Konfirmasi kepastian pemesanan Mengatasi masalah Kamar yang bermasalah Pelaporan Reservasi Overbooking atau Kelebihan pemesanan

41 9. Individual atau perorangan Pribadi yang juga merupakan sumber reservasi bagi sebuah hotel. 10. Intersell Agencies Perusahaan yang memberikan jasa pelayanan dalam segala sesuatu yang sifatnya pemesanan seperti tiket pesawat, sewa mobil, dan sebagainya.

d. Konfirmasi kepastian pemesanan

Konfirmasi merupakan tanda persetujuan terhadap pemesanan kamar,untuk hotel yang beroperasi sepenuhnya degan komputerisasi, konfirmasi dapat disebutkan melalui account number yang terpampang di layar monitor. Data -data yang tertera dalam surat konfirmasi pemesanan kamar adalah: • Jenis kamar dan jumlah penghuni • Perencanaan harga kamar • Tanggal kedatangan dan keberangkatan • Pesawat yang digunakan • Harga kamar plus pajak dan pelayanan • Yang menjamin pemesanan tersebut Universitas Sumatera Utara 42

e. Mengatasi masalah Kamar yang bermasalah

Ada kalanya orang yang sudah melakukan pemesanan, ternyata tidak jadi menginap di hotel, tindakan-tindakan yang mungkin dilakukan para pemesan adalah: • Memberitahukan kepada hotel untuk membatalkan pemesanan, dalam kasus ini pemesan tidak dikenakan no-show charge bila pemesanan kamarnya sudah konfirmasi tetapi tidak digaransi. • Tidak jadi chek-in tanpa pemberitahuan. Untuk ini ada dua cara penyelesaian yaitu: bila pemesan sudah dikonfirmasi pasti memperoleh kamar tapi reservasinya tidak bergaransi ,maka yang bersangkutan akan dihubungi dan diberitahu, bila suatu saat terjadi kasus yang sama akan dikenakan no-show charge. Sedangkan bila reservasinya sudah dikonfirmasi dan bergaransi, secara otomatis akan dikenakan no - show charge.

f. Pelaporan Reservasi

Sistem pelaporan manajerial yang bisa dilakukan adalah: • Reservation transaction report • Commission agent • Turnaway refusal report Universitas Sumatera Utara 43 • Revenue forecast report

g. Overbooking atau Kelebihan pemesanan

Overbooking adalah menerima pemasanan kamar yang jumlahnya melebihi kapasitas yang dimilki hotel available room, faktor-faktor yang menyebabkan overbooking: • Tidak adanya koordinasi di antara karyawan bagian pemesanan kamar, khususnya kurang cermatnya penegelolaan reservation plan chart • Karyawan bagian depan frot desk agent tetap menerima kedatangan tamu walk-in, walaupun sudah mengetahui hotel sedang fully booked, penerimaan ini biasanya dilakukan terhadap tamu langganan karena rasa tidak enak terhadap orang yang sudah kenal. • Adanya tamu in-house yang memperpanjang masa tinggalnya dengan berbagai alas an seperti urusan bisnis belum selesai dll. Bila seorang tamu sudah terlanjur walk-in di counter, ada sejumlah cara penyelesaian yang bisa dilakukan yaitu: Universitas Sumatera Utara 44 • Ucapkan terima kasih atas kedatangannya. Nyatakan permohonan maaf secara tulus karena tidak dapat memberikan kamar • Carikan atau tawarkan kamar sejenis di hotel lain. • Jika tamu sudah terlanjur chek-in di hotel lain padahal esok harinya ada kamar kosong, usahakan untuk menghubunginya kembali dan memintanya untuk menginap di hotel kita. Cara mencari jalan keluar bila hotel sudah terlanjur overbooking adalah: • Bila reservasi mendekati 100 fully booked, pesanan harus di stop, baik untuk walk-in, extended stay, maupun untuk penerimaan reservasi baru. • Persiapkan cadangan kamar yang penggunaanya bersifat house use kamar hanya digunakan oleh karyawan hotel karena alasan tertentu • Terus menerus memantau tingkat occupancy tingkat penghunian kamar hotel lain yang setaraf.

h. Reservation Chart plan