5. Melaporkan dan
mempertanggungjawabkan pelaksanaan Tugasnya kepada Kepala Bagian Umum sesuai Standart yang ditetapkan
Kegiatannya adalah :
a. Mengadakan cetakan, penjilidan.
b. Mengajukanmempersiapkan urusan-urusan cetakan dan penjilidan. c. Mengadakan Perlengkapan serta mendistribusikannya.
d. Melaporkan pengadaan Perlengkapan serta Pendistribusian. e. Membantumengawasi keamanan di lingkungan kantor.
f. Mengadakan koordinasi dengan aparat keamanan polisi. g. Memberikan masukan kepada Kepala Bagian Umum apabila ada kegiatan yang
sifatnya penting dan sangat penting. h. Memberi masukan apabila ada kegiatan yang sifatnya mendadak.
i. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan antara lain : - Pendistribusian ATK untuk kebutuhan unit kerja di lingkungan Setwan.
- Melaksanakan foto copy berkassurat-surat dokumen dinas. j. Menyiapkan dan melaporkan kegiatan pengelolaan barang dan jasa sbb :
- Mempersiapkan SK Sekwan tentang Panitia Pengadaan barang dan jasa pada Sekretariat DPRD-SU
- Menyususun jadwal kegiatan serta pengumuman pelaksanaan pengadaan barang jasa.
- Menyususn perencanaan kebutuhan pengadaan barang dan jasa.
Universitas Sumatera Utara
- Menyiapkan Administrasi dokumen pengadaan barangjasa untuk keperluan Dewan dan Sekretariat DPRD-SU
- Melakukan Koreksi terhadap Administrasi Bendaharawan Proyek. - Melakukan Koreksi terhadap pengelolaan Administrasi Bendaharawan barang
- Melaporkan pelaksanaanpenyelesaian pengadaan barangjasa kepada pimpinan kegiatan.
-
Subbag Perawatan
Mempunyai Tugas 1. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahandata untuk peyempurnaan dan
penyusunan Kebijakan, ketentuan dan Standar perencanaan dan pelaksanaan perawatan BarangInventaris.
2. Membantu merencanakan dan melaksanakan perawatan BarangInventaris sesuai kebijaksanaan, ketentuan dan Standar yang ditetapkan.
3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala bagian Umum, sesuai dengan bidang tugasnya.
4. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Bagian Umum sesuai dengan Bidang Tugasnya.
Memberikan masukan kepada Kepala Bagian Umum apabila ada kegiatan yang sifatnya penting dan sangat penting.
5. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada
Kepala Bagian Umum, sesuai standart yang ditetapkan.
Universitas Sumatera Utara
Kegiatannya antara lain : a. Menyiapkan hal-hal sebagai berikut :
- Menyiapkan ruangan dan fasilitas untuk rapat. - Mengawasi kebersihan ruang kerja, ruang rapat di lingkungan kantor DPRD-SU.
- Mengawasi pemeliharaan keindahan taman luar dan dalam gedung serta kolam air mancur DPRD-SU.
b. Mengawasi pemeliharaan komputer, proyektor, dll. c. Menyiapkan dalam hal kendaaraan Pool yaitu :
- Mengatur penugasan supir. - Mengatur penggunaan kendaraan Pool.
- Mengurus perawatanmemelihara kendaraan Pool. - Mengatur pendistribusian bon BBM.
d. Melaksanan Tugas lain yang diberikan Kepala Bagian Umum dalam hal Administrasi dalam hal Administrasi Inventaris Barang yaitu :
- Mengurus administrasi barang-barang inventaris. - Mengawasi pemakaian barang-barang inventaris.
- Menyimpan kunci kendaraan Pool. - Menyiapkan pengadaan alat-alat kebersihan.
- Mengurus perawatan pemeliharaan alat-alat inventaris kantor. e. Melakukan perawatanpemeliharaan Listrik, Sound System, AC antara lain :
Universitas Sumatera Utara
- Mempersiapkan menjaga Sound System, Listrik dan AC pada Rapat-rapat Paripurna.
