Hasil Penelitian 1. Sejarah Ringkas Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah DPRD

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1. Hasil Penelitian 4.1.1. Sejarah Ringkas Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah DPRD Provinsi Sumatera Utara. Provinsi Sumatera Utara pertama kalinya dibentuk pada tanggal 15 April 1948 berdasarkan Undang-Undang No. 10 Tahun 1948, daerah ini meliputi Keresidenan Aceh, Sumatera Timur dan Tapanuli Utara. Pembentukan Provinsi Sumatera Utara di atas berdasarkan Surat Keputusan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Provinsi Sumatera Utara No. 19 Tahun 1973 tertanggal 13 Agustus yang ditetapkan sebagai Hari Jadi Provinsi Sumatera Utara. Sebelumnya berdasarkan surat penetapan Panitia Persiapan Kemerdekaan Indonesia PPKI tanggal 19 Agustus 1945, Sumatera Utara menjadi sebuah Provinsi dan daerah administratif. Seperti halnya di pulau Jawa, berangsur-angsur dibentuk Komite Nasional Daerah yang kedudukannya diatur melalui maklumat Gubernur Sumatera Utara tertanggal 12 April 1946 No. 2MGS yang isinya sesuai dengan Undang-Undang No. 1 Tahun 1945. Dalam maklumat tersebut ditetapkan bahwa Komite Nasional Daerah dibentuk di Provinsi dan keresidenan, sehingga Provinsi dan keresidenan itu menjadi kota otonom. Daerah-daerah tersebut memiliki Dewan Perwakilan Rakyat yang mengatur rumah tangganya sendiri. Universitas Sumatera Utara Dewan Perwakilan Rakyat Daerah DPRD membentuk suatu badan eksekutif yang terdiri dari 5 orang anggota dewan yang bertugas menjalankan pemerintahan sehari-hari dan Kepala Daerah serta merangkap anggota. Berdasarkan maklumat tersebut diatas, anggota Dewan Perwakilan Rakyat di Sumatera Utara berjumlah 100 orang yang mewakili 100.000 penduduk. Dalam sidangnya pada tanggal 17 sd 19 April 1946 di Bukit Tinggi, Dewan Perwakilan Rakyat Sumatera Utara secara administratif dibagi dalam sub propinsi, yaitu : a. Sub Provinsi Sumatera Utara meliputi Keresidenan Aceh, Sumatera Timur dan Tapanuli. b. Sub Provinsi Sumatera Tengah meliputi Keresidenan Sumatera Barat, Jambi dan Riau. c. Sub Provinsi Sumatera Selatan meliputi Keresidenan Belitung, Bangka, Lampung dan Palembang. Tiap Sub Provinsi dikepalai oleh Gubernur Muda yang bertindak sebagai koordinator dari keresidenan dan jawatan pemerintah yang ada diwilayahnya. Pemerintahan Sumatera Utara dijalankan sesuai dengan maklumat Gubernur Sumatera Utara tanggal 30 Agustus 1946, yang menyatakan bahwa pemerintah Provinsi disesuaikan dengan pemerintahan pusat. Pembentukan DPR Sumatera menjadi daerah otonom ini dilegalisasi oleh pemerintah pusat ditetapkan melalui Peraturan Pemerintah No. 8 Tahun 1974 yang Universitas Sumatera Utara menyatakan dengan tegas bahwa Provinsi Sumatera Utara dijalankan oleh Gubernur dan diserahkan kepada Dewan Perwakilan Rakyat dan Badan Eksekutif. Pemerintah Daerah Sumatera Utara berhubungan langsung dengan pemerintah pusat dan berada dibawah menteri-menteri dan selanjutnya dalam Peraturan Pemerintah No. 8 Tahun 1974 dinyatakan yang merupakan daerah otonom di Sumatera adalah Keresidenan dan daerah-daerah yang ditunjuk sebagai daerah otonom. Kepemimpinan Gubernur Muda disetiap Provinsi berjalan terus sebagai suatu daerah administratif yang dalam prakteknya mengatur rumah tangganya masing- masing, sehingga Provinsi Sumatera Utara seolah-olah terdiri atas 3 propinsi. Pemerintah pusat menyadari hal tersebut lalu menetapkan Undang-Undang No. 101948 tentang pembagian Sumatera menjadi 3 propinsi, yaitu : a. Provinsi Sumatera Utara b. Provinsi Sumatera Tengah c. Provinsi Sumatera Selatan Pada tanggal 13 Desember 1948, untuk pertama kalinya dilantik anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah DPRD Tingkat I Sumatera Utara yang bertempat di Tapak Tuan, yang anggota-anggotanya berasal dari masing-masing sub Provinsi terdahulu. Dengan Undang-Undang No. 241956, dibentuklah Provinsi Aceh dibekas Keresidenan Aceh, dengan demikian Provinsi Sumatera Utara otomatis menjadi tersendiri dari Keresidenan Sumatera Timur dan Tapanuli. Sebagai pelaksanaan Universitas Sumatera Utara Undang-Undang No. 101974 dan Undang-Undang tertanggal 15 April 1948 tentang Penetapan Komisariat Pemerintahan Pusat di Sumatera yang kemudian diubah menjadi Peraturan Pemerintah No. 421948, maka komisariat ini menjalankan tugas Gubernur Sumatera sehingga tugas-tugas tersebut diserahkan kepada pelaksanaannya. Komisariat pusat di Sumatera yang berkedudukan di Bukit Tinggi dipimpin oleh Mr. Teuku M. Hasan. Adapun yang pernah menjabat sebagai Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah DPRD Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut : a. Drs. F. Siahaan. Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah DPRD periode 19 November 1967 sd 3 Agustus 1981. b. Drs. H. Panangian Siregar. Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah DPRD periode 3 Agustus 1981 sd 1 Januari 1988. c. Drs. J. W. Zebua. Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah DPRD periode 1 Januari 1983 sd 3 Februari 1988. d. Drs. H. Abd. Rajab Simatupang. Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah DPRD periode 3 Februari 1988 sd 30 Maret 1991. e. H. Mohd. Zaini Dahlan. Universitas Sumatera Utara Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah DPRD periode 30 Maret 1991 sd 3 Desember 1994. f. Drs. H. Ridwan Batubara. Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah DPRD periode 3 Desember 1994 sd 24 Juli 1997. g. Drs. H. Ali Musa Siregar. Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah DPRD periode 24 Juli 1997 sd sekarang. h. Drs. Nurdin Lubis Seketaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah DPRD Periode i. Drs.Ridwan Bustam. MM Seketarsi Dewn Perwakilan Rakyat DPRD Perode.

