Identifikasi Kebutuhan User Need Assessment Analisis Sistem Berjalan
Administrator. Account Administrator akan di pegang oleh seorang staf admin
di kesekretariatan Perusahaan. Selain itu admin kesekretariatan ini jg berlaku sebagai actor pertama yang memiliki tugas untuk menerima
surat yang datang, mengecek, mencatat, men-scan serta menyortir surat- surat tersebut kepada departemen mana surat itu akan didisposisikan.
Secara spesifik, wewenang admin yaitu: a.
Meregistrasi data user account baru berdasarkan struktur organisasi.
b. Melakukan perubahan data user account.
c. Melakukan penghapusan data user account.
d. Melakukan input data departemenbagian.
e. Melakukan perubahan data departemenbagian.
f. Melakukan penghapusan data departemenbagian.
g. Melakukan input data jabatan.
h. Melakukan perubahan data jabatan.
i. Melakukan penghapusan data jabatan
j. Memasukkan data surat-surat masuk dan keluar perusahaan.
k. Melakukan perubahan terhadap data surat masuk dan keluar
perusahaan. l.
Melakukan penghapusan terhadap data surat masuk dan keluar perusahaan.
m. Melihat browsing data sistem informasi yang telah tersimpan
secara keseluruhan.
n. Melihat sistem log atau histori untuk mengetahui kapan terakhir
informasi dalam sistem berubah. o.
Melakukan export atau menyimpan laporan yang berisikan informasi data-data surat masuk dan keluar.
2. User
Tingkatan user merupakan tingkatan yang berada dibawah admin pada sistem. User adalah pengguna sistem yang akan diberikan account
tertentu dengan tingkat hak akses yang berbeda berdasarkan jabatannya di dalam struktur organisasi yang digambarkan simulasi struktur organisasi
sebagai berikut:
Gambar. 4.3. Simulasi Struktur Organisasi Secara umum, berikut wewenang yang dimiliki oleh seorang user:
a. Melihat surat masuk yang didisposisikan kepada user tersebut.
b. Melakukan aksi terhadap surat disposisi yang dating kepada user
tersebut. c.
Melakukan perubahan terhadap profil account milik user tersebut.
d. Melakukan perubahan password untuk login ke sistem.
e. Melihat browsing histori surat yang telah didisposisikan
maupun telah di terima. Khusus untuk user dengan jabatan sekretaris, selain wewenang
diatas, dia akan mendapat wewenang tambahan sebagai berikut: a.
Melakukan input data surat internal dan keluar dari bagiandepartemen di tempat dia menjabat.
b. Melakukan perubahan data surat internal dan keluar.
c. Melihat browsing histori arsip surat internal dan keluar.
Gambar. 4.4. Use case diagram untuk pengelolaan user
Gambar. 4.5. Use case diagram untuk pengelolaan surat masuk eksternal
Gambar. 4.6. Use case diagram untuk pengelolaan surat eksternal