- Menyiapkan Sound System untuk kebutuhan lainnya. f. Memberikan masukan kepada Kepala Bagian Umum apabila ada kegiatan yang
sifatnya penting dan sangat penting. g. Memberi masukan apabila ada kegiatan yang sifatnya mendadak.
h. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan segala Kegiatan yang telah
dilaksanakan.
- Bagian Persidangan dan risalah
1. Mengkaji bahandata untuk penyempurnaan dan penyusun-an kebijaksanaan,
ketentuan dan standar persiapan penyelenggaraan persidangan DPRD, pembuatan risalah dan tata cara penyajian himpunan bahan dalam penyusunan perundang-
undangan. 2.
Membantu Sekretaris Dewan Perwakilan rakyat Daerah dalam menyelenggarakan persiapan persidangan DPRD, pembuatan risalah-risalah hasil Sidang DPRD dan
penyajian himpunan bahan dalam penyusunan perundang-undangan, sesuai kebijaksanaan, ketentuan dan standar yang ditetapkan.
3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris Dewan Perwakilan
Rakyat Daerah, sesuai bidang tugas dan fungsinya. 4.
Mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah.
Universitas Sumatera Utara
5. Memberikan masukan yang perlu kepada Sekretaris Dewan Perwakilan rakyat
Daerah, sesuai bidang tugas dan fungsinya.
- Subbag Persidangan
1. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahandata untuk penyempurnaan dan
penetapan kebijaksanaan, ketentuan dan Standar persiapan penyelenggaraan persidangan DPRD.
2. Membantu Kepala Bagian Persidangan dan Risalah dalam mempersiapkan
penyelenggaraan persidangan DPRD, sesuai kebijaksanaan ketentuan dan Standar yang ditetapkan.
3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Persidangan dan
Risalah, sesuai dengan bidang tugasnya. 4.
Mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Persidangan dan Risalah.
5. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Bagian Persidangan dan
Risalah, sesuai bidang tugasnya.
Kegiatannya antara lain : 1.
Mempersiapkan penyelenggaraan Persidangan DPRD Rapat-rapat Paripurna antara lain :
a. Membuat surat Undangan
Universitas Sumatera Utara
b. Menyerahkan surat Undangan yang sudah ditanda tangani kepada bagian
Umum untuk urusan selanjutnya. c.
Mempersiapkan Jalannya Rapat. d.
Mempersiapkan Susunan Acara Rapat e.
Mempersiapkan hal-hal lain yang berkaitan dengan persidangan antara lain : palu rapat, meja penanda tanganan daftar absensi Anggota dan Eksekutif
koordinasi dengan Bagian Umum 2. Mempersiapkan penyelenggaraan Rapat Panitia Musyawarah antara lain :
a. Membuat Surat Undangan kepada Anggota Dewan + Eksekutif.
b. Menghimpun rencana Jadwal Kegiatan bulanan Komisi-Komisi.
c. Merencanakan acara Rapat-Rapat Paripurna, Rapat Pimpinan Dewan dengan
Pimpinan Fraksi, Rapat Pimpinan Dewan dengan Pimpinan Komisi-Komisi dan Rapat Panitia Musyawarah untuk kegiatan bulan berikutnya.
d. Menyusun draft rencana kegiatan bulanan Dewan.
e. Menggandakan draft rencana kegiatan bulanan Dewan
f. Mempersiapkan pelaksanaan Rapat Panitia Musyawarah dan koordinasi
dengan Bagian Umum. g.
Mengikuti dan mencatat kegiatan Rapat Panitia Musyawarah. h.
Menyusun kembali hasil kegiatan bulanan Dewan yang telah diputuskan Panitia Musyawarah untuk ditanda tangani Pimpinan Dewan.
Universitas Sumatera Utara
i. Menggandakan Jadwal kegiatan bulanan Dewan yang telah ditanda tangani
dan menyerahkannya kepada Bagian Umum untuk urusan selanjutnya 3.
Mempersiapkan Rapat-Rapat Pimpinan Dewan, Pimpinan Dewan dengan Pimpinan Fraksi, Pimpinan Dewan dengan Pimpinan Komisi, Rapat Badan
Kehormatan antara lain : a.
Membuat Surat Undangan b.
Menyerahkan surat Undangan yang sudah ditanda tangani kepada Bagian Umum untuk urusan selanjutnya.
c. Mempersiapkan daftar absensi
d. Mengikuti dan mencatat pelaksanaan Rapat.
4. Mempersiapkan Rapat Panitia Anggaran antara lain : a.
Membuat Surat Undangan kepada Panitia Anggaran + Eksekutif. b.
Membuat draft Kegiatan Panitia Anggaran. c.
Mempersiapkan pelaksanaan Rapat Panitia Anggaran berkoordinasi dengan Bagian Umum.
d. Mengikuti dan mencatat pelaksanaan Rapat Panitia Anggaran.
e. Menyusun hasil Rapat Panitia Anggaran.
f. Mempersiapkan hasil Rapat Panitia Anggaran untuk urusan selanjutnya.
5. Mengkoordinir Komisi I s.d. Komisi III.
Universitas Sumatera Utara
-
Subbag Risalah
Mempunyai Tugas : 1.
Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahandata untuk penyempurnaan dan penetapan kebijaksanaan, ketentuan dan Standar pembuatan risalah persidangan
DPRD. 2.
Membantu Kepala Bagian Persidangan dan Risalah dalam pembuatan rislaah persidangan DPRD, sesuai kebijaksanaan, ketentuan dan Standar yang ditetapkan.
3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Persidangan dan
Risalah, sesuai dengan bidang tugasnya. 4.
Mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Persidangan dan Risalah.
5. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Bagian Persidangan dan
Risalah, sesuai bidang tugasnya
Kegiatannya antara lain : 1.
Penyusunan dan pembuatan Risalah Persidangan Rapat Paripurna antara lain: a.
Mengumpulkan bahan dan kelengkapan untuk pembuatan Risalah dari hasil- hasil Sidang Paripurna.
b. Menyusun hasil ketikan Risalah Persidangan.
c. Menggandakan hasil risalah Persidangan.
d. Mengirim hasil risalah untuk dijilid di Percetakan.
Universitas Sumatera Utara
e. Menyampaikan Risalah yang sudah dijilid ke Bagian Umum untuk urusan
selanjutnya. f.
Menyimpan risalah untuk bahan bagi yang membutuhkannya 2. Penyusunan dan pembuatan jurnal kegiatan Komisi-Komisi antara lain :
a. Mengumpulkan bahan-bahan kegiat-an Komisi untuk pembuatan jurnal.
b. Menyusun hasil ketikan jurnal Komisi-Komisi.
c. Menggandakan hasil jurnal Komisi.
d. Pengiriman jurnal untuk dijilid di Percetakan.
e. Mengirim jurnal yang sudah dijilid ke Bagian Umum untuk urusan selanjutnya.
f. Menyimpan jurnal komisi-komisi untuk bahan bagi yang membutuhkan.
3. Mengikuti Rapat-rapat dan Persidangan Dewan antara lain : a.
Mencatat pelaksanaan Rapat-rapat. b.
Membuat catatan dan Notulen hasil Rapat-rapat. c.
Memperbanyak hasil Notulen untuk disampaikan kepada yang berkaitan. d.
Menyimpan hasil Notulen Rapat untuk bahan bagi yang membutuhkan. 4. Penggandaan dan penjilidan Keputusan Dewan, Keputusan Pimpinan Dewan dan
Perda yang telah disahkan a.
Menyusun dan mengumpulkan Keputusan Dewan, Keputusan Pimpinan Dewan.
b. Mengagendakan Keputusan Dewan, Keputusan Pimpinan Dewan.
Universitas Sumatera Utara
c. Mengirim untuk dijilid ke Percetakan tentang Keputusan Dewan, Keputusan
Pimpinan Dewan. d.
Mengirim ke Bagian Umum untuk urusan selanjutnya. Menyimpan Keputusan Dewan, Keputusan Pimpinan Dewan untuk bahan bagi yang membutuhkan.
e. Menyimpan Keputusan Dewan, Keputusan Pimpinan Dewan untuk bahan bagi
yang membutuhkan. 5. Mengkoordinir Komisi IV dan Komisi V.
-
Subbag Perundang-Undangan
Mempunyai Tugas : 1.
Mengumpulkan, mengolah dan menyaji-kan bahandata untuk penyempurnaan dan penetapan kebijaksanaan, ketentuan dan standar penyiapan himpunan bahan
dalam penyusunan perundang-undangan. 2.
Membantu Kepala Bagian Persidangan dan Risalah dalam menyajikan bahan dalam penyusunan perundang-undang, sesuai kebijaksanaan, ketentuan dan
Standar yang ditetapkan. 3.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Persidangan dan Risalah, sesuai dengan bidang tugasnya.
4. Mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian
Persidangan dan Risalah. 5.
Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Bagian Persidangan dan Risalah, sesuai bidang tugasnya.
Universitas Sumatera Utara
Kegiatannya antara lain: 1.
Mempersiapkan bahan-bahandata Peraturan Perundang-Undangan antara lain: a.
Menghimpun dan menyusun bahan-bahan Peraturan Perundang-Undangan. b.
Menyampaikan bahan-bahan Peratur-an Perundang-Undangan bagi yang membutuh-kannya.
c. Menyimpan bahan-bahan Peraturan Perundang-Undangan.
2. Mempersiapkan pembahasan Ranperda yang diajukan pihak Eksekutif antara lain: a.
Menyusun konsep Keputusan Pimpinan Dewan tentang Pansus. b.
Menyusun konsep Keputusan Sekretaris Dewan tentang Staf Pansus. c.
Menyiapkan bahan-bahan dan Peraturan Perundang-Undangan untuk keperluan Pansus seperti Surat-surat peninjauan ke KabupatenKota keluar
Provinsi dan Surat-Surat Undangan Rapat Pansus d.
Menyiapkan administrasi kegiatan pembahasan Pansus. e.
Menyusun dan mempersiapkan draft hasil kerja Pansus. f.
Mempersiapkan Keputusan Dewan tentang Persetujuan terhadap Ranperda. g.
Membuat Surat pengantar Keputusan Dewan dan Perda ke Eksekutif. h.
Penggandaan dan penjilidan Perda-Perda yang telah disahkan 3. Mempersiapkan Ranperda Inisiatif Dewan, antara lain :
a. Menyusun konsep Keputusan Pimpinan Dewan tentang Pansus.
b. Menyusun konsep Keputusan Sekretaris Dewan tentang Staf Pansus.
Universitas Sumatera Utara
c. Menyiapkan bahan-bahan dan Peraturan Perundang-Undangan keperluan
Pansus. d.
Menyiapkan administrasi kegiatan pembahasan Pansus antara lain : Surat- surat peninjauan ke KabupatenKota keluar Provinsi dan Surat-Surat
Undangan Rapat Pansus. e.
Menyusun dan mempersiapkan draft hasil kerja Pansus. f.
Mempersiapkan draft Ranperda Inisiatif Dewan untuk disampaikan kepada Eksekutif.
g. Membuat Surat Pengantar keperluan Keputusan dan Perda ke Eksekutif.
h. Penggandaan dan penjilidan Perda-Perda inisiatif yang telah disahkan
.4. Mempersiapkan Keputusan Pimpinan Dewan tentang Pansus dan Pantek, antara lain :
a. Mengonsep surat ke Fraksi-Fraksi untuk mengirimkan Anggota Fraksi untuk
duduk dalam Pansus dan Pantek. b.
Mengundang rapat untuk menentukan Pimpinan Pansus atau Pantek. c.
Mengonsep Surat Keputusan Pimpinan Dewan tentang Pembentukan Pansus 5. Mempersiapkan Keputusan Pimpinan Dewan tentang Persetujuan Mendahului
APBD dan P.APBD, antara lain: a.
Mengonsep Keputusan Pimpinan Dewan tentang Persetujuan Mendahului APBD dan P.APBD untuk ditanda tangani Pimpinan Dewan.
Universitas Sumatera Utara
b. Membuat surat Pengantar kepada Pihak Eksekutif untuk pengiriman
Keputusan Pimpinan Dewan yang sudah ditanda tangani 6. Mempersiapkan Keputusan Dewan selain Ranperda :
a. Menyusun Konsep Keputusan Dewan tentang hal-hal yang memerlukan
persetujuan Dewan untuk ditanda tangani Pimpinan Dewan. b.
Membuat surat Pengantar kepada Pihak Eksekutif untuk pengiriman Keputusan Dewan yang sudah ditanda tangani
7. Mengkoordinir Komisi VI dan Komisi VII -
Bagian Keuangan
Mempunyai Tugas : a.
Kepala Bagian Keuangan mempunyai tugas membantu Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam menyusun, menyempurnakan dan
melaksanakan kebijakkan di bidang Anggaran, Verifikasi dan Pembukuan. b.
Untuk melaksanakan tugas sebagaimana di maksud pada ayat I pasal ini Kepala Bagian Keuangan menyelenggarakan fungsi-fungsi :
1 Mnyiapkan bahandata untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijaksanaan
dan standart pengelola an Anggaran Pemeriksaan Penelitian Realisasi Anggaran dan Pembukuan .
2 Membantu Sekretaris Dewan Perwakil- an Rakyat Daerah dalam mengelola
Anggaran, menyelenggarakan pemerik saanpenelitian analisa anggaran dan pembukuan.
Universitas Sumatera Utara
3 Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris Dewan Perwakilan
Rakyat Daerah sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya. 4
Mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Sekretaris Dewan Perwakilan rakyat Daerah.
5 Memberikan Masukkan yang perlu kepada Sekretaris Dewan Perwakilan
Rakyat Daerah, sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya. c.
Untuk melaksanakan tugas dan fungsinya sebagaimana di maksud pada ayat I dan ayat 2 pasal ini, Kepala Bagian Keuangan di bantu oleh:
1 Kepala Sub Bagian Anggaran
2 Kepala Sub Bagian Verifikasi
3 Kepala Sub Bagian Pembukuan.
- Sub Bag. Verifikasi
Mempunyai Tugas : a.
Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan data untuk penyempurnaan dan penetapan Kebi-jaksanaan, Ketentuan dan Standard Penyusunan dan
Pengelolaan Anggaran Rutin maupun pembangunan. b.
Membantu Kepala Bagian Keuangan dalam menyusun dan mengelola Ang-garan DPRD, sesuai dengan Kebijak-sanaan, Ketentuan dan Standard yang ditetapkan.
c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Keuangan, sesuai
dengan tugasnya. d.
Mempertanggungjawabkan tugasnya kepada Kepala Bagian Keuangan.
Universitas Sumatera Utara
e. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Bagian Keuangan, sesuai
dengan bidang tugasnya. Kegiatan-kegiatan antara lain :
a. Mengumpulkan bahan data anggaran dari setiap bagian
b. Mempersiapkan pembuatan Anggaran R.APBD dan P. APBD setiap tahun baik
dari Anggaran Rutin dan Pembangunan. c.
Menghadiri Rapat Penyusunan Anggaran pada Panitia Anggaran. -
Subbag Anggaran
Mempunyai Tugas : a.
Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahandata untuk penyempurnaan dan penetap-an Kebijaksanaan, Ketentuan dan Standard Pemeriksaan Penelitian
Realisasi Anggaran Rutin dan Pembangunan. b.
Membantu Kepala Bagian Keuangan dalam melaksanakan pemeriksaan penelitian ter-hadap Realisasi Anggaran, sesuai dengan Kebijaksanaan, Ketentuan
dan Standard yang ditetapkan. c.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Keuangan, sesuai dengan bidangnya.
d. Mempertanggungjawabkan pe-laksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian
Keuangan. e.
Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Bagian Keuangan, sesuai dengan tugasnya
Universitas Sumatera Utara
Kegiatan Subbag Anggaran antara lain : a.
Membuat daftar pertanggung jawaban maupun perhitungan Anggaran setiap tahun berjalan.
b. Memeriksa kelengkapan tanda bukti menurut sifat dan jenis pengeluaran uang.
c. Memeriksa pengeluaran Kas, di per-tanggung jawabkan dengan ber-pedoman
pada kerdit dana yang disediakan. d.
Pengajuan tanda bukti dengan kelengkapan lampirannya. e.
Memeriksa kebenaran tanda tangan nama dan jabatan dari orang yang diserahi mengurus uang di maksud dan tanda tangan, nama, pekerjaan serta alamat orang
yang menerima uang. f.
Lain-lain persyaratan yang di perlukan -
Subbag Pembukuan
Mempunyai Tugas : a.
Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahan data untuk penyempurnaan dan penetapan Kebijaksanaan, Ketentuan dan Standard Tata Usaha Pembukuan
dan penyu-sunan Perhitungan Anggaran DPRD. b.
Membantu Kepala Bagian Keuangan dalam menyelesaikan Tata Usaha Pembukuan dan penyusunan perhitungan Anggaran DPRD, sesuai dengan
Kebijaksanaan, Ketentuan dan Standard yang ditetapkan.
Universitas Sumatera Utara
c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Keuangan.
d. Mempertanggungjawabkan tugasnya kepada Kepala Bagian Keuangan.
e. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Bagian Keuangan, sesuai
dengan tugasnya masing-masing Kegiatan Subbag Pembukuan antara lain:
a. Meminta laporan berkas realisasi penerimaan dan pengeluaran keuangan baik dari
Pemegang Kas Belanja Rutin Non pegawai, Pemegang Kas Belanja Rutin Pegawai dan Pemegang Kas Belanja Pembangunan.
b. Membukukan seluruh Laporan Realiasasi Penerimaan dan Penge-luaran Keuangan
dari Pemegang Kas Belanja rutin Non Pegawai, Pemegang Kas Belanja rutin Pegawai dan Pemegang Kas Belanja Pembangunan ke dalam buku sesuai dengan
pasal dan mata anggaranya. c.
Menyusun perhitungan anggaran setelah selesai anggaran berjalan.
- Bagian Informasi Protokol
Mempunyai Tugas : a.
Kepala Bagian Inpro mempunyai tugas membantu Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam menyusun, menyempurnakan dan melaksanakan kebijakan
di bidang Informasi, Protokol dan Hub. Antar Lembaga dan Pelayanan Kemasyarakatan Aspirasi.
b. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana di maksud diatas Kepala Bagian Inpro
menyelenggarakan fungsi-fungsi :
Universitas Sumatera Utara
1. Melaksanakan penyebaran Informasi.
2. Mempersiapkan keperluan penerimaan Tamu Dewan Perwakilan Rakyat
Daerah. 3.
Melaksanakan kegiatan Protokoler. 4.
Melaksanakanmelayani masyarakat yang akan menyampaikan Aspirasi. 5.
Dalam melaksanakan tugas ini dibantu oleh Kasubbag dan Staf. c.
Untuk melaksanakan tugas dan fungsi-fungsi ini Kepala Bagian Inpro dibantu oleh :
1. Kepala Sub Bagian Informsi
2. Kepala Sub Bagian Protokol dan Hub. Antar Lembaga
3. Kepala Sub Bagian Pelayanan KemasyarakatanAspirasi
-
Subbag Informasi
Mempunyai Tugas : 1.
Pembuatan Majalah. 2.
Pembuatan Agenda. 3.
Mengikuti kegiatan Pimpinan Dewan, Komisi I s.d VII Rapat dan Kunker 4.
Pembuatan Kata Sambutan. 5.
Pembuatan Makalah Rekomendasi. 6.
Memperlancar pelaksanaan Kegiatan Rapat Paripurna 7.
Membuat Kliping Koran kegiatan Dewan. 8.
Pembuatan daftar nama-nama Wartawan
Universitas Sumatera Utara
9. Pembuatan Nota Dinas Surat.
10. Melaksanakan kegiatan Tata Usaha.
11. Membuat Konsep Surat yang akan dikirim dan tugas lain yang diberikan Kabag.
12. Melaksanakan Tugas yang diberikan Atasan.
Kegiatan Subbag Informasi antara lain : a.
Mengumpulkan photo untuk Majalah. b.
Kliping koran berita Dewan. c.
Mempersiapkan pas photo Dewan. d.
Mengumpulkan Alamat. e.
Mengkoordinir Wartawan dan Staf Inpro. f.
Membuat Surat ke TVRI dan RRI. g.
Memfoto kegiatan KomisiPimpinan Dewan h.
Membuat Relis i.
Mencek Berita Komisi yang terbit di Media Cetak. j.
Mempersiapkan konsep Kata Sambutan Pimpinan Dewan. k.
Mendistribusikan kepada yang terkait. l.
Mempersiapkan konsep Kata Sambutan Pimpinan Dewan. m.
Mendistribusikan kepada yang terkait. n.
Memfoto Kegiatan. o.
Mengumpulkan bahan pendapat Fraksi dan diserahkan kepada Pimpinan Dewan dan Gubernur.
Universitas Sumatera Utara
p. Menyiapkan bahan Rapat untuk keperluan Berita.
q. Mengkliping Berita-berita Surat KabarMajalah.
r. Menggandakan dan menjilid Kliping Koran untuk didistribusikan ke
PimpinanDewan, Komisi dan Fraksi. s. Mengumpulkan dan mendata daftar Nama Wartawan yang bertugas di DPRD-SU
a. Membuat surat liputan kepada TVRI dan RRI.
b. Mengkordinir Wartawan.
c. Agenda Surat MasukKeluar.
d. Pengiriman SuratEkspedisi.
e. Menyimpan Arsip surat-menyurat.
f. Mempersiapkan konsep surat balasan.
g. Mengadakan pengetikkan
-
Subbag Protokol Dan Hubungan Antar Lembaga
Mempunyai Tugas : 1.
Mengikuti kegiatan Pimpinan Dewan dan Anggota Dewan. 2.
Penyambutan Tamu Dewan. 3.
Persiapan Upacara 4.
Membuat Rekapitulasi Audiensi. 5.
Pembuatan Nota DinasSurat. 6. Melakukan tugas lain yang diberikan Atasan
Kegiatan-kegiatannya antara lain:
Universitas Sumatera Utara
1. Mengatur tata tempat, mengatur tata penghormatan dan mengatur tata upacara Pimpinan Dewan, Anggota Dewan pada Rapat Pertemuan Undangan resmi di
Gedung Dewan maupun tempat luar dilaksanakannya acara sesuai aturan Protokol.
1. Membantu dan memperlancar tugas Dewan Antar Lembaga
2. Melakukan Penyambutan Tamu Dewan sesuai aturan Protokol.
3. Mempersiapkan upacara peresmian Anggota DPRD Provinsi SU hasil Pemilu
4. Mempersiapkan upacara serah terima Pimpinan DPRD Prop. SU masa Bhakti
kepada Pimpinan sementara ditandai serah terima palu. 5.
Mempersiapkan upacara peresmian anggota DPRD-SU pergantian antar waktu. 6.
Mempersiapkan Rapat Paripurna DPRD-SU dalam rangka mendengar Pidato Kenegaraan Presiden RI melalui Siaran Langsung Televisi.
7. Mempersiapkan upacara pelantikan dan serah terima jabatan pada Sekr. DPRD-
SU. 8.
Mempersiapkan upacara persemayaman 9.
Mempersiapkan Rekapitulasi Audiensi per Triwulan. 10.
Menjadwalkan kegiatan Audiensi. - Subbag Pelayanan KemasyarakatanAspirasi
Mempunyai Tugas : 1.
Menerima Delegasi yang menyampaikan Aspirasi Masyarakat.
Universitas Sumatera Utara
2. Melakukan Sosialisasi tentang Peraturan dan Perundang-undangan yang berkaitan
dengan penyampaian Aspirasi Masyarakat. 3.
Pembuatan Surat. 4.
Membuat Rekapitulasi Unjuk rasa. 5.
Melakukan penataan dan pelayanan Perpustakaan 6.
Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan 7.
Kegiatannya Antara Lain : 8.
Mengajukan Nota Dinas kepada Pimpinan Dewan. 9.
Mempersiapkan tempat pertemuan. 10.
Menghubungi Komisi terkait sesuai petunjuk Pimpinan DPRD-SU. 11.
Membuat Plank Sosialisasi. 12.
Membuat BrosurLeaflet untuk disebar-luaskan kepada masyarakat. 13.
Konsep surat tindaklanjut penanganan Aspirasi. 14.
Membuat Rekapitulasi unjuk rasa per Triwulan. 15.
Melayani permintaan peminjaman buku-buku Perpustakaan. 16.
Melakukan perawatan pemeliharaan buku. 17.
Mengajukan penambahan Koleksi buku untuk Pimpinan Dewan dan Sekretariat DPRD-SU
4.2. Analisis Data