4.1.2. Kedudukan, Tugas Pokok, dan Fungsi Sekretariat DPR

Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah adalah unsur staf yang membantu pimpinan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam menyelenggarakan tugas dan kewajibannya, dipimpin oleh seorang Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah mempunyai tugas melaksanakan segala usaha dan kegiatan dalam rangka penyelenggaraan rapat-rapat, pengurusan rumah tangga dan keuangan serta penanganan informasi dan protokoler Dewan Universitas Sumatera Utara Perwakilan Rakyat Daerah. Untuk menyelenggarakan tugas tersebut Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah mempunyai fungsi : a. Menyiapkan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi seluruh penyelenggaraan tugas Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. b. Menyusun rencana, menelaah dan menyiapkan koordinasi perumusan kebijakan Pimpinan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. c. Melaksanakan urusan tata usaha, kepegawaian, keuangan dan perbekalan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. d. Menyiapkan penyelenggaraan persidangan dan membuat risalah rapat-rapat yang diselenggarakan oleh Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. e. Memelihara dan membina keamanan serta ketertiban. f. Menyelenggarakan penyampaian informasi serta menangani urusan keprotokolan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah adalah unsur staf yang membantu pimpinan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam menyelenggarakan tugas dan kewajibannya, dipimpin oleh seorang Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah mempunyai tugas melaksanakan segala usaha dan kegiatan dalam rangka penyelenggaraan rapat-rapat, pengurusan rumah tangga dan keuangan serta penanganan informasi dan protokoler Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. Untuk menyelenggarakan tugas tersebut Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah mempunyai fungsi : a. Menyiapkan koordinasi, integrasi, dan sinkronisasi seluruh penyelenggaraan tugas Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. Universitas Sumatera Utara b. Menyusun rencana, menelaah dan menyiapkan koordinasi perumusan kebijakan Pimpinan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. c. Melaksanakan urusan tata usaha, kepegawaian, keuangan dan perbekalan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. d. Menyiapkan penyelenggaraan persidangan dan membuat risalah rapat-rapat yang diselenggarakan oleh Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. e. Memelihara dan membina keamanan serta ketertiban. f. Menyelenggarakan penyampaian informasi serta menangani urusan keprotokolan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah.

4.1.3. Struktur Organisasi Sekretariat DPRD Sumatera Utara

Struktur organisasi Sekretariat DPRD Provinsi Sumatera Utara terdiri dari beberapa bagian dan setiap bagian terdiri dari beberapa sub bagian. Adapun struktur organisasi dapat dilihat pada halaman berikut. 4.1.4. Uraian Tugas - Bagian Umum a. Pengkajian bahandata untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijaksanaan, ketentuan dan standart penyelenggaraan Urusan Tata Usaha, Rumah Tangga DPRD, perlengkapan, distribusi dan perawatan inventaris. b. Membantu Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah dalam menyelenggarakan urusan Tata Usaha dan Rumah Tangga DPRD, pengelolaan perlengkapan dan pendistribusian serta perawatan inventaris DPRD, sesuai kebijaksanaan, ketentuan dan Standar yang ditetapkan. Universitas Sumatera Utara c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, sesuai bidang tugas dan fungsinya. d. Memberikan masukan yang perlu kepada Sekretaris Dewan Perwakilan Rakyat Daerah, sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya. e. Mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Sekretaris Dewan. - Subbag Tata Usaha Dan Rumah Tangga Sub bagian tata usaha dan rumah tangga mempunyai tugas : 1. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahandata untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijaksanaan, ketentuan dan Standar penyelenggaraan urusan Tata Usaha dan Rumah Tangga DPRD. 2. Membantu menyelenggarakan Urusan Tata Usaha dan RT DPRD sesuai kebijaksanaan, ketentuan dan Standar yang ditetapkan. 3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Umum, sesuai bidang tugasnya. 4. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Bagian Umum, sesuai bidang tugasnya. 5. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan Pelaksanaan Tugasnya kepada Kepala Bagian Umum, sasuai standart yang ditetapkan. 6. Melaksanakan Tugas lain yang di berikan atasan. Kegiatannya antara lain: Universitas Sumatera Utara a. Mempersiapkan Administrasi dlm penyelenggaraan Urusan Tata Usaha dan Rumah Tangga DPRD-SU antara lain : - Mengarahkan dan mengendalikan surat masuk dan keluar. - Mengagendakan surat-surat masuk, keluar, penomoran dan stempel surat-surat dinas. - Mendistribusikan surat-surat. - Memasang papan data sesuai dengan jadwal kegiatan Dewan. - Mengkoordinir pengiriman surat-surat dinas keluar. - Mempersiapkan surat undangansurat dinas. - Mengekspedisi dan meneliti tanda terima surat-surat dinasundangan. - Mempersiapkan data, mengkoordinir pembuatan naskah dinas dengan komputer. - Melaksanakan pelayanan telefon, memonitor pemakaian telephon. - Menyelesaikanmengamplopkan setiap surat-surat dinasundangan yang ditujukan kepada yang telah ditentukan. - Mengantarkan surat-surat yang sudah diamplopkan dan diekspedisikan sesuai dengan alamat yang dituju. - Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan. b. Menyimpan memelihara arsip surat masuk dan keluar serta Arsip Kepegawaian. c. Melakukan Kerjasama dengan Satuan KerjaUnit Organisasi terkait dalam rangka Pembinaan Ketatausahaan Sekretaiat DPRD-SU antara lain : Universitas Sumatera Utara - Mengurus Administrasi Kepegawaian meliputi penempatan, usul kenaikan pangkatkenaikan gaji berkala, Diklat, Cuti dan Kesejahteraan Pegawai. - Mengurus daftar hadir PNSDP3. - Mengurus Tenaga Harian Lepas, penempatan, evaluasi dan pengendaliannya. d. Menghadiri Rapat-rapat apabila Kabag Umum berhalangan. e. Melaksanakan Tugas Kabag Umum apabila dihunjuk menjadi Pelaksana f. Memberikan Laporan yang Akurat. g. Mempertanggungjawabkan Tugas-tugas yang diberikan Atasan. h. Melaporkan Kegiatan yang telah dilaksanakan apa yang tertunda. i. Memberikan masukan tentang Kegiatan yang sifatnya segera dan sangat segera. - Subbag Perlengkapan Dan Pendistribusian Mempunyai tugas : 1. Mengumpulkan, mengolah dan menyajikan bahandata untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijaksanaan, ketentuan dan Standar pengolahan perlengkapan dan pendistribusiannya. 2. Membantu mengelola perlengkapan dan pendistribusiannya, sesuai kebijaksanaan, ketentuan dan Standar yang di tetapkan. 3. Melaksanakan tugas lain yang diberikan Oleh Kepala Bagian Umum, sesuai dengan bidang tugasnya. 4. Memberikan masukan yang perlu kepada Kepala Bagian Umum, sesuai bidang tugasnya. Universitas Sumatera Utara 5. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan Tugasnya kepada Kepala Bagian Umum sesuai Standart yang ditetapkan Kegiatannya adalah :

a. Mengadakan cetakan, penjilidan.