44 • Ucapkan terima kasih atas kedatangannya. Nyatakan
permohonan maaf secara tulus karena tidak dapat memberikan kamar
• Carikan atau tawarkan kamar sejenis di hotel lain. • Jika tamu sudah terlanjur chek-in di hotel lain padahal
esok harinya ada kamar kosong, usahakan untuk menghubunginya kembali dan memintanya untuk
menginap di hotel kita. Cara mencari jalan keluar bila hotel sudah terlanjur overbooking adalah:
• Bila reservasi mendekati 100 fully booked, pesanan harus di stop, baik untuk walk-in, extended stay,
maupun untuk penerimaan reservasi baru. • Persiapkan cadangan kamar yang penggunaanya
bersifat house use kamar hanya digunakan oleh karyawan hotel karena alasan tertentu
• Terus menerus memantau tingkat occupancy tingkat penghunian kamar hotel lain yang setaraf.
h. Reservation Chart plan
Reservation chart adalah suatu bagan yang melukiskan kemampuan kamar yang ada pada saat tamu seseorang membuat pemesanan kamar. Tujuan pembuatan
Universitas Sumatera Utara
45 reservation chart adalah memberikan penanganan bagi petugas pemesanan kamar
sehingga ia bisa memberi kepastian kepada pemesan bahwa kamar yang dipesan masih tersedia.ada tiga macam bentuk reservation chart yaitu: conventional, Density
dan stop go chart.
2.6 Bagian Registrasi yang Langsung Berhadapan dengan Tamu
Bagian yang ada didalam rigistrasi tang berhadapan dengan tamu :
1. Bagian Registrasi Reception Section
Bagian penerimaan tamu adalah bagian operasional hotel yang tugas utamanya menerima tamu. Proses registrasi ini dibagi kedalam 6 bagian yaitu:
• Aktivitas pra-registrasi preregistration activity • Pendataan registrasi creating registration record
• Penentuan harga kamar dan nomor kamar assigning the room and rate
• Memastikan sistem pembayaran establissing the method of payment
• Pemberian kunci kamar issuing the room key • Pencatatan permintaan khusus tamu fulfilling special request
Prosedur chek-in dan pembayaran tamu adalah sebagai berikut:
Universitas Sumatera Utara
46
a. Prosedur Check-in Secara manual
• Setiap tamu yang datang ke counter resepsion harus segera di greets sesuai dengan waktu. Bila mengenal
nama tamu, harus selalu menyebut namanya. • Tanyakan pada tamu apakah sudah membuat reservasi
atau belum. Bila belum ,berikan registration card kosong untuk diisi.
• Siapkan guest card dan kunci kamar tamu,mencarikan nomor kamar tamu, membuat temporary rooming slip
yang sifatnya sementara, temporary slip dibedakan atas 4 yaitu:
_ Lembar 1 warna putih diberikan pada tamu
_ Lembar 2 warna hijau untuk room rack
_ Lembar 3 warna kuning untuk information
rack _
Lembar 4 warna biru untuk operator telepon. • Tanyakan system pembayaran tamu, apakah tamu akan
membayar secara cash, traveler cheque, credit card,guarantee letter, voucher.
• Berikan guest card, guest key dan welcome drink card pada tamu
Universitas Sumatera Utara
47 • Panggil bellboy untuk mengantarkan barang bawaan
tamu ke kamar. • Setelah tamu ke kamar masukkan dat ake dalam arrival
list. • Dari data arrival list dipindahkan ke dalam arrival
book, setelah itu di buatlah guest name slip rangkap empat.
