BAB V PENGUMPULAN DATA DAN PERANCANGAN SISTEM
5.1. Pengumpulan Data
5.1.1. Data Jumlah Bahan Baku
PT. Prabu Jaya menerapkan sistem kontrak kepada para konsumen dengan kesepakatan jumlah permintaan yang ditetapkan dipenuhi selama masa kontrak.
Kapasitas produksi PT. Prabu Jaya setiap bulan adalah 300 pintu kayu dikalikan dengan 25 hari kerja = 7500 daun pintu setiap bulan.
Bahan baku kayu mentah yang masuk dinyatakan dalam satuan ton dimana satu ton kayu dapat menghasilkan lebih kurang 125 pintu kayu maka jumlah
bahan baku kayu yang dibutuhkan per bulan adalah 7500 pintu 125 pintu ton kayu = 60 ton kayu.
5.1.2. Data Biaya Persediaan
Biaya menyangkut persediaan di PT. Prabu Jaya antara lain: 1.
Biaya Bahan Baku Biaya bahan baku kayu produksi di PT. Prabu Jaya dihitung dalam satuan
harga per ton. Biaya bahan baku disesuaikan dengan harga bahan dari supplier. 2.
Biaya Pemesanan Biaya pemesanan pada persediaan bahan baku kayu mentah yaitu sebesar Rp.
100.000 per pemesanan. Biaya ini merupakan standar biaya yang ditetapkan perusahaan. Rincian biaya pemesanan ini meliputi biaya komunikasi dengan
Universitas Sumatera Utara
supplier, biaya cetak form purchase order, biaya transportasi produk dari supplier ke pabrik, dan biaya pemindahan produk dari truk ke gudang bahan
baku. 3.
Biaya Penyimpanan Biaya penyimpanan bahan baku yang ditetapkan perusahaan adalah sebesar 5
dari biaya bahan baku. Sehingga biaya penyimpanan yang terjadi sesuai dengan harga bahan baku yang berlaku.
Lead time pengiriman bahan baku adalah sekitar 1 bulan dari masa pemesanan. Permintaan bahan baku setiap periode adalah sebesar 60 ton kayu.
5.1.3. Data Sistem Informasi Awal
Sistem informasi awal pada bagian persediaan bahan baku dilakukan secara manual dimana data permintaan dan persediaan ditulis secara manual dan
disimpan dalam arsip. Para karyawan memperoleh data tersebut dengan cara mendatangi langsung departemen yang berhubungan untuk mengetahui data
permintaan dan persediaan yang dibutuhkan.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 5.1. Rich Picture Sistem Persediaan Bahan Baku Awal
Universitas Sumatera Utara
Prosedur dalam penyediaan bahan baku di PT. Prabu Jaya dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Menerima Order
Bagian penjualan mendapatkan kontrak order dari konsumen dengan jangka waktu kontrak ditentukan oleh konsumen. Laporan order dibuat oleh bagian
penjualan dan diteruskan kepada direktur oleh manajer penjualan untuk mendapat persetujuan. Bagian penjualan kemudian membuat sales order ke
bagian produksi. 2.
Pemeriksaan Stok Gudang Bagian produksi setelah menerima sales order kemudian mencatat data
gudang secara manual, melakukan perhitungan bahan serta membuat form persediaan untuk diteruskan oleh manajer produksi kepada direktur dan
disetujui. Bagian gudang merespon permintaan bahan dari bagian produksi laporan pengeluaran bahan disetujui oleh direktur. Bila bahan tidak
mencukupi, dilakukan pembelian bahan oleh bagian pembelian. 3.
Permintaan Bahan Baku Bila bahan mencukupi maka bagian gudang mengeluarkan bahan baku sesuai
kebutuhan. Bila bahan tidak mencukupi, bagian produksi mendatangi bagian pembelian untuk meminta pembelian bahan baku. Data kebutuhan bahan baku
yang diberikan berisi stok gudang, jumlah permintaan serta jumlah bahan baku yang dibutuhkan.
Universitas Sumatera Utara
4. Pembelian Bahan Baku
Bagian pembelian membuat purchase order untuk diteruskan kepada direktur oleh manajer logistik dan disetujui. Setelah itu, bagian pembelian melakukan
order bahan. Purchase order dibuat dalam rangkap 2 yaitu untuk pemasok dan arsip.
5. Penerimaan Bahan Baku
Bahan baku yang sampai ke pabrik kemudian diperiksa pada bagian penerimaan apakah surat jalan dari pemasok sesuai dengan purchase order
yang diterima. Apabila tidak sesuai maka bagian penerimaan akan mengembalikan pesanan dan mengkonfirmasikan dengan bagian pembelian
untuk melakukan pemesanan ulang. Apabila sesuai dengan purchase order, maka bagian penerimaan menandatangani surat jalan pemasok dengan surat
asli dikembalikan kepada pemasok sedangkan surat kopian diserahkan pada bagian gudang. Bahan yang masuk kemudian diantar ke gudang dan dicatat
tanggal masuk serta update stok bahan. Bagian penerimaan memberikan slip pembayaran kepada pemasok untuk diproses selanjutnya di bagian keuangan.
6. Pembayaran Bahan Baku
Pemasok menyerahkan slip pembayaran dari bagian penerimaan ke bagian keuangan. Slip yang diterima bagian keuangan kemudian diteruskan kepada
direktur oleh manajer keuangan untuk diperiksa dan disetujui. Setelah disetujui, bagian keuangan melakukan pembayaran kepada pemasok.
Universitas Sumatera Utara
5.2. Contoh Perhitungan Kebutuhan Bahan
Kategori