Variabel Penelitian Tahapan Pelaksanaan

kelebihan pada proses bisnis tersebut dengan memperhatikan variabel teknologi, rangkaian proses, tenaga kerja, dan waktu. Hasil analisa kemudian dilanjutkan pada perancangan teknologi dan rekayasa ulang proses bisnis sehingga menghasilkan proses bisnis hasil rekayasa ulang yang menggunakan teknologi yang lebih baik, rangkaian proses yang lebih sederhana, dan pengurangan waktu pelayanan. Kerangka konseptual penelitian tugas akhir ini pada PT. Abdi Wibawa Press dapat dilihat pada Gambar 4.1. Analisis Proses Bisnis Aktual Merancang Teknologi Untuk Proses Bisnis Baru Merancang Proses Bisnis Baru Proses Bisnis Baru Teknologi Rangkaian Proses Tenaga Kerja Waktu Gambar 4.1. Kerangka Konseptual

4.4. Variabel Penelitian

Variabel-variabel dalam penelitian ini meliputi 1. Variabel Independen a. Tenaga kerja, berupa jumlah tenaga kerja yang diperlukan dalam melakukan aktivitas proses bisnis. b. Proses, berupa urutan aktivitas-aktivitas dalam proses bisnis. c. Waktu, berupa lamanya waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan seluruh aktivitas-aktivitas proses bisnis. d. Teknologi, berupa perangkat keras dan perangkat lunak yang digunakan dalam menunjang jalannya proses bisnis. Universitas Sumatera Utara 2. Variabel Intervending a. Analisis proses bisnis aktual, berupa analisis rangkaian aktivitas yang sedang digunakan guna mencari pemecahan yang lebih baik. b. Merancang teknologi, berupa perancangan database dan program untuk menunjang aplikasi proses bisnis yang baru. c. Merancang proses bisnis, berupa perancangan ulang rangkaian aktivitas yang lebih baik dan disesuaikan dengan teknologi yang telah dirancang sebelumnya. 3. Variabel Dependen a. Proses bisnis, berupa urutan aktivitas-aktivitas yang terukur dan terstruktur untuk menghasilkan output.

4.5. Langkah-langkah Metodologi Penelitian

4.5.1. Perumusan masalah

Pada tahap ini dilakukan identifikasi masalah yang terdapat pada divisi marketing and sales. Hal yang dilakukan adalah mengamati proses bisnis marketing and sales yang sedang berjalan. Kemudian merumuskan masalah yang terdapat pada bagian marketing and sales.

4.5.2. Tujuan Penelitian

Pada tahap ini, ditentukan tujuan penelitian untuk menyelesaikan permasalahan berdasarkan rumusan masalah yakni merekayasa ulang proses Universitas Sumatera Utara bisnis untuk divisi Marketing and Sales untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi proses bisnis.

4.5.3. Studi Literatur

Studi pustaka ini dilakukan dengan mempelajari teori-teori yang berkaitan dengan penelitian dari berbagi sumber seperti buku, jurnal, dan internet yang berkaitan dengan penelitian.

4.5.4 Kerangka Konseptual Penelitian

Pada tahap ini dibuat kerangka konsep dari penelitian yakni model perancangan yang dibentuk untuk menyelesaikan perancangan.

4.5.5. Pengumpulan Data

Jenis data yang dikumpulkan pada penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Data primer

Data primer yang dikumpulkan adalah: Proses bisnis pada bagian marketing and sales pada PT. Abdi Wibawa Press dengan pengamatan langsung dan wawancara. 2. Data sekunder Data sekunder yang dikumpulkan adalah: a. Rekaman manual dari pelaksanaan kegiatan marketing and sales pada periode-periode sebelumnya. Universitas Sumatera Utara b. Gambaran umum, visi dan misi, struktur organisasi PT. Abdi Wibawa Press. c. Jurnal internet yang berhubungan dengan penelitian.

4.5.6. Analisis Proses Bisnis

Pada tahap ini dilakukan analisis dalam kaitannya untuk menyelesaikan masalah berdasarkan data yang telah dikumpulkan. Kegiatan yang pertama dilakukan adalah analisis proses bisnis yang sedang berjalan untuk memperoleh kelebihan dan kekurangan atas proses bisnis tersebut.

