Dalam enslikopedia Manajemen dijelaskan bahwa sistem adalah suatu keseluruhan yang terdiri atas sejumlah variabel yang berinteraksi. Suatu sistem
pada dasarnya adalah suatu susunan yang teratur dari kegiatan yang berhubungan satu sama lain dan prosedur-prosedur yang berkaitan yang melaksanakan dan
memudahkan pelaksanaan kegiatan utama dari suatu organisasi. Dengan demikian sekali lagi dijelaskan bahwa pada dasarnya, sebuah sistem merupakan suatu unit
yang mempunyai bagian-bagian yang saling tergantung dan mempunyai satu tujuan.
3.2. Data dan Informasi
2
Data dapat didefinisikan sebagai bahan keterangan tentang kejadian- kejadian nyata atau fakta-fakta yang dirumuskan dalam sekelompok lambang
tertentu yang tidak acak yang menunjukkan jumlah, tindakan atau hal. Data dapat berupa catatan-catatan dalam kertas, buku, atau tersimpan sebagai file dalam basis
data. Data akan menjadi bahan dalam suatu proses pengolahan data. Oleh karenanya, suatu data belum dapat berbicara banyak sebelum diolah lebih lanjut.
Contoh data adalah catatan identitas pegawai, catatan transaksi pembelian, catatan transaksi penjualan, dan lain-lain.
Informasi merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi bentuk penting bagi penerimanya dan mempunyai kegunaan sebagai dasar dalam
pengambilan keputusan yang dapat dirasakan akibatnya secara langsung saat itu juga atau secara tidak langsung pada saat mendatang. Untuk memperolah
informasi, diperlukan adanya data yang akan diolah dan unit pengolah. Contoh
2
Edhy Sutanta, Sistem Informasi Manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2003. hal 9-10.
Universitas Sumatera Utara
informasi adalah daftar pegawai berdasarkan departemen, daftar pegawai berdasarkan golongan, rekapitulasi transaksi pembelian pada akhir bulan,
rekapitulasi transaksi penjualan pada akhir bulan, dan lain-lain. Transformasi data menjadi informasi dapat digambarkan sebagaimana
ditunjukkan oleh Gambar 3.1.
Unit Pengolah
Unit Penyimpan Data
Informasi
Gambar 3.1. Transformasi Data Menjadi Informasi
3.3. Definisi Sistem Informasi
3
Suatu sistem informasi dapat didefinisikan secara teknis sebagai satuan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan atau mendaatkan
kembali, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi. Sebagai
tambahan terhadap pendukung pengambilan keputusan, koordinasi, dan kendali, sistem informasi dapat juga membantu para manajer dan karyawan untuk meneliti
permasalahan, memvisualisasikan pokok-pokok yang kompleks, dan menciptakan produk baru.
Tiga aktivitas dalam suatu sistem informasi menghasilkan informasi yang diperlukan oleh organisasi adalah input, pengolahan, dan output seperti yang
terlihat pada Gambar 3.2. Input menangkap atau mengumpulkan data mentah dari dalam organisasi atau dari lingkungan eksternalnya. Pengolahan mentransfer
3
Kenneth C. Laudon, Sistem Informasi Manajemen, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2005. hal 9-11.
Universitas Sumatera Utara
baris-baris masukan ke dalam format yang lebih mengandung arti. Output mengalihkan informasi yang diproses kepada orang-orang yang akan
menggunakannya atau kepada aktivitas yang membutuhkannya. Sistem informasi juga memerlukan umpan balik, yaitu output yang dikembalikan ke anggota-
anggota organisasi yang bersangkutan untuk mengevaluasi atau mengoreksi tahap input.
Input Pemrosesan
Penggolongan Pengaturan
Perhitungan Output
SISTEM INFORMASI
Umpan Balik LINGKUNGAN
ORGANISASI Pemasok
Pelanggan
Pesaing Para Agen Pengatur
Pemegang Saham
Gambar 3.2. Fungsi dari Sistem Informasi
Sumber: Kenneth C. Laudon, Sistem Informasi Manajemen, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2005. hal 9.