• Setelah pembuatan guest name slip selesai buatlah guest bill dan masukkan ke dalam bill rack.
b. Prosedur Check-in untuk hotel yang beroperasi secara komputerisasi
penuh
• Ucapkan selamat datang dan tawarkan bantuan pada tamu yang akan check -in. sebut nama tamu bila anda
sudah mengenal tamu tersebut. • Untuk yang regular guest berikan preregistration card
untuk ditanda tangani • Siapkan guest card, welcome drink card dan kunci
kamar. • Tanyakan sistem pembayaran dan langsung di proses
Universitas Sumatera Utara
48 • Tugaskan bellboy untuk mengantarkan barang bawaan
tamu ke kamar. • Masukkan seluruh data dari registration card ke dalam
computer melalui display check-in • Beri initial diri anda pada registration dan beri cap
entered pada registration card. • Registration card di daalm industri hotel memiliki
jumlah lembar yang bebeda-beda, tergantung pada kebijaksanaan hotel .tergantung pada kebijaksanaan
hotel ,ada yang menggunakan dua lembar, ada yang tiga, masing-masing mempunyai kegunaan yang
berbeda.lembar 1 dimasukkan ke daalm bill rack, lembar kedua untuk pembuatan daftar A ke polda
setempat, sedangkan lembar 3 di masukkan ke reception file.
2. Room and Rate
Room rate adalah harga kamar hotel yang bisa bervariasi tergantung pada tamu yang mana kamar diberikan. Hal ini untuk membedakan jenis kamar yang ada.harga
kamar secara garis besar dibagi daalm 2 kelompok yaitu normal rate dan discounted rate.
Universitas Sumatera Utara
49
3.Macam-macam Sistem Pembayaran Tamu
Jenis-jenis pembayaran tamu yaitu: • Pembayaran dengan cash money bank note
Pembayaran dengan cara kontan ini kemungkinan besar dilakukan oleh tamu karena yang bersangkutan tidak memiliki alternatif sistem
pembayaran yang lain. • Pembayaran dengan Credit Card
Credit card adalah sebuah kartu yang berfungsi sebagai credit yang dapat digunakan untuk melakukan berbagai transaksi bisnis.
• Sistem pembayaran dengan Voucher Voucher adalah surat berharga yang di keluarkan oleh pihak tertentu
dan dapat dipakai sebagai alat pembayaran pada saat check-in. • Sistem pembayaran dengan Guarantee letter
Guarantee letter adalah system pembayaran di hotel dengan menggunakan surat jaminan.
• Sistem pembayaran Complimentary Sistem pembayaran complimentary adalah sistem pembayaran gratis
bebas.Hal ini dapat dilakukan untuk tujuan promosi bisnis.
Universitas Sumatera Utara
50
BAB III GANBARAN UMUM DARI PADA HOTEL
TRAVELLERS SUITE MEDAN
Sejarah Berdirinya Hotel Travellers Suite Medan
Hotel Travelers Suite Medan terletak di tengah kota Medan, hotel yang di sekitarnya terdapat banyak pusat pelayanan umum seperti rumah sakit,perkantoran
dan lain sebagainya.pembangunan proyek Apartemen di kota medan ini mengalami gangguan akibat terjadinya krisis moneter yang terjadi pada tahun 1996, pada saat
tersebut terjadi kepemilikan saham perseroan dengan masuknya pemegang - pemegang saham baru yang bersedia memberikan dana untuk melanjutkan proyek
pembangunan apartemen tersebut yang di beri nama Quality suites. Melihat masih minimnya kebutuhan hotel yang ada di kota Medan maka
PT.Pembangunan Graha Lestari Indah Tbk, perusahaan yang memiliki apartemen quality suites medan mengubah bidang uasahanya menjadi sebuah usaha perhotelan
dan pariwisata dengan akta No.5 tanggal 16 maret 1999 dan berubah menjadi Travellers Suite.