4.5.7. Business Process Reengineering

Langkah-langkah rekayasa ulang proses bisnis yang dilakukan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 6. Persiapan Reenginering “If you fail to plan, you plan to fail”. Perencanaan dan persiapan adalah faktor penting untuk kesuksesan suatu aktivitas. Sebelum menjalankan reengineering kita harus memastikan apakah perlu dilakukan BPR. Aktivitas ini dimulai dengan konsensus pentingnya reengineering dan hubungannya dengan strategi perusahaan. Suatu cross functional team akan dibentuk untuk menentukan arah reengineering agar sejalan dengan strategi perusahaan dan untuk meningkatkan kepuasan konsumen. Universitas Sumatera Utara 7. Mempelajari dan menganalisa proses yang ada Sebelum memulai BPR, tim yang dibentuk harus mempelajari dan menganalisa proses yang berjalan saat ini. Tujuan utama dari fase adalah untuk mengetahui proses yang tidak memiliki dan yang memiliki value added. 8. Merancang proses yang baru Tujuan dari fase adalah untuk menciptakan satu atau lebih alternatif untuk situasi saat ini, yang dimana hasilnya lebih optimal dan sejalan dengan tujuan perusahaan. Tahap awal dari fase ini adalah benchmarking yaitu membandingkan performa dari suatu proses pada perusahaan dibandingkan dengan perusahaan dalam industri yang sama ataupun berbeda industri untuk mendapatkan ide perbaikan. 9. Mengimplementasikan proses yang baru Tujuan dari fase ini adalah untuk mengimplementasikan rancangan yang telah dibuat. Sebelum dilakukannya tahap implementasi perlu perencanaan yang matang. Prototyping dan pelatihan perlu dilakukan sebelum dilakukannya transisi dari proses yang lama ke proses yang baru. 10. Perbaikan berkelanjutan Monitoring adalah hal yang utama untuk proses ini. Di dalam BPR harus membuat KPI Key Performance Indicator yang jelas untuk tiap proses. Dengan KPI dapat diukur suatu proses sebelum dilakukan BPR dibandingkan dengan setelah dilakukannya BPR. Untuk melakukan perbaikan berkelanjutan, maka diperlukan TQM Total Quality Management dalam pengelolaannya. TQM adalah alat dalam Universitas Sumatera Utara pemecahan masalah yang terjadi pada saat dilakukannya BPR. Sehingga dapat dilihat bahwa Continous Improvements TQM dan BPR memiliki keterikatan yang erat antara satu dengan yang lainnya.

4.5.8. Pembahasan

Setelah dilakukan proses rekayasa ulang proses bisnis, dilakukan pembahasan untuk mengetahui apakah hasil rekayasa ulang proses bisnis yang dibuat lebih baik dengan melakukan perbandingan simulasi terhadapa proses bisnis sebelum dan sesudah rekayasa ulang.

4.5.9. Kesimpulan dan Saran

Pada tahap akhir dari penelitian ini ditarik kesimpulan berdasarkan hasil rekayasa ulang proses bisnis dan analisisnya serta pemberian saran-saran yang dianggap penting untuk menindaklanjuti kepentingan pihak PT. Abdi Wibawa Press. Adapun blok diagram metodologi penelitian dapat dilihat pada Gambar 4.2. Universitas Sumatera Utara Mulai Perumusan Masalah Tujuan Penelitian Studi Pustaka Kerangka Konseptual Perancangan Pengumpulan Data - Proses Bisnis Divisi Marketing dan Sales Analisis Proses Bisnis yang Sedang Berjalan Business Process Reengineering: - Persiapan Reengineering - Mempelajari dan menganalisa proses yang ada - Merancang proses yang baru - Mengimplementasi proses yang baru - Perbaikan berkelanjutan Pembahasan Proses Bisnis Hasil BPR Kesimpulan dan Saran Gambar 4.2. Blok Diagrasm Metodologi Penelitian Universitas Sumatera Utara

BAB V PENGUMPULAN DATA

5.1. Proses Aktual

Sesuai dengan kegiatan utamanya, divisi Sales dan Marketing pada PT Abdi Wibawa Press adalah melakukan proses penjualan baik penjualan surat kabar dan penjualan iklan. Bagian Sales dan Marketing mempunyai tanggung jawab penuh dalam melakukan penjualan surat kabar dan pemenuhan kuota penjualan iklan.

