Sistem Operasional Kantor Depan Hotel

57 BAB IV SISTEM OPERASIONLA KANTOR DEPAN HOTEL PADA HOTEL TRAVELLERS SUITE MEDAN

4.1 Sistem Operasional Kantor Depan Hotel

Sistem adalah Suatu rangkaian kegiatan atau proses dimana satu dan lainnya mempunyai keterkaitan, tidak dapat dipisahkan dan saling mempengaruhi. Penerapan system operasional pada kantor depan itu tergantung pada tuntutan kebutuhan suatu hotel. Ada tiga macam teknologi yang digunakan untuk mencatat kegiatan tamu yaitu: 1 Operasi Manual Operasi secara manual ini semua data dan system pelaporan masih menggunakan tulisan tangan dalam pengisian formulir-formulir. Tentu saja pengisian blanko formulirnya sudah di cetak. 2 Operasi Semi Otomatis System semi ototmatis ini merupakan penggabungan cara manual dengan komputerisasi menggunakan peralatan komputer atau elektronik lainnya. Ada kelemahan dari sistem operasi sistem otomatis ini karena peralatan semi otomatis sulit untuk dipelajari, rumit dalam pengoperasian, tidak terintegrasi dengan sistem outlet lain.dalam sistem ini computer pendataan berdiri sendiri ,misalnya front office chasier tidak online di hubungkan secara otomatis dengan cashiering yang lain dengan coffee shop cashier. Universitas Sumatera Utara 58 3 Operasi Otomatis Komputerisasi Semua pendataan tamu sudah dikerjakan secara otomatis oleh program computer yang di set-up khusus untuk keperluan saling menghubungkan antara outlet yang satu dengan yang lainnya. Dengan demikian dimanapun kita membuka sistem disitu kita menemukan data yang dibutuhkan. Hotel dengan full computerisasi ini populer dan banyak digunakan pada permulaan tahun 1980-an hingga kini banyak keuntungan melalui sistem otomatis ini yaitu sistem pelayanan yang terpadu walaupun biayanya cukup besar, tetapi ditemukannya teknologi terbaru ini membuat semakin globalnya program dalam industri jasa. Dikantor depan hotel pada Hotel Travellers Suite penggunaan program komputer bisa dikatakan hampir melakukan segalanya, dimulai dari saat pemesanan hingga check-out.Begitu pemesanan kamar diterima tentu saja dengan menggunakan beberapa caramedia,data langsung dimasukkan ke program reservasi.sedangkan formulir yang digunakan untuk pengisian data pemesanan kamar antara lain memuat ihwal pemesanan tersebut sebagi pemesanan baru, telah mengalami perubahan atau dibatalkan..Selama tamu tinggal, semua transaksi diposting terutama untuk yang charge to room .Semua posting tersebut secara otomatis masuk pada program komputer di front office cashier. Begitu tamu check-out ,data transaksi selama menginap sudah tersaji dengan lengkap di front office cashier, petugas tinggal menekan tombol dan printer, bill tamu muncul seketika. Universitas Sumatera Utara 59 Disamping itu juga ada program untuk pengisian data tamu rombongan dengan room allocation nya. Begitu data ini masuk ke reservation system dan entered, maka di bagian ini lain terutama front desk, data tadi formatnya berubah menjadi format check-in guest. Pada saat tamu yang datang untuk check-in sudah ada datanya, dan telah menandatangani registration card,maka begitu datanya,dimasukkan ke komputer si tamu sudah berstatus checked-in. Dan dengan sudah check-in nya tamu di computer maka data tamu tersebut sudah dapat dilihat pada outlet lain, seperti : room service,housekeeping of fice,bell captain counter,operator telepon dan lain- lain. Bahkan secara otomatis pula telepon di kamar langsung dapat berfungsi begitu tamu masuk kamar.

4.2 Pelayanan Penerimaan Tamu check-in