Hotel Travellers suite ini pemasangan tiang pertama dilakukan oleh walikota Medan pada tanggal 21 september 1995 dan secara keseluruhan pembangunan fisik
selesai pada akhir maret 1999,sedangkan perekrutan karyawan di lakukan pada pertengahan maret 1999 dan mulai training karyawan pada april 1999. Hotel
Universitas Sumatera Utara
51 Travellers Suite Medan ini memulai pencobaan operasional pada tanggal 08 agustus
1999 yang diresmikan oleh Walikota Medan. Pada tahun 1999, PT.Pembangunan Graha Lestari Indah Tbk, menandatangani
perjanjian waralaba dengan Choice Hotels Internasional salah satu perusahaan waralaba hotel terbesar di dunia dengan memiliki 5.000. Hotel yang saat ini
beroperasi dan sedang dalam taraf pembangunan di 41 negara. Hotel Travellers Suite Medan yang terletak di pusat kota Medan dan hanya
membutuhkan waktu 10 menit perjalanan dari bandara polonia medan ,Hotel yang terletak di jln.Listrik No.15
Klasifikasi Hotel
Suatu hotel dapat di klasifikasikan ke dalam berbagai jenis berdasarkan kriteria - kriteria tertentu yang di tetapkan oleh pemerintah melalui Direktur Jenderal parpostel
No.14UII88 tentang ketentuan usaha dan penggolongan kelas dengan piagam tanda brbintang.
Klasifikasi Hotel Travellers Suite Medan adalah: 1.
Berdasarkan Harga Jual Kamar Plan Sistem Hotel Travellers Suite Medan memakai system European Plan yaitu sewa
kamar yang di perhitungkan tidak termasuk makan dan minum, tarif yang di berlakukan hanya kamar saja.
2. Berdasarkan Jumlah Kamar Size Number of Room
Universitas Sumatera Utara
52 Hotel Travellers Suite Medan memiliki jumlah kamar 52 unit kamar,maka
sesuai dengan jumlah tersebut hotel ini di golongkan averagehotel, yaitu hotel menengah yang memiliki jumlah kamar 26 samapi 100 kamar.
3. Berdasarkan Jenis Tamu Type of Guest
Tamu yang menginap di hotel Travellers Suite Medan paling banyak berasal dari kalangan bisnis, di samping juga terdapat tamu-tamu
wisatawan, keluarga dan lain-lain. 4.
Berdasarkan Tamu Menginap Lengh of Guest Stay Hotel Travellers Suite Medan termasuk dalam kategori Resident Hotel,
karena tamu yang menginap cukup lama, ada yang satu bulan dan juga bisa sampai satu tahun.
5. Berdasarkan Lokasi Location
Hotel Travellers Suite Medan termasuk jenis city hotel karena letaknya berada tepat di pusat kota, dekat dengan bandara, gedung perkantoran dan
lain-lain. 6.
Berdasarkan Peraturan Pemerintah Under The Government Regulation Berdasarkan ketetapan pemerintah pada Hotel Travellers Suite Medan yang
dapat di lihat dari piagam pemerintah, maka dapat diketahui bahwa Hotel Travellers Suite Medan digolongkan ke dalam klasifikasi hotel bintang 4
.
Universitas Sumatera Utara
53
Fasilitas Hotel
Hotel Travellers Suite Medan selalu berusaha memberikan pelayanan yang paling baik kepada seluruh tamu-tamunya yang datang dan selalu menemuinya dan
memanjakan tamu dengan memberikan fasilitas yang lengkap, adapun jumlah kamar yang dimiliki oleh hotel travellers suite medan adalah 52 unit kamar yang terdiri dari:
Jenis kamar Unit
Room Rate Honeymoon suite
1 Rp.7.161.313
Penthouse 1
Rp.4.999.726 One bedroom
8 Rp. 1.630.560
Two Badroom suite 16
Rp. 1.842.416 Three Bedroom site
26 Rp. 2.379.434
Hotel Travellers Suite Medan jug amemilki fasilitas-fasilitas lainnya yang dapat memberikan kenyamanan dan ketenangan bagi tamu, diantaranya adalah sebagai
berikut : • Kakatua Café
Kakatua café yang terlentak di lantai satu ,merupakan café yang telah di desain mungkin dengan artistik bernuansa Eropa dengan irama
musik klasik, dan juga kakatua café menyajikan makanan -makanan khas Eropa, di buka setiap hari dalam melayani para tamu café yang
Universitas Sumatera Utara
54 ingin menikmati makanan , baik dari tamu hotel maupun dari luar
hotel. • Business Lounge
Terletak di lantai satu bersebelahan dengan kaka tua café, dimana disediakan untuk tamu yang ingin membicarakan urusan bisnis mereka
dengan menikmati makanan yang telah di pesan melalui kakatua café tersebut.
• Business center Tamu dapat menggunakan layanan akses internet dan bisnis selama
24 jam. • Meeting Room
Satu buah meeting room yang berkapasitas sampai 60 orang dan satu buah private meeting yang berkapasitas sampai 10 orang.
• Swimming Pool Untuk memberikan kesehatan dan kebugaran untuk tamu,maka hotel
juga menyediakan tempat untuk berenang yang dekat dengan kakatua café,dimana setiap tamu yang berenang dapat juga menikmati
makanan yang telah dipesan. • Fitness Center
Disediakan bagi tamu yang ingin melakukan senam kebugaran seperti aerobic, atau kegiatan olahraga lainnya yang berada di lantai satu.
Universitas Sumatera Utara
55 • Sauna
Berada dilantai satu dan bersebelahan dengan fitness center, dini tamu dapat merasakan kehangatan dari uap air panas yang dirancang khusus
untuk kebutuhan tamu. • Loundry Service
Melayani permintaan cucian yaitu keperluan dry cleaning, laundry dan pressing only dari seluruh tamu hotel dengan waktu yang hanya
kurang dari enam jam. • Layanan penjemputan dan pengantaran tamu ke bandara polonia
medan secara gratis.
3.4 Struktur Organisasi
Strutur organisasi di bentuk berdasarkan besar kecilnya suatu hotel, dan untuk menetapkan besar kecilnya suatau hotel harus berdasarkan jumlah dan banyaknya
kamar tidur yang tersedi, dalam hal ini travelers suite medan termasuk hotel ynag memiliki 52 kamar ,perlu diketahui terlebih dahulu apa yang dimaksud dengan
organisasi. Organisasi adalah suatu wadah persekutuan antara dua orang atau lebih ,yang
bekerja sama untuk satu tujuan bersama dan terikat secara formal dalam persekutuan yang mana selalu terdapat hubungan antara seseorang atau kelompok orang lagi yang
disebut bawahan.
Universitas Sumatera Utara
56 Pengorganisasian merupakan salah satu fungsi dari manajemen, kegiatannya
merupakan pengaturan lebih lanjut dari pada kekuasaan, pekerjaan, tanggung jawab dan orang-orang yang ada didalamnya harus ditata hubungkan satu sama lainnya
sedemikian rupa sehingga setiap orang mengetahui kedudukan tugas serta fungsinya. Pada hotel besar dimana beban kerja lebih besar jika di bandingkan dengan
hotel kecil ,maka jumlah tenaga yang diperlukan lebih banyak, di samping itu juga lebih besar kemungkinan untuk mengkhususkan tugas-tugas yang dibebankan kepada
seseorang, sebaliknya pada hotel kecil tenaga kerja yang diperlukan lebih sedikit dan mereka akan melakukan tugas lebih dari satu macam pekerjaan sebagai tugas
rangkap, karena disamping jumlah kamarnya sedikit, juga volume pekerjaan tidak terlalu banyak.
Universitas Sumatera Utara
57
BAB IV SISTEM OPERASIONLA KANTOR DEPAN HOTEL PADA HOTEL
TRAVELLERS SUITE MEDAN
4.1 Sistem Operasional Kantor Depan Hotel