5.1.1. Proses Penjualan Surat Kabar

Dalam proses penjualan surat kabar, customer dapat berupa perorangan ataupun pedagang surat kabar. Proses penjualan surat kabar juga melibatkan beberapa divisi, yakni divisi keuangan dan divisi distribusi. Sistem penjualan surat kabar aktual dapat dilihat pada tabel 5.1. Diagram proses penjualan surat kabar dapat dilihat pada gambar 5.1. Universitas Sumatera Utara Tabel 5.1. Sistem Penjualan Surat Kabar Aktual Divisi Input Proses Output Pelanggan Formulir berlangganan Pengisian formulir berlangganan Formulir berlangganan yang telah terisi data customer Staff Sales dan Marketing Formulir berlangganan dari customer Penyerahan formulir berlangganan kepada administrasi sales dan marketing Formulir berlangganan pada administrasi sales dan marketing Administrasi Sales dan Marketing Data pelanggan pada formulir berlangganan Pengecekan pelanggan baru Pelanggan yang telah terdaftar atau belum Administrasi Sales dan Marketing Data pelanggan pada formulir berlangganan Pengisian data pelanggan Data pelanggan pada file pelanggan dan laporan penjualan Administrasi Sales dan Marketing Laporan penjualan pada administrasi sales dan marketing Penyerahan laporan penjualan kepada kepala sales dan marketing Laporan penjualan pada kepala sales dan marketing Kepala Sales dan Marketing Laporan penjualan pada kepala sales dan marketing Penyerahan laporan penjualan kepada kepala keuangan Laporan penjualan pada kepala keuangan Kepala Keuangan Laporan penjualan pada kepala keuangan Penyerahan laporan penjualan kepada kepala pembukuan Laporan penjualan pada kepala pembukuan Kepala Pembukuan Laporan penjualan pada kepala pembukuan Pengecekan tunggakan tagihan Pelanggan memiliki tagihan tertunda atau tidak Kepala Pembukuan Data tagihan pelanggan Pencetakan kwitansi tagihan Kwitansi tagihan pelanggan Kepala Pembukuan Kwitansi tagihan pelanggan pada kepala pembukuan Kwitansi diserahkan kepada pelanggan Kwitansi tagihan pelanggan pada pelanggan Universitas Sumatera Utara Tabel 5.1. Sistem Penjualan Surat Kabar Aktual Lanjutan Divisi Input Proses Output Pelanggan Kwitansi tagihan pelanggan pada pelanggan Pelanggan menyetujui tagihan Persetujuan kwitansi tagihan Pelanggan Persetujuan kwitansi tagihan Pelanggan membayar tagihan di kasir Kwitansi tagihan yang telah dibayar Kasir Kwitansi tagihan yang telah dibayar Kasir mencetak bukti pembayaran Bukti pembayaran tagihan Kasir Laporan penjualan pada kasir Penyerahan laporan penjualan kepada kepala pembukuan Laporan penjualan pada kepala pembukuan Kepala Pembukuan Laporan penjualan pada kepala pembukuan Penyerahan laporan penjualan kepada kepala keuangan Laporan penjualan pada kepala keuangan Kepala Keuangan Laporan penjualan pada kepala keuangan Penyerahan laporan penjualan kepada kepala sirkulasi Laporan penjualan pada kepala sirkulasi Kepala Sirkulasi Laporan penjualan pada kepala sirkulasi Penyerahan laporan penjualan kepada administrasi sirkulasi Laporan penjualan pada administrasi sirkulasi Administrasi Sirkulasi Laporan penjualan pada administrasi sirkulasi Input data pengiriman Data pelanggan laporan data pengiriman Administrasi Sirkulasi Laporan penjualan pada administrasi sirkulasi Penyerahan laporan penjualan kepada staff distribusi Laporan penjualan pada staff distribusi Staff Sirkulasi Laporan penjualan pada staff distribusi Pengiriman surat kabar Laporan pengiriman surat kabar Universitas Sumatera Utara Gambar 5.1. Diagram Proses Penjualan Surat Kabar Aktual Universitas Sumatera Utara Keterangan proses penjualan surat kabar pada gambar 5.1. 1. Customer melakukan permintaan berlangganan surat kabar Xun Bao kepada staff sales dan marketing dengan melampirkan data berlangganan. Customer yang dimaksud dapat berupa perorangan yang berlangganan setiap bulan atau pengusaha penjualan surat kabar yang akan menjual baik secara grosir ataupun eceran. 2. Staff sales dan marketing menyerahkan laporan permintaan berlangganan kepada administrasi sales dan marketing untuk dilakukan proses pemasukan data customer. 3. Administrasi sales dan marketing akan melakukan proses pengecekan terhadap data customer. Jika customer baru maka akan dilakukan proses pemasukan data customer, namun jika data customer telah ada maka data tidak akan dimasukkan lagi. 4. Administrasi sales dan marketing melakukan penyerahan laporan penjualan kepada kepala sales dan marketing. 5. Kepala sales dan marketing menyerahkan laporan penjualan kepada kepala keuangan. 6. Laporan penjualan kemudian diserahkan kepada kepala pembukuan oleh kepala keuangan untuk diproses. 7. Staff pembukuan kemudian akan melakukan pemeriksaan terhadap laporan penjualan. Jika customer adalah customer lama maka akan diperiksa apakah masih ada kwitansi yang belum dibayar. Jika masih ada kwitansi yang belum lunas, maka akan dicetak kwitansi tagihan tertunda dan kwitansi berlangganan Universitas Sumatera Utara baru. Jika tidak ada kwitansi yang belum lunas, maka akan dicetak kwitansi berlangganan baru. Jika customer adalah customer baru maka akan dicetak kwitansi berlangganan baru. 8. Kwitansi diserahkan kepada customer. 9. Kwitansi diterima oleh customer. Jika pelanggan menyetujui kwitansi tagihan berlangganan, maka pelanggan melakukan proses pembayaran kepada kasir. 10. Setelah melakukan proses pembayaran, kasir akan mencetak bukti pembayaran. 11. Kasir menyerahkan laporan penjualan kepada kepala pembukuan. 12. Kepala pembukuan menyerahkan laporan penjualan kepada kepala keuangan. 13. Kepala keuangan menyerahkan laporan penjualan kepada kepala sirkulasi. 14. Kepala sirkulasi menyerahkan laporan penjualan kepada administrasi sirkulasi 15. Administrasi sirkulasi melakukan proses pemasukan data pengiriman. 16. Administrasi sirkulasi menyerahkan laporan penjualan kepada staff distribusi. 17. Staff distribusi melakukan mengirim surat kabar dan membuat laporan pengiriman surat kabar. Proses penjualan surat kabar dengan komposisi sumber daya pada masing- masing proses dan waktu rata-rata pelayanan dapat dilihat pada tabel 5.2. Tabel 5.2. Proses Penjualan Surat Kabar Aktual No. Kegiatan Waktu menit SDM Jumlah Jabatan 1 Permintaan berlangganan surat kabar 3.43 Customer 2 Penyerahan laporan kepada administrasi sales dan marketing 1.56 1 Staff sales dan marketing Universitas Sumatera Utara Tabel 5.2. Proses Penjualan Surat Kabar Aktual Lanjutan No. Kegiatan Waktu menit SDM Jumlah Jabatan 3 Pengecekan data customer 3.54 1 Administrasi sales dan marketing 4 Pemasukan data customer 2.37 1 Administrasi sales dan marketing 5 Penyerahan laporan penjualan kepada kepala sales dan marketing 1.54 1 Administrasi sales dan marketing 6 Penyerahan laporan penjualan kepada kepala keuangan 1.37 1 Kepala sales dan marketing 7 Penyerahan laporan penjualan kepada kepala pembukuan 1.48 1 Kepala keuangan 8 Pengecekan data keuangan customer 3.63 1 Kepala pembukuan 9 Pencetakan kwitansi tagihan tertunda dan berlangganan baru 1.98 1 Kepala pembukuan 10 Pencetakan kwitansi tagihan berlangganan baru 1.66 1 Kepala pembukuan 11 Penyerahan kwitansi penagihan kepada customer 1.41 1 Staff sales dan marketing 12 Customer memeriksa tagihan 2.51 Customer 13 Pembayar tagihan kepada kasir 3.30 Customer 14 Mencetak bukti pembayaran 1.48 1 Kasir 15 Penyerahan laporan penjualan kepada kepala pembukuan 1.79 1 Kasir 16 Penyerahan laporan penjualan kepada kepala keuangan 1.38 1 Kepala pembukuan 17 Penyerahan laporan penjualan kepada kepala sirkulasi 1.34 1 Kepala keuangan 18 Penyerahan laporan penjualan kepada administrasi sirkulasi 1.34 1 Kepala sirkulasi 19 Pemasukan data pengiriman customer 3.51 1 Administrasi sirkulasi 20 Penyerahan laporan penjualan kepada staff distribusi 1.55 1 Administrasi sirkulasi 21 Laporan pengiriman surat kabar 3.52 1 Staff Distribusi Universitas Sumatera Utara

5.1.2. Proses Pemasangan Iklan

Dalam proses pemasangan iklan, iklan dapat berupa iklan produk, iklan ucapan selamat ataupun dukacita, dan iklan lainnya. Customer juga dapat berupa perorangan ataupun perusahaan yang ingin memasangkan iklannya. Customer dapat memberikan desain iklan yang telah jadi atau dapat menggunakan jasa dari pihak PT. Abdi Wibawa Press untuk melakukan desain iklan sesuai dengan keinginan customer. Sistem pemasangan iklan aktual dapat dilihat pada tabel 5.3. Diagram proses pemasangan iklan dapat dilihat pada gambar 5.2. Keterangan proses pemasangan iklan pada gambar 5.2. 1. Customer melakukan permintaan untuk pemasangan iklan di surat kabar Xun Bao melalui staff sales dan marketing. Customer dalam hal ini dapat berupa perorangan maupun badan usaha. 2. Staff sales dan marketing menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada administrasi sales dan marketing untuk dilakukan proses pemasukan data customer. 3. Administrasi sales dan marketing akan melakukan proses pengecekan terhadap data customer. Jika customer baru maka akan dilakukan proses pemasukan data customer, namun jika data customer telah ada maka data tidak akan dimasukkan lagi. 4. Administrasi sales dan marketing akan melakukan proses pengecekan terhadap desain iklan. Jika tidak ada desain iklan, maka administrasi sales dan marketing akan memberikan formulir data iklan untuk diisi. Jika ada desain iklan, maka desain iklan akan dilaporkan kepada kepala sales dan marketing Universitas Sumatera Utara Tabel 5.3. Sistem Pemasangan Iklan Aktual Divisi Input Proses Output Pelanggan Formulir pemasangan iklan Pengisian formulir pemasangan iklan Data pelanggan pada formulir pemasangan iklan Staff Sales dan Marketing Formulir pemasangan iklan pada pelanggan Penyerahan laporan permintaan pemasangan iklan kepada administrasi sales dan marketing Laporan permintaan pemasangan iklan kepada administrasi sales dan marketing Administrasi Sales dan Marketing Data pelanggan pada laporan pemasangan iklan Pengecekan pelanggan baru Pelanggan yang telah terdaftar atau belum Administrasi Sales dan Marketing Data pelanggan pada laporan pemasangan iklan Input data pelanggan baru Data pelanggan yang telah terdaftar Administrasi Sales dan Marketing Desain iklan pada pelanggan Pengecekan desain iklan Desain iklan yang telah ada atau belum Administrasi Sales dan Marketing Form data iklan pada staff sales dan marketing Memberikan form data iklan kepada pelanggan Form data iklan pada pelanggan Pelanggan Form data iklan pada pelanggan Pelanggan mengisi form data iklan Form data iklan yang telah terisi Pelanggan Form data iklan pada pelanggan Menyerahkan form data iklan kepada staff sales dan marketing Form data iklan pada staff sales dan marketing Staff Sales dan Marketing Form data iklan pada staff sales dan marketing Menyerahkan laporan data iklan kepada kepala sales dan marketing Form laporan data iklan kepada kepala sales dan marketing Kepala Sales dan Marketing Form laporan data iklan kepada kepala sales dan marketing Menyerahkan laporan data iklan kepada kepala produksi Form laporan data iklan kepada kepala produksi Universitas Sumatera Utara Tabel 5.3. Sistem Pemasangan Iklan Aktual Lanjutan Divisi Input Proses Output Kepala Produksi Form laporan data iklan kepada kepala produksi Menyerahkan laporan data iklan kepada staff layout Form laporan data iklan kepada staff layout Staff Layout Form laporan data iklan kepada staff layout Merancang desain iklan Desain iklan Staff Layout Desain iklan pada staff layout Menyerahkan desain iklan kepada kepala produksi Desain iklan pada kepala produksi Kepala Produksi Desain iklan pada kepala produksi Menyerahkan desain iklan kepada kepala sales dan marketing Desain iklan pada kepala sales dan marketing Kepala Sales dan Marketing Desain iklan pada kepala sales dan marketing Menyerahkan desain iklan kepada staff sales dan marketing Desain iklan pada staff sales dan marketing Staff Sales dan Marketing Desain iklan pada staff sales dan marketing Menyerahkan desain iklan kepada pelanggan Desain iklan pada pelanggan Pelanggan Desain iklan pada pelanggan Pelanggan menyetujui desain iklan Desain iklan yang disetujui pelanggan Pelanggan Form kekurangan desain iklan Mengisi form kekurangan desain iklan Form kekurangan desain iklan yang telah diisi Pelanggan Form kekurangan desain iklan yang telah diisi Menyerahkan laporan persetujuan desain iklan kepada staff sales dan marketing Laporan persetujuan desain iklan pada staff sales dan marketing Staff Sales dan Marketing Laporan persetujuan desain iklan pada staff sales dan marketing Menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada kepala sales dan marketing Laporan persetujuan desain iklan pada kepala sales dan marketing Kepala Sales dan Marketing Laporan persetujuan desain iklan pada kepala sales dan marketing Menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada kepala keuangan Laporan pemasangan iklan kepada kepala keuangan Universitas Sumatera Utara Tabel 5.3. Sistem Pemasangan Iklan Aktual Lanjutan Divisi Input Proses Output Kepala Keuangan Laporan pemasangan iklan kepada kepala keuangan Menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada kepala pembukuan Laporan pemasangan iklan kepada kepala pembukuan Kepala Pembukuan Laporan pemasangan iklan kepada kepala pembukuan Mencetak kwitansi tagihan pemasangan iklan Kwitansi tagihan pemasangan iklan Kepala Pembukuan Kwitansi tagihan pemasangan iklan Menyerahkan kwitansi tagihan kepada pelanggan Kwitansi tagihan pada pelanggan Pelanggan Kwitansi tagihan pada pelanggan Pelanggan menyetujui tagihan Kwitansi tagihan yang disetujui Pelanggan Kwitansi tagihan yang disetujui Pelanggan membayar tagihan di kasir Kwitansi tagihan yang telah dibayar Kasir Kwitansi tagihan yang telah dibayar Kasir mencetak bukti pembayaran Bukti pembayaran pemasangan iklan Kasir Bukti pembayaran pemasangan iklan Menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada kepala pembukuan Laporan pemasangan iklan kepada kepala pembukuan Kepala Pembukuan Laporan pemasangan iklan kepada kepala pembukuan Menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada kepala keuangan Laporan pemasangan iklan kepada kepala keuangan Kepala Keuangan Laporan pemasangan iklan kepada kepala keuangan Menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada kepala produksi Laporan pemasangan iklan kepada kepala produksi Kepala Produksi Laporan pemasangan iklan kepada kepala produksi Menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada staff layout dan setting Laporan pemasangan iklan kepada staff layout dan setting Staff Layout dan Setting Laporan pemasangan iklan kepada staff layout dan setting Mengatur posisi iklan sebelum dicetak Posisi iklan siap cetak Staff Layout dan Setting Posisi iklan siap cetak Iklan diterbitkan dan pembuatan laporan pemasangan iklan Laporan pemasangan iklan di surat kabar Universitas Sumatera Utara Gambar 5.2. Diagram Proses Pemasangan Iklan Aktual Universitas Sumatera Utara 5. Customer melakukan pengisian formulir data iklan yang meliputi isi iklan, ukuran iklan, dan tanggal penerbitan. 6. Data iklan diterima dari customer kepada staff sales dan marketing. 7. Staff sales dan marketing menyerahkan laporan data iklan kepada kepala sales dan marketing. 8. Kepala sales dan marketing menyerahkan laporan data iklan kepada kepala produksi. 9. Kepala produksi menyerahkan laporan data iklan kepada staff layout untuk dilakukan desain iklan. 10. Staff layout menghasilkan desain iklan. 11. Staff layout menyerahkan desain iklan kepada kepala produksi. 12. Kepala produksi menyerahkan desain iklan kepada kepala sales dan marketing. 13. Kepala sales dan marketing menyerahkan desain iklan kepada staff sales dan marketing. 14. Staff sales dan marketing menyerahkan hasil desain iklan kepada customer untuk dilihat hasilnya. 15. Jika customer tidak menyetujui desain iklan yang telah dibuat, maka customer mengisi formulir kekurangan pada desain iklan. 16. Formulir kekurangan desain iklan kemudian diterima oleh staff sales dan marketing dan berlanjut sesuai dengan langkah 6 dan seterusnya. Universitas Sumatera Utara 17. Jika customer menyetujui desain iklan yang telah dibuat, maka customer melakukan pelaporan persetujuan desain iklan kepada staff sales dan marketing. 18. Staff sales dan marketing menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada kepala sales dan marketing. 19. Kepala sales dan marketing menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada kepala keuangan. 20. Kepala keuangan menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada staff pembukuan. 21. Staff pembukuan kemudian mencetak kwitansi biaya pemasangan iklan. 22. Kwitansi tagihan pemasangan iklan diserahkan kepada customer. 23. Jika customer menyetujui biaya pemasangan iklan, maka customer melakukan pembayaran biaya pemasangan iklan kepada kasir. 24. Biaya pemasangan iklan diterima oleh kasir dan kasir mencetak bukti pembayaran. 25. Kasir menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada staff pembukuan. 26. Staff pembukuan menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada kepala keuangan. 27. Kepala keuangan menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada kepala produksi. 28. Kepala produksi menyerahkan laporan pemasangan iklan kepada staff layout dan setting. 29. Staff layout dan setting mengatur posisi iklan sebelum dicetak. Universitas Sumatera Utara 30. Iklan dimuat dalam surat kabar dan dibuat laporan pemasangan iklan. Proses pemasangan iklan dengan komposisi sumber daya pada masing- masing proses dan waktu rata-rata pelayanan dapat dilihat pada tabel 5.2. Tabel 5.4. Proses Pemasangan Iklan Aktual No. Kegiatan Waktu menit SDM Jumlah Jabatan 1 Permintaan pemasangan iklan 3.67 Customer 2 Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada administrasi sales dan marketing 1.47 1 Staff sales dan marketing 3 Pengecekan data customer 3.48 1 Administrasi sales dan marketing 4 Pemasukan data customer 2.37 1 Administrasi sales dan marketing 5 Pengecekan desain iklan 2.11 1 Administrasi sales dan marketing 6 Pemberian formulir data iklan kepada customer 1.46 1 Administrasi sales dan marketing 7 Customer melakukan pengisian formulir data iklan 5.21 Customer 8 Menyerahkan form iklan kepada staff sales dan marketing 2.52 Customer 9 Penyerahan laporan data iklan kepada kepala sales dan marketing 1.44 1 Staff sales dan marketing 10 Penyerahan laporan data iklan kepada kepala produksi 1.61 1 Kepala sales dan marketing 11 Penyerahan data iklan kepada staff layout 2.59 1 Kepala produksi 12 Menghasilkan desain iklan 82.21 1 Staff layout dan setting 13 Hasil desain iklan diserahkan kepada kepala produksi 2.46 1 Staff layout dan setting 14 Hasil desain iklan diserahkan kepada kepala sales dan marketing 1.25 1 Kepala produksi 15 Hasil desain iklan diserahkan kepada staff sales dan marketing 1.55 1 Kepala sales dan marketing 16 Hasil desain iklan diberikan kepada customer 1.53 1 Staff sales dan marketing Universitas Sumatera Utara Tabel 5.4. Proses Pemasangan Iklan Aktual Lanjutan No. Kegiatan Waktu menit SDM Jumlah Jabatan 17 Customer memeriksa kesesuaian iklan dengan keinginan 3.30 Customer 18 Customer mengisi form kekurangan desain iklan 4.35 Customer 19 Penyerahan laporan penyetujuan desain iklan kepada staff sales dan marketing 1.22 Customer 20 Penyerahan laporan penyetujuan desain iklan kepada kepala sales dan marketing 1.45 1 Staff sales dan marketing 21 Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada kepala keuangan 1.52 1 Kepala sales dan marketing 22 Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada kepala pembukuan 1.32 1 Kepala keuangan 23 Pencetakan kwitansi penagihan pemasangan iklan 1.52 1 Kepala pembukuan 24 Penyerahan kwitansi penagihan kepada customer 1.45 1 Kepala pembukuan 25 Customer menyetujui tagihan 3.60 Customer 26 Pembayaran biaya pemasangan iklan kepada kasir 3.61 Customer 27 Pencetakan bukti pembayaran pemasangan iklan 1.67 1 Kasir 28 Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada kepala pembukuan 1.61 1 Kasir 29 Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada kepala keuangan 1.55 1 Kepala pembukuan 30 Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada kepala produksi 1.53 1 Kepala keuangan 31 Penyerahan laporan pemasangan iklan kepada staff layout dan setting 1.50 1 Kepala produksi 32 Pengaturan posisi iklan sebelum dicetak 46.00 1 Staff layout dan setting 33 Laporan pemasangan iklan di surat kabar 3.51 1 Staff layout dan setting Universitas Sumatera Utara BAB VI BUSINESS PROCESS REENGINEERING

