24 Lalu pergi ke front office cashier untuk membayar semua rekeningnya,dan
menyerahkan kunci kamar. Front office cashier akan menanyakan apakah tamu memakai fasilitas minibar
sebelum meninggalkan kamar. Bila tamu menyatakan tidak mengkomsumsi apa pun dari minibar maka ada satu cara menceknya yakni degan menggunakan semacam
radio pager yang berhubungan langsung dengan mini checker. Tujuan menanyakan adanya pemakaian minibar adalah agar tidak terjadi late
charges keterlambatab pembebanan biaya kepada tamu. Sebelum tamu meninggalkan hotel ,kepadanya diserahkan luggage release yang berguna untuk
mengambil barang bawaan tamu di Bell captain Counter. Registration card kartu registrasi yang sudah distempel checked-out akan di ambil oleh karyawan bagian
statistic untuk pembuatan guest history card.
2.3 Hubungan Kerjasama Kantor Depan Dengan Departemen lain
Pada dasarnya hotel selalu berusaha memberikan pelayan yang maksimal dan memuaskan. Untuk memberikan kepuasan yang maksimal ,tugas tidak dapat hanya
dibebankan pada satu departemen saja.Masing - masing saling terkait dan saling berhubungan. Bila mata rantai hubungan ini terputus atau tida terjalin baik, sudah
dapat dipastikan penyampaian layanannya pun menjadi pincang. Begitu juga dengan front office tidak dapat bekerja sendiri, front office banyak dibantu oleh departemen
lainnya dalam menjalankan tugasnya. Hal ini berhubungan dengan kenyataan bahwa pada dasarnya konsentrasi operasional sebuah hotel berporos pada tamu.
Universitas Sumatera Utara
25
2.3.1 Hubungan Front Office Department Dengan Housekeeping Department
Housekeeping department adalah salah satu bagian hotel yang mempunyai tanggung jawab terhadap kebersihan ,kenyamanan, kerapian kamar dan public area
daerah yang dipakai atau dilalui oleh umum. Hubungan kerja antar F.O Dept, dengan Housekeeping Dept adalah:
• Masalah status kamar • Masalah room discrepany perbedaan status kamar
• Masalah perpindahan kamar tamu biasa dan tamu VIP • Masalah kedatangan dan keberangkatan tamu
• Masalah housekeeping report
2.3.2 Front Office Department Dengan Food Beverage Department
Food Beverage department ini adalah department yang secara umum menghasilkan pendapatan terbesar kedua bagi hotel setelah room division. Bagian ini
menyediakan makanan dan minuman bagi tamu. Beberapa hotel memiliki beberapa restoran,dengan berbagai jenis makanan.
Hubungan kerja dengan front office department . khususnya dalam hal: • Penanganan daily buffet sehari-hari di coffee shop untuk tamu-tamu
rombongan yang mempergunakan fasilitas meal coupon • Penyediaan makanan dan minuman sesuai dengan tingkat hunian kamar.
• Untuk pemesanan complimentary
Universitas Sumatera Utara
26 • Penanganan masalah functions room
• Penanganan minuman selamat datang welcome drink • Penanganan meal coupon.
2.3.3 Front Office Department Dengan Personel Training Department
Sumber daya manusia merupakan investasi yang tidak habis-habisnya bagi hoteal. Pengelolaan sumber daya manusia yang baik akan memberikan kontribusi
keuntungan bagi hotel dimasa yang akan datang. Sedangkan training department secara khusus bertugas memberikan pelatihan kepada karyawan agar lebih trampil
dalam bekerja. Hubungan kerja antara F.O department dengan personel training
department adalah sebagai berikut: • Penerimaan karyawan baru
• Mutasi,promosi dan rotasi karyawan • Program orientasi karyawan baru
• Tour to the hotel • Masalah PTER payroll,taxes and Employye Relations
Universitas Sumatera Utara
27
2.3.4 Front Office Department Dengan Engineering Maintenace Department
Engineering Maintenace department adalah bagian yang bertanggung jawab terhadap pemeliharaan srtuktur bangunan, masalah listrik dan mesin-mesin
yang ada.
Hubungan yang erat antara Front Office Department dengan Engineering Maintenace Department adalah sebagai berikut :
• Penanganan working memo order sehubungan dengan kerusakan yang terjadi pada alat-alat Front Office Department.
• Pembuatan kunci duplikat bila hotel masih menggunakan kunci manual • Penanggulangan kerusakan masalah AC
• Masalah transportasi tamu dan karyawan • Informasi mengenai kerusakan peralatan elektronika.
2.3.5 Front Office Department Dengan Accounting Department
Bagian accounting adalah bagian yang berhubungan dengan masalah keuangan hotel. Hubungan kerja dengan accounting meliputi hal-hal sebagai berikut:
• Masalah penagihan kredit tamu yang belum terbayar • Masalah petty cash
• Masalah safe deposit box • Masalah remitance of funds
• Pengajian bulanan yang berhubungan dengan over time.
Universitas Sumatera Utara
28
2.3.6 Front Office Department Dengan Decurity Department
Security department secara khusus menjaga keamanan dan ketertiban hotel. Sebenarnya seluruh karyawan wajib menjaga keamanan para tamu, pengunjung dan
karyawan lain. Hubungan kerja antara keduanya adalah: • Menjaga dan mengawasi kamar tamu yang di duga akan skipper
• Melindungi barang - barang milik tamu, hotel dan pengunjung • Memberikan perasaan aman pada tamu, karyawan dan pengunjung, baik
secara fisik maupun rohani.
2.4 Tugas Dan Tanggung Jawab Pegawai Kantor Depan 2.4.1 Tugas Dan Tanggung Jawab
