Defenisi Proses Media Cetak

BAB III LANDASAN TEORI

3.1. Defenisi Proses

2 Menurut Wesner, Hiatt dan Triamble, defenisi proses adalah satu atau beberapa tugas yang mentransformasikan sekumpulan input menjadi sekumpulan output spesifik barang maupun jasa untuk orang lain pelanggan atau proses melalui kombinasi orang, prosedur dan alat bantu. Pada defenisi tersebut E.H. Melan menambahkan bahwa suatu proses harus mampu memberikan nilai tambah pada outputnya dibandingkan inputnya melalui satu atau beberapa transformasi. Akhirnya untuk memberikan landasan pemahaman proses yang kompleks pada suatuperusahaan maka kedua defenisi tersebut dikombinasikan melalui pemahaman terminologi dan model untuk menggambarkan keterkaitannya. Sehingga dapat disimpulkan bahwa proses melibatkan elemen input, aktifitas transformasi dan output yang mempunyai nilai tambah bagi pelanggan. Sedangkan Hammer Champy mendefinikan sebuah proses sebagai kumpulan dari aktivitas yang mengambil satu atau lebih input dan menghasilkan output yang merupakan nilai tambah bagi pelanggan. 3 Sebagai catatan tambahan Hammer dan Champy mempunyai persepsi lebih terhadap orientasi transformasi, dan lebih sedikit dalam fokus ke struktur dari proses dan aktivitas dalam dimensi ruang dan waktu. 2 Arthur R. Tenner dan Irving J. DeToro. 1996. Process Redesign: The Implementation Guide for Managers, Engineering Process Improvement Series. Addision Wesley. 3 Tinnila, M. 1995. Strategic Perspectives to Business Process Redesign. Business Process Reengineering Management Journal, Vol. 1 No. 1, pp. 44-50 Universitas Sumatera Utara

3.2. Proses Bisnis

Proses bisnis dan organisasi dapat dipandang sebagai dua sisi mata uang dalam suatu perusahaan. Meskipun secara tradisional perusahaan lebih direpresentasikan dalam bentuk organisasi, akan tetapi dapat dikatakan bahwa alasan dibentuknya organisasi bukanlah untuk mewakili kepentingan stakeholder, tetapi lebih karena untuk mengelola proses bisnis untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

3.2.1. Defenisi Proses Bisnis

4 Menurut Davenport 1993 sebuah proses bisnis adalah: Aktivitas yang terukur dan terstruktur untuk memproduksi output tertentu untuk kalangan pelanggan tertentu. Terdapat di dalamnya penekanan yang kuat pada “bagaimana” pekerjaan itu dijalankan di suatu organisasi, tidak seperti fokus dari produk yang berfokus pada aspek “apa”. Suatu proses oleh karenanya merupakan urutan spesifik dari aktivitas kerja lintas waktu dan ruang, dengan suatu awalan dan akhiran, dan secara jelas mendefinisikan input dan output. Dari defenisi di atas bisa disimpulkan bahwa fokus logis bisnis terletak pada proses how work is done. Pertama proses harus jelas batasnya, input serta ouputnya. Lalu kedua yang harus menerima hasil dari proses adalah pelanggan dan ketiga setiap transformasi dalam proses harus mempunyai nilai tambah bagi pelanggan. 4 Syarwani, Mohammad. Pendekatan Business Process Reengineering Menuju Proses Bisnis Berdaya Saing. Universitas Sumatera Utara Proses bisnis dapat diklasifikasikan ke dalam 4 empat kategori utama berdasarkan jenis modelnya, yaitu: 5 1. Proses berbasis proyek project-based process Proses ini biasanya dilakukan oleh perorangan ataupun sekelompok orang. Contoh: Pengembangan produk dan proses administrasi. 2. Proses berbasis produksi production-based process Pada proses berbasis produksi, output diproduksi dalam suatu batch atau model aliran yang kontinyu dengan jumlah yang relatif banyak. Contoh: Pemenuhan pesanan, proses pembayaran, dan proses klaim. 3. Proses berbasis distribusi distribution-based process Proses berbasis pada distribusi meliputi transportasi dan proses pengiriman dimana produk atau orang dibawa dari suatu lokasi ke lokasi lain melalui jaringan distribusi. 4. Proses berbasis pada pelayanan konsumen customer service-based process Proses berbasis pada pelayanan konsumen, dimana proses bisnis tersebut melibatkan interaksi dengan konsumen secara langsung. Contoh: call center pusat panggilan, restoran, rumah sakit, dan retail shop.

