59 Disamping itu juga ada program untuk pengisian data tamu rombongan
dengan room allocation nya. Begitu data ini masuk ke reservation system dan entered, maka di bagian ini lain terutama front desk, data tadi formatnya berubah menjadi
format check-in guest. Pada saat tamu yang datang untuk check-in sudah ada datanya, dan telah menandatangani registration card,maka begitu datanya,dimasukkan
ke komputer si tamu sudah berstatus checked-in. Dan dengan sudah check-in nya tamu di computer maka data tamu tersebut sudah dapat dilihat pada outlet lain, seperti
: room service,housekeeping of fice,bell captain counter,operator telepon dan lain- lain. Bahkan secara otomatis pula telepon di kamar langsung dapat berfungsi begitu
tamu masuk kamar.
4.2 Pelayanan Penerimaan Tamu check-in
Menerima tamu yang datang menuntut kemahiran tersendiri bagi petugas kantor depan hotel, dimana tamu yang akan menginap di hotel tentu berharap bahwa
sewaktu tinggal di hotel nanti dapat merasakan kenyamanan dan kepuasan, maka pada umumnya tamu sebelum menginap di hotel memesan kamar terlebih dahulu.
Tetapi adapula tamu yang langsung datang untuk menginap di hotel, jika tamu yang sudah memesan terlebih dahulu sebelumnya maka petugas kantor depan hotel dapat
melakukan persiapan - persiapan, adapun yang menjadi persiapan sebelum tamu datang yaitu petugas pemesanan kamar harus selalu siap untuk melayani tamu yang
memerlukan kamar, kegiatan mulai menerima telepon dari tamu untuk pesan kamar sampai selesai harus dilayani dengan ramah dan cepat, tamu akan merasa senang bila
Universitas Sumatera Utara
60 petugas pemesanan kamar memberikan jawaban tepat. Dengan demikian tamu merasa
di perhatikan, dan memastikan pada saat tamu datang mendapat kamar yang diinginkan, pelayanan ini harus di dukung dengan administrasi yang baik.
4.2.1 Pelayanan Penerimaan Tamu Dengan Pemesanan
1. Hal yang paling mutlak dilakukan seorang receptionis sebagai penerima tamu adalah greeting menyapa tamu tanpa membedakan status social dan ekonomi
tamu tersebut, sehingga setiap tamu mendapat pelayanan yang berkualita 2. Menanyakan tamu apakah sudah membuat reservation, jika ternyata tamu
sudah membuat pemesanan kamar, maka lihat dan check pada morning list. 3. Daftar tersebut di bacakan atau di ulangi di depan tamu apakah sesuai dengan
pemesanan yaitu mengenai nama tamu , lama menginap, jenis kamar yang di pesan, dan sebagainya.
4. Bila ternyata tidak ada perubahan langkah selanjutnya adalah pengisian registrasi card yang dapat dilakukan dengan dua kemungkinan yaitu:
a Diisi Sendiri Oleh Tamu
Setelah diisi, petugas resepsionis perlu mengecek kembali apakah masih ada data yang terlupakan tamu untuk diisi dan kalau ada
langsung diminta informasinya kepada tamu tesebut b
Diisi Oleh Petugas Resepsionis
Universitas Sumatera Utara
61 Pengisian ini harus dilakukan secepat mungkin tidak menunggu
terlalu lama. Bila tamu segera ke kamar, maka cukup diminta tanda pengenal saja seperti KTP, SIM, PASPORT serta tanda
tangan pada registration card. 5. Pada saat pengisian registation card ini perlu di tanyakan pada tamu cara
pembayarannya, bila tamu memberikan sejumlah deposit maka tuliskanlah deposit dan jumlahnya. Bila pembayaran melalui credit card, mintalah credit
cardnya untuk di open.bagi tamu yang tidakmemberikan deposit, maka tanda pengenalnya di tahan sebagai jaminan untuk menghindari skipper apalagi
tamu yang tidak membawa barang.
4.2.2 Pelayanan Penerimaan Tamu Tanpa Pemesanan
1. Seperti biasa greeting tamu terlebih dahulu dan berikan salam
2. Bila tamu memesan kamar, petugas reception menanyakan tipe kamar
yang di kehendaki, jumlah kamar yang di inginkan, dan lamanya tamu menginap.
3. Sebelum memberikan kamar, terlebih dahulu dilihat morning preparation
apakah masih ada kamar tersedia pada jangka waktu yang diminta. 4.
Bila ada proses selanjutnya adalah pengisian registrasi, penentuan kamar serta pemberian kunci kepada bellboy untuk mengantarkan tamu
kekamarnya.
Universitas Sumatera Utara
62
4.2.3 Pelayanan penerimaan tamu pada Hotel Travellers Suite yang beroperasi secara komputer penuh
• Ucapakan selamat datang dan tawarkan bantuan pada tamu yang akan
check-in. sebut nama tamu wajib • Untuk yang regular guest berikan preregistration card untuk di
tandatanagni • Siapkan Guest card, Welcome drink card dan kunci kamar
• Masukkan seluruh data dari Registration card ke dalam komputer melalui display check-in
• Beri initial diri anda pada registration card dan beri cap entered pada registration card.
• Registration card di dalam industri hotel memiliki jumlah lembar yang berbeda-beda, tergantung pada kebijaksanaan hotel. Ada yang
menggunakan dua lembar carbonized, ada pula yang tiga lembar. Masing-masing lembar memiliki kegunaan yang berbeda. Lembar 1 di
masukkan ke dalam bill rack. Lembar 2 untuk membuat daftar ke polda setempat,sedangkan lembar ketiga dimasukkan ke reception file
4.3 Pelayanan Keberangkatan Tamu check -out