6.1. Tahapan Pelaksanaan

Business Process Reengineering Langkah-langkah pada proses pelaksanaan business process reengineering yang diusulkan antara lain: 1. Persiapan Reengineering Hasil yang didapat adalah Project Framework Statement. Aktivitas-aktivitas yang dilakukan adalah: a. Menghimpun cross functional team b. Membuat konsep kerangka proyek c. Membuat analisis situasi sekarang d. Menghasilkan framework statement 2. Mempelajari dan menganalisi proses yang ada Hasil yang didapat adalah vision, value, dan goals statement. Aktivitas kunci yang dilakukan dalam langkah ini adalah: a. Merencanakan pertemuan dengan team b. Melakukan pertemuan dengan team c. Menganalisi proses yang ada d. Pembahasan visi, nilai, dan tujuan e. Mengesahkan visi, nilai, dan tujuan Universitas Sumatera Utara 3. Merancang proses yang baru Hasil yang didapat adalah berupa rekayasa proses bisnis yang baru yang berupa komponen fisik atau teknis. Perancangan proses bisnis yang baru dilakukan dengan dasar perbandingan performa perusahaan dengan performa perusahaan lain yang sejenis dengan tujuan mendapatkan ide perbaikan. Aktivitas kunci dari langkah merancang proses yang baru adalah: a. Merencanakan pertemuan pembahasan proses bisnis yang baru b. Mengadakan pertemuan pembahasan proses bisnis yang baru c. Mendokumentasikan hasil proses bisnis yang baru d. Mengesahkan proses bisnis yang baru Rekayasa proses bisnis yang baru meliputi: a. Database b. User interface c. Jaringan wireless d. Diagram aliran data proses bisnis 4. Mengimplementasi proses yang baru Hasil dari langkah ini adalah berupa rencana implementasi. Adapun aktivitas- aktivitas yang dilakukan di dalamnya adalah: a. Merencanakan pertemuan untuk perencanaan implementasi b. Melakukan pertemuan untuk perencanaan implementasi c. Melakukan pelatihan dan mendokumentasi hasil rencana implementasi d. Menganalisi dan mengesahkan rencana implementasi Universitas Sumatera Utara 5. Perbaikan berkelanjutan Hasil yang dicapai berupa Continually Improved Performance. Aktivitas kunci berupa pengukuran dan refleksi kritis terus-menerus oleh unit operasi.

6.2. Output Pelaksanaan Business Process Reengineering