3.2.2. Tipe Proses Bisnis

6 Rummler Brache mendefenisikan lebih jelas tentang proses yaitu “Sebuah proses bisnis adalah dua tipe dari proses yaitu proses utama dan proses 5 Tinnila, M. 1995. Strategic Perspectives to Business Process Redesign. Business Process Reengineering Management Journal, Vol. 1 No. 1, pp. 44-50 6 Syarwani, Mohammad. Pendekatan Business Process Reengineering Menuju Proses Bisnis Berdaya Saing. Universitas Sumatera Utara pendukung, tergantung dari apakah sebuah proses terlibat langsung dalam kreasi mengasilkan nilai tambah untuk pelanggan, atau konsentrasi pada organisasi aktivitas internal. Sebuah proses bisnis dapat melalui beberapa fungsi bisnis”. Proses bisnis primer melibatkan aktivitas yang secara langsung menambah nilai bagi produk perusahaan, yang meliputi lima kelompok proses bisnis, yaitu: 1. Logistik penjualan inbound persediaan, pengendalian, retur ke pemasok. 2. Logistik penjualan outbond pemrosesan order penjualan, pengiriman pesanan, pengumpulan piutang. 3. Operasi mesin, perakitan, pengepakan dan lain-lain. 4. Pemasaran periklanan, promosi, penawaran, dan lain-lain. 5. Jasa instalasi, reparasi, layanan purnajual, dan lain-lain. Sementara itu proses bisnis pendukung melibatkan aktivitas yang tidak secara langsung menambah nilai produk, hal ini mencakup empat kelompok proses bisnis dasar, yaitu : 1. Prokuremen pembelian, pemesanan, evaluasi penawaran dari pemasok, dan lain-lain. 2. Pengembangan teknologi sumber daya dan pengembangan. 3. Organisasi dan manajemen sumber daya manusia rekrutmen, pelatihan, dan lain-lain. 4. Infrastruktur perusahaan akuntansi, perencanaan dan pengendalian bisnis, pengelolaan modal, dan lain-lain. Universitas Sumatera Utara

3.3. Business Process Reengineering

7 Business process reengineering merupakan pemikiran ulang secara fundamental dan desain ulang secara radikal terhadap sistem bisnis untuk mendapatkan peningkatan dramatis dalam pengukuran kinerja kritikal dan kontemporer seperti biaya, kualitas, pelayanan dan kecepatan Hammer Champy, 1993. Manganelli Klein 1994 mengatakan, reengineering adalah perubahan yang cepat dan radikal dalam merancang ulang strategi, nilai tambah proses bisnis dan sistem, aturan dan struktur organisasi yang mendukung kegiatan bisnis, dan untuk mengoptimalkan workflow dan produktifitas di dalam suatu organisasi. Business Process Reengineering berbeda dengan manajemen perubahan lainnya : 1. Bukan cuma otomatisasi, meskipun sering memanfaatkan teknologi dalam hal kreatif dan inovatif 2. Bukan cuma restrukturisasi, meskipun hampir selalu memerlukan perubahan struktur organisasi 3. Bukan cuma perampingan, meskipun biasanya memperbaiki produktifitas. 4. Bukan cuma kualitas, meskipun hampir selalu difokuskan pada kepuasan pengguna layanan dan proses yang mendukungnya. Pada saat ini, memperbaiki terus-menerus business process tersebut sangatlah penting apabila suatu perusahaan atau organisasi masih ingin tetap bertahan di dunianya sekarang. Ada beberapa alasan bagi suatu organisasi dalam melakukan perbaikan tersebut : 7 Hammer, M., dan Champy, J. 1994. Reengineering the Corporation – A Manifesto for Business Revolution. London : Nicholas Brealey Publishing. Universitas Sumatera Utara 1. Meningkatkan service level 2. Menurunkan total waktu siklus proses 3. Meningkatkan throughput 4. Menurunkan waiting time 5. Menurunkan activity operational cost 6. Menurunkan inventory costs Bagaimana bentuk perubahan proses tersebut, dapat dilakukan dalam berbagai bentuk yang secara garis besar dijelaskan sebagai berikut: 1. Menghilangkan proses process elimination yang dianggap tidak memiliki nilai tambah bagi organisasi. 2. Menyederhanakan proses process simplification, dengan benchmarking, mengamati dan meniru proses yang dilakukan di organisasi sejenis. 3. Menyatukan atau menggabungkan beberapa proses menjadi satu process process integration 4. Melakukan otomatisasi process automation untuk meningkatkan kecepatan, ketelitian dan efisiensi. Menurut Tan, Victor S.L. 1994 di dalam melakukan proses rekayasa ulang diperlukan inovasi, kecepatan, pelayanan, dan kualitas. 8 Untuk itu ada lima pendekatan dasar untuk melakukan proses rekayasa ulang di dalam suatu perusahaan yaitu sebagai berikut: 1. Memahami aliran proses saat ini 2. Tantangan proses sekarang 8 Victor S.L., Tan. 1994. Change to Win. Singapore : Times Book International Universitas Sumatera Utara 3. Merancang alternative model proses 4. Menguji informasi yang dibutuhkan guna mendukung model proses usulan 5. Uji kelayakan dan simulasi Salah satu tujuan dilakukannya rekayasa ulang terhadap proses bisnis adalah untuk memperoleh hasil yang luar biasa atau hasil yang merupakan lompatan besar quantum leaps. Pada saat perusahaan memutuskan untuk melakukan rekayasa ulang harus disadari bahwa rekayasa ulang membutuhkan atau mengakibatkan perubahan yang radikal atau dramatis. Tujuan dari rekayasa ulang proses bisnis yaitu mendapatkan hasil yang effektif dan effisien dengan memperhatikan 4 point: 1. Maksimalisasi aktivitas-aktivitas yang mempunyai nilai tambah setinggi- tingginya dengan mengganti aktivitas-aktivitas yang tidak menjadi nilai tambah seperti redudansi pekerjaan bisa diidentifikasi dan dibuang. 2. Minimalisasi waktu proses yaitu dengan sinkronisasi aliran kerja dengan baik, tepat waktu dan perubahan pada material dan informasi terus menerus bisa membantu meminimalisasi waktu. Hal ini bisa didaptkan melalui integrasi dan koordinasi dari aktivitas-aktivitas lintas fungsional. Produktifitas pekerja punya impact yang besar dalam proses waktu kerja. Perubahan secara radikal seringkali didapat bukan dari kerja keras tetapi dari kerja smart, dengan melakukan lewat skill yang relevan dan spesialisasi kerja yang sesuai. 3. Maksimalisasi keputusan yang fleksibel yaitu dengan membuat keputusan- keputusan yang tepat di waktu yang tepat pula. Perusahaan bisa juga Universitas Sumatera Utara meningkatkan keputusan yang baik lewat teknologi informasi untuk menyediakan kemampuan dalam membantu membuat keputusan. Sistem informasi yang terintegrasi dan Local Area Network LAN bisa digunakan untuk mengirimkan kembali informasi-informasi yang telah dilakukan untuk pengambilan keputusan di beberapa tempat. Oleh karena itu peningkatan daya saing bukan hanya menambah jumlah pilihan keputusan yang dapat dikerjakan sesuai permintaan pelanggan tetapi juga lewat kecepatan dan peningkatan dari kualitas keputusan tersebut. 4. Mengetahui permintaan pelanggan yaitu dengan mendapatkan feedback dari pelanggan secara akurat sangat diperlukan untuk meyakinkan hasil atau ouput produk yang berkualitas sudah sesuai apa belum.

3.3.1. Metodologi Business Process Reengineering

9 Dalam rekayasa ulang proses bisnis, dikenal Consolidated Methodology, yaitu metodologi yang merupakan gabungan dari lima metodologi yang umum digunakan. Kelima metodologi tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.1. 9 Subramanian, M., Larry, W., and S. Hossein C. 1999. Business Process Reengineering: A Consolidated Methodology. Proceedings of The 4th Annual International Conference on Industrial Engineering Theory, Applications and Practice, November 17-20, 1999. San Antonio, Texas, USA. Universitas Sumatera Utara Tabel 3.1. Metodologi Business Process Reengineering Activity Methodology 1 Methodology 2 1 Develop Vision and Strategy Determine Customer Requirements Goals for the Process 2 Create Desire Culture Map and Measure the Existing Process 3 Integrate Improve enterprise Analyze and Modify Existing Process 4 Develop Technology Solution Design a Reengineered Process 5 Implement the Reengineered Process Activity Methodology 3 Methodology 4 Methodology 5 1 Set Direction Motivating Reengineering Preparation 2 Baseline and Benchmark Justifying Reengineering Identification 3 Create the vision Planning Reengineering Vision 4 Launch Problem Solving Projects Setting up for Reengineering Technical Social Design 5 Design Improvements As Is Description Analysis Transformation 6 Implement Change To-Be Design and Validation 7 Embed Continuous Improvement Implementation Sumber: Subramanian, M., Larry, W., and S. Hossein C. Business Process Reengineering: A Consolidated Methodology. Dalam Consolidated Methodology ada beberapa tahapan yang harus dilakukan seperti terlihat pada gambar berikut ini. 1. Persiapan Reenginering “If you fail to plan, you plan to fail”. Perencanaan dan persiapan adalah faktor penting untuk kesuksesan suatu aktivitas. Sebelum menjalankan reengineering kita harus memastikan apakah perlu dilakukan BPR. Aktivitas ini dimulai dengan konsensus pentingnya reengineering dan hubungannya dengan strategi perusahaan. Suatu cross functional team akan dibentuk untuk menentukan arah reengineering agar sejalan dengan strategi perusahaan dan untuk meningkatkan kepuasan konsumen. Universitas Sumatera Utara 2. Mempelajari dan menganalisa proses yang ada Sebelum memulai BPR, tim yang dibentuk harus mempelajari dan menganalisa proses yang berjalan saat ini. Tujuan utama dari fase adalah untuk mengetahui proses yang tidak memiliki dan yang memiliki value added. 3. Merancang proses yang baru Tujuan dari fase adalah untuk menciptakan satu atau lebih alternatif untuk situasi saat ini, yang dimana hasilnya lebih optimal dan sejalan dengan tujuan perusahaan. Tahap awal dari fase ini adalah benchmarking yaitu membandingkan performa dari suatu proses pada perusahaan dibandingkan dengan perusahaan dalam industri yang sama ataupun berbeda industri untuk mendapatkan ide perbaikan. 4. Mengimplementasikan proses yang baru Tujuan dari fase ini adalah untuk mengimplementasikan rancangan yang telah dibuat. Sebelum dilakukannya tahap implementasi perlu perencanaan yang matang. Prototyping dan pelatihan perlu dilakukan sebelum dilakukannya transisi dari proses yang lama ke proses yang baru. 5. Perbaikan berkelanjutan Monitoring adalah hal yang utama untuk proses ini. Di dalam BPR harus membuat KPI Key Performance Indicator yang jelas untuk tiap proses. Dengan KPI dapat diukur suatu proses sebelum dilakukan BPR dibandingkan dengan setelah dilakukannya BPR. Untuk melakukan perbaikan berkelanjutan, maka diperlukan TQM Total Quality Management dalam pengelolaannya. TQM adalah alat dalam Universitas Sumatera Utara pemecahan masalah yang terjadi pada saat dilakukannya BPR. Sehingga dapat dilihat bahwa Continous Improvements TQM dan BPR memiliki keterikatan yang erat antara satu dengan yang lainnya.

