Nota kredit digunakan oleh unit pengirim apabila dasar pengiriman nota tersebut akan menimbulkan adanya pos perkiraan penutup unit penerima sebelah
kredit pada unit pengirim nota dari transaksi yang terjadi. Maka dengan adanya pembuatan nota kredit, di dalam nota tersebut ada pernyataan “Kami Kredit
Perkiraan Penutup Unit Saudara”.
4. Sistem Informasi Pengelolaan Piutang Pelanggan SIP3
Berawal dari keputusan direksi PT. PLN persero tentang sebuah sistem pengelolaan dan pengawasan revenue perusahaan yang terkomputerisasi,
muncullah sebuah konsep tentang Sistem Informasi Pengelolaan Piutang Pelanggan SIP3. SIP3 didefinisikan sebagai sebuah sistem untuk mengelola data
piutang pelanggan PT. PLN Persero secara korporat dengan tujuan pengamanan pendapatan perusahaan revenue protection.
SIP3 mengamankan proses bisnis PLN yang secara garis besar terdiri atas dua hal, yakni : pengumpulan data dan pengumpulan dana.
Dalam pengumpulan data antara lain terdapat proses pelayanan pelanggan, lalu ada proses pencatatan meter baik manual maupun otomatis serta ada juga
perhitungan tagihan pelanggan. Sedangkan, pengumpulan dana diantaranya adalah proses pembukuan
pelanggan seperti pembuatan buku besar, penagihan tagihan dan penanganan tunggakan. Dengan SIP3 perbandingan antara data dan dana selalu terawasi secara
real time online, sistem pengawasan telah terkomputerisasi dan terpusat sentralisasi sehingga pengambilan keputusan oleh manajemen PLN dapat lebih
cepat dan akurat. Implementasi sistem ini membutuhkan kerja sama dari beberapa
Universitas Sumatera Utara
pihak, yaitu bidang niaga atau operasional, bidang keuangan untuk mengawasi dana, serta bank selaku penerima dana. Agar ketiganya dapat bersinergi dengan
baik, dibuatkan sebuah mekanisme bisnis proses segitiga rekonsiliasi sebagai jembatan penghubung yang akan menjamin kelancaran proses bisnisnya.
5. GL. MAGIC
Pengambilan keputusan di perusahaan diperoleh dari suatu sistem yang handal yang salah satunya adalah sistem informasi akuntansi yang menerapkan
software program aplikasi General Ledger-Magic. Aplikasi ini diharapkan akan memberikan keputusan bagi karyawan pemakainya. GL Magic atau General
Ledger Magic merupakan salah satu program aplikasi yang digunakan oleh PT. PLN Persero di bagian keuangan, khususnya dipergunakan oleh sub bagian
akuntansi. GL Magic dipergunakan untuk mencatat transaksi-transaksi keuangan dan
akuntansi, antara lain transaksi : 1 Pendapatan
2 Beban atau Biaya 3 Hutang Usaha
4 Piutang 5 Modal
Sampai saat ini, dari beberapa program aplikasi yang dimiliki oleh PT. PLN Persero, hanya GL Magic dan SIMKEU saja yang langsung terintegrasi
dalam pemakiannya. Sementara program lainnya, belum terintegrasi secara langsung dari GL Magic, sehingga hanya dapat dilakukan proses rekonsiliasi
Universitas Sumatera Utara
penyamaan data antara GL Magic dan program aplikasi lainnya agar memperoleh hasil yang sama terhadap suatu permasalahan.
Pada program aplikasi GL Magic, terdapat menu Link SIMKEU ke GL Windows yang berfungsi untuk menarik data yang telah dibuat di program
aplikasi SIMKEU, sehingga tidak perlu entry data ulang di program aplikasi GL Magic atas setiap transaksi penerimaan dan pengeluaran yang terjadi. Hasil akhir
output dari program aplikasi GL Magic adalah laporan keuangan yang disajikan untuk pihak stakeholder dan stockholder.
Fungsi yang terkait langsung dengan Sistem Informasi Akuntansi Pendapatan pada PT. PLN Persero adalah sebagai berikut :
1. Bagian Keuangan Sub Bagian Pengendalian Pendapatan, yang meggunakan SIMKEU Sistem Informasi Manajemen Keuangan sebagai
program aplikasi dalam melakukan pekerjaannya.
2. Bagian Keuangan Sub Bagian Akuntansi, yang menggunakan GL Magic sebagai program aplikasi dalam melakukan pekerjaannya.
3. Bagian Niaga atau Tata Usaha Langganan TUL yang menggunakan SIP3 Sistem Infomasi Pengelolaan Piutang Pelanggansebagai program aplikasi
dalam melakukan pekerjaannya. Ketiga bagian atau bidang diatas menjalankan suatu fungsi yang disebut dengan “Revenue Protection” atau
Pengamanan Pendapatan. Pengendalian pendapatan dilakukan dengan tujuan :
1. Mengamankan pendapatan yang diterima oleh PLN, tidak hanya dilakukan oleh satu pihak tetapi oleh tiga pihak sekaligus atau disebut juga dengan
Universitas Sumatera Utara
segitiga pengaman, sehingga pendapatan yang menjadi unsur utama penerimaan PT. PLN Persero dapat lebih terjaga.
2. Menyamakan rekonsiliasi nilai dari pendapatan tersebut secara lebih teliti dan detail, karena data yang digunakan berasal dari 3 tiga pihak
yang berbeda tetapi memiliki satu tujuan dalam hal penyajian atas nilai pendapatan tersebut.
3. Mencegah terjadinya penyelewengan dan penyalahgunaan atas penerimaan pendapatan, karena langsung dikontrol oleh 3 tiga pihak sekaligus.
4. Dapat lebih terpantaunya pendapatan yang diterima oleh PT. PLN Persero dan piutang pelanggan yang masih harus ditagih dan diterima,
sehingga fungsi pengawasan terhadap dua hal tersebut dapat berjalan secara optimal.
PT. PLN Persero sendiri memiliki yang namanya pendapatan usaha, dimana pendapatan tersebut digunakan untuk membiayai pengeluaran-
pengeluaran atau beban usaha serta untuk melakukan investasi ketenaga listrikan. PENDAPATAN USAHA :
1. Penjualan Tenaga Listrik a. Penjualan Tenaga Listrik bruto
b. Discount 2. Subsidi Listrik Pemerintah
3. Penyambungan Pelanggan 4. Lain-lain : Pendapatan diluar dari poin 1, 2, 3 diatas, seperti : sewa trafo,
geser tiang listrik, ganti nama di rekening serta perubahan daya.
Universitas Sumatera Utara
BEBAN USAHA : 1. Pembelian Tenaga Listrik
2. Sewa Diesel Genset 3. Beban Penggunaan Transmisi
4. Bahan Bakar dan Minyak Pelumas 5. Pemeliharaan
a. Pemakaian Material b. Jasa Borongan
6. Biaya Kepegawaian 7. Penyusutan Aktiva Tetap
8. Administrasi Proses Siklus Sistem Informasi Pendapatan pada PT. PLN Persero, dapat dilihat
sebagai berikut : Langkah pertama dalam siklus ini adalah pengumpulan data dari setiap
transaksi yang terjadi. Transaksi yang paling sering pada siklus pendapatan adalah penjualan. Untuk memudahkan pencatatan transaksi ini bisa digunakan cash
registered, yang bisa mengumpulkan data penjualan. Cash registered ini juga bisa dihubungkan dengan komputer untuk mengumpulkan data mengenai pelanggan,
nama, alamat, harga serta batasan yang bisa diberikan. Langkah kedua adalah memproses transaksi untuk melakukan kontrol
tertentu. Langkah ketiga adalah mencatat setiap transaksi ke dalam suatu jurnal,
yang dicatat setiap terjadi transaksi.
Universitas Sumatera Utara
Langkah keempat adalah memposting jurnal ke buku besar, buku besar mengandung informasi detail mengenai saldo untuk transaksi-transaksi sejenis.
Buku besar juga merupakan catatan mengenai modal, pendapatan serta biaya- biaya perusahaan.
Langkah terakhir adalah menyiapkan suatu bentuk laporan keuangan, neraca, rugi laba dan laporan modal.
Dari kesimpulan diatas, dapat disimpulkan semua proses sistem informasi akuntansi pendapatan itu dimulai dari entry transaksi atau input data. Dimana di
PT. PLN Persero input pendapatan ada dua, yaitu : data input transaksi penerimaan dan pengeluaran. Untuk data input transaksi penerimaan berasal dari
dua sumber data yaitu bukti setoran ke Bank dan Form TUL 5-04 Bukti Setor Pelunasan yang dientry secara harian. Sedangkan transaksi pengeluaran
menggunakan nota debet dari bank dientry secara harian dan lalu data diproses menggunakan SIMKEU. Kemudian data yang menjadi output berupa beberapa
laporan seperti Laporan Daftar Kasir, Laporan Rincian per Kode Anggaran dan Akuntansia, yang digunakan untuk melakukan rekonsiliasi atau fungsi
pendapatan, akuntansi dan TUL. Dalam proses bagan diatas juga memakai aplikasi sistem SIP3, dimana
konsep tersebut sebagai sistem informasi pengelolaan piutang pelanggan yang digunakan untuk mengelola data piutang pelanggan PT. PLN Persero dengan
tujuan pengamanan pendapatan perusahaan. Sedangkan, dalam hal pengumpulan data dilakukan dengan proses pembukuan pelanggan seperti pembuatan buku
besar, penagihan tagihan dan penanganan tunggakan.
Universitas Sumatera Utara
Disini juga PLN melakukan kerjasama dengan bank dalam segi hal pembayaran tagihan oleh pelanggan, sehingga dapat dilakukan dengan praktis.
Dimana PLN memakai jaringan lock-box, yang merupakan salah satu cara untuk memudahkan pembayaran oleh pelanggan dengan mendekati lokasi pelanggan.
Dalam hal demikian, perusahaan akan memerlukan beberapa rekening bank di kota setempat untuk menampung hasil pembayaran dari pelanggan.
Universitas Sumatera Utara
Lock Box
Bank Perusa-
haan Surat
Pembayaran tagihan
Pembayaran Tunai
Nota Pembayaran
Uang
Sistem SIP3
Bank Pelanggan
Bagian
TUL Input
Data
Penjurnalan
Menempat kan
kebuku besar
Buku Besar
SIMKEU
Laporan Keuangan
bekerja sama dengan PPUB
input transaksi
dientry oleh bagian
pendapatan
Gambar 4.2 : Flowchart Arus Sistem Informasi Pendapatan
Pelanggan
Universitas Sumatera Utara
2. Evaluasi efektifitas Sistem Informasi Pendapatan Pada PT. PLN Persero Wilayah Sumatera Utara Cabang Medan
A. Pengukuran Efektifitas Sistem Informasi
Berdasarkan gambar Model Reformulasi DM yang dikenal dengan The Reformulated DM IS Success Model yang telah dibahas sebelumnya, terdapat
beberapa item yang dikeluarkan dari setiap variabel, dimana item-item tersebut telah dikelompokkan dalam beberapa faktor yang terbentuk.
IS Success yang dikemukakan oleh DeLone dan McLean, memberikan gambaran yang komprehensif bagi konsep keberhasilan atau efektivitas suatu
sistem informasi. Variabel-variabel yang terdapat dalam model ini didukung oleh item-item yang cukup banyak dan terperinci.
Dengan menggunakan metode analisis faktor, penelitian ini mencoba untuk mengekstraksi item-item pengukuran tersebut ke dalam sejumlah faktor
yang mampu menjelaskan dalam setiap variabel. Hasil yang diperoleh dari proses analisis faktor tersebut adalah:
a. Variabel System Quality kualitas sistem
Variabel ini didukung oleh delapan item yang dikelompokkan ke dalam tiga faktor, yaitu:
1. Faktor pertama berkaitan dengan currency dan accuracy ketelitian,
yang terdiri dari item keterkinian data dan akurasi sistem.
2. Faktor kedua berkaitan dengan utilisasi, terdiri dari: efisiensi sistem,
pemanfaatan sumber daya, dan kegunaan fasilitas dan fungsi.
Universitas Sumatera Utara
3. Faktor ketiga berkaitan dengan aspek kenyamanan pemakai, terdiri
dari item- item: kenyamanan dalam mengakses, waktu respons, dan waktu turnaround.
b. Variabel Information Quality kualitas informasi
Terdiri dari sebelas item dan terkelompok ke dalam lima faktor :
1. Faktor pertama berkaitan dengan nilai informasi, dan terdiri dari
kemampuan memahami, kemampuan membaca, format, dan ketidakbiasan.
2. Faktor kedua berkaitan dengan karakteristik keluaran meliput i:
