Gambar 4.1. Struktur organisasi PT Semen Padang
4.2. Object-Oriented Analysis
4.2.1. Identifikasi Kebutuhan User Need Assessment
Mengidentifikasi kebutuhan merupakan langkah awal dalam perencanaan sistem. Kebutuhan itu dapat juga diartikan sebagai suatu
keinginan atau suatu hal. Untuk itu dibuat suatu sistem yang dapat memenuhi kebutuhan informasi manajemen surat dan pengarsipan. Dari hasil penelitian
dan melakukan wawancara ke PT Semen Padang dengan Bapak Suwirman
Direktur utama
Satuan Pengawasan Intern
Direktur Pemasaran
Departemen Penjualan
Dept. Perencanaan Pengembangan
Pemasaran Dept. Distribusi
Transportasi Direktur Produksi
Departemen Tambang
Departemen Produksi IIIII
Departemen Produksi IV
Departemen Produksi V
Departemen Perencanaan Teknik
Pabrik Direktur Litbang dan
Operasi Departemen
Penelitian
Pengembangan Departemen Rancang
Bangun Rekayasa Departemen Jaminan
Kualitas Perwakilan
Manajemen Departemen
Perbekalan Direktur Keuangan
Departemen Perbendaharaan
Departemen Akuntansi
Pengendalian Keuangan
Departemen SDM
Departemen SISFO Satuan Pengawasan
Intern Sekretaris
Perusahaan
Komite Eksekutif
selaku staff administrasi diperoleh beberapa kebutuhan yang diharapkan, antara lain:
1. Kebutuhan akan sistem yang dapat menyimpan, memproses, serta
mengakomodasi lalu lintas data surat masuk dan keluar secara efektif dan efisien.
2. Kebutuhan akan suatu sistem yang dapat memberikan informasi
manajemen surat masuk dan keluar yang terpusat dan terkomputerisasi. 3.
Kebutuhan sistem informasi yang dapat menganalisa data monitoring disposisi surat masuk da keluar.
4. Kebutuhan sistem informasi yang dapat diakses dari mana saja tidak
terbatas ruang dan waktu.
4.2.2. Analisis Sistem Berjalan
Berdasarkan pengamatan dan observasi yang dilakukan penulis, penanganan lalu lintas surat yang terjadi di PT Semen Padang dilakukan
secara manual. Pada permulaan sistem, surat dan dokumen yang masuk diterima oleh
administrasi di sekretariat kemudian dicatat agenda dan disposisinya. Kemudian surat dan dokumen beserta kartu disposisi akan diantar dan
diletakkan di departemen yang dituju. Jika ada disposisi lanjutan, surat dan dokumen didisposisi ke Kepala Biro, kemudian dari Ka Biro akan didisposisi
kembali kepada Kepala Bidang yang dituju. Adakalanya surat dan dokumen yang masuk akan langsung didisposisikan ke Kepala Biro yang bersangkutan
dan selanjutnya didisposisikan ke Ka Bidang. Sampai disini Kepala Bidang akan menentukan langkah apa yang harus dilakukan terkait surat dan
dokumen yang diterimanya. Kelemahan yang ada pada sistem yang berjalan ini adalah proses
disposisi berlevel dilakukan secara manual akan menimbulkan beberapa permasalahan, seperti akan memakan banyak waktu untuk menunggu proses
tidak lanjut terhadap surat dan dokumen yang datang, penyebabnya adalah terkadang pihak yang bersangkutan sedang tidak berada di tempat, sehingga
dokumen dan surat yang datang akan hanya diletakkan di mejanya, hal ini juga akan membuat resiko tercecer dan hilangnya surat dan dokumen
tersebut. Selain itu, dengan berpindah-pindahnya dokumen fisik dari satu pihak ke pihak yang lain, hal ini mempersulit dalam kegiatan pengarsipan,
karena tidak adanya dokumentasi dan pencatatan yang jelas akan keberadaan dokumen tersebut. Selain itu, arsip dokumen yang dimiliki oleh Bidang
Pengarsipan hanya berbentuk salinan disposisi dan fotocopy dokumen dan surat tersebut sehingga akan mengurangi tingkat otentikasi suatu arsip yang
dimiliki perusahaan.
Kategori