3.3.2. Peranan Teknologi Informasi

10 Di dalam rekayasa proses bisnis, Teknologi informasi memainkan peranan penting untuk mewujudkan rekayasa proses bisnis yang mengubah secara mendalam Hammer Champy, 1993. Teknologi informasi seharusnya tidak dipandang sebagai proses automasi saja atau tindakan mekanisasi saja untuk membuat model ulang cara suatu bisnis dijalankan. Bagaimanapun, teknologi informasi menyediakan banyak akses-akses secara lebar untuk infomasi dan membolehkan lebih banyak pekerjaaan diselesaikan secara bersamaan daripada berurut-urutan, ini dapat mengurangi sejumlah pengulangan-pengulangan dan birokrasi. Michael Hammer 1990 menyatakan, “rekayasa membutuhkan perusahaan untuk memperhatikan hasil akhir dari usaha-usaha dan termasuk teknologi informasi sebagai persyaratan dari keberhasilan suatu upaya. Lebih dari itu kegiatan bisnis harus dilihat untuk memaksimalkan efektifitas kemampuan Teknologi informasi yang dapat mendukung proses bisnis dan cakupan proses bisnis juga harus berada dalam kemampuan teknologi informasi yang dimiliki perusahaan. Dengan cepatnya perubahan pasar yang akan mempengaruhi banyak 10 Hammer, M., dan Champy, J. 1994. Reengineering the Corporation – A Manifesto for Business Revolution. London : Nicholas Brealey Publishing. Universitas Sumatera Utara perusahaan untuk mengembangkan koordinasi seperti struktur yang intensif untuk dapat mengkoordinasikan kegiatan mereka secara efektif dan efesien.

3.4. Pemahaman Mengenai Sistem Informasi dan Teknologi Informasi

3.4.1. Konsep Dasar Sistem Informasi

11 Terdapat beragam defenisi tentang sistem informasi, namun pada dasarnya sistem informasi adalah suatu sistem virtual yang memungkinkan manajemen mengendalikan operasi sistem fisik perusahaan. Defenisi lainnya, sistem informasi adalah sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan atau mendapatkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi. Sedangkan men urut Romney, “A system is an entity consisting of two or more component or subsystem that interact to achieve a goal ”. Aktivitas yang terjadi pada sistem informasi, yaitu : 1. Input Perolehan atau pengumpulan data mentah dari dalam organisasi maupun dari lingkungan di luar organisasi yang kemudian diproses dalam satu sistem informasi. 2. Processing Pemindahan, manipulasi, dan analisis input mentah manjadi bentuk yang lebih bermanfaat bagi pengguna. 11 Jogiyanto. 2005. Analisis Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Penerbit Andi. Universitas Sumatera Utara 3. Ouput Distribusi informasi yang telah diproses ke anggota organisasi maupun ke masing-masing aktivitas dimana output tersebut akan digunakan. 4. Feedback Output tersebut dikembalikan ke anggota organisasi yang berkepentingan maupun ke aktivitas dalam organisasi untuk membantu mengevaluasi atau memperbaiki input.

