyer. 6. Manager Personalia Manager personalia bertanggung jawab langsung kepada direktur operasional. Manajer personalia bertugas untuk menentukan tugas-tugas para karyawan yang bekerja di perusahaan serta memberikan penilaian terhadap prestasi kerja karyawan. Selain itu, manager personalia juga merencanakan dan mengorganisasi kebutuhan tenaga kerja di masing-masing bagian. Dalam melaksanakan pekerjaannya, manager logistik dibantu oleh satpam dan staf personalia. 7. Manager Logistik. Manager logistik bertanggung jawab langsung kepada direktur operasional. Manager logistik bertugas untuk memonitor aktivitas pembelian dan persediaan barang di gudang seperti pengadaan sparepart mesin dan bahan pembantu produksi. Dalam melaksanakan pekerjaannya, manager logistik Universitas Sumatera Utara dibantu oleh beberapa chief atau supervisor yakni chief pembelian dan chief gudang. 8. Manajer Keuangan dan Pembukuan Manajer keuangan dan pembukuan bertanggung jawab langsung kepada direktur operasional. Manajer keuangan dan pembukuan bertugas untuk memonitor semua arus keuangan perusahaan baik dari pengeluaran ataupun pemasukan. Bagian ini melakukan rekapitulasi keuangan dan laporan penjualan dan penerimaan uang serta melaporkan secara rutin hasil kerja mereka kepada pimpinan perusahaan. Dalam melaksanakan pekerjaannya, manager logistik dibantu oleh beberapa chief atau supervisor yakni chief financing dan chief accounting. 9. Chief Financing. Chief financing bertanggung jawab langsung kepada manajer keuangan dan pembukuan. Chief financing bertugas untuk mengatur finansial perusahaan yang mencakup pembukuan kas, penutupan kas setiap tahun dan pekerjaan finansial lainnya. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief financing dibantu oleh staf finance. 10. Chief Accounting Chief accounting bertanggung jawab langsung kepada manajer keuangan dan pembukuan. Chief accounting bertugas untuk mengatur proses arus kas keluar dan masuk di dalam perusahaan serta membuat laporan keuangan yang akan direkapitulasi sebagai pembukuan oleh bagian finance. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief accounting dibantu oleh staf accounting. Universitas Sumatera Utara 11. Chief Pembelian Chief pembelian bertanggung jawab langsung kepada manager logistik. Chief pembelian bertugas untuk mengatur proses pembelian di dalam perusahaan dimana proses ini berkaitan langsung dengan konsumen atau perusahaan pemesan produk PT Prabu Jaya. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief pembelian dibantu oleh staf pembelian. 12. Chief Gudang Chief gudang bertanggung jawab langsung kepada manager logistik. Chief gudang bertugas untuk mengatur proses penyimpanan bahan baku ataupun produk jadi yang siap dipasarkan dimana produk atau bahan dikelompokkan sesuai dengan karakter produk atau bahan yang ditentukan. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief gudang dibantu oleh staf pergudangan. 13. Chief Adm. Export Chief adm. export bertanggung jawab langsung kepada manager penjualan. Chief adm. export bertugas untuk mengatur proses ekspor produk ke luar negeri mulai dari proses transportasi, pembayaran ataupun pertemuan. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief adm. export dibantu oleh staf adm. export. 14. Chief Penjualan Chief penjualan bertanggung jawab langsung kepada manager penjualan. Chief penjualan bertugas untuk mengatur proses penjualan baik secara lokal maupun internasional. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief penjualan dibantu oleh staf penjualan. Universitas Sumatera Utara 15. Chief Solid Door Chief solid door bertanggung jawab langsung kepada manager produksi. Chief solid door bertugas untuk mengatur proses pembuatan solid door. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief solid door dibantu oleh para tenaga kerja. 16. Chief Flooring Chief flooring bertanggung jawab langsung kepada manager produksi. Chief flooring bertugas untuk mengatur proses pembuatan flooring. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief flooring dibantu oleh para tenaga kerja. 17. Chief Door Jamb Chief door jamb bertanggung jawab langsung kepada manager produksi. Chief door jamb bertugas untuk mengatur proses pembuatan door jamb. Dalam melaksanakan pekerjaannya, chief door jamb dibantu oleh para tenaga kerja. 18. Staf Finance. Staf finance bertanggung jawab langsung kepada chief financing. Staf finance bekerja di dalam bidang finansial atau masalah pembukuan keuangan yang terjadi pada perusahaan. 19. Staf Accounting. Staf accounting bertanggung jawab langsung kepada chief accounting. Staf accounting bekerja di dalam bidang akuntansi atau pelaporan arus masuk dan keluar kas di dalam perusahaan. Universitas Sumatera Utara 20. Staf Pembelian. Staf pembelian bertanggung jawab langsung kepada chief pembelian. Staf pembelian bertugas melayani proses pembelian oleh konsumen dan mengatur semua proses pembelian dengan prosedur yang ditentukan. 21. Staf Pergudangan. Staf pergudangan bertanggung jawab langsung kepada chief gudang. Staf pergudangan bertugas untuk mengawasi proses masuk dan keluar bahan atau produk dari gudang. 22. Staf Adm.Export. Staf adm.export bertanggung jawab langsung kepada chief adm.export. Staf adm.export bekerja di bidang ekspor produk. 23. Staf Penjualan. Staf penjualan bertanggung jawab langsung kepada chief penjualan. Staf penjualan bekerja di bidang penjualan produk sekaligus juga bisa melakukan promosi produk. 24. Staf Personalia Staf personalia bekerja di dalam bidang personalia perusahaan. Staf personalia bertanggung jawab langsung kepada manager personalia. 25. SatpamUmum Satpam umum bertugas untuk menjaga dan mengawasi keamanan dan ketertiban umum di lingkungan perusahaan. Satpam bertanggung jawab langsung terhadap manager personalia. Universitas Sumatera Utara 26. Tenaga Kerja. Tenaga kerja bertanggung jawab langsung kepada chief solid door, chief flooring, dan chief door jamb. Tenaga kerja bekerja di bidang produksi.

2.5.3. Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja