Tugas Dan Tanggung Jawab Pegawai Kantor Depan .1 Tugas Dan Tanggung Jawab

28

2.3.6 Front Office Department Dengan Decurity Department

Security department secara khusus menjaga keamanan dan ketertiban hotel. Sebenarnya seluruh karyawan wajib menjaga keamanan para tamu, pengunjung dan karyawan lain. Hubungan kerja antara keduanya adalah: • Menjaga dan mengawasi kamar tamu yang di duga akan skipper • Melindungi barang - barang milik tamu, hotel dan pengunjung • Memberikan perasaan aman pada tamu, karyawan dan pengunjung, baik secara fisik maupun rohani. 2.4 Tugas Dan Tanggung Jawab Pegawai Kantor Depan 2.4.1 Tugas Dan Tanggung Jawab Front Office Manager Tugas pokok : Mengarahkan dan mengawasi seluruh bawahan secara langsung dan menjamin bahwa operasional sehari-hari di kantor depan berjalan lancar. Tugas dan Tanggung jawab 1. Berpartisipasi terhadap proses seleksi dan penerimaan karyawan di bagian kantor depan hotel 2. Membuat dan mengatur jadwal kerja karyawan 3. Mengawasi pekerjaan bawahan terutama pada saat pergantian shift dan jam- jam sibuk. 4. Mengevaluasi kemampuan kerja karyawan Universitas Sumatera Utara 29 5. Memelihara hubungan kerja bawahan 6. Memelihara hubungan kerja dan komunikasi yang baik dengan seluruh departemen di hotel 7. Mengontrol dan mengawasi penggunaan master kay untuk hotel yang masih menggunakan kunci manual 8. Mengontrol kondisi kamar yang paling akhir, untuk mencegah hal-hal yang tidak terkontrol dalam penjualan kamar. 9. Mencek petty cash dari Front Office pada setiap akhir shift-nya 10. Menerima informasi paling akhir dari manager departemen lain yang berhubungan dengan pekerjaan di kantor depan hotel. 11. Menyelesaikan permasalahan tamu dengan cepat,efisien dan penuh keramahan.

2.4.2 Assisten Front Office Manager

Tugas pokok: Menjalankan tugas dan tanggung jawab front office manager bila yang bersangkutan berhalangan atau tidak dapat menjalankan tugasnya. Tugas dan Tanggung jawabnya : 1. Membantu front office manager dalam membuat program pelatihan, pembuatan job description, standar prosedur operasional serta merencanakan program pelatihan karyawan. Universitas Sumatera Utara 30 2. Menciptakan dan memelihara hubungan baik dalam suasana kerja yang menyenangkan,menumbuhkan semangat kerja dalam kelompok,dan sedapat mungkin memperkecil jumlah karyawan yang keluar. 3. Membantu Front Oficce Manager dalam hal seleksi, penerimaan dan pelatihan karyawan baru. 4. Menghadiri pertemuan antar pinpinan bagian bila front office manager berhalangan hadir. 5. Membantu front office manager dalam pekerjaan administrasi sehari-hari

2.4.3 Front Office Manager Secretary Tugas pokok:

Memproses pekerjaan administrasi di kantor depan hotel departemen secara khusus ia bertanggung jawab terhadap pekerjaan administrasi front office manager serta membantu kegiatan operasional front office dalam hal surat menyurat. Tugas dan Tanggung Jawabnya 1. Memeriksa surat-surat yang masuk 2. Menyimpan dan mengarsipkan semua surat yang masuk 3. Menerima telepon yang masuk sehubungan dengan pekerjaan front office manager 4. Mencatat notulen bagi pertemuan front office manager dengan para staff nya 5. Membuat store room requisition untuk front office department 6. Memproses faximili masuk ataupun keluar Universitas Sumatera Utara 31

2.4.4 Reservation Manager

Tugas Pokok: Membantu FOM atau asistent FOM dalam memantau dan mengontrol akurasi kemampuan kamar yang bisa dijual agar tercapai occupancy yang tinggi serta jika mungkin dengan harga yang maksimal. Mengawasi serta ikut bekerjasama staf dalam lingkup bagian pemesanan kamar, khususunya dalam penerimaan, proses dan persetujuan pemesanan kamar. Tugas dan Tanggung Jawabnya 2. Melatih, memotivasi dan mendisplinkan bawahan dibagian pemesanan 3. Mempersiapkan semua laporan yang menyangkut pemesanan kamar sehari- hari seperti perkiraan penjualan kamar dalam sebulan, laporan mingguan, statistik dan jumlah kamar yang terjual dalam satu malam room night production 4. Secepat mungkin menjawab secara lisan atau tertulis terhadap semua pemesanan kamar, harga , fasilitas hotel, dan pelayanan.

2.4.5 Guest Relation Manager

Tugas pokok: Membimbing dan mengawasi karyawan agar bekerja secara efisien di samping itu guest relation manager juga untuk meningkatkan dan memelihara saling pengertian dan suasana harmonis antara tamu dengan managemen sehingga memberikan efek goodwill yang baik. Universitas Sumatera Utara 32 Tugas dan Tanggung Jawab 1. Mengawasi seluruh staf di bagian guest relation 2. Mencek pengisian riwayat tamu guest history 3. Memantau guest questionnaire commens kuesioner komentar tamu dan arsip riwayat tamu guest history file 4. Mengarsip jawaban General Manager terhadap pertanyaan tamu 5. Memeriksa VVIP release yang menyangkut data tamu untuk mengetahui kedatangan tamu VIP sehingga dapat memberikan kamar terbaik serta bisa memberikan amenities tanda mata 6. Menghadiri rapat mingguan dengan bagian pemasaran dan rapat para pinpinan department

2.4.6 Supervisor Pemesanan Kamar Reservation Supervisor

Tugas pokok : Mengawasi dan mengontrol pekerjaan para petugas reservasi sehingga dapat berjalan sebagaimana di tentukan dalam standart operating procedure yang berlaku di hotel,khususnya pekerjaan-pekerjaan yang berhubungan dengan masalah pemesanan kamar. Tugas dan Tanggung Jawab 1. Membuat jadwal kerja para tugas reservasi 2. Membuat perkiraan tentang tingkat hunian kamar pada hari ini dan dibandingkan dengan yang ada dibagian reseption Universitas Sumatera Utara 33 3. Mencek hal-hal yang menyangkut kedatangan tamu rombongan dari persiapan hingga kedatangan untuk mengetahui bila ada masalah yang berhubungan dalam pemesanan 4. Secara teratur menghadiri rapat di departmen kantor depan hotel 5. Membuat dan memperbaiki data dibagian pemesanan agar tetap dalam kondisi up-to-date

2.4.7 Chief Concierge

Tugas pokok Mengorganisir, mengarahkan dan mengawasi penampilan para bellboy dan petugas informasi dalam menyambut tamu, mengurus barang bawaan tamu dan mengantarkan ke tamu, serta memberikan penjelasan yang tepat kepada tamu dan pengunjung tentang fasilitas dan produk hotel. Tugas dan tangung jawab 1. Mengarahkan dan mengawasi bawahan yaitu parking valet, doorman, bellboy, bellcaptain, dan petugas informasi yang memberikan pelayanan kepada tamu 2. Memerintahkan semua bellcaptain untuk pendistribusian semua surat, telex dan faxmili yang masuk 3. Mengawasi proses penitipan barang dan system penyimpanan Universitas Sumatera Utara 34

2.4.8. Chief Telephone Operator

Tugas pokok: Mengawasi dan mengkoordinir pekerjaan para operator telepon agar dapat menjalanka tugasnya dengan baik dan benar-benar sesuai dengan standart yang ditetapkan. Tugas dan Tanggung jawabnya 1. Mengontrol telepon yang masuk dan keluar hotel serta memastikan bahwa semua telepon telah disambungkan ketujuan yang di maksud 2. Membuat daftar kerja para petugas telepon 3. Memeriksa kehadiran para petugas telepon 4. Membantu petugas telepon bila sambungan yang di perlukan sangat banyak 5. Membuat laporan per bulan

2.4.9 Supervisor Reseptionis

Tugas pokok: Mengawasi dan mengkoordinasi para reseption agar dapat menjalankan fungsinya untuk melayani tamu terutama pada saat kedatangan sehigga bisa diperoleh kesan baik. Tugas dan Tanggung Jawab 1. Membuat daftar kerja para recepsionis berdasarkan shif 2. Mengontrol jumlah resepsionis agar selalu seimbang dalam setiap shift Universitas Sumatera Utara 35 3. Menghitung house count data keadaan kamar yang paling akhir di setiap pergantian shift kerja 4. Mencek semua peralatan resepsionis agar selalu dalam keadaan baik dan memeriksa form-form agar tidak ada yang kurang 5. Bekerjasaam dengan bagian lain, khususnya yang menyangkut penerimaan tamu rombongan.

2.5 Kegiatan Operasional Front Office Department yang tidak Langsung