3.4.2. Konsep Dasar Teknologi Informasi

12 Teknologi informasi adalah kumpulan sumber daya informasi perusahaan, para penggunanya, serta manajemen yang menjalankannya: meliputi infrastruktur TI dan semua sistem informasi lainnya dalam perusahaan. Dalam teknologi informasi, teknologi komputer berperan sebagai pemroses data menjadi sebuah informasi penting yang diproses secara digital. Sedangkan teknologi komunikasi berperan sebagai alat transportasi data dan informasi yang akan memepermudah individu dalam melakukan komunikasi serta penyaluran data dan informasi yang berkaitan dengan aktivitas operasional organisasi. Hal ini diperjelas oleh sebuah pernyataan bahwa teknologi informasi merupakan satu dari banyak alat yang digunakan manajer untuk menghadapi perubahan yang terdiri dari peranti keras komputer, peranti lunak komputer, teknologi manajemen data, serta teknologi komunikasi dan jaringan. Semua teknologi tersebut mengarah kepada penyediaan 12 Ibid. Universitas Sumatera Utara pusat informasi yang dapat digunakan secara bersama-sama dalam sebuah infrasutruktur teknologi informasi.

3.5. Media Cetak

13 Media cetak yang merupakan media statis yang mengutamakan pesan- pesan visual, merupakan media yang terdiri dari lembaran dengan sejumlah kata- kata, gambar atau fotografi, dalam suatu tata warna serta halaman putih. Fungsi utama media cetak adalah sebagai wahana penyampaian pesan dan sekaligus sebagai media penghibur yang dapat memuaskan perasaan keindahan pemirsanya. Media cetak merupakan suatu dokumen yang merekam segala peristiwa dalam kehidupan masyarakat, yang ditangkap oleh jurnalis atau desainernya dan kemudian diubah dalam bentuk informasi yang berupa kata-kata, gambar, fotografi dan sebagainya. Dalam hubungannya dengan kegiatan periklanan yang disebut sebagai media cetak adalah surat kabar, majalah, maupun media-media lain yang diproduksi lewat proses cetak mencetak poster, selebaran, brosur dan lain-lain. Sehingga pengertian iklan media cetak adalah pesan-pesan komersial dari produsen kepada khalayak konsumennya yang disampaikan lewat media cetak. Surat kabar atau koran dan majalah merupakan media massa cetak yang menjadi alat yang digunakan dalam penyampaian pesan dari sumber kepada khalayak penerima, oleh sebab itu agar pesan yang akan disampaikan oleh 13 Putra, R. Masri Sareb. 2007. Media Cetak: Bagaimana Cara Merancang dan Memproduksi. Graha Ilmu : Yogyakarta. Universitas Sumatera Utara media massa cetak dapat diterima secara efektif oleh khalayaknya, maka media massa cetak harus memiliki daya tarik. Boove mengemukakan media massa cetak yang baik harus memiliki daya tarik, antara lain: 1. Daya tarik pesan, meliputi isi pesan, tata bahasa, sistem penulisan dan aktualitas berita. 2. Daya tarik fisik, meliputi gambar kualitas gambar foto dan kualitas kertas, tata letak, tata warna teknik pewarnaan dan kualitas warna. 3. Daya tarik kuantitas, meliputi frekuensi terbitnya media massa cetak tersebut dan jumlah halaman yang tersedia. 4. Daya tarik dengan menggunakan teknik propaganda, untuk menciptakan daya tarik media massa cetak, maka digunakan public figure dan slogan. Surat kabar atau koran dan majalah adalah media massa cetak yang umum digunakan untuk beriklan. Surat kabar memiliki keuntungan besar dibandingkan kebanyakan pesaing mereka karena diterima sebagai wahana komunikasi massa yang paling dipercaya dan diyakini. Periklanan surat kabar menawarkan banyak manfaat kepada bisnis mulai dari koporasi nasional besar hingga pengecer terkecil. Periklanan menyumbang lebih dari 70 persen pendapatan surat kabar dan lebih dari 50 persen total ruang surat kabar dicurahkan pada periklanan. Universitas Sumatera Utara

3.6. Iklan